Visão sistêmica da empresa: qual a importância e como conseguir

Hoje em dia, especialmente diante da transformação digital e da velocidade com que as mudanças acontecem, é fundamental desenvolver uma visão sistêmica da empresa.

Em um passado já relativamente distante, as organizações adotavam um pensamento mecanicista, caracterizado por situações estáticas e sistemas fechados. Atualmente, no entanto, predominam visões orgânicas, que consideram as empresas como sistemas abertos que não só impactam o ambiente externo como sofrem influência dele.

Mais que meras diferenças de modelos de gestão, tal ótica sobre a administração é responsável pelas vantagens competitivas e pelos resultados do negócio. Por essas e outras, os gestores devem estar sempre atentos à maneira como a empresa se organiza e toma decisões para conseguir responder adequadamente às necessidades do mercado.

Que tal entender de uma vez por todas o que caracteriza um modelo de gestão abrangente ou holístico e como implantá-lo para melhorar a performance do negócio? Acompanhe nosso post de hoje e tire suas dúvidas!

No que realmente consiste a visão sistêmica?

No início da Administração como ciência, no começo do século XX, predominou a chamada abordagem clássica da gestão, cujos expoentes foram Frederick Taylor e Henri Fayol. Enquanto o primeiro enfatizava a importância das tarefas na organização, o segundo priorizava a estrutura do negócio. Em ambos os casos, tinha-se uma visão da empresa como sistema fechado, sob o controle dos administradores.

Com o passar do tempo, percebeu-se que essa ótica era limitada. Afinal, existem vários fatores que impactam a organização e que, nem por isso, são totalmente controlados por ela.

Entre as décadas de 1950 e 1970, ganhou destaque a Teoria Geral dos Sistemas (TGS), elaborada pelo biólogo Ludwig von Bertalanffy e, mais tarde, aplicada a várias ciências — incluindo a Administração. Sob esse enfoque, as organizações passaram a ser vistas como sistemas vivos, do mesmo modo que aqueles existentes na natureza. O sistema era entendido, assim, como um conjunto de elementos relacionados atuando em cooperação para atingir determinados objetivos.

Nesse sentido, a visão sistêmica da empresa parte da compreensão de que há entradas (inputs) e saídas (outputs) na organização. Entre esses momentos existe o processamento realizado no interior do negócio, cujo objetivo é agregar valor à mercadoria ou ao serviço comercializado. A empresa funciona, assim, como um sistema formado por várias partes, mas que só exerce a plenitude de seu potencial por meio do trabalho do todo.

Se um fornecedor atrasa a entrega de matéria-prima ou um departamento da própria organização vive em conflito, por exemplo, o resultado final do trabalho geralmente é comprometido.

Como não está sozinho no mercado e na sociedade, o negócio ainda influencia o contexto externo e, ao mesmo tempo, sofre interferência dele. As empresas são, portanto, sistemas abertos que possuem diversos subsistemas internos, os quais vivem em constante interação a fim de alcançar as metas estabelecidas.

O que é uma empresa com visão sistêmica?

A partir da definição que acabamos de apresentar, fica bem mais fácil entender que uma empresa com visão sistêmica é aquela que enxerga seu negócio como um organismo integrado (inclusive à sociedade) e em constante mudança, certo? Nesse contexto, o desempenho de um componente afeta todos os outros.

Quais são os principais benefícios da visão sistêmica?

Melhores tomadas de decisão

O dia a dia de um gestor é cheio de oportunidades de escolhas que podem até parecer benéficas em um primeiro momento, mas que, na verdade, prejudicam outros processos ou departamentos. Como exemplo, podemos citar os cortes de gastos, que, algumas vezes, geram diminuição das vendas ou da produtividade.

Com a visão sistêmica, as decisões são tomadas a partir de observações que levam em conta todo o negócio. Dessa forma, fica muito mais fácil para o gestor perceber quais escolhas realmente se converterão em resultados positivos para a empresa.

Quando adotada em conjunto com os já conhecidos Key Performance Indicators (KPIs), a visão sistêmica melhora (e muito) a capacidade de tomada de decisões estratégicas claras, ágeis e eficazes.

Identificação rápida de falhas

Qualquer dia, hora ou minuto que a empresa perde tentando encontrar um problema pode ser extremamente prejudicial para o negócio, custando valores altíssimos. Até porque, hoje em dia, o mercado é extremamente dinâmico, os prazos são apertados e os preços, cada vez mais competitivos.

Uma organização com visão sistêmica costuma contar com diversos mecanismos que ajudam a encontrar falhas ou gargalos, como um software de gestão, controles de qualidade, KPIs e automatização de tarefas. Em um negócio que tem essa compreensão holística, os gestores podem encontrar irregularidades simplesmente ao acompanhar os números no painel de controle.

Capacidade de análise crítica

A capacidade de análise crítica é um dos principais fatores que ajudam a saúde financeira e apoiam o crescimento das organizações. Quando os gestores entender por que os fluxos da empresa funcionam da forma como funcionam, conseguem analisar os fatos de modo racional e objetivo, aplicando melhorias contínuas.

Uma boa visão sistêmica ajuda muito nessa prática, evitando correções paliativas e prolongando as melhorias. Isso é especialmente importante em companhias que estão passando por reestruturações e mudanças.

Como gerenciar o negócio como um sistema?

Realizar a gestão do negócio com base em uma visão sistêmica requer certos aspectos estruturais e atitudes-chave por parte do administrador. Confira a seguir algumas dicas para integrar a gestão do seu empreendimento!

Faça uma autoavaliação

Para começar, o ideal é que a empresa faça uma autoavaliação para encontrar pontos de melhoria e até mesmo oportunidades de expansão para os aspectos que estão funcionando. Mas o que deve ser analisado? São 3 os pontos principais a observar nos processos:

1. como se relacionam;
2. como funcionam;
3. como é a operação e a entrega do serviço ou produto ao cliente.

Dentro desses itens, você pode buscar compreender diversas peculiaridades, como:

• onde o negócio se integra e onde se desintegra;
• como o mercado afeta a empresa e vice-versa;
• como o sistema é afetado por outros fatores externos, como a economia e as leis;
• quais são os processos, produtos e serviços que estão contribuindo para o sistema;
• quais são os processos, produtos e serviços que estão prejudicando ou criando gargalos no sistema.

Use um software

Para ter uma visão cada vez mais holística e sistêmica da empresa, não tem jeito: é primordial que o negócio esteja integrado. E a melhor maneira tanto de começar essa integração como de levá-la a um nível mais profundo é por meio de um software que ajude no controle dos processos.

Normalmente, esse programa é um ERP que reúne informações de todas as áreas, transformando as atividades em fluxos de trabalho claros. Quanto melhor for o entendimento da plataforma, mais os gestores enxergarão a empresa por processos e não por departamentos, o que é extremamente útil para se alcançar uma visão sistêmica.

Garanta uma estrutura flexível

Caracterizada por forte hierarquia, uma estrutura muito rígida está geralmente associada a uma organização mecanicista. Nesse caso, a empresa tem dificuldade para reagir aos estímulos do mercado, já que a gestão é feita como se o negócio fosse um sistema fechado. Pelo contrário, uma estrutura flexível, reformulada conforme as necessidades da empresa, é bastante útil em contextos instáveis — tão frequentes nos dias atuais.

Cuide dos fluxos de material e de informação

Na visão sistêmica da empresa, a organização está em constante interação com o meio que a envolve. Como o desempenho do negócio depende desse fluxo, o ideal é que o gestor mapeie as dinâmicas de material e de informação para identificar não só condições para o sucesso da empresa como eventuais pontos de gargalo.

Nesse aspecto, é de grande importância acompanhar a chamada retroalimentação, que nada mais é que o feedback dos públicos de interesse — principalmente dos clientes. Ao receber essa resposta, a empresa é capaz de aprimorar a própria atuação e, assim, alcançar a excelência.

Integre os processos organizacionais

Na empresa vista como um sistema, as partes só ganham sentido quando estão em interação para formar o todo. É papel do gestor, assim, proporcionar a integração dos processos organizacionais para que o fluxo de trabalho ocorra sem problemas — como atrasos entre uma etapa e outra ou falta de matéria-prima.

Só uma empresa integrada, por meio da adoção de um sistema de gestão ERP, por exemplo, poderá responder com rapidez às necessidades do mercado. Desse modo, a atuação da organização ocorre com fluidez, sem exagero ou escassez, uma vez que o gestor pode planejar estrategicamente o uso dos recursos empresariais.

Use a tecnologia para mensuração dos dados

Na prática, os processos organizacionais nem sempre funcionam da maneira adequada, conforme as especificações previamente definidas. Nesses casos, o êxito de todo o sistema empresarial pode ficar comprometido. Para evitar que isso aconteça, o gestor deve mensurar alguns indicadores-chave para acompanhar o desempenho das atividades e, conforme o caso, efetuar correções nos processos que apresentarem falhas.

Desenvolva a capacidade de adaptação

Na Teoria Geral dos Sistemas, 2 conceitos são bastante importantes: a entropia e a homeostasia. O primeiro diz respeito à tendência de desgaste ou de desordem do sistema. Já o segundo se refere à busca por equilíbrio.

Além dos próprios pontos fortes e fracos, a organização está sujeita a condições do ambiente externo, que, por sua vez, apresenta oportunidades e ameaças. Se a gestão do negócio pouco age para barrar a entropia, o empreendimento tende a perder qualidade e eficiência. Nesse cenário, até a falência surge como possibilidade.

Pelo contrário, quando há constante busca por inovação e melhoria dos processos já existentes, a organização age para chegar à chamada entropia negativa, que consiste na atualização ou renovação do sistema. Assim, o negócio pode encontrar uma condição de equilíbrio favorável, a fim de competir com mais força no mercado em que atua.

Como você pode notar, a visão sistêmica da empresa se adapta ao contexto atual, em que os fatores externos exercem grande influência sobre a atuação da organização. Em um mundo tão dinâmico e globalizado, contar com esse ponto de vista amplo pode fazer toda a diferença na estratégia e na operação de um negócio.

E você, gostou de compreender mais sobre visão sistêmica? Ficou com alguma dúvida? Já existe algum movimento nesse sentido no seu local de trabalho? Deixe um comentário para compartilhar sua opinião e suas experiências!