Mudanças no Fisco e automação de processos: o que é preciso saber?

Quem atuava em escritórios de contabilidade até o final da década 90 certamente se lembra da montanha de livros, registros, fichários e arquivos engavetados que rodeavam a rotina desse tipo de ambiente. Passados quase 20 anos, a tecnologia aplicada à área contábil reduziu todo esse universo a um computador e um bom software contábil com armazenamento de arquivos em nuvem. Também pudera! Com a crescente quantidade de informações exigidas pelo Fisco, além de inovações trazidas por ele, como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Fiscal Digital (EFD), não tem como pensar em responder pelas finanças de uma companhia abrindo mão da automação de processos.

Segundo uma pesquisa recente da EY, conciliações manuais aumentam em cerca de 59% os custos da área financeira. Por outro lado, a implementação de soluções em automação contábil enxuga esses mesmos custos em uma faixa média de 70% a 80%. Bem impressionante, não acha?

Você está com dificuldades para dar conta do oceano de prestações tributárias lançadas pelo Fisco? Então hoje vai compreender como uma solução fiscal/contábil pode otimizar suas rotinas de trabalho! Confira!

O país das 1.958 horas de cálculos tributários

De acordo com um levantamento do Banco Mundial, em nenhum lugar do planeta se desperdiça mais tempo no trato com burocracia tributária que no Brasil. Acredite: são 1.958 horas por ano para que cada empresa fique em dia com a Receita Federal. E esse esforço custa, em média, 1,5% do faturamento das organizações.

Para complicar ainda mais, um simples erro de preenchimento pode gerar sanções por parte do Fisco passíveis até mesmo de inviabilizar a atividade empresarial. Partindo do conhecimento de que o país tem hoje 63 tributos e 97 obrigações acessórias, além de cada organização ter que seguir anualmente cerca de 3.790 normas, é praticamente impossível ter sucesso na área contábil/financeira sem entrar de vez na era da contabilidade digital.

A automação de processos na área contábil

O Brasil edita, em média, 30 novas regras tributárias por dia. Responda sinceramente: por mais numerosa e capacitada que seja sua equipe, como você conseguirá garantir que todas as normas serão seguidas à risca na gestão contábil de todas as empresas sob a tutela do seu escritório? E se você contasse com um sistema capaz de atualizar automaticamente seu banco de dados legislativo, trazendo os mais recentes ordenamentos jurídicos sem ter que recorrer à internet, a livros e a grupos de estudos em redes sociais?

Um exemplo é o início da vigência da Lei Complementar 157, de 2016, que abre a possibilidade de mudanças nas regras do ISS. Por tratar de tributo de competência dos municípios, a norma deve desencadear uma avalanche de alterações quanto ao local de incidência do ISS, à política de isenções e às alíquotas. Um pouco desanimador, não?

Agora imagine ter um software contábil flexível ao ajuste desse novo regramento. Pois isso é automação contábil, fundamental para o cumprimento de obrigações junto ao Fisco! Basicamente, a automação dos processos contábeis caminha cada vez mais em direção ao universo paperless, integrando as informações empresariais em um único centro de dados. Trata-se de conseguir importar documentos de fontes externas, recorrendo a recursos de preenchimento automático de guias e apuração eletrônica de tributos.

Tudo isso gera economia de tempo, redução de energia em torno do cumprimento das obrigações fiscais, além de uma menor incidência de erros — e, por consequência, também uma menor possibilidade de gerar prejuízos a seus clientes, especialmente no que se refere a multas da Receita.

Os resultados práticos dessa revolução

Independência dos clientes para recebimento de documentos

Um dos maiores desafios de um escritório de contabilidade é depender da remessa de documentos por parte dos clientes. Isso gera demora e incompletude de arquivos, além do desgaste na relação corporativa e das dificuldades de gestão. E esses são apenas alguns dos problemas que podem ser eliminados com a ajuda de ferramentas poderosas da contabilidade digital.

Um software contábil automatiza o recebimento das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) emitidas contra o CNPJ do cliente, conectando-se à base de dados das Secretarias da Fazenda. Dessa forma, o sistema permite ao contador visualizar as notas autonomamente em relação ao cliente.

Redução do espaço físico do escritório

Uma vez que todo seu acervo contábil (como livros, legislações, notas fiscais, guias, relatórios e balanços) está armazenado na nuvem, você pode pensar em reduzir custos fixos, trocando seu escritório para uma sala menor. Afinal, não haverá mais a necessidade de guardar e manter documentos físicos.

O armazenamento em nuvem privada é cercado de recursos de segurança de dados, como backups automáticos e acesso mediante complexa hierarquia de permissões, o que garante que as informações não serão acessadas ou alteradas por terceiros. Isso faz uma enorme diferença quando lidamos com a escrituração do patrimônio de clientes.

Escrita fiscal rápida e precisa com importações automáticas

Com dezenas de declarações exigidas pelo Fisco, é natural que ocorram inconsistências. Exceto, claro, se você tiver uma solução de inteligência fiscal que importe dados de NF-es, DANFE e também da Memória da Fita Detalhe (MFD) das impressoras fiscais de seus clientes. Com isso, você conseguirá ter preenchida, de forma automática, a guia do DAS no site da Receita Federal, por exemplo.

Eliminação de erros manuais e inconformidade nas entregas

Os sistemas contábeis mais modernos do mercado contam com alertas sobre inconsistências de dados, como conflitos entre códigos de operação e tributação, notas sem produtos, equívocos de cadastro no plano de contas, classificação imprecisa de contas contábeis, ausência de centro de custos, entre outros erros frequentes. Juntamente com as automatizações e importações, essa funcionalidade resulta em uma gestão contábil mais ágil e próxima da excelência.

Apuração automática de tributos

Se você trabalha na área contábil ou financeira, certamente está a par do polêmico Convênio ICMS 52, de 2017, cujo ponto mais controverso sugeria a inclusão da substituição tributária de ICMS em sua própria base de cálculo. Essa incorporação do diferencial de alíquotas da operação na própria base do tributo tinha como efeito prático um aumento significativo do imposto, em um processo que os profissionais da área chamavam de base dupla. Isso sem falar no aumento do grau de complexidade dos cálculos envolvidos.

A base dupla gerou tamanha polêmica que acabou sendo discutida no Superior Tribunal Federal, pela ADI 5866. Para o alívio do setor produtivo, os termos do convênio foram considerados inconstitucionais, evitando sua vigência prevista para janeiro de 2018. Se essa norma estivesse vigente, entretanto, você teria que calcular o total da nota com relação às mercadorias destinadas à revenda assim:

  • valor da mercadoria: 200 reais;
  • ICMS origem: 12%;
  • MVA: 30%;
  • alíquota interna destino: 18%;
  • base de cálculo: 200 + 60 = 260 – 24 = 236 / (1 – 18%) = 143,90;
  • valor ICMS ST: 143,90 reais x 18% = 25,90 – 12 = 13,90 reais;
  • total da NF-e: 200 + 13,90 = 213,90.

Complicado, não é mesmo? Pois imagine realizar dezenas (ou centenas) de cálculos como esse todos os meses só com a ajuda de planilhas do Excel ou softwares sem capacidade de integração de dados! Lembre-se de que essa lei foi apenas uma que foi considerada inconstitucional. No entanto, o Fisco sempre reserva surpresas como essa. Para não prejudicar seu negócio, você precisa ter uma solução contábil que automatize cálculos.

Quer conhecer mais sobre as mais poderosas ferramentas de automação contábil para ganhar tempo, reduzir custos e evitar problemas com o Fisco? Entre em contato conosco!

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