O que é o organograma administrativo de uma empresa?

Saber o que é organograma administrativo de uma empresa é a base para entender a principal ferramenta utilizada para estruturar e organizar o seu staff de acordo com as competências. É por meio dele que tanto os funcionários como os stakeholders sabem quem responde por qual departamento dentro da estrutura corporativa e com quem é preciso falar a respeito de cada tipo de atividade.

Ainda não está familiarizado com essa estrutura, seus gráficos e quadros? Neste artigo vamos explicar o conceito de organograma administrativo, para que ele serve, sua importância para a empresa, suas funções, componentes, benefícios, principais modelos e dicas sobre como escolher a opção ideal e criá-la. Acompanhe!

O que é organograma administrativo?

O organograma administrativo é um gráfico que representa visualmente a estrutura de uma instituição, empresa ou até mesmo de um projeto específico. Com ele é possível identificar o nível hierárquico que existe entre os departamentos e os seus colaboradores.

Há diversos tipos e modelos de organograma, mas todos têm como objetivo principal proporcionar uma visualização facilitada sobre as lideranças da empresa, os colaboradores subordinados a elas e as relações estabelecidas.

Para que serve e qual é a importância do organograma?

A representação gráfica no organograma serve para demonstrar a estrutura da empresa e sua disposição hierárquica. Em geral, nas pequenas e médias empresas, ela é conhecida por todos, não havendo necessidade de se elaborar um organograma gráfico da organização. Contudo, nas companhias de maior porte, esse documento é de fundamental importância para que os colaboradores entendam o seu funcionamento.

Quais são as funções do organograma?

Na prática, ao contrário do que muita gente pode pensar, esse recurso vai muito além da definição de hierarquia — inclusive, a organização pode se dar de forma hierárquica ou não. Na verdade, a intenção primordial de um organograma administrativo é representar uma estrutura.

Programadores, por exemplo, podem usar organogramas para representar um algoritmo, explicando graficamente as operações de um sistema, mostrando as regras e os caminhos seguidos para a tomada de decisões.

No âmbito empresarial (administrativo), os organogramas são estruturas tão tradicionais que fica até difícil dizer de quando remontam. Mas o crédito é dado a Daniel McCallum, engenheiro que formulou os princípios da Administração moderna.

Nesse cenário, sua função é informar como o processo decisório da empresa se organiza — qual função responde por determinada parte e a quem cada colaborador deve se reportar. O organograma também demonstra visualmente quais são os órgãos ou as unidades funcionais da empresa, deixando claro como se relacionam. Assim, contribuem inclusive para minimizar conflitos internos.

Graficamente, a disposição vertical dos nomes de órgãos ou funções serve para representar a organização hierárquica. A lógica aqui é simples: quanto mais alto está localizado, maior é a autoridade de um setor e mais abrangentes são suas atividades.

Quais são os componentes de um organograma?

Há diferentes formas de representar um organograma, mas, em geral, os seus componentes envolvem linhas de comunicação, hierarquia, cargos ou áreas e divisão de trabalho. Essas linhas são contínuas e utilizadas para conectar os cargos ou departamentos da empresa.

Elas também servem para indicar a existência de uma hierarquia direta entre os cargos ou setores. O sentido da linha deve ser sempre de cima para baixo quando for necessário demonstrar o cargo mais alto em direção ao menor.

Na divisão horizontal do trabalho, os cargos e as áreas são conectados em uma mesma linha, indicando que os profissionais ocupam um mesmo nível hierárquico. Já as unidades de trabalho representam as áreas ou cargos ocupados pelos profissionais, sendo necessário identificar por escrito o nome do setor, do funcionário ou da equipe.

Quais são os benefícios de desenvolver e usar um organograma?

O principal benefício do organograma é que ele ajuda a simplificar o funcionamento da empresa, proporcionando agilidade na percepção das diversas áreas da organização. Veja, a seguir, as demais vantagens que esse documento oferece.

Motivação dos colaboradores

Em muitos casos, os funcionários têm dificuldades de enxergar possíveis caminhos para crescer dentro da empresa. Quando a organização conta com um organograma claro, fica mais fácil motivar os colaboradores e fazê-los entender como podem subir de cargo ou até mesmo trocar de departamento.

Aumento da produtividade

Boa parte da perda de produtividade acontece por falta de clareza. Quando um colaborador não sabe exatamente quais são suas responsabilidades, também não sabe a quem se reportar ou para quem pode pedir ajuda. Assim, as tarefas demoram muito mais para serem executadas e os resultados, muitas vezes, são insuficientes.

Por apresentar a organização da empresa de forma visual, o organograma permite que os funcionários conheçam claramente suas funções e cargos aos quais devem prestar contas. Nesse contexto, a tendência é o aumento da eficiência e a satisfação dos colaboradores.

Elaboração de plano de carreira

O organograma é um importante documento também para ajudar a empresa a elaborar um plano de carreira para os colaboradores, auxiliando no entendimento sobre como eles podem crescer e quais cargos podem ocupar.

Minimização de conflitos

Principalmente em companhias onde há muitas pessoas trabalhando, é normal que alguns profissionais queiram mostrar serviço e assumir a responsabilidade por determinadas decisões que não são oficialmente as suas. São muitos os casos em que a intenção é totalmente positiva, mas a falta de clareza sobre a hierarquia pode causar confusões.

Com isso, surgem conflitos pessoais que tendem a prejudicar o clima organizacional e até levar à perda de importantes talentos. Nesse sentido, o organograma administrativo é importante para mostrar claramente quem é o responsável por determinadas tarefas, decisões ou resultados.

Quais são os tipos de organograma e suas características?

Em geral, os organogramas se dividem em grupos clássicos e não clássicos. Os primeiros, também chamados de funcionais, são os mais tradicionais. Nesse contexto, cada órgão ou função é representado por um retângulo, que se liga aos demais por meio de setas.

Retângulos na mesma altura, ligados por linhas horizontais, representam figuras que têm o mesmo nível de responsabilidade e autoridade dentro da companhia. Desde que esteja ligado por setas, um retângulo mais acima tem autoridade sobre aqueles abaixo dele. Se a representação for diferente, os setores abaixo são subordinados a outro setor ou cargo.

Um diretor, por exemplo, pode estar no topo do organograma e ter ligados a ele dois gerentes, cada qual com seu time representado abaixo dele. Assim, um não tem o poder de interferir no trabalho do outro. Um exemplo de organograma clássico é o utilizado pela Petrobras.

Já os organogramas não clássicos se dividem em horizontal, circular, linear de responsabilidade, matricial, bandeira, em barras e lambda. Entenda um pouco sobre cada possibilidade!

Organograma clássico ou vertical

Como o próprio nome sugere, esse é o modelo de organograma mais tradicional e conhecido para representar as posições hierárquicas dentro das organizações. Seu formato apresenta as caixas de cargos distribuídos de acordo com o grau de importância, do topo até a base.

Nesse organograma são identificadas informações sobre a hierarquias e suas funções, bem como o fluxo de comunicação entre os cargos e a estrutura de atividades de cada departamento. As vantagens do formato vertical são:

• maior clareza na identificação da hierarquia e das funções;
• melhor compreensão do fluxo de trabalho;
• contribui com o plano de carreira;
• facilita a gestão e a capacitação dos colaboradores.

Organograma horizontal

Esse modelo é bem parecido com o vertical. A diferença está na disposição dos cargos e setores, que acontece da esquerda para a direita, identificando respectivamente os pontos de maior e menor autoridade. A escolha entre esses modelos se fundamenta apenas em questões estéticas.

Organograma circular

Também chamado de organograma radial, contém círculos concêntricos que vão definindo os diferentes graus hierárquicos. Quanto mais próxima uma função estiver do centro, mais autoridade e responsabilidade ela representa.

A vantagem desse modelo é ressaltar o trabalho em equipe, já que ele permite dividir de forma bem clara os diferentes âmbitos do funcionamento da empresa, tais como:

• técnico ou operacional;
• financeiro;
• suporte e TI;
• comercial;
• administrativo.

Diferentes cores e suas variações podem ser usadas para deixar ainda mais clara a divisão entre as equipes e mostrar como elas se relacionam.

Organograma linear de responsabilidade

Conhecido pela sigla OLR, esse modelo é bem diferente do tradicional. Ele é composto por dois elementos: uma legenda com símbolos e significados e uma tabela na qual constam as atividades e os diferentes níveis separados em colunas. Assim, exemplificando, poderíamos ter:

• coluna 1: nome da atividade — definir rota, aprovar orçamentos, contratar colaboradores;
• coluna 2: posto hierárquico mais alto — diretor, por exemplo;
• coluna 3: posto hierárquico imediatamente abaixo do anterior — como um gerente.

Dessa forma, vão sendo criadas colunas sucessivas com os diferentes cargos até chegar ao mais baixo. Na célula em que a linha da atividade e a coluna do cargo se encontram, coloca-se o símbolo que define a responsabilidade dos cargos, como executar, aprovar, controlar ou auditar.

A principal vantagem desse modelo pouco usual de organograma administrativo é deixar claro quem é responsável em cada parte de um processo, atribuindo responsabilidades de maneira bem específica. Assim, os times conseguem saber internamente quais são suas obrigações e quem deve ser acionado em cada estágio das atividades.

Organograma matricial

Lembra que comentamos que um organograma pode ser usado até mesmo para um projeto específico? Esse modelo sai na frente dos demais em casos de demandas temporárias, pois os outros designam posições mais fixas. Ele é um bem comum na rotina de empresas que realizam projetos ou prestam serviços de consultoria.

Como uma matriz de informações, esse organograma organiza os diferentes times e os relaciona aos trabalhos em execução, tudo por linhas. Assim, as equipes conseguem ver em quais atividades estão incluídas.

Organograma bandeira

Esse tipo de organograma envolve uma forma distinta de organização. Costuma ficar parecido com o modelo clássico (vertical ou horizontal), mas reunindo grupos de órgãos com características em comum, que têm uma missão definida dentro da estrutura organizacional.

As cores também são frequentemente usadas nesse modelo para esclarecer as divisões internas. Para entender melhor, é interessante analisar os modelos adotados pela ANP e pela Fiocruz.

Organograma em barras

Nesse modelo, os diferentes cargos da instituição são representados por barras de tamanhos distintos. Quanto maior é a barra, maior é a importância e a autoridade no quadro hierárquico.

Esse é um organograma bem simplificado, podendo ser utilizado em um momento inicial para trazer mais clareza em relação à hierarquia. No entanto, ele é pouco usado pelas grandes organizações, pois não permite estabelecer as relações entre os órgãos ou profissionais.

Organograma lambda

Lambda é a letra L do alfabeto grego. Apesar do nome pouco usual, esse organograma não é tão diferente do horizontal. Na verdade, ele é chamado assim justamente porque pode assumir uma forma de L. Sua principal característica é que só apresenta grupos de órgãos que têm aspectos em comum, como gerência de vendas e gerência de produção.

Estrutura informal

Diferente da estrutura formal, que foca em autoridades e responsabilidades, a estrutura informal tem sua base nas relações interpessoais. Isso significa que a empresa funciona como uma rede de relações sociais e pessoais, não estabelecida ou requerida por uma estrutura preestabelecida formalmente.

Essa organização surge de maneira espontânea a partir da interação social das pessoas quando se reúnem. Dessa forma, as relações não são representadas em um organograma. Em geral, a autoridade informal flui de maneira ascendente ou horizontal, considerando mais privilégios do que direitos.

Por isso, é uma estrutura mais instável em relação à autoridade formal, já que está sujeita a sentimentos pessoais. As principais características que favorecem o surgimento desse tipo de liderança são:

• antiguidade;
• competência técnica;
• idade;
• liberdade de se mover na área de trabalho;
• localização no trabalho;
• personalidade agradável e comunicativa.

Como escolher o organograma adequado?

Por mais que alguns modelos se assemelhem, são várias as opções. Para escolher o organograma mais adequado é possível adotar alguns critérios que envolvem diferentes aspectos importantes, conforme comentamos a seguir.

Observe

Sem dúvida, o início do caminho para encontrar o melhor organograma está na própria atividade da empresa e em sua cultura organizacional.

Fatores como o tamanho da companhia e sua forma de organização podem ajudar a identificar o modelo que representa de maneira mais completa e clara a estrutura interna e as ligações entre setores e cargos.

Experimente

Por mais que a intenção seja organizar o negócio o mais rapidamente possível, não se pressione para acertar na primeira vez. Na prática, é melhor ter um organograma em evolução do que não ter nenhum tipo de representação visual.

O importante, então, é experimentar até escolher o modelo mais alinhado às características de cada negócio. Ao testar diferentes opções, a empresa logo perceberá que algumas se encaixam melhor que outras.

Divulgue

A função primordial do organograma administrativo de uma empresa é permitir que outros o conheçam. Sendo assim, divulgar o quadro para os colaboradores ajuda a diretoria a perceber se aquela representação está clara.

Nesse sentido, é importante observar que as iniciativas internas tornam o grupo coeso. E a adoção de procedimentos e parâmetros claros passam confiabilidade à empresa e à tomada de decisões. Dependendo do caso, é válido divulgar o organograma administrativo para o público externo.

Assim, você receberá mais feedbacks para praticar a melhoria contínua. A propósito, para trazer aprimoramentos constantes à sua empresa é interessante também aprender sobre data driven e saber como definir estratégias com base em dados.

Como fazer um organograma administrativo?

O primeiro passo para fazer um organograma de uma empresa é analisar e identificar qual é o modelo mais adequado ao tipo de gestão da sua empresa. Isso feito, é preciso fazer um esboço do que deverá constar no organograma, envolvendo todos os departamentos ou cargos.

Nesse sentido, é importante se certificar de que o responsável pelo desenho do gráfico tenha um amplo conhecimento da hierarquia, bem como dos cargos e processos da empresa para representar a realidade da organização. Após essas providências iniciais, o cronograma poderá ser criado, conforme o passo a passo a seguir:

• inicie listando todos os cargos e funções da empresa para não esquecer de nenhum — desde a presidência ou diretoria até o responsável pela limpeza;
• desenhe retângulos com a identificação de cada departamento da empresa, como marketing, operações e administração financeira;
• faça o detalhamento dos cargos dentro de cada departamento – abaixo de cada área principal, faça uma lista das funções específicas;
• identifique os líderes de cada departamento da empresa — não há necessidade de identificar as pessoas pelos nomes;
• disponha as informações no organograma — nesse momento é importante observar gráficos que precisam ser evidenciados com ligações entre níveis hierárquicos por meio de setas ou outros símbolos.

Após o desenvolvimento do organograma ele deve ser aprovado pela administração para ser identificado como um documento oficial. A partir da aprovação, poderá ser divulgado junto aos colaboradores e outros públicos, como os stakeholders.

Quais são as principais dicas para a criação de um organograma?

O organograma não deve ser visto enquanto uma forma de controle, mas como uma representação real da estrutura e das relações entre as partes visando a otimização do fluxo nos processos internos. Isso porque os colaboradores tendem a se posicionar melhor dentro dos departamentos quando têm clareza do seu papel e das relações de trabalho que podem ser estabelecidas.

Com isso, de maneira gradual, a empresa consegue entender como usar o organograma a seu favor, tendo o instrumento como um importante apoio para reduzir custos, melhorar a eficiência, evitar retrabalho e promover o crescimento. Nesse sentido, após oficializado, o organograma de uma empresa se torna um guia para a estratégia, administração e organização da empresa.

Como vimos, é importante saber o que é organograma administrativo de uma empresa para entender como funciona a hierarquia em relação aos departamentos e obter uma visão clara das funções e relações de trabalho. Além de ser uma ferramenta estratégica, deve ser visto como um documento dinâmico e atualizado, de acordo com a realidade da organização.

Gostou deste artigo? Caso queira ampliar os seus conhecimentos, saiba também a importância da visão sistêmica da empresa e como conseguir isso!