
SPED Fiscal: como atender vários clientes com essa exigência?
Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) no Brasil já completou uma década? Mas a verdade é que, apesar de todo esse tempo de maturação, muitos profissionais ainda o encaram como um grande desafio.
A ideia por trás do projeto era que fosse uma simplificação da prestação de contas ao Fisco. Na prática, porém, foram agregadas diversas obrigações que se mostraram complexas demais. Além disso, no caso de erros, o processo pode se tornar ainda mais caro para as empresas.
Mas não tem como negar: ninguém sente falta das pilhas de papéis e arquivos e da confusão de assinaturas e carimbos necessários para apresentar as informações ao Fisco. Sem falar que o SPED Fiscal também trouxe mais transparência, legitimidade e segurança a todo o processo.
Para garantir essas vantagens, especialmente com o aumento da demanda, o contador deve usar ferramentas para alavancar sua produtividade. E foi pensando nisso que resolvemos preparar este guia. Prepare-se para conhecer as principais informações sobre o SPED Fiscal, entendendo como o sistema funciona e como torna seu trabalho mais eficiente!
Acredita que a implantação do
Afinal de contas, o que é esse SPED Fiscal?
O SPED Fiscal é o processo de escrituração digital da Receita Federal, instituído pelo Decreto 6.022, de 2007, como parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do governo federal. Esse é o instrumento usado pela Receita e pelos órgãos tributários estaduais para coletar as informações dos contribuintes com o fim de apurar o IPI e o ICMS. Sendo uma ferramenta digital, esse sistema elimina o uso de boa parte dos documentos impressos, além de facilitar (e muito) o envio dos registros necessários para o Fisco. Sem falar que ele integra eletronicamente os sistemas fiscal e contábil das diversas esferas do poder público com as empresas, viabilizando assim uma grande redução de burocracia. O SPED Fiscal é integrante do projeto SPED, composto por um total de 3 módulos:- NF-e: Nota Fiscal Eletrônica usada em todo o território nacional e por praticamente todos os segmentos;
- ECD: módulo de Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil);
- EFD: sistema de Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal).
Nota Fiscal Eletrônica
Esse é o módulo mais antigo do SPED. A NF-e foi criada de modo integrado pela Receita Federal e as Secretarias de Fazenda dos estados. Funciona como a nota fiscal em papel, mas registra as informações em arquivos digitais.Escrituração Contábil Digital
Também conhecida como SPED Contábil, a ECD foi instituída pela Instrução Normativa RFB 1.420, em 2013. O módulo substitui a escrituração em papel, realizando o processo por meio da transmissão eletrônica via arquivo digital dos seguintes livros:- livro razão e seus auxiliares, se houver;
- livro diário e seus auxiliares, se houver;
- livros contábeis, balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Escrituração Fiscal Digital
Também conhecida como SPED Fiscal, a EFD é um arquivo eletrônico que reúne uma série de escriturações de documentos fiscais, como registros de impostos ligados às transações realizadas pela empresa. Funciona de modo similar ao SPED Contábil, com assinatura eletrônica e transmitido pela internet. Para entender um pouco mais sobre esse módulo, conheça algumas das vertentes da EFD!EFD ICMS/IPI
Essa se refere à escrituração digital dos livros fiscais que registram as informações relativas ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Trata-se, portanto, da escrituração eletrônica de todos os livros fiscais, incluindo:- Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP);
- livro registro de apuração do ICMS;
- livro registro de apuração do IPI;
- livro registro de controle da produção e do estoque;
- livro registro de entradas;
- livro registro de inventário;
- livro registro de saídas.
EFD Contribuições
O programa EFD Contribuições substitui o Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais (DACON). Serve para apresentar o cálculo da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e do Programa de Integração Social (PIS).Para que serve o SPED Fiscal?
O objetivo do programa SPED é integrar os processos do Fisco e padronizar o envio e o compartilhamento dos dados contábeis e fiscais das empresas. Dessa forma, é possível realizar uma transmissão única de todas as obrigações acessórias das diferentes entidades fiscalizadoras. O SPED Fiscal dá maior transparência ao processo, facilitando e agilizando a identificação de atos tributários ilícitos. Assim, com maior rapidez no acesso aos dados fiscais das empresas e automatização no cruzamento de dados, o combate à sonegação se torna muito mais eficiente.Há penalidades para omissão ou atraso na entrega?
A legislação tributária obriga as pessoas jurídicas a emitirem o SPED Fiscal. As empresas que não o fizerem estarão sujeitas a penalidades. Para a Receita Federal, conforme artigo 57 da Medida Provisória 2.158-35, de 2001, com redação alterada pela Lei 12.873, de 2013, a multa por atraso, omissão ou incorreções chega a:- 500 reais por mês-calendário ou fração para empresas que estão em início de atividade, imunes ou que tenham optado pelo Lucro Presumido ou Simples Nacional na última declaração apresentada;
- 1.500 reais por mês-calendário ou fração para as demais pessoas jurídicas.
Como funciona o SPED Fiscal?
O funcionamento é bastante simples. E não poderia mesmo ser diferente, uma vez que o sistema veio justamente para facilitar a rotina tributária das empresas. O documento deve ser gerado obrigatória e mensalmente pela própria empresa. O SPED Fiscal funciona por meio do Programa Validador e Assinador (PVA), desenvolvido e disponibilizado gratuitamente pela própria Receita Federal. O software é usado para extrair e enviar dados, a fim de quitar as obrigações acessórias. Após registrar as informações no PVA e usar a assinatura digital por meio de um certificado (e-CNPJ), o documento é transmitido para o ambiente virtual do SPED Fiscal.Quais as vantagens para empresas e contadores?
O SPED Fiscal traz muitas facilidades para as empresas. O processo de envio dos documentos tributários é simples e prático, dando aos profissionais mais tempo para focar em assuntos mais importantes do negócio. Trata-se de um método moderno, que reduz significativamente a burocracia para as empresas e também para o poder público. Não podemos deixar de mencionar a questão da qualidade e da segurança no envio das informações. Sistemas de criptografia garantem a legitimidade dos registros e aprimoram a troca de dados, reunindo tudo em uma única operação. Isso evita que a empresa deixe obrigações pendentes. Está lembrado de quando era necessário apresentar toda a papelada à Receita Federal ou a algum órgão que a representasse presencialmente? Lembra também do tempo gasto no preenchimento manual da escrituração? Pois o envio eletrônico mudou completamente esse cenário, gerando maior economia, uma vez que não é necessário fazer impressões e armazenar arquivos físicos. O SPED Fiscal unificou os diversos processos tributários para validar, armazenar e autenticar os registros fiscais, conferindo mais agilidade, segurança e simplicidade ao gerenciamento das informações.Quem é obrigado a declarar?
A EFD ICMS/IPI é obrigatória para pessoas jurídicas contribuintes do ICMS e IPI. No entanto, são isentos os Microempreendedores Individuais (MEIs), bem como aqueles empreendimentos optantes pelo Simples Nacional (SIMEI) — embora algumas unidades federativas já façam essa cobrança. Quanto à EFD Contribuições, são obrigadas a declarar as empresas optantes pelo Lucro Real e Lucro Presumido que apuram COFINS, PIS/Pasep e contribuição previdenciária incidente sobre a Receita — segundo o que dispõem os artigos 7º a 9º da Lei 12.546, de 2011.Qual o prazo de entrega da EFD ICMS/IPI?
Os prazos de entrega da EFD Fiscal são estabelecidos pela legislação de cada unidade federativa. Em São Paulo e no Rio de Janeiro, por exemplo, o vencimento é todo dia 20 do mês posterior ao mês de apuração. Já em Minas Gerais, o limite é até dia 25. Informe-se na Secretaria de Fazenda do seu estado para não perder o prazo!Como o SPED Fiscal deve ser entregue?
Como você já sabe, o processo é inteiramente digital e o arquivo deve ser submetido pelo PVA. Também é preciso ter uma assinatura digital com o respectivo certificado digital, a fim de dar validade jurídica aos arquivos transmitidos. Um aviso: para o sistema funcionar, é preciso instalar a máquina virtual do Java. Segundo aviso: a Receita Federal não emite certificado digital. Esse recurso é fornecido por empresas conhecidas como Autoridades Certificadoras (AC), que precisam ser credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e habilitadas pela Receita. Para facilitar, a RFB criou uma página relacionando as intuições aprovadas. Com tudo isso em ordem, basta baixar o PVA no site da Receita Federal. Você perceberá que o software apresenta diversas opções para entrar com os registros e gerenciá-los, como importar e editar dados e validar os arquivos. O layout é dividido em 3 seções principais: Escrituração Fiscal, Contribuinte e Informações.Escrituração Fiscal
Confira as opções oferecidas por essa seção:- nova — para criar ou importar uma escrituração;
- abrir;
- verificar pendências;
- gerar arquivo para entrega;
- assinatura — assinar ou excluir;
- transmitir;
- excluir;
- consultar situação no SPED;
- visualizar recibo de transmissão;
- exportar arquivo.
Contribuinte
Aqui, as opções são:- cadastrar contribuinte;
- abrir cadastro;
- excluir cadastro.
Informações
Já na seção de informações, temos:- tabelas;
- cópias de segurança;
- configurações;
- OIE;
- sobre;
- visualização de relatórios ou escrituração;
- ícones;
- teclas de atalho.
Que erros podem acontecer na transmissão?
A maior parte dos erros está relacionada a incorreções no lançamento dos dados. Para você entender melhor, separamos aqui alguns dos principais equívocos cometidos no envio do SPED Fiscal. Veja!Erros no cadastro do código NCM
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) foi estabelecida pelo governo a fim de classificar as mercadorias e fomentar o crescimento do comércio internacional. O código NCM serve de base para a coleta e a análise de dados estatísticos sobre os produtos, ainda auxiliando no cálculo do IPI. Como esse código afeta o montante do PIS/Pasep, COFINS e ICMS, configura um dado de grande importância no SPED Fiscal. O erro aqui pode acontecer ao:- realizar o enquadramento incorreto na classificação fiscal, resultando na redução do tributo recolhido pelo poder público — nesse caso, a multa pode representar 75% do imposto não repassado;
- não perceber que o uso dessa classificação é obrigatório somente para empresas industriais ou equiparadas.
- empresas industriais e equiparadas;
- contribuintes sujeitos ao ICMS e substitutos tributários;
- empresas com operações de importação e/ou exportação.
Sidnei PS
Muito bom.
Meus parabéns pela postagem e obrigado pelo conteúdo, está muito bem detalhado.