SPED Fiscal: como atender vários clientes com essa exigência?

Acredita que a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) no Brasil já completou uma década? Mas a verdade é que, apesar de todo esse tempo de maturação, muitos profissionais ainda o encaram como um grande desafio. A ideia por trás do projeto era que fosse uma simplificação da prestação de contas ao Fisco. Na prática, porém, foram agregadas diversas obrigações que se mostraram complexas demais. Além disso, no caso de erros, o processo pode se tornar ainda mais caro para as empresas. Mas não tem como negar: ninguém sente falta das pilhas de papéis e arquivos e da confusão de assinaturas e carimbos necessários para apresentar as informações ao Fisco. Sem falar que o SPED Fiscal também trouxe mais transparência, legitimidade e segurança a todo o processo. Para garantir essas vantagens, especialmente com o aumento da demanda, o contador deve usar ferramentas para alavancar sua produtividade. E foi pensando nisso que resolvemos preparar este guia. Prepare-se para conhecer as principais informações sobre o SPED Fiscal, entendendo como o sistema funciona e como torna seu trabalho mais eficiente!

Afinal de contas, o que é esse SPED Fiscal?

O SPED Fiscal é o processo de escrituração digital da Receita Federal, instituído pelo Decreto 6.022, de 2007, como parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do governo federal. Esse é o instrumento usado pela Receita e pelos órgãos tributários estaduais para coletar as informações dos contribuintes com o fim de apurar o IPI e o ICMS. Sendo uma ferramenta digital, esse sistema elimina o uso de boa parte dos documentos impressos, além de facilitar (e muito) o envio dos registros necessários para o Fisco. Sem falar que ele integra eletronicamente os sistemas fiscal e contábil das diversas esferas do poder público com as empresas, viabilizando assim uma grande redução de burocracia. O SPED Fiscal é integrante do projeto SPED, composto por um total de 3 módulos:

1. NF-e: Nota Fiscal Eletrônica usada em todo o território nacional e por praticamente todos os segmentos;
2. ECD: módulo de Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil);
3. EFD: sistema de Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal).

Vamos entender então como funciona cada um desses pilares do SPED Fiscal?

Nota Fiscal Eletrônica

Esse é o módulo mais antigo do SPED. A NF-e foi criada de modo integrado pela Receita Federal e as Secretarias de Fazenda dos estados. Funciona como a nota fiscal em papel, mas registra as informações em arquivos digitais.

Escrituração Contábil Digital

Também conhecida como SPED Contábil, a ECD foi instituída pela Instrução Normativa RFB 1.420, em 2013. O módulo substitui a escrituração em papel, realizando o processo por meio da transmissão eletrônica via arquivo digital dos seguintes livros:

• livro razão e seus auxiliares, se houver;
• livro diário e seus auxiliares, se houver;
• livros contábeis, balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Os livros contábeis enviados de forma eletrônica precisam ser assinados digitalmente para garantir sua autenticidade, com um certificado de segurança mínima, do tipo A3. Nesse sistema de proteção aos dados é gerado um par de chaves, armazenado em um token criptográfico ou em um cartão inteligente.

Escrituração Fiscal Digital

Também conhecida como SPED Fiscal, a EFD é um arquivo eletrônico que reúne uma série de escriturações de documentos fiscais, como registros de impostos ligados às transações realizadas pela empresa. Funciona de modo similar ao SPED Contábil, com assinatura eletrônica e transmitido pela internet. Para entender um pouco mais sobre esse módulo, conheça algumas das vertentes da EFD!

EFD ICMS/IPI

Essa se refere à escrituração digital dos livros fiscais que registram as informações relativas ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Trata-se, portanto, da escrituração eletrônica de todos os livros fiscais, incluindo:

• Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP);
• livro registro de apuração do ICMS;
• livro registro de apuração do IPI;
• livro registro de controle da produção e do estoque;
• livro registro de entradas;
• livro registro de inventário;
• livro registro de saídas.

O modelo eletrônico dispensa as empresas de manter esse registro impresso. Mas vale lembrar que a EFD ICMS/IPI é diferente da Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA). A GIA é uma obrigação mensal que apura só o ICMS, com base nos dados dos livros de registro de entradas, registro de saídas e registro de apuração do ICMS. Apesar de a EFD já detalhar as mesmas informações, a maior parte dos estados mantém a exigência da GIA, o que resulta em duplicidade nos dados. A boa notícia é que alguns estados já estão se preparando para eliminar essa obrigação. É importante destacar que, por ser uma exigência estadual, cada unidade federativa atribui uma nomenclatura. É GIA no Rio de Janeiro e em São Paulo, por exemplo, enquanto se chama DAPI (Declaração de Apuração do ICMS) em Minas Gerais.

EFD Contribuições

O programa EFD Contribuições substitui o Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais (DACON). Serve para apresentar o cálculo da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e do Programa de Integração Social (PIS).

Para que serve o SPED Fiscal?

O objetivo do programa SPED é integrar os processos do Fisco e padronizar o envio e o compartilhamento dos dados contábeis e fiscais das empresas. Dessa forma, é possível realizar uma transmissão única de todas as obrigações acessórias das diferentes entidades fiscalizadoras. O SPED Fiscal dá maior transparência ao processo, facilitando e agilizando a identificação de atos tributários ilícitos. Assim, com maior rapidez no acesso aos dados fiscais das empresas e automatização no cruzamento de dados, o combate à sonegação se torna muito mais eficiente.

Há penalidades para omissão ou atraso na entrega?

A legislação tributária obriga as pessoas jurídicas a emitirem o SPED Fiscal. As empresas que não o fizerem estarão sujeitas a penalidades. Para a Receita Federal, conforme artigo 57 da Medida Provisória 2.158-35, de 2001, com redação alterada pela Lei 12.873, de 2013, a multa por atraso, omissão ou incorreções chega a:

• 500 reais por mês-calendário ou fração para empresas que estão em início de atividade, imunes ou que tenham optado pelo Lucro Presumido ou Simples Nacional na última declaração apresentada;
• 1.500 reais por mês-calendário ou fração para as demais pessoas jurídicas.

Em relação às Secretarias de Fazenda dos estados, os valores também podem variar. No estado de São Paulo, por exemplo, as multas de omissão e de atraso são as mesmas, estabelecidas no artigo 527 do RICMS SP, podendo chegar a 1% do montante das operações ou prestações contidas nele. É preciso, assim, consultar as leis tributárias do seu estado.

Como funciona o SPED Fiscal?

O funcionamento é bastante simples. E não poderia mesmo ser diferente, uma vez que o sistema veio justamente para facilitar a rotina tributária das empresas. O documento deve ser gerado obrigatória e mensalmente pela própria empresa. O SPED Fiscal funciona por meio do Programa Validador e Assinador (PVA), desenvolvido e disponibilizado gratuitamente pela própria Receita Federal. O software é usado para extrair e enviar dados, a fim de quitar as obrigações acessórias. Após registrar as informações no PVA e usar a assinatura digital por meio de um certificado (e-CNPJ), o documento é transmitido para o ambiente virtual do SPED Fiscal.

Quais as vantagens para empresas e contadores?

O SPED Fiscal traz muitas facilidades para as empresas. O processo de envio dos documentos tributários é simples e prático, dando aos profissionais mais tempo para focar em assuntos mais importantes do negócio. Trata-se de um método moderno, que reduz significativamente a burocracia para as empresas e também para o poder público. Não podemos deixar de mencionar a questão da qualidade e da segurança no envio das informações. Sistemas de criptografia garantem a legitimidade dos registros e aprimoram a troca de dados, reunindo tudo em uma única operação. Isso evita que a empresa deixe obrigações pendentes. Está lembrado de quando era necessário apresentar toda a papelada à Receita Federal ou a algum órgão que a representasse presencialmente? Lembra também do tempo gasto no preenchimento manual da escrituração? Pois o envio eletrônico mudou completamente esse cenário, gerando maior economia, uma vez que não é necessário fazer impressões e armazenar arquivos físicos. O SPED Fiscal unificou os diversos processos tributários para validar, armazenar e autenticar os registros fiscais, conferindo mais agilidade, segurança e simplicidade ao gerenciamento das informações.

Quem é obrigado a declarar?

A EFD ICMS/IPI é obrigatória para pessoas jurídicas contribuintes do ICMS e IPI. No entanto, são isentos os Microempreendedores Individuais (MEIs), bem como aqueles empreendimentos optantes pelo Simples Nacional (SIMEI) — embora algumas unidades federativas já façam essa cobrança. Quanto à EFD Contribuições, são obrigadas a declarar as empresas optantes pelo Lucro Real e Lucro Presumido que apuram COFINS, PIS/Pasep e contribuição previdenciária incidente sobre a Receita — segundo o que dispõem os artigos 7º a 9º da Lei 12.546, de 2011.

Qual o prazo de entrega da EFD ICMS/IPI?

Os prazos de entrega da EFD Fiscal são estabelecidos pela legislação de cada unidade federativa. Em São Paulo e no Rio de Janeiro, por exemplo, o vencimento é todo dia 20 do mês posterior ao mês de apuração. Já em Minas Gerais, o limite é até dia 25. Informe-se na Secretaria de Fazenda do seu estado para não perder o prazo!

Como o SPED Fiscal deve ser entregue?

Como você já sabe, o processo é inteiramente digital e o arquivo deve ser submetido pelo PVA. Também é preciso ter uma assinatura digital com o respectivo certificado digital, a fim de dar validade jurídica aos arquivos transmitidos. Um aviso: para o sistema funcionar, é preciso instalar a máquina virtual do Java. Segundo aviso: a Receita Federal não emite certificado digital. Esse recurso é fornecido por empresas conhecidas como Autoridades Certificadoras (AC), que precisam ser credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e habilitadas pela Receita. Para facilitar, a RFB criou uma página relacionando as intuições aprovadas. Com tudo isso em ordem, basta baixar o PVA no site da Receita Federal. Você perceberá que o software apresenta diversas opções para entrar com os registros e gerenciá-los, como importar e editar dados e validar os arquivos. O layout é dividido em 3 seções principais: Escrituração Fiscal, Contribuinte e Informações.

Escrituração Fiscal

Confira as opções oferecidas por essa seção:

• nova — para criar ou importar uma escrituração;
• abrir;
• verificar pendências;
• gerar arquivo para entrega;
• assinatura — assinar ou excluir;
• transmitir;
• excluir;
• consultar situação no SPED;
• visualizar recibo de transmissão;
• exportar arquivo.

Contribuinte

Aqui, as opções são:

• cadastrar contribuinte;
• abrir cadastro;
• excluir cadastro.

Informações

Já na seção de informações, temos:

• tabelas;
• cópias de segurança;
• configurações;
• OIE;
• sobre;
• visualização de relatórios ou escrituração;
• ícones;
• teclas de atalho.

Sempre que selecionar uma dessas opções, surgirá uma nova tela com orientações de uso. Assim, como você pode ver, a interação com o sistema é bem intuitiva. E é claro que, à medida que você faz os envios, o processo fica cada vez mais fácil. Por fim, vale ressaltar que o próprio sistema busca divergências e erros nas informações cadastradas. Ao identificar algum equívoco, o PVA emite um relatório com as pendências a serem corrigidas. Depois dos devidos ajustes, basta assinar digitalmente e fazer a transmissão da EFD!

Que erros podem acontecer na transmissão?

A maior parte dos erros está relacionada a incorreções no lançamento dos dados. Para você entender melhor, separamos aqui alguns dos principais equívocos cometidos no envio do SPED Fiscal. Veja!

Erros no cadastro do código NCM

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) foi estabelecida pelo governo a fim de classificar as mercadorias e fomentar o crescimento do comércio internacional. O código NCM serve de base para a coleta e a análise de dados estatísticos sobre os produtos, ainda auxiliando no cálculo do IPI. Como esse código afeta o montante do PIS/Pasep, COFINS e ICMS, configura um dado de grande importância no SPED Fiscal. O erro aqui pode acontecer ao:

• realizar o enquadramento incorreto na classificação fiscal, resultando na redução do tributo recolhido pelo poder público — nesse caso, a multa pode representar 75% do imposto não repassado;
• não perceber que o uso dessa classificação é obrigatório somente para empresas industriais ou equiparadas.

Lembre-se, assim, de que o campo COD_NCM é compulsório somente para:

• empresas industriais e equiparadas;
• contribuintes sujeitos ao ICMS e substitutos tributários;
• empresas com operações de importação e/ou exportação.

Desatualização do contador ou empresário

Alguns códigos de NCM podem ser extintos ou acrescentados. Pode também haver uma nova correspondência entre uma alíquota de IPI e um novo código. De qualquer forma, é importante que a empresa esteja sempre atualizada em relação aos dados tributários e fiscais mais recentes do setor.

Erros na relação de códigos e descrições

Um erro também muito comum é registrar códigos diferentes com a mesma descrição ou códigos iguais com descrições distintas, o que leva o Fisco a questionar a empresa. Por isso, para identificar o item, é importante padronizar o uso de códigos em todos os documentos fiscais, na entrada de mercadorias ou em qualquer outro registro apresentado aos órgãos competentes.

Preenchimento incorreto do valor total do documento fiscal

Pode acontecer de o total do documento fiscal não bater com o somatório dos campos do Registro C100. Lembre-se, então, de que o valor total deve corresponder à seguinte fórmula: (frete + seguro + despesas acessórias + ICMS-ST retido + IPI) – (mercadorias + descontos + abatimento não tributado e não comercial).

Falta de atenção ao fator de conversão

Chamados de registro 0220, os fatores de conversão de unidades servem para estabelecer uma relação entre a unidade de medida dos produtos adquiridos pela empresa e aquela usada no momento da venda. Se forem diferentes, é preciso aplicar o fator de conversão. Isso é muito comum quando a empresa compra caixas de produtos e comercializa unidades individuais. Nesse caso, o item vai ser identificado como unidade no registro 0200, mas deve ser cadastrado como caixa no registro 0220.

Preenchimento manual dos dados

Por falta de um sistema ERP, alguns empreendedores preenchem o sistema fiscal manualmente. Mas isso é um grande erro! Como a empresa processa um alto volume de informações e documentos, fazer todo esse registro mecanicamente aumenta as chances de erros nos lançamentos dos dados no PVA. Por outro lado, um software de gestão agiliza drasticamente o processo, com o sistema já gerando um arquivo que será importado para a transmissão do SPED Fiscal.

O que o SPED Fiscal muda para os contadores?

Com a transformação digital, processos manuais e mecânicos têm sido substituídos por operações automatizadas. Isso garante maior agilidade e exatidão nas informações, provocando mudanças na Contabilidade. Nesse cenário, o nível de automação aumenta e as operações ficam menos dependentes da intervenção de um contador. Afinal, esses novos sistemas já permitem que as empresas entreguem ao profissional documentos fiscais praticamente prontos, bastando que ele os audite e encaminhe para a Receita. Dessa forma, o trabalho do contador deixa de ser somente técnico e manual para ocupar um papel mais estratégico nas organizações. Ele se torna, assim, o braço direito dos gestores para solucionar problemas fiscais, auxiliar na tomada de decisões de tributação e do próprio negócio. Com as constantes alterações fiscais e atualizações dos softwares, é importante que os contadores reciclem constantemente seus conhecimentos. Afinal, erros e omissões podem representar prejuízos financeiros para as empresas! Além disso, essas atualizações são feitas para facilitar ainda mais os processos e dar maior agilidade e transparência às operações. Os profissionais precisam garantir que seus clientes e empresas obtenham essas vantagens. Apesar desses benefícios, é importante que o contador tome alguns cuidados, especialmente no que se refere à exatidão das informações enviadas. Não tem mistério: ao transmitir o registro, o arquivo deve estar livre de erros. Apesar de o PVA apontar boa parte das incongruências, é importante ser bem criterioso, pois incorreções podem trazer problemas com o Fisco. Além disso, todas essas exigências e a alta demanda de serviços do profissional do setor contábil que cuida de vários clientes ao mesmo tempo aumentam consideravelmente o trabalho do contador. Por isso, é fundamental contar com as ferramentas adequadas para ajudá-lo a ser mais produtivo!

Como lidar com o aumento da demanda?

Para realizar os procedimentos corretamente e não ter maiores problemas, o ideal é contar com um sistema de gestão ERP para organizar e extrair as informações com precisão. Com esse recurso, é possível gerar o arquivo EFD que será importado para o PVA. Assim, boa parte dos procedimentos são automatizados e os dados são preenchidos sem complicações ou riscos de erros na escrituração. Especialmente para contadores que têm muita demanda, ter clientes com ERPs implementados no negócio aprimora o fluxo das informações e agiliza todo o processo. Embora seja possível inserir manualmente no PVA os registros tributários, esse método é pouco usado e praticamente inviável, tendo em vista o nível de complexidade envolvido. Além disso, um lançamento manual eleva substancialmente as chances de erros e retrabalhos, consequentemente resultando em perda de tempo.

Por que é importante usar ferramentas adequadas?

O contador é o grande responsável por analisar os impostos da empresa, certo? No entanto, o SPED Fiscal exige um grande volume de informações, tornando praticamente impossível que o profissional preencha manualmente todos os dados fornecidos pelos empresários. Ele precisa, assim, do apoio de ferramentas adequadas para dar conta dessa demanda. Estão disponíveis no mercado diversos softwares contábeis, sendo poucos aqueles que não fornecem recursos para a importação de dados. No entanto, a forma como essa importação é realizada costumava ser um problema. Os layouts podiam ser bem diferentes, o que dificultava a integração entre os sistemas de gestão da empresa e o sistema fiscal do contador. O SPED, no entanto, motivou uma padronização no mercado. Hoje, a maioria das aplicações usa esse modelo. Assim, mesmo que o contador ou escritório contábil trabalhe para diversas empresas, conseguirá realizar facilmente as importações dos arquivos gerados e usar seu próprio sistema fiscal para apurar os impostos. Ao adotar um software, portanto, o profissional consegue padronizar processos, organizar o trabalho e automatizar boa parte das operações. O projeto SPED é um marco no sistema tributário brasileiro, representando um grande avanço para a digitalização da máquina pública e o relacionamento do Fisco com os contribuintes. Contadores e demais profissionais do setor precisam encarar esse novo modelo de processamento como uma oportunidade de se destacar no mercado e manter sua vantagem competitiva! Quer saber mais sobre as ferramentas que podem ajudá-lo a otimizar os processos de SPED Fiscal? Entre em contato conosco!