Como escolher um sistema para empresas contábeis?

Muitos podem ainda não ter reparado, mas é fato: estamos vivendo uma verdadeira revolução silenciosa — alguns historiadores inclusive já nomearam esse movimento de 4ª Revolução Industrial ou Indústria 4.0. Nesse cenário, métodos analógicos são gradualmente abandonados, em um processo de transição para o desenvolvimento de organizações inteiramente digitais. A intenção é que recursos como Big Data e Internet das Coisas se alinhem às necessidades dos novos consumidores, cada vez mais on-line.

Se você presta assessoria contábil, saiba: todas essas mudanças o afetarão sim. Basta lembrar que, no final da década de 90, a entrega da DIRPJ ainda era feita mediante apresentação de formulário em postos da Receita Federal — em alguns casos, como em São Paulo, era necessário até dormir na fila! E por mais que os processos contábeis tenham mudado muito nos últimos 20 anos, as transformações que virão prometem ser ainda mais agressivas.

Nesse cenário, será simplesmente impossível abrir mão de um sistema para empresas contábeis. Afinal, com o aumento não só da complexidade dos negócios, mas também da quantidade de dados trafegando por eles, fazer escriturações e apuração de tributos à mão se tornará incabível. Melhor se preparar desde já, não acha? Então entenda agora mesmo como escolher o sistema para escritório contábil ideal!

Erros que não podem ser cometidos

Uma solução para escritório contábil de excelência reduz custos, erros e retrabalhos, além de elevar significativamente a produtividade. A questão é que um ERP não é um produto engessado, comprado pronto de um fornecedor. Para que esse sistema traga benefícios reais, ele precisa ser parametrizável — adequado às necessidades específicas do negócio.

Um bom sistema para empresas contábeis também deve ter algumas características fundamentais, sem as quais todo seu investimento pode se tornar inútil. Mas como escolher entre tantos fornecedores desse tipo de solução no mercado? Para você ter uma ideia de por onde começar, vale prestar atenção para não cometer alguns erros no processo de contratação. Confira alguns e fique de olho!

Não contar com integração total

Lembre-se de que o principal objetivo de um ERP é integrar dados, a fim de otimizar processos e facilitar o trabalho com Business Intelligence. Entretanto, alguns fornecedores apresentam soluções aparentemente mais baratas, cujo (alto) custo só é percebido depois da implementação.

Se seu sistema para empresas contábeis não se integra a todos os departamentos do negócio, tampouco a seus sistemas legados, seus dados continuarão espalhados. Com isso, acredite: você tirará pouco proveito dessa solução. É preciso ficar atento, assim, ao fator integração empresarial.

Não investir na nuvem

Não tem como: um sistema para empresas contábeis deve ser focado na nuvem. No entanto, as soluções antigas ainda apresentam base local, o que significa:

  • limitação na capacidade de armazenamento de dados;
  • ausência de mobilidade;
  • falha de integração.

Não observar os recursos de segurança da solução

Já falamos em outros posts sobre os diversos casos de fraudes contábeis ocorridas no país, algumas inclusive tendo levado empresas de grande porte às cinzas em um intervalo de poucos meses. Na prática (e por incrível que pareça), muitos gigantes do mercado, apesar das inúmeras soluções digitais existentes, ainda fazem apurações e registros contábeis de forma manual ou contando com o auxílio de planilhas do Excel.

Como não poderia deixar de ser, a consequência de ter métodos obsoletos para consolidar atividades de tamanha importância vem em forma de facilidade de acesso por terceiros, resultando em alterações ou até na destruição de informações.

Aí entra o sistema para empresas contábeis, que deve apresentar diversas camadas de proteção de acesso — como biometria, autenticação de 2 fatores, criptografia dos dados inseridos, assinatura digital (que não permite alterações no conteúdo), entre outras possibilidades.

Não oferecer treinamento aos funcionários

No fim das contas, de nada adianta ter a solução contábil mais moderna do mercado se seus colaboradores não estão preparados para lidar com ela no dia a dia. Então trabalhe com workshops e reuniões multidepartamentais para ensinar a compartilhar os dados entre diversas unidades, além de campanhas de endomarketing, reforçando permanentemente a necessidade de mudança cultural na gestão de dados.

Regras de ouro para escolher o sistema ideal

Seu escritório de contabilidade precisa de um sistema moderno, que integre setores, gere e monitore indicadores de desempenho. Acima de tudo, porém, a solução precisa facilitar a rotina dos contadores. Quer saber como? Veja agora, do ponto de vista contábil, quais funcionalidades seu software deve oferecer!

Facilitar o recebimento de documentações contábeis

Você ainda precisa cobrar mensalmente seus clientes para que eles remetam a documentação que servirá de base para o preenchimento do SPED Contábil? Ao escolher um bom sistema para empresas contábeis, você consegue reduzir essa dependência. E isso vale especialmente em relação à remessa das notas fiscais, ok?

Isso acontece porque existem soluções que se integram automaticamente à base de dados da Secretaria da Fazenda, importando todas as notas fiscais eletrônicas (NF-es) emitidas contra o CNPJ do seu cliente. Ter acesso rápido a esses arquivos evita a perda de tempo gerada por ligações ou envio de mensagens aos clientes, o que gera custos e desgastes na parceria, além de constantes atrasos no cumprimento de obrigações acessórias pela desarmonia entre o timing do Fisco e o das empresas que você assessora.

Assegurar importação financeira

Um bom software para empresas contábeis deve ir além da integração com sistemas legados. Na verdade, ele precisa ser capaz de trabalhar em sinergia com todas as fontes de dados da organização, sejam elas quais forem.

Dessa forma, uma solução de excelência precisa importar a movimentação financeira de seus clientes, transferindo arquivos de texto e planilhas do Excel diretamente para seu sistema contábil. Dispensando a digitação de valores, esse recurso reduz as probabilidades de erros e aumenta a produtividade da empresa.

Garantir automações na apuração de tributos

As frequentes alterações nas regras de apuração dos tributos podem transformar o trabalho dos contadores em um verdadeiro caos. A nova regra de cálculo do ICMS, criada para extinguir a guerra fiscal nos estados, por exemplo, praticamente obriga o profissional da área contábil a implementar um sistema com um módulo específico para a automatização desse tipo de tarefa.

O ISS é outro exemplo de tributo de apuração complexa, dado que a controvérsia na definição do município competente para sua exigência (local da prestação do serviço ou local do estabelecimento prestador de serviço) resulta, muitas vezes, em inconsistências. Daí podem surgir as nada desejáveis multas por parte do Fisco. Com isso, fica fácil perceber como o investimento na implementação de um sistema próprio para empresas contábeis é bem mais baixo que os custos da manutenção de processos obsoletos.

Criar DREs diretamente no sistema

Fazer seus Demonstrativos de Resultado do Exercício (DREs) diretamente no sistema traz muitas vantagens. A primeira delas está na dispensa da digitação de valores intermináveis, já que a importação de dados quase automatiza esse processo. Além disso, é possível emitir relatórios e gráficos contendo receita bruta de vendas, lucro ou prejuízo operacional, EBITDA, entre outras informações relevantes, tudo em poucos segundos e com a possibilidade de fazer simulações ou projeções variadas.

E agora que você já entendeu o que deve observar ao escolher um sistema para empresas contábeis, continue atualizado! Baixe agora mesmo nosso guia contábil e unifique, em um único documento, todas as informações do dia a dia dos contadores — como tabela CST referente a COFINS, PIS, ICMS e IPI, além de tabelas de férias proporcionais, causas de desligamento e muito mais!

 

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