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O que é um ERP e como ele funciona?

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O Enterprise Resource Planning (ERP) é um programa de computador que organiza as informações de uma empresa de maneira simples, fornecendo atualizações em tempo real. O sistema funciona como um centro de comando, reunindo e integrando dados.

Experimente digitar no Google o que é um ERP para ter noção da quantidade de páginas que tratam sobre esse tema. A partir desse resultado impressionante, já se torna possível entender sua importância. Mas e a efetiva resposta para a pergunta feita no título deste post? Isso você encontra aqui!

Surgidos ainda nos anos 90, os sistemas de gestão empresariais estão sob constante processo de mutação. A incorporação de conceitos como Big Data Analytics, Internet das Coisas (IoT) e automação de processos produtivos transformou essa solução no mais poderoso instrumento de governança que uma empresa pode ter.

A verdade é que, hoje em dia, é muito difícil imaginar que uma organização pode ter vida longa se insiste em se manter alheia a essa oportunidade de aumento de produtividade, redução de custos e inteligência estratégica. O ERP capacitou as empresas para gerir suas estratégias sem retrabalhos e desencontros de informações. Afinal, integração é palavra-chave para essa aplicação!

Mas você sabe exatamente o que é um ERP e como escolher o melhor para seu negócio? Entenda tudo isso e muito mais acompanhando os tópicos a seguir! Neste post, você vai entender:

  • o que é um ERP;
  • que benefícios o sistema traz para a empresa;
  • como fazer uma boa escolha;
  • como avaliar o ROI de um ERP;
  • como contratar a melhor solução para seu negócio;
  • como implementar de maneira acertada.

Desejamos uma ótima leitura!

Afinal de contas, o que é um ERP?

Sigla para Enterprise Resource Planning, o ERP é um software que organiza os dados de forma simples e responsável, provendo o negócio com informações em tempo real. Para isso, leva em conta a cadeia de operação e o comprometimento da equipe.

O impacto da adoção de um ERP vai além dos processos, modificando profundamente as dimensões culturais, financeiras, organizacionais e tecnológicas da corporação. Por essas e outras, uma empresa analógica que leva esse sistema para seu dia a dia dá um passo importante rumo à digitalização completa de suas atividades. Em última análise, esse avanço representa a ressignificação completa do negócio.

Na prática, um sistema de gestão funciona como uma espécie de centro de comando da empresa, reunindo todos os dados que circulam nela. Informações do setor produtivo, notas fiscais do departamento contábil, estatísticas de vendas, demonstrativos de resultados, planos de negócios e dados de atendimento ao cliente: tudo isso passa a estar no mesmo sistema.

Por ser hospedado na nuvem, o ERP permite que os dados sejam acessados a partir de dispositivos móveis, em diversos momentos do dia e de qualquer lugar que você esteja. E nada de pensar que suas informações confidenciais ficarão mais vulneráveis por causa disso! Criptografia, autenticação de 2 fatores e backups automáticos são apenas alguns dos recursos de segurança de dados em nível bancário usados por esses sistemas.

Ainda não está totalmente claro o que é um ERP? Visualize um painel de controle de um carro de Fórmula 1. Agora imagine ter esse nível de inteligência de negócio em sua corporação, com gestão de metas e monitoramento de indicadores em tempo real, acompanhamento de equipes a distância e contratos geridos eletronicamente. É por esse caminho!

Em um universo em que segundos podem fazer a diferença entre ganhar ou perder um grande negócio, você já deve estar pressupondo os ganhos que essa solução em gestão empresarial pode trazer para suas estratégias, certo?

Que benefícios o sistema traz para as empresas?

Entendido o que é um ERP, vamos agora pontuar, com base em experiências de sucesso no mercado, o que sua empresa pode ganhar ao ter um sistema de gestão desse porte como bússola para seu crescimento. Confira!

Praticidade

Esse banco de dados infinito serve justamente para interagir com informações e estabilizar todo o sistema. Ele garante ajustes e atualizações ao mesmo tempo em que diminui o retrabalho dos funcionários. É preciso, entretanto, fornecer ao ERP os dados necessários para que ele comece a funcionar e, claro, traga resultados.

Na prática, o sistema demanda um tempo menor para analisar a situação da empresa. Pense, por exemplo, em uma organização comercial que tenha loja física e virtual. Por meio do ERP, é possível observar as vendas em ambos os universos em tempo real, bem como acompanhar o estoque. Isso é um ERP no âmbito do fortalecimento da gestão de inovação e do conhecimento estratégico da companhia!

O ERP garante, assim, mais agilidade e rapidez. Para confirmar essa revolução, basta pensar que, antes, tudo isso seria responsabilidade de funcionários e de sistemas separados, deixando os processos mais lentos e com maiores possibilidades de falha. Já o ERP é um sistema integrado que muda de status constantemente, conforme a empresa coleta dados.

Utilidade

A empresa que adota um sistema ERP também diminui gastos e custos com ações operacionais e contratações de profissionais — pessoas que executariam esse tipo de controle e organização. Você quer melhorar a administração e encontrar soluções para problemas? Então saiba: o sistema ERP terá as informações de que precisa!

O mais impressionante nesse sistema é sua forma de adaptação, uma vez que ele pode ser moldado de acordo com dados e também conforme as próprias necessidades empresariais — em relação a questões de segurança, armazenamento de estoque, publicidade, administração e controle contábil/financeiro, por exemplo.

Produtividade

Com um sistema ERP na empresa, a produtividade de todos os envolvidos é elevada, o que consequentemente agiliza os processos. Entenda melhor: o software integra os dados, padronizando-os e os organizando conforme sua necessidade. Assim, a equipe pode se concentrar em tarefas que exigem mais atenção, economizando tempo, otimizando os processos e facilitando o dia a dia do gestor.

Economia

Por ser um software que organiza todos os documentos e dados recebidos, não há mais necessidade de delegar mão de obra para essa função, certo? A empresa pode, portanto, investir em outras áreas que necessitem de aprimoramento e modernização!

No fim das contas, o ERP proporciona melhorias para a questão econômico-financeira, bem como para os processos administrativos e operacionais da empresa. Alguma dúvida de que o investimento vale a pena?

Quais são os mitos que envolvem o ERP e a verdade por trás deles?

Mesmo conhecendo todos esses benefícios trazidos pela adoção de ERP, muitos gestores ainda hesitam na hora de contratar essa solução por terem concepções desatualizadas ou completamente equivocadas sobre a tecnologia.

Então, que tal tirar essas dúvidas agora mesmo das sua cabeça? Vamos listar os mitos mais comuns sobre sistemas de gestão e como estão distantes da realidade. Confira!

A nuvem não é segura

Comecemos pelo mito que mais ouvimos quando o assunto se trata de ERPs baseados na nuvem — o tipo mais comum e eficiente dessa tecnologia. Muitos profissionais ainda acham que a cloud computing é vulnerável demais para sustentar uma gestão administrativa.

A verdade, no entanto, é bem o contrário. Hoje, os provedores de nuvem oferecem serviços de ponta com equipes especializadas em segurança. O gestor, do seu lado do contrato, consegue mais controle e monitoramento sobre acesso e uso de dados.

Ou seja, investir em ERP na nuvem é ainda mais seguro do que manter informações sensíveis em servidores próprios. Até porque poucas empresas podem se dar ao luxo de direcionar profissionais de TI exclusivamente para a proteção de dados. Por isso, deixe que uma empresa especializada cuide disso.

A empresa vai demorar a se adaptar

É verdade que pessoas diferentes se adaptam a novas tecnologias de formas e em tempos distintos. Mas isso não é um impeditivo quando falamos sobre ERP.

A grande vantagem de um bom sistema desse tipo é reunir e simplificar processos na gestão e na operação baseada em dados. Dashboards completos oferecem uma gama enorme de possibilidades a alguns cliques de distância.

Toda a empresa, é claro, vai ter que se preparar para lidar com o ERP. Porém, colocando a automação e a inteligência de processos na balança, esse software é sempre um ganho de produtividade desde o primeiro dia — e uma vantagem que continua se expandindo ao longo do tempo.

ERP custa caro

Este é um mito que você precisa tirar da sua cabeça o quanto antes. Só no tópico sobre a economia que um ERP traz você já poderia perceber como a solução tem um retorno bem grande em relação ao investimento.

Mas não é apenas isso. Bons sistemas do tipo são oferecidos no modelo “as a service”, com entrega remota por meio de assinaturas.

É uma forma de investir em tecnologia que diminui muito o seu investimento inicial necessário e flexibiliza esse pagamento ao longo do tempo. Ou seja, você paga menos e utiliza as vantagens em economia para conseguir mais recursos ainda da ferramenta no futuro.

Sem uma equipe de TI robusta não dá para utilizar ERP

Como o ERP é uma solução completa de gestão, que envolve todas as etapas de administração e operação, é comum que diretores e empresários imaginem um trabalho muito grande de implementação e manutenção.

Daí vem aquela dúvida: minha equipe de TI não é tão grande, como vamos lidar com uma tecnologia tão ampla?

De novo um mito da solução pode ser derrubado por sua própria característica centralizadora e integradora. Mesmo sendo uma suíte completa de gestão, o ERP é simples de usar e conta com automação também no seu funcionamento.

Se algo estiver errado, o sistema é capaz de identificar e notificar os responsáveis. Se há uma mudança no esforço da equipe de TI, é o ERP que facilita o seu trabalho.

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Com o tempo extra, você pode reunir o time para discutir como é possível utilizar seu conhecimento para encontrar novas formas de incluir tecnologia no core do negócio.

Como fazer uma boa escolha?

O primeiro ponto a considerar é que um sistema ERP deve ser parametrizável, dotado de flexibilidade para se moldar de acordo com as necessidades da empresa. Interface facilmente integrável a outras plataformas ou sistemas legados e com alto nível de segurança da informação são outras virtudes que não podem faltar ao considerar o que é um ERP e qual o melhor modelo para seu negócio.

Mas há ainda outros critérios para ficar de olho. Descubra quais são eles e monte sua checklist!

Tome o custo total de propriedade como base

Você vai adquirir uma solução mediante assinatura recorrente? Quais são os custos com treinamento? Há suporte gratuito? A versão de seu interesse é realmente completa ou o obrigará a equipe a buscar uma aplicação complementar? Todo seu processo de pesquisa de fornecedores deve se basear no Total Cost of Ownership (TCO) — ou custo total de propriedade.

Prepare a equipe para uma mudança cultural

Saber o que é um ERP é fundamental para extrair o máximo das potencialidades dessa tecnologia. Isso deve, portanto, ser repassado para o time! É papel da gestão fazer com que todos os funcionários entendam como esse processo de transformação digital pode alavancar a empresa no mercado.

Com esse propósito, o negócio pode organizar seminários, fazer campanhas de endomarketing e elaborar programas de conscientização, estimulando os colaboradores a deixarem processos analógicos de lado para automatizar tarefas, exportar dados e gerenciar resultados a partir dessa aplicação.

Busque uma solução focada em indicadores

Imagine se você pudesse usar o ERP para fazer um trabalho aprofundado com Analytics, se quisesse usar esses dados para gerenciar indicadores com um Balanced Scorecard (BSC) ou se efetivasse a gestão das metas de equipes de campo em tempo real. A verdade é que nem todas as soluções disponíveis no mercado são orientadas a resultados.

Ciente desse cenário, lembre-se de pesquisar sobre as funcionalidades dos sistemas de interesse e também sobre como o monitoramento de KPIs poderia ser realizado com sua implementação. Afinal, um ERP deve funcionar como um mapa de bordo para sua empresa!

Escolha um sistema com atualização legislativa

Muitos sistemas se tornam obsoletos por não contarem com uma funcionalidade de atualização automática de legislação. Recentemente, por exemplo, assistimos à entrada em vigor da nova lei do ICMS, que mudou os parâmetros de apuração desse tributo e ampliou a complexidade do trabalho dos contadores. E se seu ERP não atualizar diante dessa mudança nas regras de cálculo? De volta ao Excel?

É importante que saiba que já existem no mercado soluções que fazem alterações legislativas na página inicial do ERP, de forma a manter a empresa sempre atualizada e livre de inconsistências por puro desconhecimento.

Corra atrás de personalização por segmento

O ERP feito para a indústria não terá a devida aderência se for usado de forma engessada pelo varejo. O do varejo, por sua vez, certamente não terá um fit tão bom se usado na área da saúde. Isso, claro, se o sistema não for capaz de se adaptar a outros segmentos, ok? Anote aí: parametrização é fundamental.

Ao escolher o fornecedor ideal para a transformação digital da sua empresa, verifique o grau de flexibilidade que a solução é capaz de trazer. Lembre-se, afinal, de que a própria companhia está em constante processo de transformação. Assim, versatilidade e escalabilidade são virtudes que o ERP escolhido deve ter.

Teste a solução

Alguns fornecedores oferecem a possibilidade de testar o software por um período determinado. Seja por meio de um free trial ou fazendo uma assinatura inicial de um plano mais em conta, é interessante experimentar, na prática, o impacto que um ERP pode trazer para o dia a dia da corporação.

Escolhendo bem, você vai logo se perguntar como seu negócio sobreviveu até então sem esse nível de inteligência!

Como avaliar o ROI de um ERP?

Além de todos os pontos que citamos até aqui para avaliar seu sistema de gestão empresarial, há ainda outro aspecto considerado fundamental para qualquer organização. Estamos falando do Return On Investment (ROI) ou retorno sobre o investimento.

Essa métrica é capaz de demonstrar quanto retornará para a empresa a cada real investido no software. Naturalmente, o ideal é buscar um ERP que apresente ROI positivo, gerando lucro para a instituição. Entenda melhor os benefícios da avaliação do ROI!

O ROI justifica a implementação ao conselho executivo

Sem benefícios tangíveis, dificilmente o conselho executivo de uma organização aprovará a implementação do ERP, não é verdade? Para que o projeto se torne possível, portanto, o ideal é ter um ROI previsto, assim como fazer um acompanhamento do verdadeiro ROI do projeto para avaliar se os objetivos foram mesmo atingidos.

O ROI é um ótimo critério de seleção

Como comentamos, o ROI é um dos critérios mais importantes para a escolha do software. Sabendo disso, a companhia pode estimar o retorno sobre o investimento das diferentes opções disponíveis no processo de seleção, avaliando qual tem o melhor custo-benefício.

O ROI previsto pode ser usado como meta

Ao estimar o ROI do projeto, a empresa também passa a ter uma meta de retorno sobre o investimento para quando o ERP estiver no ar. Isso ajuda a avaliar se o software está apresentando o desempenho esperado ou se existem ajustes a fazer. O ROI previsto foi atingido? Então o projeto pode ser considerado um sucesso!

Como calcular o ROI?

A fórmula em si é simples: [(receita obtida) – (custo do investimento x 100)] / (custo do investimento). Considerando uma receita de 20 mil reais e um investimento de 8 mil, por exemplo, teremos: ROI = [(20.000) – (8.000 x 100)] / (8.000). Nesse caso, o ROI é de 150%!

Mas como calcular o ROI previsto de um ERP? No caso do retorno de um sistema ERP, o ideal é considerar, na receita obtida, os custos que serão reduzidos, como o ganho de automatização de estoques, a redução de retrabalho e a redução de custos trabalhistas. Ao calcular o ROI antes de investir, todos os custos serão estimativas — que devem ser detalhadas cuidadosamente.

Quais dicas são fundamentais na implementação?

Depois que a empresa entende a importância de contratar um ERP e como fazer a escolha certa, ela já tem grande parte do sucesso garantido. Falta apenas uma implementação tranquila e segura para começar a colher os frutos imediatamente.

E nós podemos ajudar nessa parte também! Veja uma lista com dicas fundamentais para por em prática na hora de implantar o sistema.

Não faça nada sem planejar antes

É bom ter em mente que planejamento nunca é perda de tempo: é uma forma de traçar o melhor caminho com equilíbrio entre velocidade e segurança.

Por isso, além da solução ideal que vimos no último tópico, você precisa definir os passos, as responsabilidades, os indicadores a serem acompanhados, tudo o que dê à diretoria controle total sobre essa tecnologia.

Envolva e prepare toda a empresa

Esse planejamento não pode ser apenas do diretor e a equipe de TI. Todos os colaboradores utilizarão o ERP — portanto, eles precisam entender e participar desse processo.

Uma boa ideia é contratar uma fornecedora que ofereça também o treinamento. Mas é principalmente a sua responsabilidade definir termos de uso, comunicação interna e outras ações adjacentes que vão preparar todos os usuários.

Faça uma implementação em etapas

Um erro comum de gestores é tentar implementar o ERP de um dia para o outro, confundindo agilidade com pressa. Fazer isso só vai trazer dores de cabeça e pouca eficiência no futuro.

Portanto, planeje essa implantação em um cronograma inteligente, com tempo para executar, testar e validar cada passo do novo ERP. Isso não só ajuda na transição de todos os colaboradores como garante que as vantagens da tecnologia estarão lá desde o primeiro dia.

Busque ajuda especializada para o processo

Mesmo que você pesquise muito sobre opções no mercado e técnicas de implantação, por que não garantir ainda mais know-how nessa etapa tão importante de transformação digital?

Algo que recomendamos é a busca por uma parceria que tenha experiência em aliar tecnologia e inteligência de negócio. Uma consultoria desse tipo é capaz de levantar necessidades e objetivos da sua empresa e encontrar, dentro dos ERPs disponíveis, aquele que melhor se encaixa no sucesso que você busca.

Não só isso! Além da escolha da solução, uma consultoria pode auxiliar no planejamento de implementação, no treinamento dos colaboradores e também nas práticas pós-migração, como:

  • monitoramento do sistema;
  • políticas de segurança;
  • análise de indicadores de performance;
  • cálculo do retorno sobre o investimento, entre outros.

Como contratar a solução ideal?

Digamos que você tenha seguido todas as dicas anteriores sobre como fazer uma boa escolha e ainda tenha projetado o ROI de seus prováveis ERPs. Nessa hora, certamente a contratação da solução ideal está muito próxima.

Pois esse é, então, o momento de conversar com o fornecedor que será seu possível parceiro de ERP para tirar todas as dúvidas que ainda restam.

Lembre-se de que um dos pontos mais importantes da implantação de um ERP é o treinamento prestado. Essa consultoria deve acontecer desde o primeiro momento em que você entra em contato com a empresa de software, seguindo em todos os atendimentos. Afinal, é papel do fornecedor prepará-lo para essa importante mudança!

Assim, você poderá ter certeza sobre o parceiro ideal, prosseguindo com a contratação. A partir daí, basta combinar as datas e etapas da implantação e dos treinamentos, bem como os valores e os dias de pagamento.

Agora que você já sabe definir o que é um ERP, conhece suas principais vantagens e como escolher a opção ideal, que tal saber também como essa ferramenta pode ajudar a gestão do seu negócio? Aproveite a oportunidade e inscreva-se na nossa newsletter. Assim, você se mantém informado sobre os principais assuntos do ramo!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical de Gestão da Alterdata.
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