Entenda quanto custa abrir um escritório de contabilidade

Muitos profissionais da área contábil, de viés empreendedor, sonham em se libertar das amarras dos departamentos fiscais corporativos para abrir seu próprio negócio. Ser seu patrão, implementar os projetos que acha mais relevantes, expandir seus serviços e se tornar referência no segmento: você também nutre esse sonho? Mas já parou para pensar como montar um escritório de contabilidade ou quanto custa abrir um?

Este post veio justamente para sanar suas dúvidas acerca do tema, mostrando também o que vai precisar ao começar a trilhar seu caminho como empreendedor de sucesso. 

Acompanhe-nos e aprenda, definitivamente, como montar um plano de sucesso para abrir um escritório de contabilidade com alto poder de captação e sustentabilidade no mercado!

Custos relativos à folha de pagamento

A primeira questão que deve ser analisada ao pensar no escritório contábil é a estrutura. O ideal é que ela seja subdividida nas seguintes áreas específicas: fiscal, contábil, pessoal e administrativa. Essa estrutura organizacional implicará na contratação dos seguintes profissionais:

• Assistente de atendimento;
• Analista fiscal;
• Contador;
• Analista de departamento pessoal;
• Auxiliar de serviços gerais.

Acompanhe nosso raciocínio para entender quanto custa montar seu escritório de contabilidade. De acordo com um levantamento da Catho, cuja base de dados é atualizada em tempo real, o salário médio pago pelo mercado a um Secretário que trabalha 40 horas semanais fica em torno de R$ 1.400,00*. Além disso:

• um Analista fiscal tem salário médio de R$ 2.600,00*;
• um Contador, de R$ 4.000,00*;
• um Analista de RH, de R$ 2.600,00*;
• um Auxiliar de serviços gerais recebe, em média, R$ 1.200,00* mensais.

Supondo que você concentre as atividades de direção (estratégia não recomendada e que, se realizada, deve ser feita apenas nos anos iniciais do escritório), o custo total com salários sairá na faixa de R$ 12.600,00. Veja que estamos tratando dos custos com a folha de pagamento imediatamente após montar o escritório de contabilidade.

Outra questão é que estamos falando apenas do salário bruto de seus colaboradores, não incluindo os recolhimentos de ordem trabalhista e previdenciária, que podem aumentar em até 95,22% o valor apurado. Nessa estimativa de cenário, portanto, você teria um custo com pessoal em torno de R$ 25.000,00.

Custos com infraestrutura física

Um escritório de contabilidade precisa de alguns equipamentos básicos como, por exemplo, armários para guardar arquivos, mesas, cadeiras, impressoras, scanner, internet de alta velocidade, entre outros. O custo pode variar de acordo com a necessidade, com o espaço disponível e tamanho da equipe.

Além do mais, dependendo da modalidade de atendimento, online ou presencial, o investimento pode ser menor ou maior. Lembre-se: quanto maior o número de clientes, mais robusta deverá ser sua infraestrutura.

Por outro lado, manter um grande espaço sem que haja demanda suficiente pode representar desperdício de recursos. Assim, você precisa avaliar o peso do seu investimento conforme a realidade de atendimento e ajustar esses aspectos de acordo com o que virá pela frente.

Custos com taxas, emolumentos, registros e tecnologia

Além das despesas com pessoal e infraestrutura física, é preciso lembrar que o Brasil, país da burocracia, é repleto de obrigações formais de registro. Para fins didáticos, vamos enumerá-las.

1 Registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC)

O contrato social da atividade contábil deve obedecer algumas questões específicas, como a inserção da responsabilidade técnica da empresa e o tipo de serviço prestado. Também é importante lembrar que os profissionais contábeis devem ter registro ativo no CRC ao montar o escritório de contabilidade.

Após o registro do contrato e a emissão do CNPJ, é preciso retornar ao CRC a fim de apresentar a documentação restante. Para fins de exemplificação, o cadastro e o restabelecimento de sociedade contábil com dois sócios no CRC-SP custam, atualmente, pouco mais de R$ 300,00 – e um pouco mais de R$ 400,00 se forem três sócios.

2 Registro municipal

Ao montar um escritório de contabilidade, não se pode esquecer da inscrição municipal, que corresponde ao registro da sua empresa junto à prefeitura na qual o negócio tem sede. Esse é um momento importante, uma vez que um enquadramento equivocado pode resultar em cobrança incorreta de tributos à empresa contábil.

Na maior parte dos escritórios, inscrever-se como Sociedade Uniprofissional (SUP) é vantajoso, porque esse modelo possibilita à empresa recolher o Imposto Sobre Serviços (ISS) de acordo com o número de profissionais habilitados e não em razão do faturamento.

3 Cadastro no Sindicato Patronal correspondente

Para montar um escritório de contabilidade é necessário se filiar ao Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Sescon) de seu Estado. É importante saber que a contribuição associativa ao órgão varia de acordo com a unidade federativa.

4 Obtenção de certificação digital

Na era digital, você deve estar preparado para mudanças na contabilidade, como assinatura de balanços e envio de obrigações acessórias ao Fisco por meio de assinatura digital. Busque uma autoridade certificadora a fim de estudar todos os passos e custos para a obtenção da sua certificação digital antes mesmo de abrir o escritório de contabilidade.

Como todo o processo de escrituração contábil é feito mediante assinatura digital, não há como exercer a contabilidade sem esse instrumento de autenticação. Exatamente por isso, diante de seu papel crítico no exercício da profissão, tal investimento não pode ser esquecido das contas ao apurar os gastos.

5 Implementação de um sistema de gestão contábil

Por fim, o item mais importante! Em um país que tem 63 tributos e 97 obrigações acessórias, no qual as empresas gastam, em média, 1.958 horas e R$ 60 bilhões/ano com o cumprimento das obrigações tributárias, ter um sistema de inteligência fiscal para assegurar eficiência já ao montar o escritório de contabilidade é muito mais que um luxo.

Trata-se, na verdade, de um dever básico de quem deseja se profissionalizar e ser reconhecido no mercado pela excelência dos serviços prestados. Um software contábil atualiza a legislação, realiza a apuração de tributos de forma automática, dispara alertas quanto à proximidade de datas limítrofes de entrega de declarações, entre outras diversas facilidades.

Outros custos de um escritório contábil

Além dos aspectos anteriores, é preciso conhecer os demais gastos que você vai ter ao abrir o escritório. Vamos conferir juntos os principais.

Integração

Muitos escritórios se integram com outros setores – advocacia, consultoria ou assessoria imobiliária, por exemplo – para reduzir custos e prover maior potencial de captação de clientes. Para tomar uma decisão de impacto como essa, no entanto, é preciso estudar com atenção o mercado, avaliando a oferta desses serviços em sua região, o público disponível e a redução de despesas.

Localização

Outra questão relevante a quem deseja mensurar o custo ao montar um escritório de contabilidade é entender que o valor mensal das despesas varia significativamente de acordo com localização escolhida. Um bom escritório em uma avenida principal da cidade, por exemplo, ou até mesmo de uma grande metrópole, é algo bastante almejado, mas nem sempre é possível, especialmente para quem está começando.

De acordo com uma pesquisa da Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas (Fipe), o preço de venda do metro quadrado nas salas comerciais no país registrou queda de 3,16% entre maio de 2018 e maio de 2019. Já o valor de locação caiu 0,60% no mesmo período. Com isso, você consegue alugar uma sala de 70 m² no centro do Rio de Janeiro (ou nas regiões mais centrais de São Paulo) por um patamar médio de R$ 2.500,00*.

Mas a limitação no seu orçamento não justifica instalar o escritório em um local inadequado. Mesmo em uma era SPED Fiscal é preciso ponderar que, muitas vezes, seus colaboradores terão que se dirigir a unidades da Receita Federal e Junta Comercial, ao Conselho Regional de Contabilidade e assim por diante. Assim, posicionar-se próximo a esses pontos estratégicos pode reduzir significativamente os custos (fixos e variáveis) da empresa.

Para quem pretende começar de forma bem enxuta, uma dica é o coworking. Esses espaços compartilhados, que também contam com salas privativas, normalmente têm boa localização e facilitam o atendimento presencial aos seus clientes. Sem falar que, como mencionado, já possuem a infraestrutura necessária. Tudo será uma questão de colocar na ponta do lápis para definir o que vai ser mais vantajoso.

A localização precisa estar em conformidade com os objetivos do seu negócio e o perfil do seu público. Avalie também seu orçamento, número de clientes e de colaboradores. Por exemplo, há profissionais que conseguem atender seus clientes a distância em escritórios em suas próprias casas, usando coworking ou outros tipos de espaços para atendimentos presenciais, então, nem sempre é urgente uma estrutura física robusta.

Melhores práticas para a abertura do seu escritório de contabilidade

Coletamos informações sobre as melhores práticas adotadas pelos escritórios contábeis líderes de mercado, listando abaixo os pontos em comum entre esses players. 

Faça o benchmarking e veja o que deu certo a quem já passou (com êxito) pela insegurança de saber como montar um escritório de contabilidade. Confira!

Estruture um bom plano de negócios

O planejamento é a bússola que um Contador deve ter antes mesmo de abrir seu escritório. Trata-se de uma espécie de “manual” que vai descrever ao mercado, aos colaboradores e aos próprios sócios o que é a empresa, o que ela faz, como faz, aonde pretende chegar e como fará isso. É um documento formal que estrutura as principais ideias do empreendedor. Deve ser composto por:

• descrição da empresa;
• análise estratégica;
• serviços oferecidos;
• plano operacional;
• plano de custos;
• análise de mercado;
• estratégias de marketing.

Fique a par das principais normas de contabilidade

Ter um bom conhecimento sobre as normas da contabilidade é um pré-requisito essencial. Embora isso também seja necessário ao trabalhar em uma empresa com uma grande equipe, quando você gerencia o próprio negócio, a visão que precisa adotar como Contador deve ser muito mais abrangente. 

Afinal, quando o Contador vem de uma empresa, ele normalmente se especializa em áreas específicas, seja no departamento pessoal ou legalização de negócios, por exemplo. Mas, ao levar avante o próprio escritório, você vai precisar dominar diferentes áreas – e não somente aquela com a qual estava acostumado.

Já que muitos Contadores não sabem muito bem como montar escritório de contabilidade, erram por atender grandes empresas com processos que não conhecem ou com legislação muito específica. Assim, não pense que sua formação em contabilidade vai dar a você toda a expertise e os conhecimentos necessários para abrir sua própria empresa.

Você vai, sim, precisar de prática e buscar informações adicionais. Mas como conseguir aprimorar suas habilidades? Bem, uma boa opção é começar a trabalhar em empresas de contabilidade que já são bem-conceituadas e sólidas no mercado. Essa experiência vai ajudar não apenas nos aspectos mais técnicos, mas também a se desenvolver como empreendedor, lidando com situações ligadas a negociações com clientes, precificação e dúvidas do público.

Quanto às normas específicas da área de contabilidade, é importante ter bem gravadas as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC), que regulam as atividades contábeis no país por meio da Resolução CFC nº 1.328/11. Essas regras produzidas pelo Conselho Federal de Contabilidade são muitas. Por isso, o profissional precisa estar sempre atualizado em relação a elas.

Normas técnicas

As normas técnicas (NBC T) definem procedimentos que ajudam a dar mais qualidade aos serviços de contabilidade. São divididas em dez partes:

• Normas Completas;
• Normas Específicas;
• Normas Simplificadas para PMEs;
• NBC TA – de Auditoria Independente de Informação Contábil Histórica;
• NBC TI – de Auditoria Interna;
• NBC TO -de Asseguração de Informação Não Histórica;
• NBC TR – de Revisão de Informação Contábil Histórica;
• NBC TSC – de Serviço Correlato;
• NBC TSP – do Setor Público;
• NBC TP- de Perícia.

Normas profissionais

As normas profissionais (NBC P) já são direcionadas às atividades dos profissionais e estão divididas em apenas três partes:

• NBC TG – Geral;
• NBC PA – Auditor Independente;
• NBC PP- Perito Contábil.

Invista na divulgação orgânica do seu escritório

Diferentemente de um escritório de advocacia, cujo marketing jurídico encontra proibição no art. 39 da Resolução OAB nº 02/2015 (por entender que a propaganda dos escritórios estimula o litígio), a captação de clientes para o escritório de contabilidade por meio da publicidade é permitida.

A restrição que é feita no Código de Ética Profissional do Contador se refere apenas à comunicação que tenha por objetivo macular a imagem da concorrência, conforme explícito no art. 15 da Norma Brasileira de Contabilidade – NBC nº 01/2019:

“É vedado efetuar ações publicitárias ou manifestações que denigre a reputação da ciência contábil, da profissão ou dos colegas, entre as quais: (a) fazer afirmações desproporcionais sobre os serviços que oferece, sua capacitação ou sobre a experiência que possui; (b) fazer comparações depreciativas entre o seu trabalho e o de outros; e (c) desenvolver ações comerciais que iludam a boa-fé de terceiros.”

Dessa forma, ao saber como montar um escritório de contabilidade, você pode investir, por exemplo, em ações de marketing digital para contadores, criando um blog com conteúdo rico de modo a atrair novos clientes. Pode também:

• elaborar um plano de e-mail marketing às empresas potencialmente interessadas em seus serviços;
• criar uma página de dúvidas fiscais em redes sociais;
• participar de eventos corporativos para ampliar seu networking.

Todo esforço de captação é válido nesse primeiro momento empresarial, em que a formação de uma carteira sólida esbarra na necessidade de criar um elo de confiança e credibilidade no mercado.

Mantenha-se atualizado quanto ao mercado

Com o relacionamento entre iniciativa privada e administração pública colocado em xeque com as recentes operações de combate à corrupção, questões como compliance e governança corporativa se tornaram prioritárias às empresas, que precisam demonstrar a clientes e investidores sua lisura, ética e valores atrelados às suas estratégias de crescimento.

Essa preocupação com a gestão ética e moral, relacionada ao cumprimento irrestrito da lei (o que engloba aspectos jurídicos, fiscais, tributários, ambientais e sociais), obriga os Contadores a buscarem especialização para gerir o escritório com expertise em adequações regulatórias, limites de elisão fiscal e transparência na gestão tributária.

Estar alinhado às melhores práticas contábeis (com base no NOCLAR – Responding to Non-Compliance with Laws and Regulations) e, mais do que isso, apresentar-se como referência em compliance, auditoria e formulação de estratégias de escrituração ética e transparente são exemplos de exigências do mercado que precisam ser analisados pelos Contadores antes de abrir um novo negócio.

Monte uma equipe multidisciplinar

Uma equipe alinhada com o que está ocorrendo no mercado precisa ser versátil e abrigar especialistas nas mais diversas segmentações contábeis. Isso significa que o ideal é que seu escritório conte com especialistas em escrita fiscal, RH, planejamento tributário e, é claro, compliance e auditoria.

Considerando que, ao abrir o escritório você provavelmente não contará com capital de giro suficiente para contratar um profissional para cada uma dessas especializações, terá que investir em um processo seletivo capaz de identificar os candidatos mais multifacetados e flexíveis trazidos pelo seu recrutamento. Lembre-se: capital humano e tecnologia são os dois grandes pilares de um escritório contábil de sucesso.

Tenha auxílio de tecnologia contábil de ponta

Essa variável é, provavelmente, a mais importante a quem deseja abrir seu escritório de contabilidade. Isso porque, conforme você viu acima, o oceano de obrigações acessórias, bem como normas que se sobrepõem todos os meses, tornam praticamente impossível gerir com eficiência adotando processos manuais.

O Brasil já editou 5,4 milhões de normas desde 1988, sendo que, destas, mais de 363 mil são de ordem tributária. Esses dados indicam que o país edita quase duas regras fiscais por dia. Pense bem, sem uma ferramenta eletrônica que promova a importação e atualização automática dessas leis, como você se manteria em dia com a legislação?

Outra questão é que, desde o surgimento do SPED, o volume de informações exigido para remeter os arquivos, em vez de diminuir, aumentou drasticamente. Sem uma solução contábil que promova a importação de NF-e e a escrituração automática de documentos fiscais, como seu escritório conseguirá ser produtivo? Isso sem falar na pressão do mundo atual para estar disponível a todo momento.

Quem tem ao seu lado uma solução eficaz, como o eContador, oferece às empresas um poderoso canal de comunicação entre escritório e clientes. É um instrumento digital ágil e moderno que assegura contato ainda que o Contador esteja no saguão do aeroporto, no carro ou em casa.

É o fim de e-mails, telefonemas e mensagens perdidas no WhatsApp. Sabe aquele detalhe de profissionalismo que divide os grandes escritórios dos demais? Pois é, isso faz diferença em sua carteira de clientes.

Foque na qualidade dos serviços oferecidos

Um dos pilares de sucesso é apresentar aos seus clientes um serviço de qualidade. Afinal, a concorrência é alta e somente se destacam aqueles que entregam aquilo que prometem e trabalham de forma proativa.

Por isso, foque em contratar profissionais competentes. Além disso, para apresentar ótimos resultados, não se apresse em aumentar a quantidade de empresas atendidas, mas concentre-se em oferecer um serviço de qualidade à sua cartela de clientes atual. Assim, naturalmente surgirão novos prospects.

Conhecimentos necessários para assumir um escritório contábil

Como vimos, conhecimentos na área contábil são fundamentais se você deseja saber como montar um escritório de contabilidade. Mas, enquanto empreendedor, seu repertório não pode se limitar a esse campo. Com o tempo, você vai perceber que ter conhecimentos mais generalistas sobre a gestão de um negócio é tão importante quanto sua expertise em contabilidade.

Você precisará lidar com outros processos, como administração, marketing e vendas. Afinal de contas, todo negócio envolve o gerenciamento de áreas que estão fora do seu core business, ou seja, sua atividade principal. É claro que você não precisa saber tudo, mas uma boa noção de cada área vai ajudar a lidar com algumas atividades básicas do dia a dia do escritório.

Por isso, tenha uma visão estratégica e holística sobre o seu empreendimento e do próprio mercado. É preciso saber avaliar o escritório e entender suas fraquezas, que podem ser aprimoradas, e potencialidades a serem exploradas.

Lembre-se que: além de um Contador em seu próprio escritório de contabilidade, você será um empreendedor. Assim, ter um espírito de liderança, saber se comunicar com sua equipe e selecionar os melhores talentos podem ser atributos decisivos ao sucesso do seu negócio.

Para o sucesso do empreendimento, é indispensável planejar seus passos e ganhar destaque entre a concorrência. Os resultados não são rápidos, mas, com conhecimento, resiliência e tecnologia, ele tende a ser um sucesso.

O que achou das nossas dicas e orientações? Você pode continuar conosco e aprofundar a discussão sobre o tema. Deixe seu comentário e compartilhe com a gente quais são as suas principais dúvidas sobre montar o próprio escritório contábil!

* Sujeito à alteração.