Você sabe como organizar documentos contábeis?

Como sua empresa cuida da gestão e digitalização de documentos para remessa ao contador? Na década de 1940, a carga tributária brasileira correspondia a 13,84% do PIB; em 2009, já era de 35,02%. Devido a menor pressão do Estado, fazer a contabilidade empresarial era mais simples há algumas décadas, mesmo com preenchimento manual de formulários e pagamentos no caixa do banco.

Mas esse cenário sofreu mudanças radicais, e as limitações impostas pelo Estado dificultaram o ato de empreender. Hoje, temos em torno de 1,2 milhão de normas tributárias, que se desdobram em 97 obrigações acessórias e 63 tributos.

Além disso, existe um cenário de insegurança jurídica provocado pelas constantes mudanças na legislação: desde 1988, o país editou o equivalente a 769 normas/dia, conforme estudo de 2017 do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). Ainda conforme a pesquisa, em matéria tributária, são quase 2 novas normas/hora. Com isso, as empresas nacionais gastam cerca de 1.958 horas anuais apenas para ficar em dia com a Receita Federal.

Primeiramente, ficou impossível centralizar a contabilidade. Agora, já está se tornando difícil até mesmo gerenciar o controle e a digitalização de documentos. Pensando nisso, preparamos este post especial para você aprender como organizar todas as suas informações sem perder tempo e com menos chances de erros!

Quais documentos contábeis devem ser enviados ao contador?

Abaixo, você confere alguns dos principais arquivos que devem fazer parte da digitalização de documentos destinada ao profissional de contabilidade da sua empresa.

Constituição empresarial

  • contrato social;

     

  • certificado de inscrição no CNPJ;

     

  • cópia dos documentos pessoais dos sócios.

     

Gestão de recursos humanos (documentos trabalhistas e previdenciários)

  • cartão de ponto;

     

  • extrato de folha de pagamento;

     

  • recibo de pagamento de salário/pró-labore/pagamento a autônomo;

     

  • aviso de férias;

     

  • Declaração de IR Retido na Fonte (DIRF);

     

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);

     

  • DARF referente a PIS/COFINS, contribuição sindical e IR sobre salários;

     

  • Guia de Recolhimento da Previdência Social (GFIP);

     

  • Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP-FGTS);

     

  • Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);

     

  • Guia de Recolhimento da Contribuição Patronal;

     

  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

     

Financeiro

  • extratos bancários;

     

  • relatórios de conciliação bancária;

     

  • Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos (DECORE).

     

Contábil e fiscal

  • DARF – CSLL/PIS/COFINS;

     

  • Guia de Informações e Apuração do ICMS (GIA);

     

  • Guia de Arrecadação do ICMS;

     

  • notas fiscais;

     

  • entre outros, a depender do enquadramento da empresa.

     

A partir desses comprovantes, quais declarações o escritório contábil deve elaborar?

A partir da digitalização de documentos pela empresa e posterior remessa ao contador, o escritório contratado deverá elaborar uma série de declarações. A seguir, veja os principais documentos, elencados por tipo de tributação.

Simples Nacional

  • DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), entregue anualmente até 31 de março do ano seguinte, trata de despesas, distribuições societárias, quantidade de empregados e tributos recolhidos no período;

     

  • DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), imposto calculado sobre o faturamento da empresa;

     

  • DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte), destinada às empresas que tenham creditado ou efetuado pagamento de rendimento sobre o qual tenha ocorrido retenção de IRPF;

     

  • DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação), de obrigação das micro e pequenas empresas (versa sobre o recolhimento do ICMS das diferenças de alíquotas entre os estados).

     

Lucro Presumido

  • DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais), contendo informações sobre impostos federais, como IPI, IRPJ, IRRF e CSLL;

     

  • EFD Contribuições, obrigação federal presente no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criada para escriturar eletronicamente as contribuições previdenciárias sobre a receita bruta, bem como as contribuições da empresa para o PIS/PASEP;

     

  • SPED Fiscal, sistema de encaminhamento das apurações de IPI e ICMS.

     

Lucro Real

  • LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real): criado com o objetivo de separar a apuração do resultado fiscal da contabilidade financeira. Por meio dele, são extraídas informações extrafiscais que impactam o lucro líquido empresarial.

     

Como digitalizar e arquivar esses documentos?

É preciso organizar um sistema de arquivamento de todos esses papéis, considerando que existem comprovantes que devem ser guardados por 5 anos (DCFT e notas fiscais), 10 anos (DARF-PIS), 20 anos (contratos de seguros) ou 30 anos (GFIP e depósitos de FGTS).

Além disso, basta que você se esqueça de pagar o ISS em um único mês, por exemplo, para que sua empresa seja punida com multa de 80% do valor do imposto (conforme o artigo 527 do RICMS/SP). Raciocínio similar vale para outras desconformidades.

Ou seja, é preciso controlar os pagamentos, a gestão dos comprovantes e o arquivamento adequado de todo esse patrimônio informacional. Abaixo, você verá os principais passos para fazer tudo isso.

1. Separar os documentos em fases

A literatura especializada em gestão arquivística recomenda a segmentação dos documentos por fases. Estes são os 3 diferentes tipos:

  • corrente ou 1ª idade: documentos frequentemente consultados e de utilização exclusiva da fonte geradora;

     

  • intermediária ou 2ª idade: documentos de acesso eventual, os quais devem ser conservados em arquivos temporários;

     

  • permanente ou 3ª idade: arquivos que já cumpriram integralmente sua finalidade e que devem ser armazenados de acordo com a legislação que trata da tabela de temporalidade dos arquivos contábeis.

     

2. Classificar os documentos conforme o assunto e por ordem alfabética

Todos os documentos devem ser identificados e separados de acordo com sua natureza (contábil, fiscal ou trabalhista/previdenciária) e, em seguida, organizados alfabeticamente.

Se até o surgimento da computação em nuvem esses papéis eram agrupados em pastas físicas de tipo A–Z, a possibilidade de tramitar um documento inteiramente de modo digital (da geração ao arquivamento) faz deste último meio o mais adequado para proteger as informações contábeis/fiscais da empresa.

3. Proceder à digitalização de documentos físicos

Todos os documentos físicos devem ser transportados para o ambiente computacional. Essa seria uma etapa anterior à extinção completa de seus relatórios, recibos e contratos em papel, visto que  sistemas como SPED e recursos como NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas) permitem uma gestão de dados totalmente eletrônica.

4. Implementar um software de gestão contábil

Uma solução contábil integra e otimiza processos, calcula automaticamente o valor de tributos, atualiza legislações e, o que é mais importante, permite a integração total entre escritório contábil e empresa-cliente. Desse modo, o sistema permite envio direto e online de guias, relatórios, encargos e recibos.

A importação de NF-e, de informações da DANFE e da Memória Fita Detalhe das impressoras fiscais também evita digitações desnecessárias (e erros que podem levar a inconsistências), trazendo maior celeridade e eficiência ao seu processo de gestão contábil.

Esse tipo de inteligência contábil é essencial para escritórios de contabilidade, mas também pode ser crucial a empresas que precisam organizar seus dados para prestação de obrigações acessórias.

Soluções assim incluem pré-validadores que alertam sobre inconsistência de dados, conflitos entre códigos de operação e tributação, classificação equivocada de contas contábeis, entre outros problemas corriqueiros.

Mesmo para organizações que fazem o outsourcing de sua contabilidade, adotar um sistema como esse é excelente para a organização de arquivos e a automatização da comunicação com os escritórios.

A propósito, como sua empresa interage mensalmente com o escritório contábil contratado? Faz a digitalização de documentos item a item, perdendo tempo com sucessivas remessas por e-mail? Já pensou em adotar uma solução fiscal na nuvem para sua dinâmica corporativa? Deixe seu comentário neste post!

Mas esse cenário sofreu mudanças radicais, e as limitações impostas pelo Estado dificultaram o ato de empreender. Hoje, temos em torno de 1,2 milhão de normas tributárias, que se desdobram em 97 obrigações acessórias e 63 tributos.

Além disso, existe um cenário de insegurança jurídica provocado pelas constantes mudanças na legislação: desde 1988, o país editou o equivalente a 769 normas/dia, conforme estudo de 2017 do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). Ainda conforme a pesquisa, em matéria tributária, são quase 2 novas normas/hora. Com isso, as empresas nacionais gastam cerca de 1.958 horas anuais apenas para ficar em dia com a Receita Federal.

Primeiramente, ficou impossível centralizar a contabilidade. Agora, já está se tornando difícil até mesmo gerenciar o controle e a digitalização de documentos. Pensando nisso, preparamos este post especial para você aprender como organizar todas as suas informações sem perder tempo e com menos chances de erros!

Quais documentos contábeis devem ser enviados ao contador?

Abaixo, você confere alguns dos principais arquivos que devem fazer parte da digitalização de documentos destinada ao profissional de contabilidade da sua empresa.

Constituição empresarial

  • contrato social;  
  • certificado de inscrição no CNPJ;  
  • cópia dos documentos pessoais dos sócios.  

Gestão de recursos humanos (documentos trabalhistas e previdenciários)

  • cartão de ponto;  
  • extrato de folha de pagamento;  
  • recibo de pagamento de salário/pró-labore/pagamento a autônomo;  
  • aviso de férias;  
  • Declaração de IR Retido na Fonte (DIRF);  
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);  
  • DARF referente a PIS/COFINS, contribuição sindical e IR sobre salários;  
  • Guia de Recolhimento da Previdência Social (GFIP);  
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP-FGTS);  
  • Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);  
  • Guia de Recolhimento da Contribuição Patronal;  
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).  

Financeiro

  • extratos bancários;  
  • relatórios de conciliação bancária;  
  • Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos (DECORE).  

Contábil e fiscal

  • DARF – CSLL/PIS/COFINS;  
  • Guia de Informações e Apuração do ICMS (GIA);  
  • Guia de Arrecadação do ICMS;  
  • notas fiscais;  
  • entre outros, a depender do enquadramento da empresa.  

A partir desses comprovantes, quais declarações o escritório contábil deve elaborar?

A partir da digitalização de documentos pela empresa e posterior remessa ao contador, o escritório contratado deverá elaborar uma série de declarações. A seguir, veja os principais documentos, elencados por tipo de tributação.

Simples Nacional

  • DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), entregue anualmente até 31 de março do ano seguinte, trata de despesas, distribuições societárias, quantidade de empregados e tributos recolhidos no período;  
  • DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), imposto calculado sobre o faturamento da empresa;  
  • DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte), destinada às empresas que tenham creditado ou efetuado pagamento de rendimento sobre o qual tenha ocorrido retenção de IRPF;  
  • DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação), de obrigação das micro e pequenas empresas (versa sobre o recolhimento do ICMS das diferenças de alíquotas entre os estados).  

Lucro Presumido

  • DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais), contendo informações sobre impostos federais, como IPI, IRPJ, IRRF e CSLL;  
  • EFD Contribuições, obrigação federal presente no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criada para escriturar eletronicamente as contribuições previdenciárias sobre a receita bruta, bem como as contribuições da empresa para o PIS/PASEP;  
  • SPED Fiscal, sistema de encaminhamento das apurações de IPI e ICMS.  

Lucro Real

  • LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real): criado com o objetivo de separar a apuração do resultado fiscal da contabilidade financeira. Por meio dele, são extraídas informações extrafiscais que impactam o lucro líquido empresarial.  

Como digitalizar e arquivar esses documentos?

É preciso organizar um sistema de arquivamento de todos esses papéis, considerando que existem comprovantes que devem ser guardados por 5 anos (DCFT e notas fiscais), 10 anos (DARF-PIS), 20 anos (contratos de seguros) ou 30 anos (GFIP e depósitos de FGTS).

Além disso, basta que você se esqueça de pagar o ISS em um único mês, por exemplo, para que sua empresa seja punida com multa de 80% do valor do imposto (conforme o artigo 527 do RICMS/SP). Raciocínio similar vale para outras desconformidades.

Ou seja, é preciso controlar os pagamentos, a gestão dos comprovantes e o arquivamento adequado de todo esse patrimônio informacional. Abaixo, você verá os principais passos para fazer tudo isso.

1. Separar os documentos em fases

A literatura especializada em gestão arquivística recomenda a segmentação dos documentos por fases. Estes são os 3 diferentes tipos:

  • corrente ou 1ª idade: documentos frequentemente consultados e de utilização exclusiva da fonte geradora;  
  • intermediária ou 2ª idade: documentos de acesso eventual, os quais devem ser conservados em arquivos temporários;  
  • permanente ou 3ª idade: arquivos que já cumpriram integralmente sua finalidade e que devem ser armazenados de acordo com a legislação que trata da tabela de temporalidade dos arquivos contábeis.  

2. Classificar os documentos conforme o assunto e por ordem alfabética

Todos os documentos devem ser identificados e separados de acordo com sua natureza (contábil, fiscal ou trabalhista/previdenciária) e, em seguida, organizados alfabeticamente.

Se até o surgimento da computação em nuvem esses papéis eram agrupados em pastas físicas de tipo A–Z, a possibilidade de tramitar um documento inteiramente de modo digital (da geração ao arquivamento) faz deste último meio o mais adequado para proteger as informações contábeis/fiscais da empresa.

3. Proceder à digitalização de documentos físicos

Todos os documentos físicos devem ser transportados para o ambiente computacional. Essa seria uma etapa anterior à extinção completa de seus relatórios, recibos e contratos em papel, visto que  sistemas como SPED e recursos como NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas) permitem uma gestão de dados totalmente eletrônica.

4. Implementar um software de gestão contábil

Uma solução contábil integra e otimiza processos, calcula automaticamente o valor de tributos, atualiza legislações e, o que é mais importante, permite a integração total entre escritório contábil e empresa-cliente. Desse modo, o sistema permite envio direto e online de guias, relatórios, encargos e recibos.

A importação de NF-e, de informações da DANFE e da Memória Fita Detalhe das impressoras fiscais também evita digitações desnecessárias (e erros que podem levar a inconsistências), trazendo maior celeridade e eficiência ao seu processo de gestão contábil.

Esse tipo de inteligência contábil é essencial para escritórios de contabilidade, mas também pode ser crucial a empresas que precisam organizar seus dados para prestação de obrigações acessórias.

Soluções assim incluem pré-validadores que alertam sobre inconsistência de dados, conflitos entre códigos de operação e tributação, classificação equivocada de contas contábeis, entre outros problemas corriqueiros.

Mesmo para organizações que fazem o outsourcing de sua contabilidade, adotar um sistema como esse é excelente para a organização de arquivos e a automatização da comunicação com os escritórios.

A propósito, como sua empresa interage mensalmente com o escritório contábil contratado? Faz a digitalização de documentos item a item, perdendo tempo com sucessivas remessas por e-mail? Já pensou em adotar uma solução fiscal na nuvem para sua dinâmica corporativa? Deixe seu comentário neste post!

alterdata inovaPowered by Rock Convert

Related Posts

Demonstrativo financeiro: saiba como fazer para seu...

Como definir os indicadores mais importantes para meu...

IRPJ: como é a declaração do Imposto de Renda para...

Deixe uma resposta