Como abrir um escritório de Contabilidade em 8 passos

Montar seu próprio escritório: esse é o objetivo de muitos e muitos contadores pelo país afora. No entanto, na hora de efetivamente colocar a ideia em prática, é comum se deparar com diversas dificuldades e dúvidas. Afinal de contas, como abrir um escritório de Contabilidade?

A boa notícia é que existem sim algumas dicas fundamentais para se abrir e buscar o crescimento desse tipo de empreendimento. Para ajudar, separamos aqui 8 passos que você deve seguir para montar um escritório de sucesso. Saiba mais!

1. Comece fazendo um planejamento

O primeiro passo é sempre o planejamento, momento de definir os objetivos com o empreendimento. Para isso, é preciso elaborar um plano de negócios considerando vários fatores, como:

• serviços prestados;
• público-alvo;
• diferenciais do escritório;
• viabilidade do negócio;
• tamanho da equipe;
• investimento necessário.

Esse plano deve conter todos os detalhes do negócio, do planejamento financeiro à identificação de atividades necessárias, além de permitir uma análise ampla do ramo e o contato com o mercado durante sua elaboração.

O que você precisa saber é que, muitas vezes, quando o profissional ainda tem dúvidas sobre a abertura do escritório, esse planejamento esclarece os pontos obscuros, trazendo todas as informações necessárias para uma tomada de decisão sólida.

2. Resolva a parte burocrática

Com o plano de negócios em mãos, é hora de começar a colocá-lo em prática, providenciando documentos e licenças para o escritório funcionar regularmente. Para começar, o responsável deve estar regularmente inscrito no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Depois, passa-se para:

• a obtenção do CNPJ, com registro na Junta Comercial e na Secretaria da Receita Federal;
• a obtenção de alvará de funcionamento na prefeitura;
• a obtenção de licença de funcionamento com o Corpo de Bombeiros;
• o cadastramento junto aos sindicatos;
• o registro do escritório no CRC.

Ainda considerando os procedimentos eletrônicos feitos atualmente, inclusive em relação às notas fiscais, é essencial ter um certificado digital para que o escritório possa efetuar todos os serviços necessários sem qualquer entrave.

A verdade é que são vários os procedimentos obrigatórios. Por isso, o ideal é procurar conhecer a legislação e, caso precise, buscar informações com os órgãos municipais, estaduais ou federais para ter certeza que nada ficou para trás.

3. Escolha bem a localização

Para abrir um escritório de Contabilidade, você precisará de um local para exercer suas funções e atender os clientes, certo? Então corra atrás de uma boa localização, que seja de fácil acesso ao público-alvo, preferencialmente perto dos centros comerciais.

Considere ainda a proximidade com órgãos públicos, como Receita Federal, Secretarias de Fazenda, Finanças, Junta Comercial e outros lugares que os colaboradores precisarão visitar para desempenhar suas funções. Levar em conta o deslocamento no dia a dia afetará diretamente a otimização do tempo e a produtividade da equipe.

Outro ponto que deve ser observado é o atendimento por transporte público e a disponibilidade de estacionamentos nos entornos, fatores que facilitam o acesso dos clientes a seus serviços e trazem mais conforto aos próprios colaboradores.

4. Invista na estrutura

O imóvel escolhido para o escritório precisa ter uma estrutura adequada para a prestação dos serviços. E aí são vários os fatores que devem ser observados, como tamanho da sala, cômodos disponíveis e suas dimensões, qualidade da construção, acessibilidade. Aqui, o perfil de negócio escolhido tem especial importância, a fim de que a estrutura alcance o objetivo estabelecido.

Após escolher um imóvel adequado, é necessário investir nos móveis e equipamentos para o desempenho das atividades diárias, como mesas, cadeiras, computadores e armários. Ainda, pelo volume de documentos e informações dos clientes com que o escritório terá que lidar, é essencial investir na segurança.

Em alguns casos, o profissional opta por iniciar o negócio na sua própria casa. Mesmo nesse contexto, é preciso criar um ambiente profissional e organizado para viabilizar a execução das tarefas e não perder ou danificar documentos dos clientes, além de passar um ar mais profissional.

5. Monte a equipe de colaboradores

Com o escritório tomando forma, você precisará escolher a equipe. Analise quais profissionais serão necessários, bem como a possibilidade de terceirizar, pensando nos requisitos primordiais para cada vaga. Se possível, conte com um assistente para fazer o atendimento, providenciando agendamentos, separando documentos e ajudando na rotina administrativa em geral.

Em alguns casos, é interessante contar com a parceria de um advogado tributário e contadores de especialidades diversas, montando uma equipe diferenciada. Além de auxiliarem nos serviços, os profissionais contratados trarão mais conhecimento e experiência para o escritório.

Mas nada impede também que você trabalhe sozinho, seja por limitação de orçamento ou pelo plano de negócios criado. O fundamental é analisar as necessidades do escritório e seus para definir a melhor forma de administrar o negócio.

6. Padronize os processos

Para garantir a excelência dos serviços prestados e a organização do escritório, é essencial ter um método de trabalho, criando uma rotina e padronizando os procedimentos necessários para a conclusão de tarefas.

Lembre-se de que as demandas dos clientes terão objetivos e prazos diferentes. Por isso, organização é fundamental! Perder um prazo pode não só gerar cobrança de multa como trazer outras consequências, além de prejudicar a reputação e a confiabilidade do escritório.

Uma ótima ferramenta para ajudar nessa organização geral é um software de gestão online, que permite sistematizar documentos, economizar espaço físico, agendar e controlar a conclusão de tarefas, entre outros diversos benefícios.

Definindo as rotinas e tendo ferramentas para fazer uma boa gestão das tarefas, o escritório de Contabilidade conseguirá cumprir adequadamente seus prazos e, com isso, garantir a qualidade na prestação dos serviços.

7. Tenha um plano de marketing

Investir na divulgação do escritório é um passo muito importante para que os clientes efetivamente encontrem seus serviços. Só não se esqueça de observar as limitações impostas pelo Código de Ética Profissional do Contador, ok?

Acredite: ações de marketing bem estruturadas não ajudarão somente na busca por clientes, mas também na conquista de um nome para seu negócio, tornando-se referência na prestação de serviços contábeis.

Para isso, você pode contar com diversas soluções e ferramentas, como um site e páginas nas redes sociais (Facebook e LinkedIn, por exemplo), veiculação de notícias e artigos relevantes para o público por meio desses canais e até mesmo anúncios em jornais e revistas.

8. Crie estratégias para crescer

Na prática, não basta simplesmente abrir o escritório. É preciso garantir que o empreendimento dará certo para o investimento valer a pena. Para isso, é importante estar por dentro do mercado e criar estratégias para promover o crescimento do negócio.

A qualidade do serviço oferecido é um ponto fundamental para alcançar (e manter) o sucesso. E uma das formas de garantir um bom trabalho é a atualização profissional, principalmente porque a legislação contábil sofre constantes alterações, exigindo estudos regulares.

Também é preciso manter um bom atendimento, valorizando o cliente, estando disponível para esclarecimentos e prestando contas sempre que necessário. O trabalho deve acontecer sempre no sentido de construir confiança no relacionamento.

Seguindo esses passos, você conseguirá abrir seu escritório e trabalhar da melhor forma possível a fim de buscar o sucesso do empreendimento e o reconhecimento profissional. Pronto para essa empreitada?

Agora que você já sabe como abrir um escritório de Contabilidade, aproveite para descobrir também os benefícios de um software para contadores!