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Gestão Contábil

Contabilidade na nuvem: por que se adequar à nova rotina?

4 Mins de leitura

A contabilidade em nuvem deixou de ser apenas um conceito. Hoje, ela é a base na qual a maior parte dos serviços contábeis são prestados — os de qualidade, pelo menos. O resultado disso é percebido não apenas pelos clientes, mas pelos próprios escritórios.

Isso é o que diz uma pesquisa da Xero. Ela comprovou que as empresas que fazem uso da nuvem para prestar serviços cresceram patrimonialmente 15% ao ano. Já as que não fizeram expandiram somente 4%.

Estamos certos que você também quer uma ótima taxa de crescimento para sua empresa contábil. Para isso, não há melhor solução hoje do que migrar para nuvem. Continue por aqui e entenda o motivo!

A tendência de migração de dados para um servidor externo

A transformação digital consiste em um amplo processo sem fronteiras, no qual as atividades humanas passam a ser referenciadas pela web e dispositivos eletrônicos.

Naturalmente, as rotinas contábeis não poderiam ficar imunes a esse movimento e, sendo assim, uma das tendências — que na verdade já é realidade — é a passagem para um modelo de negócios totalmente digitalizado.

E o que isso significa? De forma resumida, quando a contabilidade é operacionalizada na nuvem, uma série de processos antes burocráticos são simplificados ou deixam de existir. O melhor exemplo disso é a emissão e o armazenamento de notas fiscais.

Isso porque, conforme o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), todos os comprovantes de transações comerciais aceitos oficialmente devem ser eletrônicos. O arquivamento das notas, por sua vez, precisa ser realizado em formato XML, logo, a nuvem é a solução mais indicada.

Os benefícios da contabilidade na nuvem

Esses e outros avanços fizeram com que surgisse o termo contabilidade 4.0 para designar o conjunto de processos, usos e ferramentas digitais direcionados a contadores. No contexto dessa nova forma de prestar serviços, a automação é um dos recursos fundamentais ao gerar os benefícios prometidos.

Por outro lado, automatizar não significa entregar simplesmente todas as tarefas às máquinas enquanto nós, humanos, ficamos apenas observando. A automação da contabilidade, nesse caso, tem mais a ver com a crescente marginalização de tarefas que pouco acrescentam, mas que, ainda assim, são necessárias.

O preenchimento de notas fiscais é um bom exemplo disso. Quando a mão de obra deixa de ter seu tempo tomado por atividades desse tipo, surge mais disponibilidade para focar em outras de maior valor agregado. E há muitos outros benefícios gerados pela contabilidade na nuvem. Veja só!

Orçamento enxuto

Quando plataformas e arquivos contábeis e fiscais migram para a nuvem, de cara fazem com que a empresa poupe recursos em armazenagem física e na aquisição de papel e outros itens de escritório. Nesse sentido, a pesquisa United Stationers: Office supply spend across business size traz alguns dados relevantes.

Segundo o estudo, dos gastos que as empresas têm com material de escritório, cerca de 50% a 60% é com produtos consumíveis como tinta de impressora, canetas e papel. Migrar para a nuvem, portanto, representa a eliminação de boa parte desses custos.

Ademais, com os certificados digitais e assinaturas eletrônicas, até mesmo contratos e documentos oficiais podem ser celebrados sem a necessidade de impressão. Logo, não apenas comprovantes de rotina entram na conta da economia, mas todo e qualquer registro realizado pelo escritório.

Dados mais protegidos

A contabilidade na nuvem pode até dar a impressão de ser insegura, afinal, se todos os dados do escritório estarão na nuvem, significa que qualquer um poderia ter acesso a eles. O que acontece, na realidade, é algo oposto.

Ao serem mantidos em backup na nuvem, arquivos digitais ficam muito mais protegidos, já que contam com criptografia ao serem transmitidos. Além disso, os bons servidores têm métodos de acesso avançados e são capazes de detectar com facilidade tentativas de login suspeitas e, assim, neutralizá-las.

Mobilidade

Imagine que seu cliente precisa de um documento contábil para apresentar a um possível investidor, entretanto, só você tem acesso a ele. Até aí, nada de mais, mas e se um de vocês estivesse fora do escritório ou mesmo em outra cidade, Estado ou país, como ficaria?

Quando os arquivos contábeis são armazenados em um diretório em cloud computing, esse tipo de problema desaparece. Basta que você acesse a plataforma de login do seu escritório e, instantaneamente, todos os arquivos de que precisar estarão lá, à sua disposição.

A propósito, essa é também uma forma de eliminar custos que acompanha a transformação digital. Como estamos todos ligados em rede, a necessidade de deslocamentos e de envio de materiais físicos é menor. Assim, são poupados gastos com entregas, viagens, hospedagens, correios, entre outros.

Capacidade produtiva

Colaboradores e gestores com mais mobilidade e menos dependentes de recursos físicos ganham tempo — com isso, também contam com mais capacidade para produzir. Afinal, tempo é o único de todos os recursos indispensáveis que não se recupera uma vez que se perde.

Quando seu escritório o libera, está dando um passo decisivo para se tornar mais produtivo e, consequentemente, registrar resultados ainda melhores.

A importância de contar com um bom sistema para isso

Não basta apenas ter tempo livre se a empresa não conta com pessoas preparadas e os recursos adequados. Para aproveitar de fato todas as vantagens que você acaba de conhecer, é indispensável contar com uma plataforma contábil de reconhecida eficiência. Ao buscar por uma, procure por atributos como:

  • tempo da empresa fornecedora no mercado — afinal, credibilidade não vem do dia para a noite;
  • adequação ao seu negócio — há sistemas para restaurantes e outros para escritórios contábeis;
  • custo-benefício — não basta apenas ter o menor preço, mas oferecer mais pelo que é pago, independentemente do valor;
  • atendimento e suporte — sistemas contábeis são Softwares as a Service (SaaS) integrados a um ERP e, como tais, exigem apoio de especialistas.

Como a Alterdata pode ajudar?

A Alterdata desenvolve soluções empresariais e contábeis desde 1989. Poucas empresas no mercado brasileiro são tão credenciadas quanto nós quando o assunto é contratar ERP ou contabilidade na nuvem. Investimos permanentemente em melhorar nossa infraestrutura, que hoje conta com filiais e representações em todas as regiões do Brasil.

Nossos profissionais e clientes também contam com a Universidade Corporativa Alterdata. Afinal, não há crescimento da empresa se as pessoas que fazem parte dela não crescem junto.

Por isso, antes de migrar para contabilidade na nuvem, não deixe de conversar com a gente. Temos o que o seu negócio precisa para ir muito mais longe — entre em contato agora!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.
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