Transformação digital: desafios para o escritório contábil

Você já reparou como a transformação digital tem alterado a forma de atuação de empresas dos mais diferentes segmentos? Afinal, o avanço tecnológico vem provocando o surgimento de novos modelos de negócios, o que demanda adaptações. Na prática, esse processo se tornou um desafio e tanto para muitas áreas, inclusive a contábil. Essa, aliás, constitui uma das maiores tendências responsáveis por modificar o modo de trabalho dos profissionais contábeis de hoje.

Por isso, é tão importante alinhar o escritório de contabilidade com esse movimento, integrando tecnologias a estratégias, operações e processos organizacionais. Caso contrário, seu negócio pode ficar para trás, eventualmente sendo superado pela concorrência. Para ajudá-lo a evitar isso, separamos aqui os principais desafios desse processo, além de dicas sobre mudanças e investimentos para se preparar. Confira!

1. Consumidores conectados e exigentes

A transformação digital gera um impacto bem abrangente na forma como os consumidores interagem com o escritório contábil, o que consequentemente afeta a forma de atendimento ao público. Atualmente, a maioria das pessoas procura por serviços de contabilidade em buscadores, redes sociais, portais e outros serviços digitais. Com essa pesquisa feita, passam para o contato com os profissionais pelo próprio meio virtual. Por essas e outras, é essencial contar com ferramentas digitais de comunicação nos dias de hoje.

Aliás, muitas empresas já optam por contratar profissionais específicos, sejam eles internos ou terceirizados, para lidar com o público. E esses experts não usam só os tradicionais telefones, mas incluem no seu leque de recursos diferentes tecnologias de comunicação, como:

• mensageiros instantâneos;
• chats on-line;
• e-mails;
• videoconferências;
• redes sociais.

Todos esses dispositivos ajudam a tornar a comunicação mais clara, transparente e eficaz, o que, por sua vez, beneficia a percepção do público em relação à imagem do escritório contábil. Também é necessário aproveitar ao máximo os recursos tecnológicos para entender e engajar os consumidores com a marca.

2. Empresas cada vez mais digitais

Agora vamos falar sobre 2 das principais tendências da transformação digital: a digitalização e a automação dos processos organizacionais. Traduzindo: os escritórios estão convertendo rotinas que antes envolviam etapas físicas morosas e, muitas vezes, falhas, em processos virtuais automatizados, bem mais precisos e ágeis. O marketing contábil, por exemplo, deixou de ser apenas off-line e passou para o universo on-line, com grande ênfase em inbound marketing e foco no poder do conteúdo.

Graças a essas estratégias, é possível aproveitar melhor os benefícios da internet. Para isso, é essencial ter um site corporativo que descreva e exponha, de modo claro, os serviços e contatos do escritório. Um blog para compartilhamento de publicações também faz parte dessa tática, servindo para criar vínculos com o público ao oferecer informações realmente úteis, que chamem a atenção de potenciais clientes.

Também é necessário estabelecer presença constante nas redes e mídias sociais, como Facebook, Instagram, Google+, YouTube, Snapchat, Twitter e LinkedIn, para aproveitar as oportunidades de divulgação e interação com o público que essas plataformas oferecem.

Ferramentas tecnológicas de mensuração de resultados, de obtenção de indicadores de desempenho e de análise de dados também chegaram com tudo, deixando para trás os antigos livros-caixa, bem como relatórios e outros instrumentos físicos. Isso porque são mais precisas e rápidas, automatizando tarefas repetitivas — como cálculos recorrentes, lançamento de dados e processos burocráticos.

3. Mudança de documentos físicos para virtuais

Um fator que afetou bastante a área contábil foi a intensificação da digitalização dos documentos físicos, o que aconteceu porque as versões virtuais possuem inúmeras vantagens — aí entram a maior reprodutibilidade, a facilidade de armazenamento e a possibilidade de compartilhamento instantâneo, por exemplo.

Nesse cenário, com o uso de instrumentos de integração e comunicação, um escritório contábil consegue concluir diversas tarefas (parcial ou integralmente) no meio virtual. E isso ajuda a economizar tanto dinheiro como tempo ao facilitar a pesquisa por documentos no sistema, bem como reduz a necessidade de contar com um grande espaço físico para guardar a papelada.

Essa tecnologia também colabora para a redução de erros, já que a digitalização pode seguir processos padronizados de identificação, além de otimizar a produtividade dos profissionais. Tudo isso é tão vantajoso que até órgãos e entidades do governo, como a Secretaria de Fazenda, a Receita Federal e diversas prefeituras, também estão se adaptando a essa realidade. Como exemplo, podemos citar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Há também o Bloco K, uma obrigação acessória que tem como objetivo elevar a fiscalização da Receita Federal e inibir a sonegação de tributos. Essa obrigação exige a virtualização do livro de controle de produção e estoque da empresa, que precisa enviar os registros periodicamente pelo Sped Fiscal.

Atualmente, é possível armazenar de modo digital vários documentos relacionados à contabilidade de uma organização, dando também para fazer obrigações acessórias e declarações com eles. Para digitalizar esses arquivos, é importante contar com equipamentos específicos e um sistema eficaz. Mas também existem opções de terceirização desse serviço, o que permite que o escritório foque apenas em suas atividades, enquanto outra empresa cuida da digitalização.

4. Necessidade de segurança virtual

À medida que os processos, as comunicações e os documentos se tornam digitais, sua segurança virtual se torna necessária. Afinal, é sempre bom lembrar que o volume de cibercrimes e ataques virtuais tem crescido bastante no mundo. Para se proteger de ameaças externas, garantindo a idoneidade e a confidencialidade dos dados contábeis dos clientes, é importante adotar algumas medidas e sistemas de proteção.

Seu escritório pode passar a usar um certificado digital que garanta a confiabilidade das informações trocadas com clientes, governo e outros agentes, por exemplo. Esse recurso permite confirmar a procedência dos dados enviados, possibilitando, assim, a autenticação das informações. Também é fundamental contar com softwares de segurança (antimalwares, antispywares e firewalls) e sistemas de criptografia de dados.

5. Maior demanda por softwares de gestão

Uma importante tendência da transformação digital é o emprego de softwares de gerenciamento contábil para a administração de escritórios contábeis. Essas ferramentas automatizam informações e processos manuais, centralizando dados e garantindo um controle maior sobre as operações do empreendimento.

Eles também facilitam a autenticação e verificação de documentos, bem como a realização de correções, o que ajuda a reduzir problemas com a fiscalização e garantir entregas mais precisas aos clientes. Isso pode colaborar com o planejamento estratégico do escritório, além de garantir mais qualidade e exatidão aos relatórios e documentos dos clientes.

Além do mais, o crescente volume de informações provenientes de interações digitais e do próprio crescimento do escritório acaba demandando um controle maior por parte da organização. Especialmente nesses pontos, pode acreditar: um sistema gerencial faz toda a diferença!

Vale destacar que a transformação digital pode se intensificar nos próximos anos à medida que novas tecnologias são desenvolvidas. É importante, portanto, acompanhar de perto as principais tendências que poderão ser aplicadas à área contábil, buscando implantá-las no seu escritório sempre que possível. Dessa forma, você poderá obter diferenciais competitivos frente à concorrência e, assim, elevar seus resultados.

Agora que você já sabe quais são os principais desafios que a transformação digital gera, que tal descobrir como a análise estratégica de dados colabora para o sucesso dos escritórios contábeis?