Trabalhe a automação de processos no seu escritório de contabilidade

A automação de processos já é uma realidade em muitas áreas. E a contabilidade não fica por fora dessa tendência que, muitas vezes, se traduz em melhorias e ganho de produtividade. Diariamente, um grande número de dados e informações circulam nos escritórios de contabilidade em forma de trocas de mensagens entre clientes, empresas e governos.

Uma pesquisa do consultor Roberto Dias Duarte, em 2014, revelou que 54% das empresas da área usam sistemas informatizados e importam, de forma eletrônica, a maior parte dos dados dos clientes. O mesmo estudo constatou, porém, que apenas 11% investem em tecnologia para gerenciar o relacionamento com o cliente.

Documentos digitais

O contexto do segmento contábil já é bastante digitalizado e a maioria dos documentos físicos tem seu correspondente digital: de boletos aos extratos bancários, passando por notas fiscais, comprovantes de depósito e similares.

Estamos avançando na era digital e precisamos de processos mais eficientes. Nesse cenário, é fundamental dedicar um tempo para pensar em estratégias e ações para levar seu escritório a esse patamar. Confira algumas ações que vão ajudá-lo a ficar em dia com essas tendências:

Automação de processos manuais

A tendência é que os escritórios contábeis adotem cada vez mais o meio digital e assumam a tecnologia como fator estratégico. É um investimento com retorno garantido que ajuda a reduzir custos, erros e retrabalhos, melhorando o uso do tempo e aumentando a produtividade, além de trazer segurança, agilidade e organização aos processos. Essa automação facilita, ainda, a conferência e o arquivamento dos documentos digitalizados.

Outra necessidade dos escritórios de contabilidade é o gerenciamento das suas atividades para priorizar tarefas e não perder datas de entrega — de preferência com recursos colaborativos — para que seja possível interagir com o cliente, enviando informações pertinentes.

Uso de certificado digital

A segurança das informações trocadas no ambiente virtual é fundamental e, embora o uso da certificação digital não seja uma exigência para todos os casos, sua importância tem crescido. Entre os documentos que já são assegurados pelo uso de certificado digital, estão o reconhecimento de firma, o envio de declarações, as transações online, a validade jurídica de documentos eletrônicos e a assinatura de notas fiscais.

A automatização desse processo, além de dar mais segurança aos clientes, tira do escritório uma atividade manual. Com isso, a economia de tempo, a diminuição de custos e o aumento da produtividade virão naturalmente.

Relacionamento com o cliente

A tecnologia pode ajudá-lo a estreitar o relacionamento com seus clientes. Ferramentas de videoconferência (Skype e Google Hangouts) vão mantê-lo por perto, mesmo quando estiver presente apenas virtualmente. Em conjunto com redes sociais e e-mail, são muito úteis para uma comunicação mais efetiva.

Além disso, automatizar o processo de envio periódico de material educativo digital (apresentações, vídeos e webinars, as palestras virtuais) pode ajudar a surpreender o cliente positivamente.

Marketing digital

As redes sociais, um bom site com foco no seu público-alvo e um blog corporativo com artigos, vídeos, e-books e infográficos (todos sobre temas do interesse da sua audiência) servem para divulgar sua marca, bem como para atrair novos clientes. E todo o processo de publicação e atualização pode ser automatizado.

Segurança da informação

Com os recursos da computação em nuvem, fica mais eficiente automatizar o processo de oferecer segurança às informações. Além disso, o uso de e-mails e compartilhamento de arquivos (todos devidamente hospedados na nuvem) levam a empresa à mobilidade e o nível de produtividade da equipe aumenta — já que há garantia de disponibilidade total das informações a qualquer hora e em qualquer lugar.

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