Estrutura organizacional para escritório de contabilidade

Emissão e guarda de DARFs, entrega de declarações, apuração de tributos, atualização em relação às mudanças na legislação: a rotina de um escritório de contabilidade é extremamente diversificada. Também por isso, seu sucesso depende de conseguir desenhar uma estrutura organizacional eficiente, desburocratizada, flexível e, principalmente, que apresente bons elos de comunicação entre seus muitos níveis.

Aliás, como funciona a estrutura organizacional do seu escritório atualmente? Já fez esse mapeamento? Será que ele está alinhado com as melhores práticas do mercado? O que falta para seu escritório se tornar mais produtivo e cometer menos erros? Este post vai responder a esses e muitos outros questionamentos. Confira!

Modelo estrutural da maioria dos escritórios de contabilidade

Em geral, os escritórios de contabilidade brasileiros de maior sucesso possuem uma estrutura organizacional que segue o modelo de Mintzberg, apresentando:

• cúpula estratégica: costuma ser ocupada pelo proprietário do escritório, que normalmente não se limita às atividades gerenciais, mas lida também com todo o fluxo das rotinas contábeis;
• linha intermediária: nos escritórios de contabilidade de grande porte, essa linha é dividida entre os gerentes de recursos humanos, da área contábil e do setor fiscal;
• núcleo operacional: formada pelos técnicos contábeis, contadores e profissionais da área administrativa;
• tecnoestrutura: definida pelo governo, por meio da legislação fiscal e tributária, além das leis referentes à abertura e ao fechamento das empresas;
• assessoria de apoio: constituída pelos serviços terceirizados, como os de informática, segurança, limpeza e assim por diante.

Apesar de eficiente, essa linha organizacional só ganha sentido quando os escritórios dispõem de uma infraestrutura tecnológica adequada, contando sobretudo com softwares contábeis para automatizar processos e reduzir o esforço manual na realização de cálculos, importação de dados e envio de informações aos sistemas do fisco.

Percurso da rotina contábil pela estrutura organizacional

Em geral, as linhas intermediárias dos escritórios de contabilidade são formadas, basicamente, por 3 unidades, com seus respectivos gerentes: área de legalização, que engloba abertura e fechamento de empresas, área fiscal e área contábil. Nas empresas de maior porte, vemos também a figura do gerente de RH. Entenda melhor!

Setor de legalização

Quando um contrato entre cliente e escritório é firmado, todos os documentos para dar início ao processo de abertura da empresa (em se tratando de negócio recém-criado) são remetidos ao setor de legalização.

O escritório dá entrada na junta comercial, na prefeitura do município em que a empresa exercerá suas atividades e no Ministério da Fazenda, para emissão do CNPJ, entre outros registros governamentais. Todas essas ações ficam a cargo da área de legalização.

Setor fiscal

Abertura devidamente formalizada, a empresa já está apta a emitir notas fiscais. De forma geral, todas as notas eletrônicas são encaminhadas a um segundo setor do escritório, o fiscal, que será responsável pela escrituração das notas e apuração dos impostos referentes ao mês em questão.

O departamento fiscal efetuará a escrituração segundo os Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP), observando as determinações da legislação fiscal vigente e atentando para o enquadramento do negócio no regime de apuração certo — Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Setor contábil

Tributos apurados, todos os dados fiscais e de faturamento são então remetidos ao setor contábil. Cabe a esse departamento fazer a análise completa das movimentações financeiras e mutações patrimoniais do negócio, sempre observando os normativos do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

Cabe ainda ao setor contábil averiguar se os impostos apurados pela área fiscal estão alinhados com o faturamento e as alíquotas previstas na lei, por exemplo. Também é preciso dar andamento à emissão de guias e a seu envio para que a tesouraria da empresa cliente faça os recolhimentos e remeta os comprovantes de volta ao escritório. Viu como o fluxo de ações é variadíssimo?

Importância de um bom software para as rotinas contábeis

Descrevemos o detalhamento da rotina ao longo da estrutura organizacional contábil para que você perceba a quantidade de elos de comunicação entre diversos setores do escritório e do cliente. Quando tudo isso é feito de forma manual, com pouca informatização, as possibilidades de falhas são imensas! E estamos falando de tributos que chegam à casa dos milhares de reais! Nesse cenário, um simples equívoco pode custar a sobrevivência do seu cliente.

Sabia que, se agrupadas, as normas tributárias brasileiras formariam um livro de mais de 41 mil páginas? Essa sim seria uma publicação de peso, com nada menos que 7,5 toneladas! Agora imagine: como prover tantas obrigações acessórias sem contar com sistemas de informação de ponta? A verdade é que não há estrutura organizacional que dê conta desse elefante brasileiro chamado burocracia.

Era de mudanças trazidas pela implementação do SPED

Em tempos de contabilidade digital, o SPED levou os escritórios contábeis a ampliarem significativamente seu volume de dados trafegados. Diante desse novo cenário, é preciso contar com um sistema de gestão veloz, um banco de dados em nuvem poderoso, além de recursos de segurança de ponta e integração com diversas aplicações. Aí entra um sistema de gestão contábil de alta performance, que traz ao escritório:

• importação das notas fiscais eletrônicas (NF-e) diretamente da Receita Federal;
• realização de auditorias dos arquivos digitais, além de conciliações do SPED com outras obrigações fiscais;
• emissão e gerenciamento automáticos das certidões negativas obtidas on-line;
• emissão de lembretes a respeito das obrigações fiscais pendentes de cada cliente;
• baixa automática das obrigações já realizadas, mantendo o workflow organizado;
• atualização de legislação;
• controle eletrônico em tempo real da produtividade de cada profissional do escritório, evitando distribuição irregular de tarefas e baixa produtividade global;
• monitoramento de indicadores de desempenho por meio de dashboard com emissão de relatórios e gráficos.

Entendeu agora como os escritórios contábeis de sucesso conseguem aliar alta produtividade e gestão de excelência de múltiplos clientes, mesmo diante da complexidade do cenário fiscal e tributário brasileiro?

No fim das contas, uma estrutura organizacional eficiente alinha seus diversos níveis por meio de sistemas de informação integrados — como o descrito acima. Esses recursos impedem não só a perda de prazos, mas também que a empresa caia na malha fina devido a uma inconsistência de dados.

Um sistema de gestão contábil ainda evita uma situação muito comum no mundo corporativo: os escritórios emitem a GRU e a remetem à tesouraria da empresa. Lá, o documento é extraviado. Nesse contexto, se o escritório não tem nenhum sistema de controle, não percebe a falha. Como resultado, a empresa é autuada e acaba recebendo multas pesadas por falhas de gestão. Elimine esse gap de eficiência com uma solução contábil!

Conseguiu visualizar o que falta à estrutura organizacional e ao fluxo de trabalho em seu escritório para garantir mais eficiência e melhores resultados? Então aproveite para descobrir também como fazer o escritório contábil se destacar!