Entenda o impacto do eSocial para as empresas

Já se perguntou qual é o impacto do eSocial na sua empresa? Você já deve ter lido diversas notícias na internet sobre esse sistema do governo, uma vez que todas as empresas serão obrigadas a utilizá-lo. Mas muitos gestores ainda têm dúvidas de como isso realmente vai afetar o operacional dos negócios.

Neste post, reunimos as principais informações sobre o eSocial para você! Vamos explicar o que é e qual o impacto para a sua empresa.

O que é eSocial?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um sistema desenvolvido pelo Governo Federal para os empregadores transmitirem informações sobre colaboradores e outros prestadores de serviços, substituindo as seguintes 15 obrigações das empresas:

  • GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;
  • LRE — Livro de Registro de Empregados;
  • CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD — Comunicação de Dispensa;
  • CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • QHT — Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento;
  • GRF e GRRF — Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS;
  • GPS — Guia da Previdência Social;
  • FP — Folha de Pagamento.

Imagine reunir todas elas em apenas um documento? Por meio do eSocial, existe essa possibilidade, que pode facilitar muito a vida de contadores e profissionais do departamento pessoal. Trata-se então de uma versão do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) para a área trabalhista.

Interessante lembrar que muitas informações que eram enviadas por meio dessas obrigações se repetiam, de modo que havia trabalho redundante, erros por divergências nos dados e refações desnecessárias.

Com esse sistema, fica mais fácil enviar as obrigações trabalhistas de uma única vez. Nesse grande “banco de dados”, todos os registros são analisados e a qualidade das informações é verificada. O eSocial modificou o modo de realizar parte dos procedimentos contábeis.

Fazem parte desse projeto o Ministério do Trabalho e Emprego, INSS, Receita Federal do Brasil e a Caixa Econômica Federal. Dessa forma, com um banco de dados em mãos, o Fisco vai ter um controle mais amplo sobre os dados dos empregadores.

Esse fato pode assustar empresários devido ao elevado grau de organização exigido. Mas o programa também vai contribuir de maneira efetiva para diminuir a quantidade de burocracia e alavancar as funções.

Em outras palavras, o eSocial é uma unificação das diversas informações trabalhistas. Assim, todos os colaboradores terão registro nesse sistema. Segundo dados do Governo Federal, já são mais de 24 milhões de pessoas cadastradas, e a perspectiva é chegar a 46 milhões.

Qual é o cronograma para a implantação?

A substituição das 15 obrigações pelo eSocial não será imediata. Esse processo ainda está em fase de implantação e ainda não temos um prazo para concluí-lo.

O cronograma foi divulgado pelo Comitê Diretivo do eSocial por meio da Resolução CDES nº 05 com novos prazos para o envio de eventos. A tabela divide empresas e pessoas físicas em 4 categorias:

GRUPOS                        CARACTERÍSTICAS
Grupo 1 Entidades empresariais cujo faturamento de 2016 tenha ficado acima de R$ 78 milhões.
Grupo 2 Empresas que faturaram em 2016 até 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
Grupo 3 Empregadores optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais que sejam pessoa jurídica, entidades sem fins lucrativos e empregadores pessoa física (não doméstico).
Grupo 4 Órgãos públicos e organizações internacionais.

Em relação às obrigações, o envio dos eventos foi dividido nas seguintes fases para cada uma das categorias:

EVENTOGRUPO 1            GRUPO 2
GRUPO 3       GRUPO 4
Cadastro de empregador e tabelas Janeiro de 2018 15 de julho de 2018 10 de janeiro de 2019 Janeiro de 2020
Dados dos funcionários e seus respectivos vínculos com a organização (evento não periódico) Março de 2018 10 de outubro de 2018 10 de abril de 2019 A definir
Folhas de pagamentos Maio de 2018 10 de janeiro de 2019 10 de julho de 2019 A definir
Substituição da GFIP para Contribuições Previdenciárias Agosto de 2018 Abril de 2019 Outubro de 2019 A definir
Substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS Agosto de 2018 Agosto de 2019 Outubro de 2019 A definir
Dados de segurança e saúde do trabalhador Julho de 2019 Janeiro de 2020 Julho de 2020 Janeiro de 2021

Com base nesse calendário, os 3 primeiros grupos já iniciaram o envio de eventos, e o processo já está em pleno andamento. Dessa forma, o impacto do eSocial inclui diversas modificações no modo de lidar com os registros, sendo que é necessário ter muita atenção para não dar problemas. Vamos ver a seguir alguns dos principais cuidados!

Que cuidados são necessários?

O Fisco deseja ter maior controle sobre as informações fornecidas. Assim, buscam-se dados mais precisos para conceder direitos trabalhistas, como benefícios da Previdência Social, FGTS, seguro-desemprego e abono salarial. Veja a seguir os aspectos mais importantes.

Folha de pagamento

Nesse quesito, os processos mais impactados incluem:

  • acidente de trabalho (evento S-2210): todo acidente, independentemente de ter resultado em afastamento ou não, deve ser comunicado por meio do eSocial. Caso haja afastamento do empregado, deverá ser enviado também o evento S-2230, informando o afastamento temporário;
  • contrato de experiência (evento S-2200): passados 90 dias ou o período de experiência, o vínculo empregatício será visto como um contrato por prazo indeterminado, mesmo que não tenha sido feito nenhum registro na Carteira de Trabalho. Se a empresa desejar desligar o colaborador, isso é informado ao eSocial por meio do evento S-2299;
  • cancelamento de aviso prévio (evento S-2250): caso o evento de aviso prévio seja enviado — ou seja, quando há a comunicação de desligamento por iniciativa do empregador ou do trabalhador —, o sistema aguardará o informe de rescisão ou cancelamento do aviso prévio. Vale lembrar que, caso seja um tipo de aviso prévio indenizado, não é preciso enviar o S-2250; basta informar o desligamento.

Setores que necessitam de mais atenção

Os registros e situações relacionados à vida dos trabalhadores são variados e bem extensos. Alguns setores lidam com um número grande de mão de obra, de modo que os processos e envios do eSocial terão uma intensidade ainda maior.

Esse é o caso da construção civil. São muitos trabalhadores admitidos e dispensados a todo momento, sejam efetivos, sejam por empreitada. E tudo isso deve ser registrado! Assim, empresas do ramo precisarão rever seus processos para evitar perder os prazos das obrigações ou deixar de enviar os dados exigidos pelo eSocial.

Podemos destacar também os setores varejistas e de alimentos. Esses são segmentos que contratam muitos trabalhadores iniciantes. Como os novatos estão assumindo o primeiro emprego, os gestores precisarão ser mais ágeis para recolher documentos e formalizar a contratação.

Dentro da empresa, o setor que mais sofrerá o impacto do eSocial é o de Recursos Humanos, que lida diretamente com gerenciamento das informações dos colaboradores. No entanto, o RH não será o único que terá responsabilidades. Podemos elencar ainda o departamento financeiro, fiscal e contábil, jurídico, medicina do trabalho e cadastro.

A empresa inteira deve se adequar ao novo modelo. Afinal, o não cumprimento das obrigações acarreta multas que prejudicam o negócio como um todo.

Qual é o impacto do eSocial nas empresas?

O eSocial vai tornar efetiva a fiscalização de empresas. Ou seja, serão analisadas diversas informações, e os empresários terão que andar na linha.

Diversas informações da sua empresa serão armazenadas no eSocial. Os dados serão transformados em um arquivo XML que ficará armazenado e pode ser acessado pela internet. O envio de informações deve respeitar os prazos das leis trabalhistas.

O eSocial vai afetar de forma radical a realização de processos dentro da sua empresa. Uma das maiores mudanças é o envio da folha de pagamento, que deve ser feito todo mês. É necessário ficar atento principalmente ao lançamento de eventos ocasionais dentro de sua organização.

O Registro de Eventos Trabalhistas, ou RET, são as alterações que ocorrem durante a relação de trabalho, que devem ser registradas no sistema no momento do acontecimento. Se esse processo não for feito no prazo, a companhia pode ser multada. Também será preciso informar todos os processos trabalhistas realizados na empresa ao eSocial.

Os prazos seguem a legislação trabalhista atual e não serão alterados. São operações que você fazia no antigo sistema, como:

  • cadastro de colaboradores;
  • demissão;
  • admissão;
  • afastamento;
  • aviso prévio;
  • férias;
  • comunicação de acidente de trabalho;
  • alteração de salário;
  • obrigações de medicina do trabalho;
  • folha de pagamento;
  • retenções de contribuições previdenciárias;
  • informação sobre FGTS e Imposto de Renda.

O eSocial vai exigir da sua empresa uma maior integração entre setores, ou seja, todos os funcionários serão afetados pela mudança. É fundamental que você participe dessa transformação digital ao lado do seu contador de forma ativa para dominar todo o procedimento.

Adicionalmente, todos os funcionários devem passar por um treinamento para utilizar o sistema, aprendendo a alimentar esse banco de dados com informações consistentes.

Por que contar com a tecnologia?

A maior contribuição da TI para o eSocial nas empresas é auxiliar no gerenciamento das informações e automatizar alguns processos. Assim, dados relacionados a atestados de saúde, férias, demissões, acidentes de trabalho, faltas, afastamentos e muitos outros podem ser registrados com precisão.

Por meio de ERPs e softwares especializados em rotinas do RH, os registros podem ser rapidamente acessados para que o envio dos eventos seja feito dentro do prazo, evitando multas desnecessárias.

Como vimos, o impacto do eSocial é bem significativo. É uma evolução que faz parte de um conjunto de iniciativas do Governo para reduzir a burocracia e facilitar o envio de informações aos órgãos competentes. Com isso, caminhamos para empresas transparentes, com processos bem-estruturados e colaboradores com um tempo maior para se dedicar a funções mais estratégicas na companhia.

Ainda ficou com alguma dúvida sobre o eSocial? Deixe nos comentários!

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Comments

  • alina
    09/08/2017 at 01:24

    Realmente muito bom este post! Conteúdo Relevante!
    Gostei bastante do site, vou ver se acompanho toda semana suas postagens.
    Trabalho pela internet a alguns anos com meu blog de decoração e adoro
    tudo referente ao assunto. Sei que o assunto não é decoração mas adoro
    saber novidades em diferentes nichos e áreas. Obrigada

  • Wilson Genesio de Santana
    07/10/2017 at 04:24

    Quais os documento que tem que ser levado para empresa para fazer o cadastro do e social. Se o empregado tem que levar.

    • Dante Barini
      07/11/2017 at 15:34

      Se estiver se referindo aos documentos do funcionário, o cadastro é feito no seu sistema e as informações são passadas via internet. Quanto a erro de documentação depende de cada documento. CPF é visto com a Receita Federal, PIS é visto com previdência social, entre outros. Os documentos necessários são os mesmos solicitados na admissão de qualquer funcionário, CTPS, RG, CPF.

  • MARGARETE DE PONTES RIBEIRO
    08/10/2017 at 12:16

    O que isso muda para o trabalhador?

    • Dante Barini
      07/11/2017 at 15:33

      O trabalhador passa ter mais garantia de seus direitos devido a um controle mais conciso na fiscalização das obrigações dos empregadores.

      • Carlos herinque coelho
        08/11/2017 at 18:09

        Trabalho en uma empresa a mais de um ano agora tao pedindo cpf meu e do meu filho de 14 anos

      • Lúcia Pessoa
        26/04/2018 at 00:22

        Aonde assisto suas palestras ?

  • fernando
    10/11/2017 at 10:05

    BOM DIA ! Este esocial vai permitir que as empresas consiga ver se o trabalhador exerceu a função anterior nas empresas que estiverem no curriculo dele e na cardeira de trabalho?

    • alterdata
      19/12/2017 at 10:48

      Bom dia Fernando, não consta no manual se terá como consultar experiências anteriores do empregado. As informações prestadas serão dos que estão admitidos na implantação, os demitidos antes da implantação não serão informados.

  • Vanderson
    10/11/2017 at 13:51

    ao que se refere ao não deposito do FGTS como fica isso nesse novo modelo?

    • alterdata
      19/12/2017 at 10:49

      Vanderson, por enquanto a transmissão das informações de FGTS ainda seguirão os parâmetros da SEFIP.

  • Angela
    12/11/2017 at 15:01

    Gostaria de saber se o e social vai estar diretamente ligado ao ponto eletrônico? Ou seja caso o funcionário faça 2 horas extras a mais e o empregador não repasse à informação para a contabilidade fazendo o pagamento das extras por fora, ou seja ele registra as horas extras no ponto, mas não recebe na folha, recebe por fora, isto vai acarretar multa para a empresa de imediato ou não?

    • alterdata
      19/12/2017 at 10:47

      Bom dia Angela, o Manual solicita que informe no layout a forma de registro de ponto adotada pelo estabelecimento e as informações relativas ao horário contratual. Mais informações sobre jornada de trabalho no eSocial se encontra na página 122 do Manual do eScocial versão 2.4.

  • Marcos Borsoi
    13/11/2017 at 10:32

    Para esse novo procedimento, é necessário agora o trabalhador possuir conta em banco (conta salário)? Isso me foi comentado esses dias atrás e achei muito estranho.

    • alterdata
      19/12/2017 at 10:46

      Bom dia Marcos, não consta obrigação de abertura de conta salário no Manual do eSocial.

  • Viviane
    19/11/2017 at 11:12

    Porque o funcionário precisa do cpf da sua mãe? ?? Seria só o documentos pessoais do funcionário ?

    • alterdata
      19/12/2017 at 10:46

      Bom dia Viviane, os dados relativos ao CPF e data de nascimento dos pais são facultativos no cadastramento do trabalhador no evento S- 2200. Porém, são obrigatórios quando os pais são informados como dependentes.

  • Alice Jardim Torres Bremer
    20/11/2017 at 10:44

    Uma dúvida:
    meu horário de trabalho de dois dias da semana é das 7h às 16h
    com carga horária de 8 horas,
    e três dias é das 7h às 13h – com carga horária de 6 horas.
    Isso ocorre em razão de acordo p/ meu próprio favorecimento,
    a empresa foi muito bacana comigo.
    O sistema E-Social será, em breve, colocado na empresa em q. trabalho,
    esses horários de trabalho poderão permanecer?
    Obrigada.

    • alterdata
      19/12/2017 at 10:25

      Bom dia Alice, a jornada de trabalho é tratada pela CLT e no eSocial apenas será fiscalizado se o cumprimento dos horários se adequam as premissas exigidas pela lei trabalhista. Os critérios estabelecidos quanto a jornada de trabalho ficam descritas no art. 58 da CLT.

  • João Antonio
    23/11/2017 at 17:42

    Se eu tenho uma empresa, e por lei obrigatoriamente eu deveria ter os laudos de medicina e segurança do trabalho (LTCAT, PPRA e PCMSO), certo?.Porem como tem muitas empresas e pouca fiscalização, eu não tenho esses laudos na minha empresa, ate porque nunca me fiscalizaram, então sigo sem fazer. Esse trecho anterior foi um exemplo, que eu me refiro as empresas que só fazem as coisas quando a fiscalização vem e pede, porque se não fizerem, sabem que a multa e grande. Agora faço minha pergunta, com o E-social, essas empresas que não tenham os laudos de medicina e segurança do trabalho, elas vão conseguir realizar algum ASO (atestado de saúde ocupacional), Admissional, Retorno ao trabalho, Mudança de função, Periódico ou Demissional, mesmo não tendo os laudos ou iram conseguir?. Ou depois essa informação vai ter que ser jogada no E-social, que a pessoa realizou certo exame, e automaticamente a fiscalização ira atras dessa empresa pedir para eles realizarem a elaboração dos laudos. Até porque é sem lógica a empresa mandar algum funcionário fazer um ASO sem ter os laudos pois não sabe quais os riscos ambientais que o trabalhador vai estar exposto.

    • alterdata
      19/12/2017 at 10:24

      Bom dia João Antônio, as informações de Condições Ambientais do Trabalho e Fatores de Risco são obrigatórias ao eSocial e a
      as empresas que não se adaptarem adequadamente à plataforma do governo podem pagar multas. Foi publicado no site da Fenacon que a falta de informações podem ser geradas multas de mais de R$ 180 mil. Portanto é de suma importância que as empresas procurem se adequar as obrigações em todos os parâmetros no setor trabalhista, pois o eSocial permite ao Governo uma fiscalização mais eficaz.

  • Elton Santos
    24/11/2017 at 20:38

    A empresa que trabalho já aderiu ao e-social, devido a isto, ela assumiu uma postura de não autorizar mais trocas entre funcionários a partir de 2018, justificando uma exigência do e-social. As empresas mudarão seu perfil por causa do e-social?

    • alterdata
      19/12/2017 at 10:23

      Bom dia Elton, não entendi sua pergunta, essas trocas seriam referente ao que exatamente?

  • Renata
    26/11/2017 at 08:50

    Estou tendo muita dúvida quanto a férias, trabalho em uma rede de supermercados a 6 anos, sempre tirei minha férias em janeiro ou fevereiro mas para o próximo ano mandaram p agosto, tenho filho q estudo por isso sempre tirei no começo do ano. Agora quero saber o q eu faço em que o E-Social me ajuda???

    • alterdata
      19/12/2017 at 10:23

      Bom dia Renata, o eSocial não modifica o período de gozo das férias, nessa obrigação deve ser informado o período de gozo que devem obedecer os prazos estabelecidos pela CLT.

  • Daniele Moura
    28/12/2017 at 23:03

    O envio da 1a. Fase do Esocial para faturamento acima de 78 milhões inicia em 08 de janeiro e termina quando?

  • Cristiane
    15/02/2018 at 10:53

    Qual o prazo para entrega de informacoes cadastrais do pregador S1000 é ate 28.02

  • Diógenes Henrique Fernandes alves
    11/04/2018 at 20:16

    Eu entrei na inpresa dia 14 de fevereiro de 2017 e vou tirar minhas férias agr dia 16 eles alegaram q com o e social agr Em vez De 30 dias só terei 25 procede a informação?

    • alterdata
      02/05/2018 at 11:22

      Não procede, pois o eSocial não altera os direitos estabelecidos pela CLT.

  • Helena
    12/04/2018 at 17:06

    Boa tarde, para cadastrar empresa no e social preciso gerar senha de acesso igual o doméstico?
    Precisa que todas as empresas tenha certificado digital? e tenho que cadastrar todos os funcionários no esocial?

    • Leonardo Bastos
      11/05/2018 at 16:26

      Helena, hoje vc com o certificado digital consegue entrar no eSocial pelo portal http://portal.esocial.gov.br/ clicando no botão verde ‘Acesse o eSocial’, mas não poderá editar nada pq para empresas do segundo grupo (com faturamento anual inferior a 78 milhões) estão com o ambiente de produção fechado. Mas, se estivesse aberto, vc poderia usar esse portal para conferir os dados enviados pelo seu sistema interno ao eSocial.

  • Luiz
    14/05/2018 at 08:43

    Bom dia
    A empresa onde trabalho tem 12 funcionários, e rolou um papo que tendo 9 funcionários não seria obrigatório uso de cartão de ponto. Ja ate falaram em demitir 3 funcionários.
    Nos trabalhamos de segunda a sábado de 07h30 a 18h30 com 1 hora de almoço e 15 minutos de café
    Ate onde o eSocial entra nessa parte e o que pode ser feito quando chegar a implantação dele?

  • Márcio Orikassa
    18/05/2018 at 07:26

    Bom dia sou profissional autônomo ( massoterapeuta ) trabalho fazendo quick massagens em empresas para seus funcionários , emito nota fiscal via MEI … Pra mim muda alguma coisa com a vinda do e social ? Ah as empresas tem mais de 3 funcionários…. Obrigado.

  • washington
    03/06/2018 at 08:12

    bom dia ,minha empresa que trabalho ,estao antecipando ferias de funcionarios ,por causa e social e certo forma de pagamentos que e quinzenal ficou com mensal,descontos na folha ,pode ficar assim mesmo ?

  • CAROLINE CAMPOS DE FARIAS DA COSTA
    08/06/2018 at 16:52

    Boa Tarde!!!

    Como ficará a questão dos Comunicados de Acidentes de Trabalho já que foi retirado a CAT parcial? Todo e qualquer acidente de trabalho, por mais simples que seja, mesmo não impossibilitando o labor, vai fazer com que o funcionário tenha estabilidade? As empresas são obrigadas a comunicar no site do e social estes pequenos eventos? A empresa será multada caso não seja feito este comunicado?
    Att.

  • Danilo
    14/06/2018 at 13:50

    Qual é o prazo e como faz o e-social das empresas com funcionários?

  • Silvio Santos
    19/06/2018 at 13:22

    Boa tarde,
    O funcionário precisa apresentar os documentos de seus filhos?

  • Igor
    20/06/2018 at 15:15

    Na minha empresa , ela descontou um valor na quinzena referente ao imposto de renda , dai falaram que é referente ao esocial, pois dentro dos 7,5% (70% e no fim do mês e 30% e na quinzena. Isto procede?

  • Vagner aparecido Benedito
    27/06/2018 at 03:04

    Para PCD o que muda no E-Social

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