Gestão de documentos: veja 5 melhores práticas

O aumento da massa informacional das empresas tornou a gestão de documentos um ponto crítico na continuidade do negócio. Se há algumas décadas uma organização lidava com meia dúzia de papéis, atualmente é quase soterrada por milhares de recibos, declarações, relatórios, balanços, planos de ação, contracheques, contratos etc., cuja perda pode resultar em multas pesadas do Fisco ou em indenizações trabalhistas. A gestão arquivística se transformou em tema prioritário nos núcleos estratégicos corporativos. Segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), as empresas perdem cerca de 4 semanas só procurando documentos. Em termos globais, o IDC aponta que são 4,5 horas semanais perdidas buscando arquivos extraviados; 3 horas/semana preenchendo formulários; 3 horas/semana obtendo assinaturas e quase 9 horas semanais criando/recriando documentos. Redução de custos e aumento de competitividade. Qual empresa não sonha com isso? Mesmo com a sensação de que “não há mais onde cortar” ou “não há como produzir mais”, existe uma margem de manobra no redesenho da gestão de documentos. Confira as 5 melhores práticas sobre tramitação inteligente de documentos!

1. Classifique os documentos

A implantação de um plano de classificação de documentos (correntes, intermediários e permanentes) facilita a organização dos registros corporativos, determinando destinações segundo seu valor. Esse processo de armazenamento deve ser coerente com o fluxo de informações na empresa. Ou seja, não faz sentido levar a uma sala de arquivo um documento de acesso constante, mantendo-o empilhado em caixas. Da mesma forma, é contraproducente alocar documentos permanentes (que devem ser guardados apenas em função da temporalidade legal) nas pastas principais do escritório/departamento. Assim, o primeiro passo rumo a uma gestão de documentos de excelência é dividir seus registros em:
  • correntes: ativos, em constante consulta e manipulação;
  • intermediários: originários dos correntes, que já não são tão acessados, mas que ainda não podem ser arquivados;
  • permanentes: arquivos que provavelmente demorarão anos para ser manipulados de novo, mas que não podem ser destruídos por determinação legal.
O Demonstrativo de Resultados do Exercício – DRE (na contabilidade) ou as fichas de frequência (no RH), ambos do ano atual, serão possivelmente alguns de seus documentos correntes. Um contrato com um fornecedor ativo será visualizado com menos frequência, mas deve ser armazenado ainda em local de fácil acesso (documento intermediário). Por fim, DARFs de anos anteriores e guias de depósitos de FGTS antigas terão de ser guardadas por, respectivamente, 10 anos e 30 anos, segundo a legislação. Elas podem ser alocadas em caixas de uma sala de arquivo, sem prejuízo à rotina corporativa.

2. Estabeleça um padrão de armazenamento

A segmentação entre correntes, intermediários e permanentes não é a única divisão que você deve fazer. Considere ainda que essa fragmentação deve ser feita dentro de cada departamento — o que presume que, anteriormente, os arquivos de cada setor já foram direcionados às suas respectivas áreas. Mas há mais a ser feito. Para fins de organização prévia (para uma etapa posterior de digitalização), você deve separar seus documentos de acordo com classes, subclasses e códigos. Em uma área de Gestão de Pessoas, por exemplo, deve ser aberta uma pasta funcional para cada empregado. Dentro dela, deve haver um agrupamento de documentos de mesma natureza, todos organizados por ordem alfabética (“contracheques”, “férias”, “frequência” etc.). Em um departamento contábil/fiscal, “contratos de seguros”, “declarações ao Fisco”, “notas fiscais” e “recibos de declarações” devem ser separados internamente por espécie e por ano. Por exemplo, no gênero “declarações”, DECORE (Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos) 2018, 2017 e 2016, DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias) de 2018, 2017 e 2016 etc. O mesmo raciocínio na gestão de documentos se aplica aos departamentos jurídicos, de marketing ou comercial.

3. Fique atento à tabela de temporalidade

As determinações sobre o tempo mínimo de armazenamento de cada documento contábil/fiscal, previdenciário ou trabalhista estão espalhadas por diversas legislações. Por exemplo, na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e nas normas do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Mas basta que um um único papel seja extraviado para que a empresa fique sujeita a multas pesadas em caso de fiscalização. Abaixo, segue o tempo mínimo de guarda de alguns documentos:
  • acordo de compensação de horas: 5 anos;
  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: 36 anos;
  • CAT — Comunicação de Acidente do Trabalho: 10 anos;
  • comprovante de entrega GPS ao sindicato profissional: 10 anos;
  • DARFs — PIS (Programa de Integração Social): 10 anos;
  • depósitos do FGTS: 30 anos;
  • folha de pagamento: 10 anos.
A tabela de temporalidade completa segue aqui! Vale lembrar que o artigo 25 da Lei Federal nº 7.998/90 prevê, por exemplo, multa de até R$ 42.564 por não entrega da RAIS no prazo previsto, entrega com erro, omissão ou declaração falsa. Caso não haja registro de cumprimento dessa obrigação, tal comprovante será solicitado em eventual fiscalização. Já uma instituição financeira fica suscetível a multa de até R$ 21.282 caso não forneça mensalmente ao INSS a relação das organizações com as quais tenha efetuado operação de crédito. Por fim, o simples extravio de notas fiscais pode acarretar sanções que ultrapassam os R$ 5.000 — conforme pode ser verificado, por exemplo, na decisão do Processo nº 2012/6010/500752 da Secretaria da Fazenda de Tocantins (Sefaz-To). Esses são apenas alguns exemplos. Desorganização ou ausência de gestão de documentos deixa a empresa vulnerável a:
  • sofrer penalidades de diversos entes públicos;
  • ser condenada ao pagamento de indenizações trabalhistas;
  • arcar com baixa produtividade e altos custos da desordem administrativa.

4. Elabore um plano de digitalização de documentos físicos

Depois de seguir todas as dicas acima, você pode iniciar um processo de digitalização de todos os seus registros físicos. O propósito é criar uma base digitalizada que será agregada aos documentos novos (totalmente eletrônicos, da produção ao arquivamento). Assim, elabore um cronograma de digitalização de seu patrimônio documental. Depois que o último registro físico for migrado para o ambiente computacional, novas impressões devem ser evitadas, uma vez que a adoção da assinatura eletrônica garantirá todo o ciclo de vida dos documentos na nuvem. Por algum tempo, você terá esse caráter híbrido em sua gestão de documentos (arquivos digitalizados e digitais), até que sua empresa se torne efetivamente paperless. Entramos, portanto, em nossa 5ª dica, a da assinatura eletrônica.

5. Implemente a assinatura eletrônica em consonância com o uso de um ERP de alta performance

Nesta era em que quase tudo ocorre pela internet, não faz mais sentido perder horas assinando documentos à mão. Isso acarreta rotinas administrativas que tornam a empresa pesada e ineficiente. Estamos falando de impressões sucessivas, reconhecimentos cartorários, tempo de procura de documentos, arquivamentos e custos com extravios (recriação)… É possível dar mais velocidade no fluxo de informações corporativas por meio da adoção de uma plataforma de assinatura eletrônica, com posterior armazenamento em nuvem. Com esse aparato, basta fazer o upload do documento, apontar os locais em que deverão ser feitas as autenticações, inserir sua firma e remeter o link de assinatura aos outros envolvidos. Em poucos minutos, o documento estará válido juridicamente (conforme MP 2.200-2/2001). Caso a companhia esteja provida com um sistema de gestão empresarial de excelência, todo o trâmite entre os departamentos e o posterior arquivamento podem ser feito de forma inteiramente digital. Assinatura eletrônica e soluções corporativas em nuvem promovem integração, automatização, celeridade e aumento de produtividade. Você sabia que, em 2015, 40% das empresas ainda mantinham tudo em papel por puro desconhecimento de outras formas de gestão de documentos? Isso ocorre em sua organização? Deixe abaixo seu comentário!

Contabilidade, Inteligência Fiscal


Rodrigo Mendes

Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.

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