A importância de um sistema ERP para sua empresa

Controlar todas as atividades realizadas diariamente em uma empresa não é uma tarefa fácil. Por esse motivo, a importância de um sistema ERP aumenta, tendo em vista a necessidade de integração. 

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recurso Corporativo. Nesse sistema, é utilizado um software de gestão integrada, no qual podem ser lançados todos os dados e procedimentos de uma empresa. 

Tanto a parte produtiva quanto a administrativa são integradas e podem ser comandadas por meio dessa ferramenta. Quer descobrir como o sistema ERP é importante para as empresas? Então continue lendo este artigo!

ERP: Integração de processos

O sistema ERP centraliza todas as operações e informações da empresa em um único software. Assim, permite aos gestores o total controle de todos os processos para a tomada de decisões. 

A ferramenta pode ser utilizada para armazenar dados como os de manufatura, contabilidade, estoque, vendas ou dados cadastrais dos funcionários. Como vantagem, todas as informações sobre o negócio estarão ao alcance dos gestores de cada área em uma plataforma unificada.

ERP: Diagnóstico mais preciso

A capacidade de integração dos módulos permite diagnosticar as áreas mais ou menos eficientes e os produtos encalhados ou com mais giro. Dessa forma, você saberá o que fazer, utilizando como base os dados coletados e estruturados pelo sistema.

ERP: Processos melhorados

No entanto, o fator mais interessante é que, com um sistema de gestão informatizado, todos os processos podem ter o seu desempenho melhorado. A consequência disso é uma expressiva redução no tempo, desde a entrada dos pedidos no estabelecimento até a sua entrega para o cliente. No varejo alimentício, por exemplo, esse é um aspecto que faz toda a diferença.

Outro processo que tem seus fluxos consideravelmente aprimorados é o de circulação de documentos pelos diversos setores das empresas. A troca das informações solicitadas por meio de registros em papéis, sem integração, poderia levar tempo demais para ser realizada. Logo, esse é um gargalo de produção eliminado por um sistema dessa natureza. 

ERP: Geração de relatórios 

A importância de um sistema ERP aumenta ainda mais, se considerarmos empresas que têm uma cultura de gestão e uso de dados para orientar decisões. Afinal, gerar relatórios consistentes e úteis para a alta direção é uma tarefa que demanda uma elevada capacidade de processamento. 

Relatórios bem-estruturados são a base para insights que, por sua vez, levam ao crescimento. É dessa forma que a tecnologia e a mão humana, juntas, ajudam a empresa a prosperar.

Ou seja, relatórios só são valiosos a partir do momento em que os dados contidos neles de fato se aplicam ao contexto de negócios atualizado. Essa contextualização cabe a você, gestor, que pode tomar por base as informações estruturadas que só um ERP é capaz de fornecer. 

ERP: Dados seguros

Uma outra característica de sistemas desse tipo é que eles operam a partir da nuvem. Embora seja possível ter um ERP local, essa é uma solução mais cara, já que exige manutenção constante e a presença de um suporte técnico. 

Pode até parecer o contrário, mas o armazenamento no nuvem traz muito mais segurança do que se sua empresa contasse com servidores próprios. É o que acontece com os ERPs locais, que operam dentro das limitações da infraestrutura e dos hardwares disponíveis.

A segurança aumenta em virtude dos backups e do acesso seguro aos dados, estejam seus computadores ativos ou não. Desde que você tenha uma conexão web estável o suficiente, poderá acessá-los de qualquer lugar com login e senha.

Mas, se você opta por um ERP local, aumenta os riscos de ataques virtuais e de perda de informações por defeitos, acidentes ou mau uso. Em outras palavras, um sistema baseado em cloud computing oferece muito mais segurança, já que não depende de hardwares para ser acessado.

ERP: Mais mobilidade

Com um ERP, setores podem se comunicar instantânea e remotamente, dispensando a contratação de motoboys ou courier, por exemplo. Imagine que você está ausente da empresa e precisa consultar o repositório de notas fiscais, por exemplo.

Ao integrar seus sistemas, mesmo não fazendo parte do setor contábil, você poderá ter acesso a documentos que antes só seriam obtidos em pessoa. Além da necessidade de se deslocar, provavelmente você também enfrentaria burocracias.

Esse é um obstáculo que pode ser removido quando os departamentos da empresa são integrados por meio de um ERP. Isso favorece também a comunicação entre profissionais de especialidades distintas — o que faz parte do compliance.

Outro aspecto positivo é que, ao eliminar a necessidade de transporte de documentos, sua empresa poupa custos com transporte (sempre altos ou até proibitivos). Ter mobilidade é bom para todo mundo, sai mais barato e gera economia de tempo.

ERP: Redução de burocracia

A burocracia é um antigo obstáculo para o desenvolvimento das empresas no Brasil. Como aponta um estudo da Endeavor, ela está presente desde a abertura e legalização de um negócio até o seu encerramento.

Um dos setores que mais sentem o peso de processos burocráticos é o contábil. Na pesquisa da Endeavor, a propósito, são destacados desafios como o número de atualizações na legislação fiscal e a quantidade de fichas em obrigações acessórias. Imagine ter que lidar com tudo isso sem nenhum tipo de integração e comunicação entre os setores da empresa que geram notas fiscais, fazem compras e realizam pagamentos? 

Portanto, um ERP representa um verdadeiro desafogo em processos que já são burocráticos por natureza. Tudo de forma segura, confiável e alinhada às exigências governamentais.

Outras vantagens de ter um sistema ERP

O ERP traz ainda outros benefícios, como:

• aumento na qualidade em todos os produtos e processos da empresa;
• redução de custos com retrabalho;
• agilidade na tomada de decisões;
• melhoria nos processos internos;
• mais controle das operações produtivas e dos processos administrativos.

Os principais módulos de um ERP 

Um ERP é um sistema modular, ou seja, pode ser customizado de acordo com as necessidades das empresas. Sendo assim, trata-se de uma solução versátil, que pode ser contratada a um custo compatível com o seu orçamento. Você poderá optar por agregar ou não alguns módulos como os descritos a seguir.

Vendas

Conciliação bancária, gestão de produtividade de equipes, relatórios de Ponto de Venda (PDV) e muito mais podem ser incluídos.

Compras

A rotina da área de compras é bastante difícil sem a aquisição de um ERP modular. Esse setor precisa operar junto a outros como estoque e vendas, dos quais depende para fazer suas requisições.

Recursos Humanos

Um RH que conta com um sistema integrado é muito mais ágil para cumprir com suas rotinas. Admissões, demissões, envio e recebimento de documentos são algumas das tarefas que podem ser aceleradas. Além disso, um setor de Recursos Humanos estratégico não pode abrir mão dos dados estruturados que um ERP pode gerar.

Gestão de Projetos

Em novos projetos, é comum a participação de setores distintos e interdependentes. É o caso, por exemplo, de ações de marketing em que vendas e estoque precisam se alinhar. Isso é facilitado quando eles estão integrados por um sistema unificado de gestão.

Contabilidade

Já destacamos a contabilidade, mas não custa relembrar que se trata de um dos setores mais beneficiados por um ERP. Um módulo contábil, portanto, é praticamente obrigatório em um sistema desse tipo.

Financeiro

Enquanto a contabilidade lida com impostos e tributos, o financeiro é responsável por cuidar do orçamento e da sua melhor aplicação. Portanto, é um módulo estratégico para negócios de todos os segmentos. 

Fabricação

Unidades fabris ou linhas de montagem eficazes operam, em geral, baseadas em ferramentas como o Overall Equipment Effectiveness (OEE). Esse recurso depende de um ERP para ser aplicado.

Armazenamento de dados

A gestão de dados é outro módulo essencial. É especialmente útil para empresas que emitem muitas notas fiscais e precisam o tempo todo buscar arquivos XML. Com um ERP, encontrar esses arquivos é bem mais fácil.

Cadeia de suprimentos (supply chain)

As operações logísticas são o melhor exemplo de aplicação de um ERP, já que só são possíveis quando agentes produtivos estão em perfeita sincronia. Produtores, distribuidores e revendedores têm muito a ganhar quando contam com esse módulo.

Customer Relationship Management (CRM)

Relacionar-se bem como os clientes não significa apenas ser simpático e atencioso. Um relacionamento de qualidade é aquele no qual sua empresa tem dados de consumo e demográficos atualizados e coletados de fontes diversas. Tudo isso só é possível quando você conta com o módulo de CRM.

A escolha de um ERP

Para garantir o bom desempenho e o sucesso nas operações em pequenas, médias e grandes empresas, é fundamental empregar a tecnologia. Nesse cenário, o uso do sistema ERP fará toda a diferença dentro do seu empreendimento. 

No entanto, para garantir perfeita aderência ao seu negócio, é necessário avaliar alguns critérios para a escolha do software. Afinal, um sistema como esse é desenvolvido sob demanda, então cada empresa deve estudar bem o tipo de integração a ser feita. 

Um sistema ERP ajustado ao seu negócio gera benefícios diretos porque reduz as falhas em processos que exigem a participação de mais de um setor. Com ele, todas as áreas da empresa poderão ser gerenciadas em sinergia, ou seja, coordenadas entre si.

E então, ficou ainda mais evidente para você a importância de um sistema ERP? Como vimos, essa é uma solução indispensável, cujos impactos sobre os negócios são profundos. Por isso, sua escolha deve ser cuidadosamente orientada, de preferência com apoio de profissionais de TI.

Após descobrir a real importância de um sistema ERP, veja este artigo no nosso blog e ERP para indústria: 4 benefícios que toda ferramenta deve ter!

TEXTO ATUALIZADO: 08/11/2022 às 16:00h