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Entenda o impacto do eSocial para as empresas

7 Mins de leitura
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Já se perguntou qual é o impacto do eSocial na sua empresa? Você já deve ter lido diversas notícias na internet sobre esse sistema do governo, uma vez que todas as empresas serão obrigadas a utilizá-lo. Mas muitos gestores ainda têm dúvidas de como isso realmente vai afetar o operacional dos negócios.

Neste post, reunimos as principais informações sobre o eSocial para você! Vamos explicar o que é e qual o impacto para a sua empresa.

O que é eSocial?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um sistema desenvolvido pelo Governo Federal para os empregadores transmitirem informações sobre colaboradores e outros prestadores de serviços, substituindo as seguintes 15 obrigações das empresas:

  • GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;
  • LRE — Livro de Registro de Empregados;
  • CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD — Comunicação de Dispensa;
  • CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • QHT — Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento;
  • GRF e GRRF — Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS;
  • GPS — Guia da Previdência Social;
  • FP — Folha de Pagamento.

Imagine reunir todas elas em apenas um documento? Por meio do eSocial, existe essa possibilidade, que pode facilitar muito a vida de contadores e profissionais do departamento pessoal. Trata-se então de uma versão do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) para a área trabalhista.

Interessante lembrar que muitas informações que eram enviadas por meio dessas obrigações se repetiam, de modo que havia trabalho redundante, erros por divergências nos dados e refações desnecessárias.

Com esse sistema, fica mais fácil enviar as obrigações trabalhistas de uma única vez. Nesse grande “banco de dados”, todos os registros são analisados e a qualidade das informações é verificada. O eSocial modificou o modo de realizar parte dos procedimentos contábeis.

Fazem parte desse projeto o Ministério do Trabalho e Emprego, INSS, Receita Federal do Brasil e a Caixa Econômica Federal. Dessa forma, com um banco de dados em mãos, o Fisco vai ter um controle mais amplo sobre os dados dos empregadores.

Esse fato pode assustar empresários devido ao elevado grau de organização exigido. Mas o programa também vai contribuir de maneira efetiva para diminuir a quantidade de burocracia e alavancar as funções.

Em outras palavras, o eSocial é uma unificação das diversas informações trabalhistas. Assim, todos os colaboradores terão registro nesse sistema. Segundo dados do Governo Federal, já são mais de 24 milhões de pessoas cadastradas, e a perspectiva é chegar a 46 milhões.

Qual é o cronograma para a implantação?

A substituição das 15 obrigações pelo eSocial não será imediata. Esse processo ainda está em fase de implantação e ainda não temos um prazo para concluí-lo.

O cronograma foi divulgado pelo Comitê Diretivo do eSocial por meio da Resolução CDES nº 05 com novos prazos para o envio de eventos. A tabela divide empresas e pessoas físicas em 4 categorias:

GRUPOS                        CARACTERÍSTICAS
Grupo 1 Entidades empresariais cujo faturamento de 2016 tenha ficado acima de R$ 78 milhões.
Grupo 2 Empresas que faturaram em 2016 até 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
Grupo 3 Empregadores optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais que sejam pessoa jurídica, entidades sem fins lucrativos e empregadores pessoa física (não doméstico).
Grupo 4 Órgãos públicos e organizações internacionais.

Em relação às obrigações, o envio dos eventos foi dividido nas seguintes fases para cada uma das categorias:

EVENTOGRUPO 1            GRUPO 2
GRUPO 3       GRUPO 4
Cadastro de empregador e tabelas Janeiro de 2018 15 de julho de 2018 10 de janeiro de 2019 Janeiro de 2020
Dados dos funcionários e seus respectivos vínculos com a organização (evento não periódico) Março de 2018 10 de outubro de 2018 10 de abril de 2019 A definir
Folhas de pagamentos Maio de 2018 10 de janeiro de 2019 10 de julho de 2019 A definir
Substituição da GFIP para Contribuições Previdenciárias Agosto de 2018 Abril de 2019 Outubro de 2019 A definir
Substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS Agosto de 2018 Agosto de 2019 Outubro de 2019 A definir
Dados de segurança e saúde do trabalhador Julho de 2019 Janeiro de 2020 Julho de 2020 Janeiro de 2021

Com base nesse calendário, os 3 primeiros grupos já iniciaram o envio de eventos, e o processo já está em pleno andamento. Dessa forma, o impacto do eSocial inclui diversas modificações no modo de lidar com os registros, sendo que é necessário ter muita atenção para não dar problemas. Vamos ver a seguir alguns dos principais cuidados!

Que cuidados são necessários?

O Fisco deseja ter maior controle sobre as informações fornecidas. Assim, buscam-se dados mais precisos para conceder direitos trabalhistas, como benefícios da Previdência Social, FGTS, seguro-desemprego e abono salarial. Veja a seguir os aspectos mais importantes.

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Folha de pagamento

Nesse quesito, os processos mais impactados incluem:

  • acidente de trabalho (evento S-2210): todo acidente, independentemente de ter resultado em afastamento ou não, deve ser comunicado por meio do eSocial. Caso haja afastamento do empregado, deverá ser enviado também o evento S-2230, informando o afastamento temporário;
  • contrato de experiência (evento S-2200): passados 90 dias ou o período de experiência, o vínculo empregatício será visto como um contrato por prazo indeterminado, mesmo que não tenha sido feito nenhum registro na Carteira de Trabalho. Se a empresa desejar desligar o colaborador, isso é informado ao eSocial por meio do evento S-2299;
  • cancelamento de aviso prévio (evento S-2250): caso o evento de aviso prévio seja enviado — ou seja, quando há a comunicação de desligamento por iniciativa do empregador ou do trabalhador —, o sistema aguardará o informe de rescisão ou cancelamento do aviso prévio. Vale lembrar que, caso seja um tipo de aviso prévio indenizado, não é preciso enviar o S-2250; basta informar o desligamento.

Setores que necessitam de mais atenção

Os registros e situações relacionados à vida dos trabalhadores são variados e bem extensos. Alguns setores lidam com um número grande de mão de obra, de modo que os processos e envios do eSocial terão uma intensidade ainda maior.

Esse é o caso da construção civil. São muitos trabalhadores admitidos e dispensados a todo momento, sejam efetivos, sejam por empreitada. E tudo isso deve ser registrado! Assim, empresas do ramo precisarão rever seus processos para evitar perder os prazos das obrigações ou deixar de enviar os dados exigidos pelo eSocial.

Podemos destacar também os setores varejistas e de alimentos. Esses são segmentos que contratam muitos trabalhadores iniciantes. Como os novatos estão assumindo o primeiro emprego, os gestores precisarão ser mais ágeis para recolher documentos e formalizar a contratação.

Dentro da empresa, o setor que mais sofrerá o impacto do eSocial é o de Recursos Humanos, que lida diretamente com gerenciamento das informações dos colaboradores. No entanto, o RH não será o único que terá responsabilidades. Podemos elencar ainda o departamento financeiro, fiscal e contábil, jurídico, medicina do trabalho e cadastro.

A empresa inteira deve se adequar ao novo modelo. Afinal, o não cumprimento das obrigações acarreta multas que prejudicam o negócio como um todo.

Qual é o impacto do eSocial nas empresas?

O eSocial vai tornar efetiva a fiscalização de empresas. Ou seja, serão analisadas diversas informações, e os empresários terão que andar na linha.

Diversas informações da sua empresa serão armazenadas no eSocial. Os dados serão transformados em um arquivo XML que ficará armazenado e pode ser acessado pela internet. O envio de informações deve respeitar os prazos das leis trabalhistas.

O eSocial vai afetar de forma radical a realização de processos dentro da sua empresa. Uma das maiores mudanças é o envio da folha de pagamento, que deve ser feito todo mês. É necessário ficar atento principalmente ao lançamento de eventos ocasionais dentro de sua organização.

O Registro de Eventos Trabalhistas, ou RET, são as alterações que ocorrem durante a relação de trabalho, que devem ser registradas no sistema no momento do acontecimento. Se esse processo não for feito no prazo, a companhia pode ser multada. Também será preciso informar todos os processos trabalhistas realizados na empresa ao eSocial.

Os prazos seguem a legislação trabalhista atual e não serão alterados. São operações que você fazia no antigo sistema, como:

  • cadastro de colaboradores;
  • demissão;
  • admissão;
  • afastamento;
  • aviso prévio;
  • férias;
  • comunicação de acidente de trabalho;
  • alteração de salário;
  • obrigações de medicina do trabalho;
  • folha de pagamento;
  • retenções de contribuições previdenciárias;
  • informação sobre FGTS e Imposto de Renda.

O eSocial vai exigir da sua empresa uma maior integração entre setores, ou seja, todos os funcionários serão afetados pela mudança. É fundamental que você participe dessa transformação digital ao lado do seu contador de forma ativa para dominar todo o procedimento.

Adicionalmente, todos os funcionários devem passar por um treinamento para utilizar o sistema, aprendendo a alimentar esse banco de dados com informações consistentes.

Por que contar com a tecnologia?

A maior contribuição da TI para o eSocial nas empresas é auxiliar no gerenciamento das informações e automatizar alguns processos. Assim, dados relacionados a atestados de saúde, férias, demissões, acidentes de trabalho, faltas, afastamentos e muitos outros podem ser registrados com precisão.

Por meio de ERPs e softwares especializados em rotinas do RH, os registros podem ser rapidamente acessados para que o envio dos eventos seja feito dentro do prazo, evitando multas desnecessárias.

Como vimos, o impacto do eSocial é bem significativo. É uma evolução que faz parte de um conjunto de iniciativas do Governo para reduzir a burocracia e facilitar o envio de informações aos órgãos competentes. Com isso, caminhamos para empresas transparentes, com processos bem-estruturados e colaboradores com um tempo maior para se dedicar a funções mais estratégicas na companhia.

Ainda ficou com alguma dúvida sobre o eSocial? Deixe nos comentários!

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Sobre o autor
Formado pela FGV-SP, professor de publicidade do Instituto Nobel de Tecnologia (SP Capital), Ex-Diretor Industrial da Brinquedos Estrela, palestrante sobre Fisco Digital para o CFC.
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