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Gestão

18 benefícios de um sistema ERP para a gestão da sua empresa

13 Mins de leitura

Responda com sinceridade: quão bem organizada e otimizada está a gestão de processos da sua empresa? Mas não precisa se preocupar, ok? Encontrar certa dificuldade em visualizar a cadeia produtiva como um todo e não estar totalmente preparado para fazer ajustes estratégicos com agilidade são dores muito comuns de diretores pelo mundo afora. Foi para facilitar o trabalho desses profissionais que surgiu o modelo de sistema de gestão empresarial. Neste post, vamos explicar direitinho do que se trata essa solução tecnológica e os benefícios de um sistema ERP para gestão de empresas — ou por que você deveria estar usando um neste exato momento. Está preparado? Então, vamos lá!

O que é um sistema ERP para gestão de empresas?

Antes de começarmos a listar os benefícios que um ERP pode trazer para sua empresa, vamos explicar o que realmente significa a implementação dessa solução tecnológica em um negócio. Sigla para Enterprise Resource Planning, o ERP no Brasil é conhecido como sistema de gestão empresarial. O propósito dessa ferramenta é integrar, monitorar e gerir tanto as informações quanto os processos do negócio em um único ambiente digital.

Com isso, os responsáveis aumentam seu poder de controle sobre todos os aspectos de uma gestão corporativa — operação, logística, administração e contabilidade. O ERP funciona, portanto, como uma central de onde os gestores extraem uma visão mais completa do negócio, ocupando uma posição privilegiada ao identificar problemas e oportunidades, bem como ao criar estratégias de crescimento no mercado.

Quais são os principais benefícios de um sistema ERP  para gestão de empresas?

Agora falta entender como exatamente o sistema ERP proporciona esse controle estratégico à gestão, certo? Para isso, listamos aqui os 18 benefícios mais importantes que um sistema de gestão empresarial é capaz de trazer ao seu negócio. Fique de olho!

1. Integração de departamentos

O ERP tem o potencial de funcionar como uma espécie de guarda-chuva que integra todos os softwares e processos corporativos em um único sistema. Dessa forma, a operação dos departamentos, desde o planejamento estratégico até a aplicação prática, passa pela mesma plataforma, que registra seus resultados.

Temos aí a característica mais transformadora da solução: qualquer profissional tem em mãos um sistema que engloba todos os aspectos da gestão disponível, a qualquer hora e de qualquer lugar.

2. Gestão unificada

A maior e melhor consequência da integração de processos dentro de uma empresa é a capacidade de transformar o gestor em um centralizador de informações e processos. Quanto maior é uma empresa, mais diversificado é o trabalho de um profissional C-Level, mas isso não quer dizer que ele deve ser também mais complexo.

Por ter essa característica unificadora, um ERP de gestão consegue coletar, segmentar e apresentar dados de negócio de uma forma simples, intuitiva e que faça sentido dentro do seu trabalho.

3. Aumento da produtividade

Um sistema de gestão empresarial é capaz de aumentar a produtividade do seu negócio, tornando os processos muito mais eficazes. O sistema ERP acaba impactando diretamente o modo como o trabalho é feito, deixando-o fácil e rápido. Sem contar que ele gera a capacidade de automação comercial, descartando algumas etapas e reduzindo o gasto de recursos e de tempo desnecessários.

Conceitualmente, estamos falando de algo bastante simples: trata-se de facilitar a realização das atividades dos colaboradores, algo que garante relatórios bem precisos e que otimiza a integração entre os vários setores da empresa. Sem dúvida alguma, a consequência disso é oferecer melhores serviços, produtos e atendimento diferenciado a todos os consumidores.

4. Tomada de decisão acertada

Essa busca por gestão unificada, inclusive, é uma das tendências no futuro do mercado em todos os setores, já que ela traz ao negócio o dinamismo necessário para acompanhar mudanças na demanda e no perfil de públicos. Você vai perceber essa oportunidade de decisões ágeis e inteligentes ao longo de toda a nossa lista de benefícios. Mas como isso ajuda realmente o negócio?

A resposta está em um ponto vital para o seu sucesso — quem age primeiro sai na frente. Quando você é capaz de identificar um desafio ou uma oportunidade e tem as informações necessárias para avaliar os caminhos e seguir pelo melhor, consegue adaptar a empresa e pivotar suas estratégias em direção ao desejo do seu público.

Ter esse poder exige integração de dados e a necessidade de analisá-los de forma rápida e acertada. Por isso, o ERP é a melhor ferramenta a conseguir esse tipo de resultado.

5. Padronização de processos

Parte da vantagem proporcionada por essa integração vem da possibilidade de padronizar os processos, bem como da coleta de dados sobre produtividade em todos os setores da empresa — inclusive de filiais, se for o caso. A tradicional separação de departamentos tende a gerar tarefas isoladas que, mesmo trabalhando a partir de um denominador comum no fim da cadeia operacional, não se comunicam entre si.

Quando a empresa padroniza essas ações, otimiza de forma significativa a relação de todos esses fatores. Somado a isso, facilita a análise dos resultados, sem falar da possibilidade de planejar novas abordagens produtivas.

6. Redução de erros

Uma das consequências positivas da padronização e integração de processos dentro de empresas é a diminuição considerável do retrabalho.

A descentralização desordenada causa cenários comuns de setores fazendo o mesmo trabalho de forma redundante, ou de um colaborador seguindo um alinhamento que foi alterado em uma última reunião, sem que ele ficasse sabendo. Tudo isso gera erros: informações desencontradas, processos equivocados e trabalhos que não precisariam ser feitos ocupam tempo produtivo da equipe.

Como o ERP tem essa característica centralizadora e estruturadora, a comunicação entre departamentos é facilitada e há um alinhamento harmonioso entre eles. Em vez de baterem cabeça, trabalham juntos sabendo o papel de cada um no resultado que importa — a qualidade de entrega de um produto ou serviço ao cliente.

7. Redução de custos

Redução de erros significa menos tempo perdido. E, no mundo corporativo, tempo perdido equivale a dinheiro desperdiçado. Portanto, dentro de uma empresa, otimização operacional sempre se relaciona à economia. Ter informações sobre a produtividade de todos os aspectos do negócio é fundamental para descobrir desperdícios e oportunidades de ajustes financeiros.

E é aí que entra a integração do sistema ERP. Com esse recurso, é possível priorizar os processos mais importantes entre administração, operação e contabilidade, por exemplo. Toda a produção pode ser reorganizada de acordo com a demanda, direcionando mais funcionários e recursos a departamentos que estão se mostrando relevantes ao crescimento do negócio.

O que você tem que entender o quanto antes é que, para uma empresa, economia nem sempre equivale a corte de gastos. O simples remanejamento de investimentos e a otimização de tarefas importantes já podem ser suficientes para dar um fôlego ao caixa, conseguindo, assim, uma performance melhor no mercado.

8. Diferencial competitivo

Fala-se bastante sobre estabelecer um diferencial competitivo nos negócios, não é mesmo? Agora, você realmente sabe o que isso quer dizer? O termo é usado ao determinar diferenciais que conseguem deixar uma empresa com um posicionamento melhor no segmento em relação à concorrência. Uma vantagem competitiva, assim, assegura uma forte permanência no mercado e, claro, na mente dos clientes.

Para tanto, você deve investir em qualidade de serviços e de produtos, bem como em agilidade de processos. Dessa forma, é possível fidelizar e satisfazer os compradores a ponto de tornar sua empresa uma unanimidade no seu nicho de atuação. Várias otimizações e estratégias operacionais precisam ser estruturadas a fim de alcançar esse patamar e é exatamente nesse ponto que entra o papel de um bom sistema ERP.

O uso de um ERP nos negócios facilita a conquista de benefícios imbatíveis ao profissionalizar a marca e concorrer de forma igual com os demais no mercado. Pois bem, todas as vantagens resultam em melhoria nessa competitividade, afinal de contas, a empresa pode ter foco total na qualidade dos serviços e produtos. Isso é possível graças aos processos que já estão sincronizados, padronizados e seguros.

Uma solução de ERP, quando bem configurada, é capaz de atender às necessidades de cada setor, adaptando-se às demandas de cada negócio. Ou seja, obtém agilidade, vantagem competitiva e capacidade de adaptação e de expansão com pouco ou com nenhum tempo de inatividade.

9. Monitoramento e correção de problemas

Ainda no quesito de falhas produtivas, podemos reforçar o que talvez seja o benefício mais óbvio de um sistema ERP bem implementado. Quando o gestor tem uma visão geral da empresa, fica muito mais fácil identificar problemas e corrigi-los com rapidez. Isso porque o sistema de gestão empresarial não só integra dados operacionais como torna o cruzamento de informações preciso, gerando valores consolidados.

Já pensou que, muitas vezes, a origem de um problema na ponta da cadeia produtiva vem de um processo ineficiente lá no início? Quando a empresa trabalha em ilhas, fica difícil traçar esse mapa até a fonte. No ERP, como todas essas peças estão interligadas, o gestor consegue ver as engrenagens como elas funcionam — cada uma influenciando o movimento da próxima.

10. Maior controle financeiro

É totalmente viável estender esse controle a partir de dados para uma área que se beneficia bastante disso: o setor contábil e o de finanças. Quando gestores investem no apoio da tecnologia, eles trazem confiabilidade aos processos e, por consequência, aos seus valores e indicadores. Você consegue perceber o que isso significa em termos de vantagem competitiva para seu negócio?

Maior controle financeiro quer dizer mais controle sobre fluxo de caixa, menos desperdícios de recurso na rotina do negócio e mais previsibilidade de investimentos no futuro. Juntando tudo isso, você ganha estabilidade financeira e gerencial, podendo utilizar essa tranquilidade como oportunidade de otimizar gastos, aumentar o retorno do que é investido e, assim, repassar esse ganho ao preço do seu produto ou serviço — quer maior vantagem no mercado do que essa?

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11. Melhoria na gestão contábil e tributária

A tecnologia é, sem dúvida alguma, uma ótima aliada das empresas. O que acaba provando essa afirmação são os ERPs, que otimizam a gestão contábil e tributária do negócio. Com a grande quantidade de informações que os gestores precisam lidar no dia a dia é quase impossível concluir essa tarefa sem a ajuda de um software especializado nesse sentido.

Vivemos em um país com alta tributação, por isso, as empresas têm que adotar estratégias para reduzir os custos com os diversos impostos. Ao implantar o sistema de gestão ERP, é possível até mesmo automatizar a controladoria, diminuindo falhas ligadas a multas, ao Fisco e a outros gastos.

O ERP é capaz de reunir e de armazenar as informações contábeis e tributárias com maior segurança, sendo, portanto, imprescindível a muitas empresas de médio e grande porte. Como estamos falando de um software altamente avançado, ele tem a capacidade de explorar e analisar um elevado volume de dados, incluindo esse controle dos documentos e de auditoria fiscal. Tais funcionalidades contribuem positivamente para diminuir a exposição e a vulnerabilidade das companhias perante o Governo.

12. Segurança da informação

Se os dados de uma empresa hoje têm todo esse valor — aprimorar a produtividade, melhorar o atendimento, baixar preços, entre muitos outros benefícios —, isso traz inevitavelmente maiores ameaças ao seu sistema. Afinal de contas, se as informações são valiosas para você, são também para criminosos.

Esse é outro aspecto em que os ERPs se destacam. As melhores soluções no mercado contam com mecanismos e ferramentas de segurança a fim de proteger seus dados de tentativas externas de comprometimento.

Até internamente isso vira um benefício. Como as informações são centralizadas, monitoradas e têm suas modificações registradas, é mais fácil identificar o uso anormal de arquivos e valores, além de definir sua origem.

13. Redução de fraudes

Essa proteção nos leva a outro ponto. Empresas com inteligência de negócio baseada na tecnologia estão menos suscetíveis a tentativas de fraude. Seja um trabalho interno ou no relacionamento com fornecedores e clientes, o ERP consegue dar confiabilidade à verificação de valores financeiros — além de comparar a evolução dos números e identificar se algo está fora do esperado.

Após reconhecida uma tentativa de fraude, é muito fácil seguir o rastro para encontrar o responsável por ela. Quando sistemas são descentralizados e pulverizados pela empresa, torna-se difícil fazer esse tipo de monitoramento.

14. Acompanhamento de indicadores de performance

Se você tem experiência com gestão, com certeza trabalha há muito tempo analisando indicadores de performance. Mas sabia que o ERP pode levar esse monitoramento a um novo patamar?

O segredo aqui está novamente na integração. Além de ser uma ferramenta muito eficaz na coleta e análise de dados, o ERP, por seu caráter unificador, é capaz de segmentar e cruzar indicadores com mais complexidade do que seria possível a uma pessoa fazer manualmente.

O resultado é uma empresa que consegue encontrar respostas fora da caixa para problemas comuns de mercado. Vários insights interessantes sobre novas estratégias podem estar na união de informações em departamentos que, a princípio, nem parecem ter muito a ver um com o outro. É ter um tipo de visão mais abrangente do que a média dos concorrentes.

15. Aumento da satisfação do consumidor

A experiência dos consumidores é uma das peças mais relevantes de qualquer empresa, afinal, ter um excelente relacionamento com o público é essencial para ter resultados de excelência no competitivo mercado brasileiro. Além do mais, é bem mais fácil à empresa manter os clientes já existentes do que prospectar novos compradores.

A implementação de um sistema ERP permite que as organizações produzam os produtos adequados no momento certo. Isso, é claro, assegura total precisão ao atender às necessidades dos consumidores. A entrega no prazo também é indispensável ao manter o atendimento e a retenção.

Todos os setores de um negócio interligados por um ERP passam a ser mais ágeis e profissionais. Não deixe de surpreender e de melhorar a experiência do seu público com a sua marca. Lembre-se de que cliente satisfeito é cliente fidelizado!

16. Inteligência de dados e estratégia

Pense em tudo o que citamos até aqui: integração, confiabilidade, segurança, acompanhamento de indicadores com automação e análise complexa. Se o diretor da empresa tem à sua disposição todas as informações em tempo real sobre contabilidade, operação e administração da organização, do que mais ele precisa para fazer o negócio crescer e se consolidar?

Pois basta usar técnicas de Business Intelligence de modo a traçar a melhor estratégia possível para o futuro. Uma grande vantagem do sistema ERP é que ele oferece relatórios segmentados e precisos sobre os mais diversos aspectos do negócio.

Tais informações formarão a base da identificação de oportunidades e a criação de um planejamento sólido a fim de aproveitá-las. Essa é a melhor maneira de a gestão conseguir focar em inovação, evolução e visão de mercado.

Ou seja, um ERP pode dar ao gestor respostas novas a todas as suas perguntas sobre seu negócio e o ambiente em que ele está inserido. Com esse poder em mãos, o que você precisa é apenas de organização e metodologia para transformar em realidade as estratégias e oportunidades que ficarão claras nos relatórios do seu sistema.

E essa experiência você já tem! Por isso, quando investir e implementar a solução, a transformação e o crescimento da sua empresa serão apenas questão de tempo — de muito pouco tempo.

17. Escalabilidade

Hoje em dia, um dos principais desafios dos empreendimentos é adaptar sua estrutura de forma que possa acompanhar o crescimento da empresa e manter uma gestão eficiente. Isso acontece porque, conforme um negócio cresce, mais informações fazem parte da sua rotina e mais variáveis têm que ser controladas.

Diante disso, o ERP traz um benefício bastante estratégico: a escalabilidade. Por meio dessa característica, consegue adaptar facilmente o sistema para cada momento da empresa. Vamos a um exemplo para que fique bem claro? Bom, imagine que, na fase inicial, uma companhia ainda não precise contar com um robusto CRM nutrido com informações profundas sobre as interações com os consumidores.

Contudo, à medida que o negócio se desenvolve e consegue expandir seus horizontes, pode ser que o CRM passe a ser necessário. Dessa forma, o ERP tem que estar totalmente pronto para se integrar a essa e a demais soluções tecnológicas, de maneira que melhore a profundidade e a qualidade das análises gerenciais da empresa, escalando de acordo com o surgimento das demandas.

18. Transparência

O ERP possibilita total acesso a todos os processos relevantes em seus negócios. Assim, é capaz de tornar os dados de todos os setores bastante acessíveis. Com isso, você pode monitorar os níveis de estoque todos os dias, incluindo as futuras remessas que ainda vão ser recebidas e o estoque que já está em trânsito.

Ao ter uma noção real de onde você está quanto aos níveis de estoque, é possível controlar seu capital de giro de forma muito mais precisa. Desse modo, sua gestão de estoque passa a ser de fato eficiente. Sem contar que a disponibilidade de todas as informações do seu empreendimento em um local centralizado possibilita uma colaboração bem maior. E, por essa razão, é possível ter uma conclusão simplificada e ágil das tarefas.

Vale frisar, ainda, que tal transparência permite fluxos de trabalho muito mais coerentes. E, claro, faz com que os processos entre os departamentos da empresa sejam rastreados de forma bem fácil e com a máxima eficiência.

Qual é a importância de um bom  sistema ERP para a gestão da sua empresa?

Não basta escolher qualquer sistema ERP para garantir todos esses 18 benefícios listados até aqui! Para aproveitar ao máximo as possibilidades proporcionadas por um sistema de gestão é preciso buscar a melhor opção de mercado e investir em uma implementação adequada.

Primeiramente, entenda a sua necessidade e avalie a oferta que mais se encaixa em seu modelo de negócio. Existem hoje ERPs específicos de gestão empresarial, imobiliária ou contábil, por exemplo. Caso você precise lidar com vários desses aspectos, painéis de controle completos ou com abordagem modular de gestão são ideais para fazer essa integração sem dificuldade.

Viu só como um bom sistema ERP oferece vantagens à gestão da sua empresa? Escolhido o software, é hora de pensar na implementação. Dê preferência a empresas que ofereçam consultoria, apoio e suporte ao acompanhar todo o processo. Depois, é só treinar a equipe para usar a nova ferramenta e se preparar para colher os frutos de uma boa gestão empresarial.

Conhecendo os benefícios de um sistema ERP para a gestão da sua empresa, ficou convencido de que é exatamente o que precisa? Então, entre em contato conosco. Temos as melhores soluções em softwares para integrar e gerir negócios, seja qual for seu modelo ou setor!

Gostou do nosso artigo sobre  18 benefícios de um sistema ERP para a gestão da sua empresa? Então leia também sobre 7 sinais de que está na hora de contratar ERP.

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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