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Contabilidade

Descubra como incluir o e-CAC na rotina contábil

9 Mins de leitura

Quem é da área contábil e tem mais de 40 anos de idade certamente pegou a época das escriturações manuais em livros de capa dura, assim como a assinatura de extensos boletins IOB que iam se acumulando no escritório. Isso sem falar na necessidade de contratação de office boys, que tinham que dormir na fila da Receita Federal para entregar pessoalmente declarações de IRPF e IRPJ. Quem diria que 20 anos depois estaríamos falando em SPED, eSocial e e-CAC!

Imersos na era da contabilidade digital, os escritórios contábeis estão sendo obrigados a criar um cardápio de serviços e aprender a lidar com a imensidão de informações virtuais que passou a trafegar em sistemas de gestão integrados ao Fisco. Aliás, estamos no meio de um furacão de transformações na profissão. É preciso, assim, aprender a trabalhar com novas ferramentas para nos tornarmos mais produtivos e eficientes.

Um desses recursos, que nem todos os contadores sabem usar em sua plenitude, é o e-CAC. Quem o usa apenas ao fazer consultas está perdendo a chance de enxugar processos e reduzir problemas com a Receita. Que tal aprender hoje mesmo a explorar ao máximo as potencialidades desse recurso? Fique de olho!

Antes de mais nada, o que é o e-CAC?

O Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) é o mais próximo do que podemos entender por uma Receita Federal digital. Trata-se de um portal eletrônico de serviços completo e bastante intuitivo, acessado via internet por meio do certificado digital e-CPF ou e-CNPJ. Conta com os mais avançados protocolos de segurança — os mesmos de instituições bancárias — e tem como objetivo fundamental estabelecer a comunicação direta entre Fisco e contribuinte.

Todas as transações feitas por essa plataforma têm validade jurídica, o que dispensa o comparecimento do cidadão ou do contador ao posto fazendário para solicitar serviços de consultas de situação fiscal, entrega de demonstrativos, parcelamento de dívida ativa da União e até verificação de normativos tributários.

Para quem trabalha em um escritório contábil, o acesso a esse sistema é crucial na otimização de suas atividades, especialmente pela existência de um menu especial de senhas e procurações, por meio do qual você pode regularizar o acesso às informações de pessoas jurídicas clientes — caso dos escritórios contábeis. Basta dar uma rápida olhada na tela inicial do e-CAC e perceber que a praticidade trazida por essa plataforma é imensa. E isso não só a pessoas físicas, mas principalmente a empresas e escritórios de contabilidade.

Como funciona o e-CAC na prática?

O e-CAC é um portal eletrônico da Receita Federal que oferece vários tipos de operação e de informação aos contribuintes, e uma delas é a consulta da guia federal de tributos. É uma página que simplifica diversos processos fiscais, permitindo uma otimização bem maior da contabilidade.

Com o e-CAC, você pode fazer muitas solicitações e resolver problemas que gastariam um longo tempo na espera telefônica ou na fila presencial da Receita Federal. Embora tenha sido lançado no ano de 2005, ele está em evolução constante. Cada vez mais funcionalidades e serviços são inseridos na plataforma, seguindo todos os propósitos de digitalização.

Umas das ações que o e-CAC permite é a conciliação dos tributos. Depois da data de vencimento do período de conciliação das contas, o analista consegue acessar a ferramenta e ver quais guias já foram pagas. Também confere tudo e realiza a conciliação dos tributos federais sem sair do sistema e de forma mais rápida — com muito mais segurança, evitando falhas na conferência por vencimentos, código de receita e atualizando valores de multas e juros.

Que rotinas contábeis são facilitadas pelo e-CAC?

A lista de serviços que um contador é capaz de executar por meio dessa plataforma eletrônica da Receita Federal é extensa. Para você ter ideia, algumas das rotinas mais importantes são:

  • inscrição, alteração e consulta de matrícula CEI (Cadastro Específico do INSS);
  • opção pelo domicílio tributário eletrônico;
  • verificação de situação fiscal;
  • alteração de endereço no CPF;
  • consulta de informações cadastrais no CPF;
  • consulta de pendências da situação fiscal previdenciária;
  • consulta da 2ª via da DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
  • consulta de intimação PER (Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso) e DCOMP (Declaração de Compensação);
  • extrato do processamento da DMED (Declaração de Serviços Médicos e de Saúde);
  • acesso à Escrituração Contábil (SPED);
  • acesso aos comprovantes de pagamento DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais ) e DJE (Documento para Depósitos Judiciais ou Extrajudiciais);
  • verificação de rendimentos;
  • DASN (Declaração Anual do Simples Nacional);
  • DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica);
  • DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte);
  • DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias);
  • DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais);
  • DITR (Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural);
  • DERC (Declaração de Rendimentos Pagos a Consultores por Organismos Internacionais);
  • DIMOF (Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira);
  • DBF (Declaração de Benefícios Fiscais).

Como acessar o e-CAC?

O processo é bastante simples. Antes de tudo, é necessário gerar um código de acesso para o portal. Basta ir até o site da Receita Federal e, com o número do CPF e um certificado digital — que pode ser do modelo A1, instalado em seu computador, com validade de 1 ano, ou A3, em cartão ou token, com validade de 1 a 3 anos —, seguir as instruções na tela para conseguir todas as credenciais necessárias.

Além do CPF e desse certificado digital, é necessário ainda inserir a data de nascimento e os números de todos os recibos das últimas duas declarações do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) de modo a criar uma senha. Vale destacar que a tela tem uma interface bem objetiva e simplificada.

A senha gerada precisa ter entre 8 a 15 caracteres, sendo obrigatórios números, letras minúsculas e maiúsculas. Juntos, a senha e o código de acesso podem ser usados ao acessar o e-CAC. Lembre-se de que a validade do código é de até 2 anos, sendo sempre contados a partir do exato momento em que ele é gerado. Assim que ele expira, é preciso criar um novo.

Quem pode utilizar o e-CAC?

O e-CAC é um portal direcionado ao cidadão contribuinte. Isso significa que seu público-alvo são as pessoas físicas que têm de fazer qualquer tipo de operação fiscal em um local seguro e informatizado.

Contudo, o e-CAC também apresenta algumas funcionalidades, as quais podem ser muito relevantes nas organizações, ou seja, pessoas jurídicas que também têm a possibilidade de acessar o portal e conferir assuntos ligados ao Imposto de Renda e demais aspectos importantes.

Como os dados fiscais estão totalmente protegidos, esse recurso é uma opção extremamente confiável. Para empregadores domésticos, inclusive, o portal é muito interessante e útil, pois é a partir dele que vai ser possível fazer várias operações ligadas ao vínculo de uma pessoa física com seus colaboradores.

Quais são as principais funcionalidades do e-CAC?

O e-CAC conta com muitas funcionalidades relevantes, capazes de otimizar bastante o tempo das pessoas que precisam fazer operações fiscais, por exemplo, ou somente verificar informações confiáveis — sem ter que entrar em contato direto com a Receita Federal.

Uma das principais e mais buscadas funções do e-CAC é a possibilidade de checar pendências na declaração do Imposto de Renda que se encontra em andamento. Muitos fazem isso para ter a chance de enviar uma nova declaração retificadora, caso algum dado deva ser corrigido.

Sem contar que o usuário pode utilizar o portal para fazer uma consulta sobre a situação fiscal de pessoas jurídicas e físicas, com o objetivo de descobrir se há qualquer tipo de pendência com a Receita Federal. Afinal, são questões que precisam ser resolvidas a fim de regulamentar a situação do cidadão ou da empresa.

O e-CAC disponibiliza também informações sobre possíveis parcelamentos de débitos fiscais. Essa é, sem dúvida alguma, uma grande aplicabilidade às pessoas que estão devendo ao Fisco. Além do mais, o portal permite consultar mensagens oficiais que foram enviadas pela Receita Federal. Para aquele que é empregador doméstico, o portal ainda verifica as guias emitidas e pagas no eSocial Doméstico, garantindo, assim, mais tranquilidade e segurança nesse processo.

Para analisar essas guias, é necessário acessar a aba “Pagamentos e Parcelamentos”. Em seguida, é só ir até o tópico “Pagamentos” e selecionar o item “Consulta de Comprovante de Pagamentos”. Por fim, basta ir em “Tipo de Documento” e selecionar a opção do DAE. Vale destacar que todas as guias do eSocial podem ser checadas desde outubro do ano de 2015, data em que foi implementado o sistema.

Qual o benefício do e-CAC para o contador?

É muito fácil entender o benefício do e-CAC para os contadores. Por meio da integração com o portal, é possível conferir os DARFs dos tributos que foram pagos e realizar a vinculação com os que são emitidos pelo Fortes Fiscal — o que facilita muito o processo de conciliação de todos os valores pagos, sem precisar sair do sistema para poder acessar o site.

Com a segurança que o certificado digital oferece, o sistema vai buscar as guias pagas do portal (DAS e DARF). Elas vão ser ligadas aos DARFs que foram apurados no sistema. Então, a baixa vai ser efetuada de modo automático e será feita a contabilização.

Com a baixa realizada automaticamente, o ciclo completo dos tributos será controlado de maneira totalmente prática no Fortes Fiscal, da integração e apuração com a contabilidade até a criação da DCTF. Tudo isso, é claro, acaba se traduzindo em mais precisão e agilidade em conseguir os valores pagos, sem ter que pedir ou aguardar a devolução de tal informação por parte do cliente.

Atualmente, o portal é uma ferramenta imprescindível aos contadores, uma vez que é capaz de otimizar significativamente as burocracias que estão envolvidas nessa responsabilidade. Com todas as funcionalidades, o profissional pode otimizar consideravelmente suas tarefas, conseguindo atender mais clientes de maneira completa. O e-CAC, quando integrado aos softwares de contabilidade, passa a ser ainda mais poderoso, já que é possível automatizar uma boa parte do trabalho a ser feito.

Como a integração do e-CAC com um sistema de gestão contábil agiliza a rotina?

Um dos grandes percalços do dia a dia dos profissionais da área contábil é ter que acessar inúmeros sistemas e juntar informações de múltiplas fontes para fazer uma simples conciliação tributária. E se você pudesse ter um sistema completo, integrado ao SPED, e-CAC e eSocial, por meio do qual conseguisse, por exemplo, controlar em uma única tela o ciclo completo do pagamento dos tributos?

Pois isso já é realidade para quem conta com um bom sistema de gestão contábil. Por meio da integração dessa solução com o e-CAC, você consegue fazer a baixa automática das DARFs pagas constantes do banco de dados da Receita Federal, confrontando os registros de pagamentos com as guias emitidas no software. Tudo isso em uma única tela, sem a necessidade de ficar entrando e saindo de inúmeros sistemas diferentes!

Afinal de contas, quem trabalha alternando entre layouts de sistemas diferentes sabe o quanto isso favorece erros de digitação (de códigos de receita, valores totais, juros ou multas), além de derrubar sua produtividade.

Outra vantagem desse recurso é destinada a quem tem clientes empregadores domésticos. Nesse caso, o e-CAC permite ver as guias emitidas e quitadas no eSocial doméstico, reduzindo aqui também as possibilidades de inconsistências. Isso sem falar no benefício de receber mensagens sempre que houver qualquer pendência em declarações.

Uma vez que você tem à mão todas essas facilidades, a integração com um sistema de gestão contábil traz a uma única plataforma quase todas as suas rotinas diárias. Isso garante:

  • segurança na proteção dos dados, já que o software apresenta recursos de backup, por exemplo;
  • mobilidade permanente, com acesso a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet;
  • informações em tempo real diretamente do Fisco;
  • automatizações, reduzindo o tempo de preenchimento de formulários.

Partindo do conhecimento de que as empresas brasileiras perdem anualmente cerca de 2.038 horas cumprindo obrigações acessórias, potencializar as funcionalidades dos sistemas fiscais da Receita por meio da integração do e-CAC com uma solução contábil completa é mais que desejável. Na verdade, trata-se de condição essencial para sobreviver no mercado.

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Sobre o autor
Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.
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