23 benefícios do sistema ERP para a gestão da sua empresa

Uma das mais importantes vantagens do ERP — Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa — é permitir aos gestores de diferentes tipos de empresas a visualização da cadeia produtiva como um todo. Afinal, esse é um aspecto fundamental para fazer ajustes estratégicos com agilidade, independentemente do nicho.

O ERP é um sistema de gestão empresarial que auxilia nos processos internos por meio da automatização das operações manuais, transformando-as em procedimentos de software. Além disso, proporciona segurança das informações em seu banco de dados.

Neste artigo, vamos explicar o que é o sistema ERP, para que ele serve, a importância que apresenta na gestão de empresas, suas principais vantagens e benefícios, bem como os sinais que identificam a necessidade de implantá-lo e como escolher um software de qualidade. Continue a leitura para saber mais!

O que é um sistema ERP para gestão de empresas?

O sistema ERP é uma solução tecnológica inteligente e eficaz que auxilia no gerenciamento estratégico das empresas. O propósito dessa ferramenta é integrar, monitorar e gerir tanto as informações quanto os processos do negócio, em um único ambiente digital.

Com isso, os responsáveis aumentam seu poder de controle sobre todos os aspectos de uma gestão corporativa, como operação, logística, administração e contabilidade.

Para que serve um sistema ERP?

Encontrar certa dificuldade em visualizar a cadeia produtiva como um todo e não estar totalmente preparado para fazer ajustes estratégicos com agilidade. Esses são problemas muito comuns que gestores do mundo afora enfrentam. Foi para facilitar o trabalho desses profissionais que surgiu esse modelo de sistema de gestão empresarial.

Dessa forma, o ERP serve como uma central, de onde os administradores extraem uma visão sistêmica do negócio, o que permite à empresa ocupar uma posição privilegiada ao identificar problemas e oportunidades, bem como ao criar estratégias de crescimento no mercado.

Qual é a importância de um bom sistema ERP na gestão da empresa?

A importância de um sistema ERP no mundo dos negócios pode ser entendida a partir do poder que a informação confere às empresas. Isso porque, para garantir as melhores tomadas de decisões, os gestores precisam de dados corretos, no momento certo.

Entretanto, ao considerar o fluxo de trabalho nas empresas, é muito comum encontrarmos diferentes departamentos trabalhando com softwares de origens distintas. As diferenças que essas ferramentas apresentam entre si dificultam o controle de dados e o acesso a indicadores de crescimento, bem como a informações relacionadas a questões fiscais, devido à ausência de comunicação entre os sistemas.

Nesses casos, seria muito mais fácil e inteligente se todas as informações que o gestor necessitasse estivessem concentradas em um mesmo lugar. Isso é o que o ERP proporciona e o que o torna tão importante para a gestão empresarial.

Com um ERP, o gestor consegue acesso rápido aos pedidos em aberto e orçamentos, assim como à carteira de clientes. Além disso, acessa de maneira ágil informações sobre:

• recursos necessários para fabricar um determinado produto;
• itens em estoque;
• impostos a serem pagos etc.

Quais são as principais vantagens do ERP para a gestão e competitividade das empresas?

A principal vantagem que o ERP proporciona é a possibilidade de obter uma visão sistêmica do negócio, aumentando as probabilidades de adotar estratégias acertadas para a manutenção e o crescimento da empresa no mercado.

Mas isso é apenas o aspecto geral do que o sistema pode oferecer. Conheça a seguir o detalhamento de todas as vantagens essenciais que ele proporciona ao controle estratégico dos negócios.

1. Integração de departamentos

O ERP tem o potencial de funcionar como uma espécie de guarda-chuva que integra todos os softwares e processos corporativos em um único sistema. Dessa forma, a operação dos departamentos, desde o planejamento estratégico até a aplicação prática, passa pela mesma plataforma, que registra seus resultados.

Temos aí a característica mais transformadora da solução, pois qualquer profissional tem em mãos um sistema que engloba todos os aspectos da gestão, disponível a qualquer hora e a partir de qualquer lugar.

2. Gestão unificada

A maior e melhor consequência da integração de processos dentro de uma empresa é a capacidade de transformar cada gestor em um centralizador de informações e processos. Quanto maior é uma empresa, mais diversificado é o trabalho de um profissional C-Level (líder executivo) — mas isso não quer dizer que ele deve ser também mais complexo.

Por ter essa característica unificadora, um ERP de gestão consegue coletar, segmentar e apresentar dados do negócio de maneira simples, intuitiva e que faça sentido dentro do seu trabalho.

3. Aumento da produtividade

Um sistema de gestão empresarial é capaz de aumentar a produtividade do negócio, tornando os processos muito mais eficazes. O sistema ERP acaba impactando diretamente no modo como o trabalho é feito, deixando-o fácil e ágil. Além disso, ele gera a capacidade de automação comercial, descartando algumas etapas e reduzindo gastos com recursos e tempo desnecessários.

Conceitualmente, estamos falando de algo bastante simples, pois, trata-se de facilitar a realização das atividades dos colaboradores, algo que garante relatórios bem precisos, que otimizam a integração entre os vários setores da empresa. Sem dúvida alguma, a consequência disso é oferecer melhores serviços, produtos e atendimento diferenciado aos clientes.

4. Tomada de decisão acertada

A busca por gestão unificada é uma das tendências em todos os setores, já que ela traz ao negócio o dinamismo necessário para acompanhar mudanças na demanda e no perfil de públicos. É possível perceber essa oportunidade de decisões ágeis e inteligentes por meio da lista de vantagens que estamos apresentando. Mas, como isso ajuda realmente o negócio?

A resposta está em um ponto vital para o sucesso: quem age primeiro sai na frente. Isso significa que, quando você é capaz de identificar um desafio ou uma oportunidade e tem as informações necessárias para avaliar os caminhos e seguir pelo melhor, consegue adaptar a empresa e pivotar (redirecionar) suas estratégias em direção ao desejo do seu público.

Contudo, ter esse poder exige integração de dados e a necessidade de analisá-los de forma rápida e acertada. Por isso, o ERP é a melhor ferramenta para auxiliar na tomada de decisão com base em dados organizados.

5. Padronização de processos

Parte da vantagem proporcionada por essa integração vem da possibilidade de padronizar os processos, bem como da coleta de dados sobre produtividade em todos os setores da empresa — inclusive de filiais, se for o caso. A tradicional separação de departamentos tende a gerar tarefas isoladas que, mesmo trabalhando a partir de um denominador comum no fim da cadeia operacional, não se comunicam entre si.

Quando a empresa padroniza essas ações, otimiza de forma significativa a relação de todos esses fatores. Somado a isso, facilita a análise dos resultados, sem falar da possibilidade de planejar novas abordagens produtivas.

6. Redução de erros

Uma das consequências positivas da padronização e integração de processos dentro de empresas é a diminuição considerável do retrabalho. A descentralização desordenada causa cenários comuns de setores fazendo o mesmo trabalho de forma redundante, ou de um colaborador seguindo um alinhamento que foi alterado em uma última reunião, sem que ele ficasse sabendo.

Tudo isso gera erros que levam a informações desencontradas, processos equivocados e trabalhos que não precisariam ser feitos, ocupando o tempo produtivo da equipe. Por ter um viés centralizado e estruturado, o ERP facilita a comunicação e alinha os departamentos de maneira harmoniosa, promovendo um trabalho em equipe, voltado à qualidade do produto para uma melhor experiência do cliente.

7. Diminuição dos custos

Redução de erros significa menos tempo perdido. E, no mundo corporativo, tempo perdido equivale a dinheiro desperdiçado. Portanto, dentro de uma empresa, a otimização operacional sempre se relaciona à economia. Ter informações sobre a produtividade de todos os aspectos do negócio é fundamental para descobrir desperdícios e oportunidades de ajustes financeiros.

É aí que entra a integração do sistema ERP. Com esse recurso, é possível priorizar os processos mais importantes entre administração, operação e contabilidade, por exemplo. Toda a produção pode ser reorganizada de acordo com a demanda, direcionando mais funcionários e recursos a departamentos que estão se mostrando relevantes ao crescimento do negócio.

Nesse sentido, é importante observar que para uma empresa, economia nem sempre equivale a corte de gastos. O simples remanejamento de investimentos e a otimização de tarefas importantes já podem ser suficientes para dar um fôlego para o caixa, conseguindo, assim, uma performance melhor no mercado, com a redução nos custos da empresa.

8. Diferencial competitivo

Fala-se bastante em estabelecer um diferencial competitivo nos negócios, não é mesmo? Mas, o que realmente isso quer dizer? O termo é utilizado para determinar diferenciais que conseguem deixar uma empresa com um posicionamento melhor no segmento que atua em relação à concorrência. Uma vantagem competitiva, assim, assegura uma forte permanência no mercado e, claro, na mente dos clientes.

Para tanto, você deve investir em qualidade de serviços e de produtos, bem como em agilidade de processos. Dessa forma, é possível fidelizar e satisfazer os consumidores, de modo a fazer com que sua empresa seja considerada a melhor no seu nicho de atuação. Várias otimizações e estratégias operacionais precisam ser estruturadas a fim de alcançar esse patamar — e é exatamente nesse ponto que entra o papel de um sistema ERP.

O uso do sistema nos negócios facilita a conquista de benefícios imbatíveis ao profissionalizar a marca e concorrer em mesmo nível com os demais no mercado. Isso porque uma solução de ERP, quando bem configurada, é capaz de atender às necessidades de cada setor, adaptando-se às demandas de diferentes negócios. Dessa forma, é possível obter agilidade, vantagem competitiva, bem como capacidade de adaptação e de expansão, com pouco ou nenhum tempo de inatividade.

9. Monitoramento e correção de problemas

Ainda no quesito de falhas produtivas, podemos reforçar o que talvez seja o benefício mais óbvio de um sistema ERP bem implementado. Quando o gestor tem uma visão geral da empresa, fica muito mais fácil identificar inconsistências de dados e corrigi-las com rapidez. Isso porque o sistema de gestão empresarial integra dados operacionais, proporcionando um cruzamento preciso de informações e que geram valores consolidados.

Já considerou que, muitas vezes, a origem de um problema na ponta da cadeia produtiva advém de um processo ineficiente lá no início? Quando a empresa trabalha em ilhas, fica difícil traçar esse mapa até a fonte. No ERP, como todas essas peças estão interligadas, o gestor consegue ver as engrenagens e como elas funcionam — cada uma influenciando o movimento da próxima.

10. Maior controle financeiro

É totalmente viável estender esse controle a partir de dados para uma área que se beneficia bastante disso, como o setor contábil ou de finanças. Quando gestores investem no apoio da tecnologia, eles trazem confiabilidade aos processos e, por consequência, aos seus valores e indicadores.

Maior controle financeiro significa melhor gerenciamento com planilhas de fluxo de caixa, menos desperdícios de recursos na rotina do negócio e maior previsibilidade de investimentos no futuro.

Com isso, a empresa ganha estabilidade financeira e gerencial, podendo utilizar essa tranquilidade como oportunidade de otimizar gastos, aumentar o retorno do que é investido e, assim, repassar esse ganho ao preço do seu produto ou serviço — quer maior vantagem no mercado do que essa?

11. Melhoria na gestão contábil e tributária

A tecnologia é, sem dúvida alguma, uma excelente e poderosa aliada das empresas. O que acaba provando essa afirmação são os ERPs, que otimizam a gestão contábil e tributária do negócio. Com a grande quantidade de informações que os gestores precisam lidar no dia a dia é quase impossível concluir essa tarefa sem a ajuda de um software de gestão empresarial.

Vivemos em um país com alta tributação, por isso, as empresas têm que adotar estratégias para reduzir os custos com os diversos impostos. Ao implantar um sistema de gestão ERP, é possível até mesmo automatizar a controladoria, diminuindo falhas ligadas a multas, ao Fisco e a outros gastos.

O ERP é capaz de reunir e de armazenar as informações contábeis e tributárias com maior segurança, sendo, portanto, imprescindível a muitas empresas de médio e grande porte.

Como estamos falando de um software altamente avançado, ele tem a capacidade de explorar e analisar um elevado volume de dados, incluindo o controle dos documentos e de auditoria fiscal. Tais funcionalidades contribuem positivamente para diminuir a exposição e a vulnerabilidade das companhias perante o Governo.

12. Atendimento às exigências da LGPD

A LGPD se refere à Lei nº 13.709, aprovada em agosto de 2018, com vigência a partir de agosto de 2020, que determina a garantia da segurança no processo de obtenção e tratamento de dados pessoais dos usuários, estabelecendo diretrizes para empresas que coletam informações. É importante observar que a norma é dirigida para todas as empresas, independentemente da localização dos seus centros de dados, no Brasil ou exterior.

Dessa forma, o processamento de dados de pessoas, brasileiras ou não, que se encontram no território nacional, deve atender às exigências dessa Lei. Para cumpri-la, as empresas precisam explicar os motivos da coleta de dados aos usuários. Assim, só é possível prosseguir no processo se ela tiver a devida autorização para realizar o recolhimento de informações pessoais.

Um software como o ERP permite a adequação do tratamento de dados na empresa às novas diretrizes da LGPD, garantindo a segurança dos usuários e a transparência do negócio. Ele dá o suporte necessário para que a empresa realize o mapeamento e o armazenamento correto dos dados, bem como das autorizações de tratamento dessas informações.

Nesse sentido, o sistema ERP atende às necessidades de filtragem para o acesso a informações sigilosas por meio da opção de seleção das áreas ou profissionais que podem visualizar os dados pessoais dos usuários e a quem a restrição deve ser estabelecida. Esse filtro também se estende a quais informações podem ser vistas.

13. Segurança das informações da empresa

Além do atendimento à LGPD, a segurança das informações da empresa é outro aspecto em que os ERPs se destacam. As melhores soluções no mercado contam com mecanismos e ferramentas que objetivam a proteção dos seus dados contra ameaças externas.

Até internamente esse aspecto representa um benefício. Como as informações são centralizadas, monitoradas e têm suas modificações registradas, todo o processo envolvido na segurança fica mais garantido.

14. Redução de fraudes

Essa proteção nos leva a outro ponto. Empresas com inteligência de negócio baseada na tecnologia ERP estão menos suscetíveis a tentativas de fraude. Seja um trabalho interno ou no relacionamento com fornecedores e clientes, o ERP consegue dar confiabilidade à verificação de valores financeiros — além de comparar a evolução dos números e identificar se algo está fora do esperado.

Após reconhecida uma tentativa de fraude, é muito fácil seguir o rastro para encontrar o responsável por ela. Quando sistemas são descentralizados e pulverizados pela empresa, torna-se difícil fazer esse tipo de monitoramento.

15. Acompanhamento de indicadores de performance

Se você tem experiência como gestor, com certeza, trabalha há muito tempo analisando indicadores de performance. Mas sabia que o ERP pode levar esse monitoramento a um novo patamar? O segredo aqui está novamente na integração empresarial. Além de ser uma ferramenta muito eficaz na coleta e análise de dados, o ERP, por seu caráter unificador, é capaz de segmentar e cruzar indicadores com mais complexidade do que seria possível a uma pessoa fazer manualmente.

O resultado é uma empresa que consegue encontrar respostas fora da caixa para problemas comuns de mercado. Vários insights interessantes sobre novas estratégias podem estar na união de informações em departamentos que, a princípio, nem parecem ter muito a ver um com o outro. Isso equivale a ter uma visão mais abrangente do que a média dos concorrentes.

16. Aumento da satisfação do consumidor

A experiência dos consumidores é uma das peças mais relevantes de qualquer empresa, afinal, ter um bom relacionamento com o público é essencial para ter resultados de excelência no competitivo mercado brasileiro. Além disso, é bem mais fácil à empresa manter os clientes já existentes do que prospectar novos.

As facilidades do sistema ERP permitem que as organizações produzam os produtos adequados no momento certo. Isso, sem dúvida, assegura total precisão ao atender às necessidades dos consumidores. A entrega no prazo também é indispensável ao manter o atendimento e a retenção de clientes Dessa forma, todos os setores de um negócio interligados por um ERP passam a ser mais ágeis e profissionais.

17. Inteligência de dados e estratégia

Quando um diretor de empresa tem à disposição todas as informações em tempo real sobre contabilidade, operação e administração da organização, do que mais ele precisa para fazer o negócio crescer e se consolidar? Basta usar técnicas de Business Intelligence de modo a traçar a melhor análise estratégica de dados.

Nesse sentido, uma grande vantagem do sistema ERP é que ele oferece relatórios segmentados e precisos sobre os mais diversos aspectos do negócio, permitindo o uso inteligente das informações. Elas formarão a base da identificação de oportunidades e a criação de um planejamento sólido a fim de aproveitá-las.

Essa é a melhor maneira para a gestão conseguir focar em inovação, evolução e visão de mercado. Isso significa que um ERP pode dar ao gestor respostas novas a todas as suas perguntas sobre seu negócio e o ambiente em que ele está inserido.

Com esse poder em mãos, é preciso apenas organização e metodologia para transformar em realidade as estratégias e oportunidades que ficarão claras nos relatórios do sistema. E essa experiência a maioria das empresas já apresenta! Por isso, quando investir e implementar a solução ERP, a transformação e o crescimento da sua empresa serão apenas uma consequência natural.

18. Escalabilidade

Atualmente, um dos principais desafios dos empreendimentos é adaptar sua estrutura de maneira a acompanhar o crescimento da empresa e manter uma gestão eficiente. Isso acontece porque, conforme ela expande, mais informações fazem parte da sua rotina e mais variáveis têm que ser controladas.

Diante disso, o ERP traz um benefício bastante estratégico: a escalabilidade. Por meio dessa característica, consegue adaptar facilmente o sistema para cada momento da empresa. Para exemplificar, podemos imaginar que, na fase inicial, uma companhia ainda não precise contar com um robusto CRM nutrido com informações profundas sobre as interações com os consumidores.

Contudo, à medida que o negócio se desenvolve e consegue expandir seus horizontes, pode ser que o CRM passe a ser desnecessário. Dessa forma, o ERP tem que estar totalmente pronto para se integrar a essa e às demais soluções tecnológicas, de maneira que melhore a profundidade e a qualidade das análises gerenciais da empresa, escalando de acordo com o surgimento das demandas.

19. Transparência

O ERP possibilita total acesso a todos os processos relevantes em seus negócios. Assim, é capaz de tornar os dados de todos os setores bastante acessíveis. Com isso, dá para monitorar os níveis de estoque diariamente, incluindo as futuras remessas a receber e o estoque em trânsito.

Ao ter uma noção real sobre os níveis de estoque, é possível controlar o capital de giro de maneira precisa, tornando-a mais eficiente. Além disso, a disponibilidade de todas as informações do empreendimento em um local centralizado garante maior colaboração e agilidade.

É importante observar, que essa transparência permite fluxos de trabalho muito mais coerentes, fazendo com que os processos entre os departamentos da empresa sejam rastreados de maneira fácil e com a máxima eficiência.

20. Personalização do software para diferentes nichos

Outra grande vantagem do ERP se encontra na possibilidade de implementar esse software de acordo com as necessidades específicas de cada negócio, de maneira personalizada, como um sistema contábil. Há diversos aplicativos que podem ser implementados em conjunto com o ERP. Dessa forma, a empresa pode identificar e selecionar os componentes mais adequados.

Outro aspecto que se refere à customização é como o software é implementado: no local ou em nuvem. No primeiro caso o software físico é adquirido e instalado em todos os computadores e servidores da empresa. Já no modelo baseado em nuvem, todo o sistema é gerenciado por um provedor de ERP.

21. Melhora no relacionamento com o cliente

Uma das prioridades básicas de qualquer empresa é a aquisição e retenção de clientes. Nesse sentido, o sistema ERP é um importante aliado, pois centraliza as informações sobre os clientes, de modo a permitir que as equipes de vendas e de marketing tracem estratégias de relacionamento mais personalizadas e eficazes.

Isso é possível com o acompanhamento de ponta a ponta e da percepção que o sistema oferece. Assim, a empresa obtém uma melhor interação com o seu público em várias fases de contato com o consumidor, desde o marketing direcionado até o atendimento e finalização da compra.

22. Maior agilidade e eficiência

Junto à redução dos custos de TI e treinamento, um sistema ERP pode ajudar a reduzir o tempo e o esforço exigido para a realização das atividades diárias.

Quando corretamente implementado e utilizado, ele consegue minimizar ou eliminar todos os processos manuais repetitivos, liberando os colaboradores para outras tarefas. Além disso, o software promove a adoção e aplicação de melhores práticas do setor, colaborando com o alinhamento de todas as ações da empresa.

23. Aprimoramento da gestão de estoque

O sistema ERP melhora a gestão de estoque, já que organiza e automatiza os processos e controles, como fluxo de estoque (entradas e saídas), custos, preço de venda, entre outros aspectos. Dessa forma, é interessante observar que o sistema consegue monitorar o produto desde o pedido ao fornecedor até o seu envio para o cliente.

Quais são os benefícios que o ERP pode proporcionar em atividades de home office?

O atual cenário que envolve a pandemia provocada pelo novo coronavírus vem tornando o trabalho em home office uma modalidade essencial em empresas do mundo todo. O principal motivo dessa tendência é a preservação da saúde do trabalhador, com a garantia da produtividade contínua.

Para isso, é preciso se adaptar e aderir às ferramentas adequadas, a fim de facilitar a comunicação corporativa com seus colaboradores, de maneira segura e eficiente. Nesse sentido, o sistema ERP é uma solução tecnológica completa e integrada, que centraliza as informações e ajuda na tomada de decisões, agilizando os processos empresariais.

Como identificar a necessidade de implantar um sistema ERP?

Em geral, as empresas necessitam de implantar o ERP quando se encontram em algumas situações, como a expansão nos negócios, que aumenta a sua complexidade, exigindo um maior controle dos processos. Outros aspectos são os que envolvem a necessidade de regulamentação da empresa e identificação de falhas na gestão.

Além disso, alguns indícios podem sinalizar que a empresa está precisando implementar um sistema ERP. Eles se referem a problemas pontuais que podem envolver desde o controle do estoque até dificuldades para atendimento às exigências fiscais. Veja alguns do principais sinais que indicam a necessidade de contratar um sistema ERP:

• baixa produtividade;
• descontrole no estoque;
• dificuldades na coleta e análise de dados importantes;
• erros em estratégias;
• falta de padronização nos processos;
• inadequação no planejamento;
• insatisfação dos clientes;
• lentidão e erros na comunicação;
• problemas fiscais;
• uso de vários softwares para controles.

Como escolher um sistema ERP de qualidade?

Para garantir todas as vantagens comentadas até aqui, é fundamental escolher um bom sistema ERP, a fim de aproveitar ao máximo as possibilidades que ele oferece. Nesse sentido, é preciso buscar a melhor opção de mercado e investir em uma implementação adequada.

Antes de optar por algum software, é importante entender a necessidade da empresa e avaliar o sistema mais adequado para o seu modelo de negócio. Isso porque é possível encontrar ERPs específicos, como os voltados à gestão empresarial, imobiliária ou contábil.

Caso você precise lidar com vários desses aspectos, os painéis de controle completos ou com abordagem modular de gestão, que a Alterdata oferece, são ideais para fazer essa integração sem dificuldade. Veja, a seguir, os principais aspectos a serem considerados na escolha:

• analise a capacidade da ferramenta dentro da sua operação;
• avalie a usabilidade do sistema (foque na experiência dos usuários);
• busque um sistema de fácil implantação;
• considere o custo-benefício do sistema;
• escolha um fornecedor com grande experiência de mercado;
• priorize os sistemas de gestão online;
• verifique se há suporte e treinamento disponível.

Como fazer a implementação do ERP?

Após escolher o software, é preciso pensar em sua implementação. Nesse momento, dê preferência a empresas que oferecem consultoria, apoio e suporte para acompanhar todo o processo, como a Alterdata — uma empresa voltada à construção de sistemas, com mais de 53 mil clientes.

Além de proporcionar agilidade, eficácia e segurança na implantação do sistema, a Alterdata mantém um canal dedicado aos clientes, que proporciona vídeos informativos para treinamentos.

Como vimos, as vantagens do ERP apresentadas neste artigo garantem uma gestão mais ágil e eficaz, conferindo maior competitividade às empresas. Além disso, o sistema dá suporte ao trabalho em home office com segurança e eficácia. Contudo, para ter certeza de uma boa escolha, é fundamental contar com um fornecedor experiente que proporcione um produto de qualidade, bem como assistência e treinamento.

Agora que você já sabe sobre as diversas vantagens do ERP, entre em contato com a Alterdata para conhecer a solução ideal para sua empresa e solicite uma demonstração!