O que analisar para escolher o melhor software contábil

No mundo corporativo, é cada vez mais difícil separar boas práticas de gestão do uso de equipamentos tecnológicos. E quando o assunto é contabilidade, especialmente complexo e vulnerável a erros, a tecnologia pode ser mais que uma aliada de primeira hora, mas sim um verdadeiro diferencial competitivo!

Mostraremos neste post alguns dos principais critérios a serem levados em conta para você escolher o melhor software contábil de acordo com as necessidades e possibilidades da sua empresa. Confira!

Funções

Antes de mais nada, pense nos objetivos que a empresa pretende alcançar ao adotar um software de gestão contábil. Para isso, é preciso entender quais problemas o programa pode resolver.

Um desafio recorrente para os contadores é, por exemplo, lidar com o alto volume de informações solicitados na Escrituração Fiscal, que precisam ser processados de maneira rápida e, ao mesmo tempo, segura. Com um bom software contábil, é possível cumprir essa tarefa de forma simples, uma vez que o programa apura automaticamente guias federais como DARF e DAS em um único processo.

Além dos aspectos fiscais, o software de gestão contábil também precisa dar conta de rotinas internas da empresa, como o cálculo de folhas de pagamento de acordo com faltas, bonificações, salário-base e encargos trabalhistas.

Nesse ponto, vale ressaltar que o software contábil precisa ter poder de integração com os demais sistemas da empresa, como os ERPs. Dessa forma, os contadores conseguem usar e compartilhar informações com outras áreas da empresa em um único sistema, tornando o trabalho mais fluido.

Reputação

Toda empresa minimamente experiente conhece a maneira certa de contratar um fornecedor: pesquisando por preços, comparando condições de pagamento e, principalmente, investigando se as alternativas são confiáveis ou não. Pois siga os mesmos passos na hora de escolher seu software contábil!

Para isso, veja se a empresa mostra cases de sucesso em seu site, por exemplo, com os próprios clientes dando depoimentos sobre o que acharam do sistema e os benefícios de sua implementação. Você também pode entrar em contato com alguns clientes e pedir um feedback mais detalhado, incluindo condições de pagamento, tempo para a adaptação dos funcionários e qualidade do atendimento prestado.

Suporte

Na prática, soluções de Tecnologia da Informação podem demandar um tempo a mais de adaptação para profissionais de outras áreas. Assim, embora os softwares contábeis estejam cada dia mais intuitivos, é bem provável que sua empresa precise de apoio técnico se surgirem problemas ou mesmo dúvidas da equipe. O que fazer nesses casos?

Saiba desde já: por melhor que seja o software contábil, ele precisa estar acompanhado de um bom suporte, que preferencialmente funcione todos os dias da semana e possa ser acionado por telefone, e-mail ou mesmo virtualmente, como por Skype. Também é importante lembrar que o suporte deve se estender a alguns serviços específicos da área de TI, como a atualização constante do programa e recursos para evitar quedas ou instabilidades.

Por fim, procure conhecer o tempo de resposta da fornecedora da solução em caso de problemas. Você pode perguntar, por exemplo, dentro de quantas horas a empresa garante o restabelecimento do sistema após um problema.

Consultoria

Suporte e atendimento são requisitos básicos na hora de escolher o melhor software contábil. Mas também é preciso levar em conta que, além das dúvidas do dia a dia, sua empresa pode precisar de um processo de treinamento e adaptação mais amplo a fim de conseguir usar todas as potencialidades do sistema.

Pensando nisso, procure por empresas que ofereçam um bom serviço de consultoria, com a fornecedora indo até sua empresa para entender a rotina de trabalho do setor contábil e verificar o nível de uso do sistema. Caso identifique funções esquecidas ou subutilizadas, o consultor dá as orientações necessárias para a equipe passar a usá-las.

Segurança

Como dados contábeis são especialmente delicados, qualquer roubo ou desvio de informações pode causar danos para a imagem e as finanças da empresa. É preciso, assim, escolher softwares comprovadamente seguros.

Para tanto, verifique se o programa usa sistemas de autorização a fim de permitir diferentes níveis de acesso aos dados. Também é importante saber se o software conta com sistemas de criptografia adequados para proteger suas informações, se possui certificados de segurança e qual é o nível de segurança dos servidores usados.

Mobilidade

No tópico anterior, só faltou falarmos que a maioria dos softwares contábeis modernos usam a nuvem para armazenar e proteger suas informações. Esse tipo de solução é bastante vantajoso por vários motivos, incluindo preço. Afinal, a nuvem tende a ser mais barata que um servidor local físico, que exige o investimento em equipamentos caros, um espaço devidamente climatizado e manutenção in loco.

Além da redução dos custos, no entanto, é preciso lembrar que a nuvem é uma grande aliada da mobilidade. Com ela, portanto, passa a ser possível acessar o sistema contábil da empresa via qualquer dispositivo ligado à internet — seja ele um computador, um tablet ou um smartphone.

Também é importante conferir se as versões para dispositivos móveis do sistema contábil são realmente úteis, possuindo boa usabilidade em aparelhos com telas pequenas e poder de processamento menor. Mesmo nesses dispositivos teoricamente mais limitados ainda é possível promover ações reais, como o download de balancetes, a leitura de gráficos e até o compartilhamento de determinadas informações entre usuários?

Demonstração

Assim como ninguém compra um carro sem fazer um test drive, peça uma demonstração ao fornecedor da solução antes de fechar negócio. E essa dica continua válida mesmo se você tiver certeza que encontrou o melhor software contábil disponível no mercado, ok?

Em geral, essas demonstrações são gratuitas, embora tenham um tempo de uso restrito e algumas funcionalidades possam estar limitadas. Mesmo assim, é a oportunidade que sua empresa precisa para conhecer melhor a solução na prática e verificar se ela se enquadra em suas necessidades do dia a dia.

Anotou tudo o que você precisa saber para escolher o melhor software contábil? Então já está na hora de conhecer boas soluções! Entre em contato conosco e saiba mais sobre o Alterdata Pack, nossa solução para otimizar a gestão de contabilidade da sua empresa. E você também pode solicitar uma demonstração gratuita!

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