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Contabilidade

Você sabe como organizar documentos contábeis?

10 Mins de leitura

Na década de 1940, a carga tributária brasileira correspondia a 13,84% do PIB; em 2019, já era de 33,15%. Devido à menor pressão do Estado, fazer a contabilidade empresarial era mais simples há algumas décadas, mesmo com preenchimento manual de formulários e pagamentos no caixa do banco. E hoje, como sua empresa cuida da gestão e da digitalização de documentos contábeis?

O cenário sofreu mudanças radicais no decorrer dos anos, e as limitações impostas pelo Estado dificultaram o ato de empreender. Hoje, temos em torno de 1,2 milhão de normas tributárias, que se desdobram em 97 obrigações acessórias e 63 tributos. Além disso, existe um contexto de insegurança jurídica provocado pelas constantes mudanças na legislação: desde 1988, o país editou o equivalente a 769 normas por dia.

Em matéria tributária, são quase duas novas normas por hora. Com isso, as empresas nacionais gastam cerca de 1.958 horas anuais apenas para ficar em dia com a Receita Federal. Primeiramente, ficou impossível centralizar a contabilidade. Agora, já está se tornando difícil até mesmo gerenciar o controle e a digitalização de documentos contábeis.

Pensando nisso, preparamos este post especial para você aprender como organizar todas as suas informações sem perder tempo e com menos chances de erros!

Quais são os principais documentos contábeis?

Antes de compartilhar as melhores práticas de como organizar seus arquivos, vamos listar os principais documentos contábeis. Note que eles estão ligados a questões tanto financeiras quanto patrimoniais da empresa, e detalham todas as movimentações fiscais do negócio.

Extratos bancários

Os extratos bancários registram toda a movimentação financeira da conta da empresa, incluindo despesas e receitas. Alguns podem até pensar que não é necessário apresentar a documentação que comprove a movimentação bancária. Mas isso é um equívoco porque tanto esse registro quanto os documentos que comprovam cada entrada e saída devem ser enviados para a contabilidade mensalmente.

Uma receita sem o devido esclarecimento pode ser encarada como uma “receita omitida”, acarretando penalidades. Além disso, toda saída sem o comprovante é considerada pró-labore, sujeita a taxação dos sócios — já que é receita submetida à tributação. Por isso, é indispensável separar a conta bancária de pessoa física da pessoa jurídica para garantir um controle aprimorado.

Comprovantes de despesas diversas

Esses documentos contábeis devem ser lançados periodicamente e são importantes para justificar cada movimentação, mesmo as mais simples. É relevante considerar também que, para que o documento realmente sirva para fins de comprovação das operações, ele precisa atender aos termos do artigo 61 da lei 9.532/97, indicando:

  • data e valor da operação;
  • identificação como número de CPF ou CNPJ;
  • descrição dos produtos ou serviços.

Comprovantes de impostos pagos

Uma vez que deixar de pagar os impostos resulta em muitas penalidades ao negócio, é fundamental proteger a empresa com os devidos comprovantes, especialmente aqueles relacionados aos encargos trabalhistas.

Extratos emitidos por meios de pagamentos

Quando a empresa não pode ter um registro imediato das transações feitas pelas maquininhas e em meios de captura, é preciso armazenar os extratos dos meios de pagamento.

Notas fiscais

Esses são os documentos mais formais e oficiais do faturamento da empresa. Servem como comprovantes de compras, despesas e outras movimentações financeiras do negócio.

Documentos dos profissionais autônomos

Se a empresa eventualmente contrata profissionais individuais para realizar atividades como limpeza, entregas e manutenção, e não há vínculo empregatício, é preciso reunir os documentos que comprovem o pagamento dos serviços.

Por que cuidar desses documentos contábeis?

Quando falamos em cuidar dos documentos contábeis, existem diferentes questões a considerar:

  • a integridade dos arquivos, garantindo que estejam completos e legíveis;
  • a proteção dos dados, evitando vazamentos e o acesso de pessoas não autorizadas;
  • a exatidão das informações, para que os registros sejam confiáveis;
  • a acessibilidade e a disponibilidade dos documentos, permitindo que os profissionais responsáveis e o fisco possam analisar as informações sempre que necessário.

Essa gestão de documentos contábeis assegura que a legislação vigente seja cumprida, evitando sanções e perdas financeiras ao negócio. Além disso, uma boa organização dos registros contribuirá para que a empresa tenha maior controle sobre sua contabilidade e informações mais embasadas para a tomada de decisões.

Desse modo, os documentos da área contábil têm grande relevância no monitoramento de indicadores que podem contribuir com o crescimento da empresa — como percentuais de custos, rentabilidade, ROI e taxas de endividamento.

Quais documentos contábeis devem ser enviados ao contador?

Abaixo, você confere alguns dos principais arquivos que devem fazer parte da digitalização de documentos destinada ao profissional de contabilidade da sua empresa.

Constituição empresarial

  • contrato social;
  • certificado de inscrição no CNPJ;
  • cópia dos documentos pessoais dos sócios.

Gestão de Recursos Humanos (documentos trabalhistas e previdenciários)

  • cartão de ponto;
  • extrato de folha de pagamento;
  • recibo de pagamento de salário/pró-labore/pagamento a autônomo;
  • aviso de férias;
  • Declaração de IR Retido na Fonte (DIRF);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • DARF referente a PIS/COFINS, contribuição sindical e IR sobre salários;
  • Guia de Recolhimento da Previdência Social (GFIP);
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP-FGTS);
  • Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
  • Guia de Recolhimento da Contribuição Patronal;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Financeiro

  • extratos bancários;
  • relatórios de conciliação bancária;
  • Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos (DECORE).

Contábil e fiscal

  • DARF — CSLL/PIS/COFINS;
  • Guia de Informações e Apuração do ICMS (GIA);
  • Guia de Arrecadação do ICMS;
  • notas fiscais e outros, a depender do enquadramento da empresa.

A partir desses comprovantes, quais declarações o escritório contábil deve elaborar?

Com a digitalização de documentos contábeis pela empresa e posterior remessa ao contador, o escritório contratado deverá elaborar uma série de declarações. A seguir, veja os principais documentos, elencados por tipo de tributação.

Simples Nacional

  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), entregue anualmente até 31 de março do ano seguinte. Trata de despesas, distribuições societárias, quantidade de empregados e tributos recolhidos no período;
  • Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), imposto calculado sobre o faturamento da empresa;
  • Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), destinada às empresas que tenham creditado ou efetuado pagamento de rendimento sobre o qual tenha ocorrido retenção de IRPF;
  • Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA), de obrigação das micro e pequenas empresas. Versa sobre o recolhimento do ICMS das diferenças de alíquotas entre os Estados.

Lucro Presumido

  • Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF), contendo informações sobre impostos federais, como IPI, IRPJ, IRRF e CSLL;
  • EFD Contribuições, uma obrigação federal presente no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criada para escriturar eletronicamente as contribuições previdenciárias sobre a receita bruta, bem como as contribuições da empresa para o PIS/PASEP;
  • SPED Fiscal, sistema de encaminhamento das apurações de IPI e ICMS.

Lucro Real

  • Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR), criado com o objetivo de separar a apuração do resultado fiscal da contabilidade financeira. Por meio dele, são extraídas informações extrafiscais que impactam o lucro líquido empresarial.

Como digitalizar e arquivar esses documentos contábeis?

É preciso organizar um sistema de arquivamento de todos esses papéis, considerando que existem comprovantes que devem ser guardados por 5 anos (DCTF e notas fiscais), 10 anos (DARF-PIS), 20 anos (contratos de seguros) ou 30 anos (GFIP e depósitos de FGTS).

Além disso, basta se esquecer de pagar o ISS em um único mês, por exemplo, para que sua empresa seja punida com multa de 80% do valor do imposto, conforme o artigo 527 do RICMS/SP. Ou seja, é preciso controlar os pagamentos, a gestão dos comprovantes e o arquivamento adequado de todo esse patrimônio informacional. Abaixo, você verá os principais passos para fazer tudo isso!

Separar os documentos em fases

A literatura especializada em gestão arquivística recomenda a segmentação dos documentos por fases. São três tipos diferentes:

  • corrente ou 1ª idade — documentos frequentemente consultados e de utilização exclusiva da fonte geradora;
  • intermediária ou 2ª idade — documentos de acesso eventual, os quais devem ser conservados em arquivos temporários;
  • permanente ou 3ª idade — arquivos que já cumpriram integralmente sua finalidade e que devem ser armazenados de acordo com a legislação que trata da tabela de temporalidade dos arquivos contábeis.

Classificar os documentos conforme o assunto e por ordem alfabética

Todos os documentos devem ser identificados e separados de acordo com sua natureza (contábil, fiscal ou trabalhista/previdenciária) e, em seguida, organizados alfabeticamente.

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Se até o surgimento da computação em nuvem esses papéis eram agrupados em pastas físicas do tipo A–Z, a possibilidade de tramitar um documento inteiramente de modo digital — da geração ao arquivamento — faz deste último meio o mais adequado para proteger as informações contábeis/fiscais da empresa.

Proceder a digitalização de documentos físicos

Todos os documentos físicos devem ser transportados para o ambiente computacional. Essa seria uma etapa anterior à extinção completa de seus relatórios, recibos e contratos em papel, visto que sistemas como SPED e recursos como Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) permitem uma gestão de dados totalmente eletrônica.

Implementar um software de gestão contábil

Uma solução contábil integra e otimiza processos, calcula automaticamente o valor de tributos, atualiza legislações e, o que é mais importante, permite a integração total entre escritório contábil e cliente. Desse modo, o sistema permite envio direto e online de guias, relatórios, encargos e recibos.

A importação de NF-e, de informações da DANFE e da Memória Fita Detalhe das impressoras fiscais também evita digitações desnecessárias e erros que podem levar a inconsistências. Logo, traz maior celeridade e eficiência ao seu processo de gestão contábil.

Esse tipo de inteligência contábil é essencial para escritórios de contabilidade, mas também pode ser crucial para empresas que precisam organizar seus dados para prestação de obrigações acessórias.

Soluções assim incluem pré-validadores que alertam sobre inconsistência de dados, conflitos entre códigos de operação e tributação, classificação equivocada de contas contábeis, entre outros problemas corriqueiros.

Mesmo para organizações que fazem o outsourcing de sua contabilidade, adotar um sistema como esse é excelente para a organização de arquivos e a automatização da comunicação com os escritórios.

Como guardar e transportar corretamente os documentos?

Ao passo que alguns documentos contábeis podem ser digitalizados, outros necessitam de arquivos impressos. Por isso, é necessário verificar diferentes formas de armazenar esses registros, tanto em sua versão digital quanto no formato físico.

Reserve um local para o armazenamento de documentos físicos

O espaço utilizado para guardar os documentos contábeis pode variar conforme o porte da empresa. Por exemplo, micro e pequenas empresas podem utilizar prateleiras ou mesmo um gaveteiro para organizar os papéis e pastas. No entanto, empresas de maior porte talvez necessitem de um armário ou mesmo uma sala específica para o armazenamento.

Para garantir a organização, formule um sistema de categorização para separar em pastas os documentos por tipo e período. Algo como uma prateleira de notas fiscais de compra com pastas de diferentes anos, por exemplo.

Apesar dessa recomendação ser útil na maior parte dos casos, você também pode organizar seus documentos utilizando sistemas diferenciados, conforme as necessidades do seu negócio. Algumas empresas preferem categorizar os documentos por clientes. Nesse caso, também é interessante agrupar por data para facilitar a busca.

Replique seu sistema de organização no ambiente eletrônico

No que se refere aos documentos contábeis digitais, você pode reproduzir o mesmo sistema de organização que utiliza nos impressos com os registros eletrônicos. Assim, crie pastas no computador, agrupando por clientes ou tipos de documentos e período.

Nomeie os arquivos de modo que faça sentido para quem vai realizar uma busca. Você pode padronizar essa nomenclatura. Uma recomendação é inserir o nome do cliente seguido do tipo e número do documento, algo como CLIENTE X NFSE 123456.

Faça o backup regularmente

Crie uma rotina para realizar cópias de segurança dos arquivos, que podem ser feitas em um HD externo de qualidade. Assim, caso ocorra algum mau funcionamento nos equipamentos, seus registros estarão a salvo. O armazenamento na nuvem garante uma camada adicional de segurança, pois seus documentos estarão protegidos em servidores de confiança.

Dropbox, Google Drive e OneDrive são algumas das principais opções do mercado. A vantagem desse modelo é que os backups são feitos em tempo real. Ele ainda permite que os registros se tornem acessíveis para qualquer pessoa autorizada, onde quer que estejam, bastando uma conexão com a internet.

Designe um responsável

Especialmente em empresas de maior porte, é muito produtivo deixar um profissional responsável pela organização dos documentos contábeis. Dessa forma, fica mais fácil manter um padrão no arquivamento e encontrar documentos específicos quando necessário.

Apesar disso, é sempre fundamental que toda a equipe seja treinada e esteja empenhada em manter tudo em ordem, tratando e direcionando os documentos da forma correta.

Como a tecnologia ajuda na organização dos documentos?

Como você pode perceber, existem diversas tecnologias e recursos que contribuem para dar maior agilidade, segurança e dinamicidade aos processos de organização dos principais documentos contábeis. Comentamos, por exemplo, sobre os softwares de gestão contábeis e a nuvem. Essas ferramentas são indispensáveis, especialmente na segurança dos dados e no trabalho colaborativo.

E quais são os principais cuidados a tomar?

Quando o assunto é a organização de documentos contábeis, a maior preocupação está com a segurança das informações. Por isso, mantenha seus sistemas sempre atualizados e contrate apenas fornecedores de confiança. Na troca de informações com clientes e parceiros, certifique-se de que seus equipamentos estejam protegidos de malwares e outros tipos de ameaças virtuais.

A organização de documentos contábeis exige bastante cuidado e atenção. É preciso prezar pela praticidade e agilidade, mas sem abrir mão da segurança que os dados da empresa e dos clientes necessitam. Com as práticas mais adequadas, será possível garantir uma boa organização do escritório contábil e de seus arquivos.

A propósito, sabia que a inteligência artificial é uma das tecnologias que contribuem com a organização dos documentos contábeis? Conheça a Inteligência Artificial na Contabilidade e confira as principais tendências!

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Sobre o autor
Gerente do setor de Inteligência Fiscal da Alterdata.
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