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Contabilidade

Quais as maiores vantagens de utilizar um sistema de contabilidade?

4 Mins de leitura

A transformação digital ganhou força nos últimos anos, impactando diversos setores da sociedade — e com as empresas não seria diferente. A tecnologia entrou no mundo empresarial rapidamente e vem dominando processos e rotinas que, há pouco tempo, eram feitos de forma manual e demoravam semanas para serem concluídos. Um bom sistema de contabilidade, por exemplo, é capaz de realizar operações contábeis em frações de segundo e com quase nenhum esforço ou intervenção pessoal. Isso contribuiu bastante para o desenvolvimento e trabalho integrado nas empresas.

No artigo de hoje, vamos mostrar como um sistema de contabilidade pode auxiliar no dia a dia do seu negócio, possibilitando a melhoria na qualidade dos serviços prestados. Boa leitura!

Integração com outras interfaces de trabalho

Uma das principais atribuições de um sistema de contabilidade é a interação com outras interfaces de trabalho. Sabemos que muitas empresas utilizam diversas ferramentas para fazer gerenciamento de estoque, contas a pagar e a receber, gestão de pessoas, entre outros.

Algumas dessas ferramentas, inclusive, são criadas apenas para atender a demandas específicas de determinados segmentos. Sendo assim, é crucial contar com um software contábil capaz de entender e integrar todas os dados gerados a partir de outros ERPs.

Dessa forma, o sistema de contabilidade poderá reunir todas as informações em sua base de dados e realizar as operações necessárias para que todas as obrigações contábeis sejam cumpridas. Tudo isso com pouco ou nenhum esforço operacional por parte dos colaboradores.

Organização e segurança de dados e informações

Um sistema contábil também pode contribuir para melhorar a organização dentro do setor de contabilidade de uma empresa ou em escritórios contábeis. Isso porque alguns profissionais podem optar por utilizar o armazenamento de dados em servidores na nuvem, evitando, assim, a aquisição de grandes processadores físicos que ocupam espaço, custam caro e consomem energia elétrica durante as 24 horas do dia.

Além disso, não há como mencionar a utilização de um sistema de contabilidade sem tocar na questão da segurança dos dados. A contabilidade de uma empresa trabalha com informações sigilosas, muitas delas com questões financeiras envolvidas.

Nesse sentido, é importante poder contar com um bom sistema de contabilidade para evitar que possíveis invasores sequestrem seus dados, espalhem-nos pela internet ou, simplesmente, cobrem quantias abusivas para a recuperação.

Redução de custos

A redução de custos também é outra característica presente nos sistemas de contabilidade. Apesar de muitas pessoas enxergarem a inclusão deles como um gasto, na verdade, eles fazem justamente o contrário.

Ao utilizar um bom software, você economizará com outras ferramentas adicionais e, em muitos casos, poderá reduzir o número de colaboradores do seu estabelecimento, sem prejudicar a execução dos serviços e cumprimento das obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas.

Melhora na produtividade

Agora, chegamos a uma das maiores vantagens de ter um bom sistema de contabilidade em uma empresa. Como já mencionamos, um software de qualidade é capaz de integrar todos os dados de diversos outros sistemas e utilizar para gerar informações importantes ao negócio, que poderão ser utilizadas para a tomada de decisões gerenciais ou, até mesmo, cumprir com algumas obrigações. Alguns exemplos são o envio de declarações e demonstrativos ao Governo e a apuração de tributos.

Na maioria dos casos, essas ações são executadas de forma automática. Um relatório de entradas de notas fiscais, por exemplo, pode ser gerado com poucos cliques em um sistema de contabilidade que está devidamente parametrizado e integrado.

Um relatório de faturamento de determinado período também tem fácil acesso dentro do sistema. A maioria das solicitações feitas por gestores de empresas pode ser emitida de forma simples e rápida, dispensando a necessidade de ficar horas ou até dias preparando relatórios e reunindo informações.

Potencialização da gestão de estratégias e tomada de decisões

Seguindo essa linha de raciocínio, um software de contabilidade pode auxiliar na otimização da gestão de estratégias e na tomada de decisões. Isso porque essas duas tarefas são realizadas a partir do embasamento obtido por meio de relatórios e informações geradas pela contabilidade.

Como o sistema contábil é capaz de gerar essas informações em alguns minutos e demonstrar a situação da empresa de forma instantânea, a gestão de estratégias e a tomada de decisões são beneficiadas.

Isso porque os gestores poderão ter acesso a informações privilegiadas e, praticamente, em tempo real sobre determinados pontos ou situações dentro de suas empresas. Nesse sentido, as decisões tomadas no âmbito da empresa tornam-se muito mais acertadas e com maior qualidade, uma vez que utilizam dados e informações reais sobre as situações que ocorrem rotineiramente em suas empresas.

Para tanto, é necessário que, além de contar com um bom sistema de contabilidade, a empresa o alimente adequadamente com todos os dados e informações geradas, de preferência, integrando todos os departamentos do estabelecimento ao software contábil.

Otimização de processos e controles

Um bom sistema de contabilidade também impactará diretamente na otimização de processos e controles dentro de um estabelecimento. Isso ocorrerá porque todas essas rotinas deverão ser parametrizadas e alinhadas para serem recebidas pelo software contábil.

Nesse contexto, além de todos os benefícios gerenciais que já mencionamos nos outros tópicos, a adoção de um sistema como esse também contribuirá para uma reorganização dos processos em sua empresa, possibilitando que os gestores tenham mais controle sobre as ações de seus colaboradores e possam gerenciar melhor cada departamento de sua empresa.

Além disso, essa parametrização de processos facilita o trabalho dos funcionários de um estabelecimento, fazendo com que eles saibam exatamente o que precisa ser feito e quando determinada tarefa deve ser realizada, criando um padrão de trabalho que pode ser absorvido por cada um dos funcionários.

Por fim, podemos concluir que um bom sistema de contabilidade é essencial para manter a sua empresa em um alto grau de produtividade, oferecendo serviços e informações de qualidade e gastando pouco tempo para isso.

Se você gostou deste artigo e quer saber mais sobre os benefícios que esse tipo de sistema pode proporcionar ao seu negócio, entre em contato conosco e fale com um de nossos especialistas. Teremos uma imensa satisfação em atender você.

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Sobre o autor
Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.
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