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Gestão

Atenção: 7 sinais de que está na hora de contratar ERP

6 Mins de leitura

Será que está na hora de contratar ERP para minha empresa? Até algumas décadas atrás, as informações eram consideradas verdadeiras “devoradoras de papel” nas organizações, já que todos os rastros empresariais dependiam do registro em documentos físicos.

Com isso, perdia-se tempo assinando contratos, procurando aditamentos em arquivos, reconhecendo firmas e organizando um mundo de papéis que soterravam as empresas, segurando seu crescimento.

Isso começou a mudar com o surgimento das primeiras versões dos sistemas de gestão empresarial (ERP). O problema é que, na maioria das companhias, a criação da infraestrutura de TI foi feita antes da computação em nuvem, o que culminou em implementações locais e de forma incremental.

O resultado dessa improvisação é que muitas companhias criaram verdadeiros “frankensteins tecnológicos”, um emaranhado de sistemas legados que não dialogam entre si, espalham a informação e causam retrabalhos, lentidão e ruídos em toda a empresa. Se a sua está assim, é provável que esteja na hora de contratar ERP completo, moderno e em nuvem.

A propósito, há 7 indícios que não deixam dúvidas de que você precisa adquirir/atualizar seu sistema de gestão. Você confere agora quais são!

1. Dificuldades de planejamento

O ERP é um amplo sistema computadorizado que integra todas as ramificações da empresa, como RH, departamento jurídico, contábil, marketing, vendas, planejamento, estoque, compras, etc.

Com isso, todo o planejamento passa a ser feito de forma global, eliminando a visão corporativa estrábica (limitada apenas ao funcionamento de seu próprio setor), as disputas interdepartamentais, bem como decisões que beneficiam uma área prejudicando outras.

Dessa forma, se uma empresa está com dificuldade para lançar uma ação de marketing em sintonia com o feedback das vendas, por exemplo, ou se elabora um plano de expansão com limitações jurídicas, certamente é hora de contratar ERP ou trocar seus sistemas legados por uma solução completa, em nuvem.

2. Problemas com controle de estoque

Não é segredo para ninguém: estoque é dinheiro parado. O ideal era que a empresa trabalhasse no modelo Just in Time, em que cada ordem de compra só seria disparada para a produção de uma mercadoria já encomendada. Mas esse cenário é utópico.

No mundo real, você precisa de estoques para não correr risco de parar a produção, o que seria uma tragédia à imagem de sua empresa. Por outro lado, estoques desidratam o fluxo de caixa da organização. Mas como encontrar um equilíbrio? Como prever demanda futura? Contratar um ERP pode lhe dar a resposta.

Você não precisa fazer nenhum exercício de futurologia, tampouco se entregar à intuição na provisão de estoques. No mundo corporativo atual, quem consegue ser preciso no dimensionamento do estoque vende mais e mais barato, ampliando seu lucro líquido. E isso, em tempos de Big Data e Internet das Coisas (IoT), se faz com Inteligência de Negócios (Business Intelligence), ou seja, um bom ERP.

Um ERP agrega toda a série histórica de vendas, vinculando-a com a tabela de insumos necessários à produção. Esses dados são trabalhados juntamente com indicadores macroeconômicos e de sazonalidade, de forma a reduzir ao máximo a imprevisibilidade produtiva.

Todo esse oceano de dados processados, além das automatizações (como emissão de alertas no atingimento do Estoque de Segurança), é refletido em precisão no Ponto de Pedido, aumento no Giro dos Estoques e melhora em seu Lote Econômico de Compra.

Se você percebe que seu processo de compras nunca bate com a produção, se os itens em seu estoque perecem ou se degradam frequentemente, é hora de contratar ERP.

3. Necessidade de otimizar e padronizar processos

O sistema ERP veio para centralizar dados, unificar procedimentos, automatizar processos, homogeneizar a informação; é, portanto, um centro de dados seguro para a gestão das atividades corporativas. Essa centralização do conhecimento facilita a padronização de processos e impede os retrabalhos.

Imagine que o setor financeiro efetue o registro do fluxo de caixa em um sistema próprio, mas que, sem saber, simultaneamente, a área contábil organize esses mesmos dados para montagem do Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).

Há aqui claramente uma redundância de processos, simplesmente porque sistemas diferentes alimentam as informações da empresa. Se sua companhia passa por isso, é hora de contratar um ERP.

Outra situação é quando cada novo gestor de departamento determina a organização das informações de uma forma diferente. Quando não há padronização, erros e baixa produtividade são consequências comuns.

4. Erros e lentidão na troca de informações

Lentidão na troca de informações significa ter uma empresa pesada, atrapalhada e que demora muito mais do que a concorrência para tomar decisões (e essa letargia costuma ter um preço alto no mercado). Portanto:

  • se sua Gestão de Pessoas demora para lançar as licenças médicas de seus colaboradores e, assim, atualizar os cálculos de frequência;
  • se na sala ao lado, a contabilidade sofre para fazer a conciliação bancária da organização (tendo em vista a diferença entre os valores vendidos na maquineta e os que foram efetivamente depositados em conta bancária);
  • se seu varejo não consegue atualizar as informações de venda em tempo real,

tenha a certeza de que você precisa urgentemente de Inteligência de Negócios.

Esse raciocínio deve ser estendido a todos os segmentos da economia. Indo além, se sua imobiliária demora para dar seguimento ao fluxo “pagamento do locatário – repasse ao locador”, ou se seu restaurante tem dificuldades para controlar o volume de pedidos, em ambos os casos, há urgência em atualizar seu sistema de gestão empresarial. Ou se você ainda não tem um, planejar a implementação dele imediatamente.

5. Baixo nível de satisfação do cliente

Imagine que seu escritório de contabilidade tivesse tecnologia suficiente para importar, diretamente do site da Receita Federal, todas as notas fiscais recebidas pelo seu cliente, eliminando a necessidade de entrar em contato com as empresas, mensalmente, para receber documentos como esses. Seria excelente, certo?

Estamos falando aqui em muito mais do que dinamismo: trata-se de injeção de eficiência, aumento de produtividade e menor desgaste junto aos clientes. Todo esse ritmo de automatizações faz diferença no nível de satisfação das pessoas físicas ou jurídicas a quem você presta serviço. Às vezes, uma pequena diferença faz TODA a diferença.

Assim, independentemente do segmento e porte de seu negócio, se você lida diariamente com um grande volume de queixas por parte de seus consumidores, é hora de entender que contratar um ERP pode impulsionar a qualidade de suas atividades.

6. Mau gerenciamento de inventário

Qual a taxa de deteriorações em seu estoque (seja por expiração de validade ou danos físicos)? E a de extravio? Segundo levantamento da Associação Brasileira de Supermercados (Abras), os varejistas do setor desperdiçam 2,26% de seu faturamento anual por conta do mau gerenciamento de estoque, o que tem relação direta com a falta de um sistema de inventário eficiente.

Uma solução de gestão empresarial em nuvem conta com módulo de inventário para controle não somente do que entra, mas também do que já está armazenado em seu depósito. Com o mapeamento completo de seus insumos ao alcance de um smartphone, você reduz perdas e melhora a eficiência.

7. Problemas com obrigações fiscais

O Brasil é um dos países mais complexos quanto o assunto é gestão tributária. Com a edição média de 800 normas por dia, que totalizam mais de 5,4 milhões desde a Constituição de 1988 (363.779 apenas sobre questões tributárias), fica impossível dar conta das quase 70 obrigações acessórias (sem cair em inconsistências), abdicando de um sistema moderno de gestão empresarial.

Um ERP moderno, apoiado em computação em nuvem, oferece a possibilidade de trabalhar com balancetes dinâmicos, cujos dados (em sua maioria) são alimentados automaticamente no sistema, durante a realização das tarefas diárias da empresa.

Preenchimentos automáticos de guias, atualização de legislação e importação de NF-e são outros benefícios de trabalhar com um sistema de gestão empresarial completo e atualizado.

Pois bem, depois de tudo isso, quer colocar sua empresa no caminho da transformação digital? Então entre agora em contato conosco para contratar ERP de alta performance e mudar em definitivo o ritmo de seus negócios!

Soluções em cloud para acelerar a produtividade e eficiência da equipe
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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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