
Sistema para imobiliária: como fazer a implementação com sucesso
transformação digital e usar um software especializado a seu favor. Afinal, em uma era em que tanto se fala em Business Intelligence, Big Data e aprendizado de máquina, as empresas que insistem em fazer gestão imobiliária como há 30 anos tendem a ser gradualmente expulsas do mercado.
A propósito, sua organização está preparada para o futuro? Neste post, você vai saber, antes de tudo, por que usar um software imobiliário. Além disso, entenderá que, muito além de trazer um sistema para a imobiliária, é preciso se conscientizar de que a forma de implementação pode ser um divisor de águas entre sucesso e estagnação. Você deve implantar a inteligência em seu negócio, claro, mas também é preciso internalizá-la de modo inteligente. Continue a leitura para saber como!
Uma imobiliária lida com uma diversidade enorme de variáveis, entre carteira de imóveis, captação de clientes, cronograma de visitas, controle de pagamento de tributos, gerenciamento da produtividade dos corretores, arrecadação de despesas locatícias e assim por diante. E como dar conta de tudo isso sem um excelente software imobiliário?
Para enxergar as melhores oportunidades de negócios e saber transformá-las em lucratividade, é preciso contar com o apoio de recursos de Tecnologia da Informação, aderir à
Que benefícios podem ser obtidos pelo uso de um software imobiliário?
Atualizar-se tecnologicamente é preciso. No entanto, quais são as reais vantagens de adotar o uso de software imobiliário no negócio? Não são poucas. Investir em um sistema para imobiliárias não só melhora o atendimento como, também, a organização da empresa. Além disso apostar na ferramenta é uma maneira de automatizar a gestão e facilitar processos financeiros, otimizando a rotina da imobiliária. Saiba mais sobre cada um dos benefícios a seguir!Melhoria do atendimento
Uma das grandes vantagens de usar um software imobiliário é aprimorar ainda mais o atendimento prestado. Com o apoio de um sistema para imobiliárias, a administração é feita de forma prática, assim como a comunicação entre todas as partes envolvidas no processo, como síndicos e moradores. Ao investir em um software específico para imobiliárias, é possível contar com recursos como emissão de segunda via de documentos, área com acesso liberado para síndicos e condôminos, além de fluxo de atendimento personalizado, seja por e-mail, telefone ou direto com o síndico/proprietário.Automatização da gestão
Um software imobiliário é um apoio essencial na otimização de rotinas diárias, o que traz ganhos em produtividade e gestão à empresa. Ao adotar uma ferramenta do tipo é possível automatizar processos como controle de vencimentos em locações, reajuste de aluguéis e até mesmo controle de metas e ranking do time de corretores — podendo avaliar como está a captação de clientes. Essa automação de certos processos comuns à gestão imobiliária garante o direcionamento de foco a atividades mais estratégicas no desenvolvimento do negócio. Além disso, melhora o rendimento da equipe, que pode concentrar seus esforços em tarefas que realmente impulsionam os resultados da empresa.Aperfeiçoamento da organização da imobiliária
A rotina de uma imobiliária envolve vários processos: envio de documentos e cobranças, comunicação com públicos diversos, como locatários, síndicos e condôminos em geral, além de geração de notas fiscais e afins. Como você pode imaginar, é muito fácil se perder no meio de tantas atividades — muitas delas ainda feitas de forma manual por algumas imobiliárias. Ao adotar um software imobiliário, você acaba com a desorganização e passa a controlar tudo em um só lugar. No mesmo sistema, há a possibilidade de acessar informações como modelos de contrato de locação, informes de rendimento dos proprietários e gráficos relativos à administração do condomínio. Além de ter os dados centralizados, o administrador de imóveis também pode optar por uma solução web, com acesso em qualquer computador.Otimização dos processos financeiros
Ter controle sobre processos financeiros é essencial na rotina de uma administradora de imóveis. Nesse sentido, contar com um software imobiliário otimiza não só a gestão das finanças como a consulta a dados relativos à área. Com o apoio de um sistema especializado se torna viável fazer reajuste automático de aluguéis, gerar impostos retidos do cliente e gerar notas fiscais dos serviços prestados sem acessar o site da prefeitura.Por que pensar na implementação?
Nos últimos anos, diversos players do setor implementaram sistemas de gestão para lidar com a administração de imóveis. A questão é que muitos fracassaram por fazê-lo de forma improvisada, sem o devido planejamento ou qualquer customização. Escolher o fornecedor com base apenas no preço também é um erro grave, que pode sacrificar todo o investimento feito. Então, como acertar? O que você tem que entender desde já é que o processo de implementação de uma nova tecnologia deve ser feito com o mesmo rigor analítico das maiores multinacionais do planeta. Sim, essa é uma etapa crucial para fazer o investimento valer a pena.E como exatamente implementar?
Confira a partir de agora o passo a passo que montamos para implementar um sistema imobiliário sem dores de cabeça, garantindo redução de processos manuais, aumento da produtividade e diminuição de erros internos, consequentemente ampliando seu faturamento!Planejamento estratégico
Se você quer que um recurso resolva as imperfeições de seus processos de negócio, é preciso mapear quais são as falhas operacionais em sua empresa. Parafraseando o filósofo chinês Sun Tzu, em A arte da guerra, “se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas”. Você conhece a si mesmo? Tem ciência de eventuais erros no cálculo do faturamento das locações? Gerencia a inadimplência de forma automática ou por meio de levantamentos manuais, no Excel? Faça um diagnóstico honesto sobre suas fraquezas. Agora, sim, vamos ao primeiro passo na implementação de um sistema para imobiliária de sucesso: fazer um bom planejamento estratégico. E essa etapa pode ser dividida em três subgrupos, como você verá a seguir.Criação de uma equipe multidisciplinar
Essa equipe deve conter profissionais de diversas áreas, como contadores, corretores de venda e locação, profissionais de atendimento ao cliente, administradores de condomínio, entre outros. Caberá a esse núcleo temporário definir os objetivos, o cronograma de implementação da tecnologia e o projeto de treinamento dos colaboradores.Diagnóstico das necessidades de melhora
Essa consciência de negócio pode ser obtida por meio de ferramentas como a Matriz SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities & Threats), a análise de indicadores do Balanced ScoreCard (BSC) e o benchmarking externo (análise da concorrência). Nessa fase, será necessário compreender, por exemplo:- quais procedimentos manuais podem ser automatizados — como geração de boletos e alertas de atrasos e cobranças;
- como um software imobiliário pode otimizar o fluxo da agenda de visitas;
- como um sistema para imobiliária pode facilitar e ampliar a captação de novos imóveis.
Definição de indicadores
Você acha que é possível chegar a algum lugar sem saber de onde se está partindo? Certamente, não. E a razão é justamente a falta de referenciais, algo que um bom trabalho com indicadores pode proporcionar. Todos os processos da empresa devem ser mapeados, estabelecendo parâmetros de desempenho que, após a implementação do software, devem ser confrontados. Redução do tempo com visitas, queda no percentual de inadimplência e diminuição do prazo de análise de fichas são alguns dos resultados que seus indicadores devem mostrar após a implantação desse tipo de tecnologia.Escolha do fornecedor
Seu fornecedor deve ser, primeiramente, um especialista em sua área de negócio. Afinal, não adianta contratar um expert em softwares de restaurantes para resolver suas dores do setor imobiliário! Como cada segmento apresenta problemas específicos, a eventual falta de know-how do contratado pode prejudicar o êxito do seu projeto de transformação digital. Outra questão a ser observada é que o fornecedor deve ter experiência no mercado de softwares, de forma geral. A empresa cobra barato, mas foi aberta no ano passado? Tome cuidado. Dê preferência a negócios com muitos anos de atuação na área de soluções de TI. Se a experiência do seu fornecedor no ramo for global, atuando no desenvolvimento de aplicações para imobiliárias, corretores e administradoras de condomínio, melhor ainda. Essa visão sistêmica do setor certamente ajudará a criar soluções livres de falhas, em comunicação mais direta com seus stakeholders.Personalização da solução
O grande erro de muitas imobiliárias é contratar soluções prontas, sem qualquer adaptação a suas peculiaridades. É preciso lembrar que cada empresa tem seus próprios obstáculos. Portanto, a solução escolhida deve ser flexível, de forma a aparar as arestas de maneira individualizada. Sua imobiliária tem dificuldades para realizar conciliação bancária, fazer lançamentos de contas a pagar e receber com rapidez, além de precisar de uma aplicação integrada a ferramentas de marketing? Então, não faz sentido algum implementar um software que se limite a gerenciar a carteira de imóveis, concorda? Além disso, é importante que seu software imobiliário seja:- responsivo, ajustando-se a diversos equipamentos;
- de interface amigável e intuitiva;
- com espelho de vendas e gestão de corretores;
- integrado a portais de anúncios e ao próprio site da imobiliária;
- dotado de suporte técnico efetivo oferecido pelo fornecedor.