Sistema para imobiliária: como fazer a implementação com sucesso

Uma imobiliária lida com uma diversidade enorme de variáveis, entre carteira de imóveis, captação de clientes, cronograma de visitas, controle de pagamento de tributos (como ITBI e IPTU), gerenciamento da produtividade dos corretores, arrecadação de despesas locatícias e assim por diante. Como dar conta de tudo isso sem um excelente sistema para imobiliária? Para enxergar as melhores oportunidades de negócios e saber transformá-las em lucratividade, é preciso contar com o apoio de recursos de Tecnologia da Informação. Em uma era em que tanto se fala em Business Intelligence, Big Data e aprendizado de máquina, as empresas que insistem em fazer gestão imobiliária como há 30 anos tendem a ser gradualmente expulsas do mercado. A propósito, sua organização está preparada para o futuro? No post de hoje, você vai entender que, muito além de trazer um sistema para a imobiliária, é preciso se conscientizar que a forma de implementação pode ser um divisor de águas entre sucesso e estagnação. Traga inteligência para seu negócio, claro, mas aprenda a internalizá-la de forma também inteligente! Continue acompanhando para saber como!

Por que pensar na implementação?

Nos últimos anos, diversos players do setor implementaram sistemas de gestão para lidar com a administração de imóveis. A questão é que muitos fracassaram por fazê-lo de forma improvisada, sem o devido planejamento ou qualquer customização. Escolher o fornecedor com base apenas no preço também é um erro grave, que pode sacrificar todo o investimento feito. Então como acertar? O que você tem que entender desde já é que o processo de implementação de uma nova tecnologia deve ser feito com o mesmo rigor analítico das maiores multinacionais do planeta. Sim, essa é uma etapa crucial para fazer o investimento valer a pena.

E como exatamente implementar?

Confira a partir de agora o passo a passo que montamos para implementar um sistema imobiliário sem dores de cabeça, garantindo redução de processos manuais, aumento da produtividade e diminuição de erros internos, consequentemente ampliando seu faturamento!

Planejamento estratégico

Se você quer que um recurso resolva as imperfeições de seus processos de negócio, é preciso primeiramente mapear quais são as falhas operacionais em sua empresa. Parafraseando o filósofo chinês Sun Tzu, em A arte da guerra, “se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas”. Você conhece a si mesmo? Tem ciência de eventuais erros no cálculo do faturamento das locações? Gerencia a inadimplência de forma automática ou por meio de levantamentos manuais, no Excel? Antes de mais nada, faça um diagnóstico honesto sobre suas fraquezas. Agora sim, vamos ao primeiro passo na implementação de um sistema para imobiliária de sucesso: fazer um bom planejamento estratégico. E essa etapa pode ser dividida em 3 subgrupos, como você verá a seguir!

Criação de uma equipe multidisciplinar

Essa equipe deve conter profissionais de diversas áreas, como contadores, corretores de venda e locação, profissionais de atendimento ao cliente, administradores de condomínio, entre outros. Caberá a esse núcleo temporário definir os objetivos, o cronograma de implementação da tecnologia e o projeto de treinamento dos funcionários.

Diagnóstico das necessidades de melhora

Essa consciência de negócio pode ser obtida por meio de ferramentas como a Matriz SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities & Threats), a análise de indicadores do Balanced ScoreCard (BSC) e benchmarking externo (análise da concorrência). Nessa fase, será necessário compreender, por exemplo:

• quais procedimentos manuais podem ser automatizados — como geração de boletos e alertas de atrasos;
• como um software pode otimizar o fluxo da agenda de visitas;
• como um sistema para imobiliária pode facilitar e ampliar a captação de novos imóveis.

Definição de indicadores

Você acha que é possível chegar a algum lugar sem saber de onde se está partindo? Certamente não. E a razão é justamente a falta de referenciais, algo que um bom trabalho com indicadores pode proporcionar. Todos os processos da empresa devem ser mapeados, estabelecendo parâmetros de desempenho que, após a implementação do software, devem ser confrontados. Redução do tempo com visitas, queda no percentual de inadimplência e diminuição do prazo de análise de fichas são alguns dos resultados que seus indicadores devem mostrar após a implantação desse tipo de tecnologia.

Escolha do fornecedor

Seu fornecedor deve ser, primeiramente, um especialista em sua área de negócio. Afinal, não adianta contratar um expert em softwares de restaurantes para resolver suas dores do setor imobiliário! Como cada segmento apresenta problemas específicos, a eventual falta de know-how da contratada pode prejudicar o êxito do seu projeto de transformação digital. Outra questão a ser observada é que o fornecedor deve ter experiência no mercado de softwares, de forma geral. A empresa cobra barato, mas foi aberta no ano passado? Tome cuidado. Dê preferência a negócios com muitos anos de atuação na área de soluções de TI! Se a experiência do seu fornecedor no ramo for global, atuando no desenvolvimento de aplicações para imobiliárias, corretores e administradoras de condomínio, melhor ainda! Essa visão sistêmica do setor certamente ajudará a criar soluções livres de falhas, em comunicação mais direta com seus stakeholders.

Personalização da solução

O grande erro de muitas imobiliárias é contratar soluções prontas, sem qualquer adaptação a suas peculiaridades. É preciso lembrar que cada empresa tem seus próprios obstáculos. Portanto, a solução escolhida deve ser flexível, de forma a aparar as arestas de maneira individualizada. Sua imobiliária tem dificuldades para realizar conciliação bancária, fazer lançamentos de contas a pagar e receber com rapidez, além de precisar de uma aplicação integrada a ferramentas de marketing? Então não faz sentido algum implementar um software que se limite a gerenciar a carteira de imóveis, não concorda? Além disso, é importante que seu sistema para imobiliária seja:

• responsivo, ajustando-se a diversos equipamentos;
• de interface amigável e intuitiva;
• com espelho de vendas e gestão de corretores;
• integrado a portais de anúncios e ao próprio site da imobiliária;
• dotado de suporte técnico efetivo oferecido pelo fornecedor.

Realização de testes

Muitos fornecedores de soluções de TI oferecem um protótipo que permite a realização de simulações no ambiente de homologação. Essa opção permite testar as funcionalidades que posteriormente serão utilizadas na rotina operacional da imobiliária. Essa etapa evita perda de tempo, elimina dores de cabeça com bugs de sistema no ambiente de produção e custos com retrabalhos, além de ser um momento importante para aprimoramento da solução. Nessa etapa, todas as automatizações devem ser testadas exaustivamente, inclusive a emissão de boletos e o cálculo de comissões.

Treinamento e capacitação

A verdade é que de nada adianta implementar o melhor sistema para imobiliária do mercado se seus funcionários são resistentes à nova tecnologia ou não fazem a menor ideia de como tirar proveito dela. É preciso, assim, investir no treinamento dos colaboradores desde o início do projeto, intensificando as ações de capacitação durante a fase de testes. Da concepção à homologação, seus funcionários devem participar de workshops, reuniões interdepartamentais e palestras em cada setor, a fim de entender como, na prática, um software para gestão imobiliária pode facilitar sua rotina de trabalho e tornar a empresa mais competitiva. Você também pode trabalhar com endomarketing, no intuito de quebrar eventuais resistências às mudanças propostas.

Retroação permanente

Por fim, a retroação deve ser constante, já que muitos pontos de melhora provavelmente só serão identificados ao longo da rotina real da imobiliária. Então estimule seus colaboradores a transmitirem esse feedback, gerando um ciclo constante de aprimoramentos em direção à excelência. E aí, está precisando de um sistema para imobiliária que proveja recursos para facilitar e automatizar rotinas de locação, captação de clientes, gestão de imóveis e administração de condomínios? Entre em contato conosco! Teremos o maior prazer de estudar uma solução personalizada para sua empresa!