Descubra como incluir o e-CAC na rotina contábil

Quem é da área contábil e tem mais de 40 anos certamente pegou a época das escriturações manuais em livros de capa dura, assim como a assinatura de extensos boletins IOB que iam se acumulando no escritório. Isso sem falar na necessidade de contratação de office boys, que tinham que dormir na fila da Receita Federal para entregar pessoalmente declarações IRPF e IRPJ. Quem diria que 20 anos depois estaríamos falando em SPED, eSocial e e-CAC!

Imersos na era da contabilidade digital, os escritórios contábeis estão sendo obrigados a criar um novo cardápio de serviços e aprender a lidar com a imensidão de informações digitais que passou a trafegar em sistemas de gestão integrados ao Fisco. Estamos no meio de um furacão de transformações na profissão. É preciso aprender a trabalhar com novas ferramentas para nos tornarmos mais produtivos e eficientes.

Um desses recursos (que nem todos os contadores sabem usar em sua plenitude) é o e-CAC. Quem o usa apenas para fazer consulta ou sequer para isso está perdendo a chance de enxugar processos e reduzir problemas com a Receita.

Que tal aprender hoje mesmo a explorar ao máximo as potencialidades dessa plataforma? Fique de olho!

Antes de mais nada, o que é o e-CAC?

O Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) é o mais próximo do que podemos entender por uma Receita Federal digital. Trata-se de um portal eletrônico de serviços completo e bastante intuitivo, acessado via internet por meio do certificado digital e-CPF ou e-CNPJ. Conta com os mais avançados protocolos de segurança (os mesmos de instituições bancárias) e tem como objetivo fundamental estabelecer a comunicação direta entre Fisco e contribuinte.

Todas as transações feitas por essa plataforma têm validade jurídica, o que dispensa o comparecimento do cidadão ou do contador ao posto fazendário para solicitar serviços de consultas de situação fiscal, entrega de demonstrativos, parcelamento de dívida ativa da União e até verificação de normativos tributários.

Para quem trabalha em um escritório contábil, o acesso a esse sistema é crucial na otimização de suas atividades, especialmente pela existência de um menu especial de senhas e procurações, por meio do qual você pode regularizar o acesso às informações de pessoas jurídicas clientes — caso dos escritórios contábeis.

Basta dar uma rápida olhada na tela inicial do e-CAC para perceber que a praticidade trazida por essa plataforma é imensa. E isso não só para pessoas físicas, mas principalmente para empresas e escritórios contábeis.

Que rotinas contábeis são facilitadas pelo e-CAC?

A lista de serviços que um contador pode executar por meio dessa plataforma eletrônica da Receita Federal é extensa. Para você ter ideia, algumas das rotinas mais importantes são:

  • inscrição, alteração e consulta de matrícula CEI (Cadastro Específico do INSS);
  • opção pelo domicílio tributário eletrônico;
  • verificação de situação fiscal;
  • alteração de endereço no CPF;
  • consulta de informações cadastrais no CPF;
  • consulta de pendências da situação fiscal previdenciária;
  • consulta da 2ª via das declarações DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
  • consulta intimação PER (Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso) e DCOMP (Declaração de Compensação);
  • extrato do processamento da DMED (Declaração de Serviços Médicos e de Saúde);
  • acesso à Escrituração Contábil (SPED);
  • acesso aos comprovantes de pagamento DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais ) e DJE (Documento para Depósitos Judiciais ou Extrajudiciais);
  • verificação de rendimentos;
  • DASN (Declaração Anual do Simples Nacional);
  • DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica);
  • DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte);
  • DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias);
  • DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais);
  • DITR (Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural);
  • DERC (Declaração de Rendimentos Pagos a Consultores por Organismos Internacionais);
  • DIMOF (Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira);
  • DBF (Declaração de Benefícios Fiscais).

Para ter acesso a todas essas informações, é preciso obter um certificado digital e-CPF ou e-CNPJ, que pode ser do modelo A1 (instalado em seu computador, com validade de 1 ano) ou A3 (cartão ou token, com validade de 1 a 3 anos).

Como a integração do e-CAC com um sistema de gestão contábil pode agilizar a rotina?

Um dos grandes percalços do dia a dia dos profissionais da área contábil é ter que acessar inúmeros sistemas e juntar informações de múltiplas fontes para fazer uma simples conciliação tributária.

Mas e se você pudesse ter um sistema completo, integrado ao SPED, e-CAC e eSocial, por meio do qual conseguisse, por exemplo, controlar em uma única tela o ciclo completo do pagamento dos tributos? Pois isso já é realidade para quem conta com um bom sistema de gestão contábil.

Por meio da integração dessa solução com o e-CAC, você consegue fazer a baixa automática das DARFs pagas constantes do banco de dados da Receita Federal, confrontando os registros de pagamentos com as guias emitidas no software. Tudo isso em uma única tela, sem a necessidade de ficar entrando e saindo de inúmeros sistemas diferentes!

Afinal de contas, quem trabalha alternando entre layouts de sistemas diferentes sabe o quanto isso favorece erros de digitação (de códigos de receita, valores totais, juros ou multas), além de derrubar sua produtividade.

Outra vantagem desse recurso é destinada a quem tem clientes empregadores domésticos. Nesse caso, o e-CAC permite ver as guias emitidas e quitadas no eSocial doméstico, reduzindo aqui também as possibilidades de inconsistências. Isso sem falar no benefício de se receber mensagens sempre que houver qualquer pendência em declarações.

Uma vez que você tenha à mão todas essas funcionalidades, a integração com um sistema de gestão contábil traz para uma única plataforma quase todas as suas rotinas diárias, garantindo segurança na proteção dos dados (já que o software possui recursos de backup, por exemplo), mobilidade permanente (acesso a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet), informações em tempo real diretamente do Fisco, além de automatizações (reduzindo o tempo de preenchimento de formulários).

Partindo do conhecimento de que as empresas brasileiras perdem anualmente cerca de 2.038 horas cumprindo obrigações acessórias, potencializar as funcionalidades dos sistemas fiscais da Receita por meio da integração com uma solução contábil completa é mais que desejável. Na verdade, trata-se de condição sine qua non para sobreviver no mercado.

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