Sistema para imobiliária: como fazer a implementação com sucesso

Uma imobiliária lida com uma diversidade enorme de variáveis, entre carteira de imóveis, captação de clientes, cronograma de visitas, controle de pagamento de tributos, gerenciamento da produtividade dos corretores, arrecadação de despesas locatícias e assim por diante. E como dar conta de tudo isso sem um excelente software imobiliário? Para enxergar as melhores oportunidades de negócios e saber transformá-las em lucratividade, é preciso contar com o apoio de recursos de Tecnologia da Informação, aderir à transformação digital e usar um software especializado a seu favor. Afinal, em uma era em que tanto se fala em Business Intelligence, Big Data e aprendizado de máquina, as empresas que insistem em fazer gestão imobiliária como há 30 anos tendem a ser gradualmente expulsas do mercado. A propósito, sua organização está preparada para o futuro? Neste post, você vai saber, antes de tudo, por que usar um software imobiliário. Além disso, entenderá que, muito além de trazer um sistema para a imobiliária, é preciso se conscientizar de que a forma de implementação pode ser um divisor de águas entre sucesso e estagnação. Você deve implantar a inteligência em seu negócio, claro, mas também é preciso internalizá-la de modo inteligente. Continue a leitura para saber como!

Que benefícios podem ser obtidos pelo uso de um software imobiliário?

Atualizar-se tecnologicamente é preciso. No entanto, quais são as reais vantagens de adotar o uso de software imobiliário no negócio? Não são poucas. Investir em um sistema para imobiliárias não só melhora o atendimento como, também, a organização da empresa. Além disso apostar na ferramenta é uma maneira de automatizar a gestão e facilitar processos financeiros, otimizando a rotina da imobiliária. Saiba mais sobre cada um dos benefícios a seguir!

Melhoria do atendimento

Uma das grandes vantagens de usar um software imobiliário é aprimorar ainda mais o atendimento prestado. Com o apoio de um sistema para imobiliárias, a administração é feita de forma prática, assim como a comunicação entre todas as partes envolvidas no processo, como síndicos e moradores. Ao investir em um software específico para imobiliárias, é possível contar com recursos como emissão de segunda via de documentos, área com acesso liberado para síndicos e condôminos, além de fluxo de atendimento personalizado, seja por e-mail, telefone ou direto com o síndico/proprietário.

Automatização da gestão

Um software imobiliário é um apoio essencial na otimização de rotinas diárias, o que traz ganhos em produtividade e gestão à empresa. Ao adotar uma ferramenta do tipo é possível automatizar processos como controle de vencimentos em locações, reajuste de aluguéis e até mesmo controle de metas e ranking do time de corretores — podendo avaliar como está a captação de clientes. Essa automação de certos processos comuns à gestão imobiliária garante o direcionamento de foco a atividades mais estratégicas no desenvolvimento do negócio. Além disso, melhora o rendimento da equipe, que pode concentrar seus esforços em tarefas que realmente impulsionam os resultados da empresa.

Aperfeiçoamento da organização da imobiliária

A rotina de uma imobiliária envolve vários processos: envio de documentos e cobranças, comunicação com públicos diversos, como locatários, síndicos e condôminos em geral, além de geração de notas fiscais e afins. Como você pode imaginar, é muito fácil se perder no meio de tantas atividades — muitas delas ainda feitas de forma manual por algumas imobiliárias. Ao adotar um software imobiliário, você acaba com a desorganização e passa a controlar tudo em um só lugar. No mesmo sistema, há a possibilidade de acessar informações como modelos de contrato de locação, informes de rendimento dos proprietários e gráficos relativos à administração do condomínio. Além de ter os dados centralizados, o administrador de imóveis também pode optar por uma solução web, com acesso em qualquer computador.

Otimização dos processos financeiros

Ter controle sobre processos financeiros é essencial na rotina de uma administradora de imóveis. Nesse sentido, contar com um software imobiliário otimiza não só a gestão das finanças como a consulta a dados relativos à área. Com o apoio de um sistema especializado se torna viável fazer reajuste automático de aluguéis, gerar impostos retidos do cliente e gerar notas fiscais dos serviços prestados sem acessar o site da prefeitura.

Por que pensar na implementação?

Nos últimos anos, diversos players do setor implementaram sistemas de gestão para lidar com a administração de imóveis. A questão é que muitos fracassaram por fazê-lo de forma improvisada, sem o devido planejamento ou qualquer customização. Escolher o fornecedor com base apenas no preço também é um erro grave, que pode sacrificar todo o investimento feito. Então, como acertar? O que você tem que entender desde já é que o processo de implementação de uma nova tecnologia deve ser feito com o mesmo rigor analítico das maiores multinacionais do planeta. Sim, essa é uma etapa crucial para fazer o investimento valer a pena.

E como exatamente implementar?

Confira a partir de agora o passo a passo que montamos para implementar um sistema imobiliário sem dores de cabeça, garantindo redução de processos manuais, aumento da produtividade e diminuição de erros internos, consequentemente ampliando seu faturamento!

Planejamento estratégico

Se você quer que um recurso resolva as imperfeições de seus processos de negócio, é preciso mapear quais são as falhas operacionais em sua empresa. Parafraseando o filósofo chinês Sun Tzu, em A arte da guerra, “se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas”. Você conhece a si mesmo? Tem ciência de eventuais erros no cálculo do faturamento das locações? Gerencia a inadimplência de forma automática ou por meio de levantamentos manuais, no Excel? Faça um diagnóstico honesto sobre suas fraquezas. Agora, sim, vamos ao primeiro passo na implementação de um sistema para imobiliária de sucesso: fazer um bom planejamento estratégico. E essa etapa pode ser dividida em três subgrupos, como você verá a seguir.

Criação de uma equipe multidisciplinar

Essa equipe deve conter profissionais de diversas áreas, como contadores, corretores de venda e locação, profissionais de atendimento ao cliente, administradores de condomínio, entre outros. Caberá a esse núcleo temporário definir os objetivos, o cronograma de implementação da tecnologia e o projeto de treinamento dos colaboradores.

Diagnóstico das necessidades de melhora

Essa consciência de negócio pode ser obtida por meio de ferramentas como a Matriz SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities & Threats), a análise de indicadores do Balanced ScoreCard (BSC) e o benchmarking externo (análise da concorrência). Nessa fase, será necessário compreender, por exemplo:

• quais procedimentos manuais podem ser automatizados — como geração de boletos e alertas de atrasos e cobranças;
• como um software imobiliário pode otimizar o fluxo da agenda de visitas;
• como um sistema para imobiliária pode facilitar e ampliar a captação de novos imóveis.

Definição de indicadores

Você acha que é possível chegar a algum lugar sem saber de onde se está partindo? Certamente, não. E a razão é justamente a falta de referenciais, algo que um bom trabalho com indicadores pode proporcionar. Todos os processos da empresa devem ser mapeados, estabelecendo parâmetros de desempenho que, após a implementação do software, devem ser confrontados. Redução do tempo com visitas, queda no percentual de inadimplência e diminuição do prazo de análise de fichas são alguns dos resultados que seus indicadores devem mostrar após a implantação desse tipo de tecnologia.

Escolha do fornecedor

Seu fornecedor deve ser, primeiramente, um especialista em sua área de negócio. Afinal, não adianta contratar um expert em softwares de restaurantes para resolver suas dores do setor imobiliário! Como cada segmento apresenta problemas específicos, a eventual falta de know-how do contratado pode prejudicar o êxito do seu projeto de transformação digital. Outra questão a ser observada é que o fornecedor deve ter experiência no mercado de softwares, de forma geral. A empresa cobra barato, mas foi aberta no ano passado? Tome cuidado. Dê preferência a negócios com muitos anos de atuação na área de soluções de TI. Se a experiência do seu fornecedor no ramo for global, atuando no desenvolvimento de aplicações para imobiliárias, corretores e administradoras de condomínio, melhor ainda. Essa visão sistêmica do setor certamente ajudará a criar soluções livres de falhas, em comunicação mais direta com seus stakeholders.

Personalização da solução

O grande erro de muitas imobiliárias é contratar soluções prontas, sem qualquer adaptação a suas peculiaridades. É preciso lembrar que cada empresa tem seus próprios obstáculos. Portanto, a solução escolhida deve ser flexível, de forma a aparar as arestas de maneira individualizada. Sua imobiliária tem dificuldades para realizar conciliação bancária, fazer lançamentos de contas a pagar e receber com rapidez, além de precisar de uma aplicação integrada a ferramentas de marketing? Então, não faz sentido algum implementar um software que se limite a gerenciar a carteira de imóveis, concorda? Além disso, é importante que seu software imobiliário seja:

• responsivo, ajustando-se a diversos equipamentos;
• de interface amigável e intuitiva;
• com espelho de vendas e gestão de corretores;
• integrado a portais de anúncios e ao próprio site da imobiliária;
• dotado de suporte técnico efetivo oferecido pelo fornecedor.

Realização de testes

Muitos fornecedores de soluções de TI oferecem um protótipo que permite a realização de simulações no ambiente de homologação. Essa opção serve para testar as funcionalidades que posteriormente serão utilizadas na rotina operacional da imobiliária. Essa etapa evita perda de tempo, elimina dores de cabeça com bugs de sistema no ambiente de produção e custos com retrabalhos, além de ser um momento importante ao aprimoramento da solução. Nessa fase, todas as automatizações devem ser testadas exaustivamente, sobretudo a emissão de boletos e o cálculo de comissões.

Treinamento e capacitação

A verdade é que de nada adianta implementar o melhor software imobiliário do mercado se a sua equipe é resistente à nova tecnologia ou não faz a menor ideia de como tirar proveito dela. É preciso, assim, investir no treinamento dos colaboradores desde o início do projeto, intensificando as ações de capacitação durante a fase de testes. Da concepção à homologação, seu time deve participar de workshops, reuniões interdepartamentais e palestras em cada setor, a fim de entender como, na prática, um software para gestão imobiliária pode facilitar sua rotina de trabalho e tornar a empresa mais competitiva. Você também deve trabalhar com endomarketing, no intuito de quebrar eventuais resistências às mudanças propostas.

Retroação permanente

Por fim, a retroação deve ser constante, já que muitos pontos de melhora, provavelmente, só serão identificados ao longo da rotina real da imobiliária. Portanto, estimule seus colaboradores a transmitirem esse feedback, gerando um ciclo constante de aprimoramentos em direção à excelência.

Quais os principais erros cometidos?

Agora que você já sabe o passo a passo ao adotar um software imobiliário, é importante também conhecer os principais erros cometidos na implementação do sistema. Dessa forma, evitam-se equívocos comuns que comprometem a inserção do sistema no dia a dia da empresa. Confira!

Pular a etapa de planejamento

O planejamento estratégico é uma etapa essencial na implementação de um software imobiliário. — e não é à toa. Para que o sistema realmente automatize os processos certos e melhore a produtividade do negócio, é importante entender as áreas em que a imobiliária realmente precisa de uma ferramenta específica e, ainda, como a tecnologia está alinhada às estratégias corporativas. Para não cometer esse erro, não só não pule a etapa de planejamento estratégico como especifique corretamente os processos que não funcionam como deveriam e/ou poderiam ser melhorados com a ajuda do sistema. Só comece o processo de implementação com objetivos, metas e planos de ações definidos.

Escolher o fornecedor apenas pelo preço

Não são poucas as empresas que, na ânsia de economizar, escolhem um parceiro considerando apenas o preço. Ao levar em conta somente o fator financeiro, deixam de analisar pontos essenciais, como se a solução do fornecedor é a mais indicada para suas necessidades. Fuja desse equívoco! Vá além aspecto econômico ao escolher a empresa com a qual fará parceria. O ideal é comparar, ainda, pontos como cases de sucesso do fornecedor, tempo de mercado, possibilidade de personalização da ferramenta e assistência oferecida após a implementação do sistema.

Não dar atenção à personalização

Outro erro comum quando o assunto é implantação de um software para automatização de processos é ignorar a importância de adquirir um sistema personalizado. É crucial que a ferramenta adotada seja voltada a imobiliárias, mas, também, que ofereça a possibilidade de módulos personalizados para necessidades específicas. Diferenciais como acesso web também devem ser considerados. Afinal, em uma rotina dinâmica como a do mercado imobiliário é essencial consultar informações e realizar processos de onde estiver, com facilidade.

Ignorar a etapa de suporte e manutenção

O projeto de implementação de um software imobiliário vai além da escolha da ferramenta e do alinhamento de funcionalidades com necessidades. Fatores como suporte e manutenção também são essenciais para que o uso do sistema seja bem-sucedido. Antes mesmo de fechar negócio, avalie junto ao fornecedor o suporte oferecido após a implantação do sistema e, ainda, como é o atendimento em relação à manutenção da ferramenta. Investir em um software imobiliário traz diversos benefícios ao negócio. O atendimento aos stakeholders é facilitado e processos importantes em uma imobiliária, como controle financeiro e organização de dados, são otimizados. Para desfrutar de todas essas vantagens de um software imobiliário, no entanto, é importante garantir que o processo de implementação seja realizado com atenção e que todas as etapas do projeto sejam feitas, do planejamento estratégico ao treinamento da equipe, passando pela personalização da solução e etapas de testes. Você está precisando de um software imobiliário que proveja recursos para facilitar e automatizar rotinas de locação, captação de clientes, gestão de imóveis e administração de condomínios? Entre em contato conosco! Teremos o maior prazer em estudar uma solução personalizada para sua empresa!