Dica de Gestão 30 - Produtividade Extrema

Produtividade extrema – Dica de Gestão #30

Quantas vezes vemos pessoas se destacando mais do que outras apesar de terem menos tempo disponível. Quantas vezes observamos que parece inacreditável como um determinado executivo, gestor ou líder consegue tempo para fazer tantas coisas – e isso nos incomoda por nos fazer pensar que não somos capazes.

O sucesso na carreira profissional está muito ligado à maneira como o mesmo administra o seu tempo, como dispende horas de trabalho para as coisas que realmente são relevantes, sendo que para isso existem técnicas muito claras que são passadas em cursos de gestão do tempo. Recentemente li um artigo na Harvard Business Review, escrito por Robert C. Pozen, um renomado executivo de multinacional, em que discute algumas questões bastante pertinentes, as quais gostaria de compartilhar neste espaço em forma resumida.

Ele dá seis princípios importantes para saber o que fazer primeiro:

1) SAIBA QUAL A SUA VANTAGEM COMPARATIVA: entenda que como líder você deve estar ciente do que deve ser feito apenas por você. Em quais aspectos a empresa mais precisa de você neste momento? Concentre-se nestas coisas. Não perca tempo com aquilo que outras pessoas possam fazer por você, delegue tudo aquilo que não for estratégico, treine as pessoas para que esta delegação se faça tranquila e serena. Não perca tempo com tarefas operacionais ao extremo, mas também não permita que as questões operacionais deixem de existir, fazendo com que os liderados as executem. Compare as suas habilidades com as de outras pessoas da empresa – com isso você entenderá melhor o quanto é importante em determinados aspectos, mas não em todos, focando no que realmente importa.

2) O QUE VALE NÃO É O TEMPO GASTO, MAS O RESULTADO PRODUZIDO: um profissional de alto desempenho foca nos resultados e não na quantidade de horas que dedica ao trabalho. Ele está o tempo inteiro tentando produzir mais em menos tempo e não se orgulha de ter que ficar até tarde da noite trabalhando, apesar de ser necessário em certos momentos. Desta forma, é importante que você analise tudo o que faz, crie métricas para aferir seu desempenho, crie maneiras de saber se está chegando a algum lugar. O profissional que não consegue sair do lugar é aquele que trabalha muito durante o dia e, no final da tarde, não se lembra do que efetivamente produziu, pois foram dezenas e dezenas de coisas de pouca importância. Tirar férias e ter um final de semana agradável faz parte do planejamento de tempo. Afinal, não há vantagem alguma em consumir frequentemente o lazer com horas de trabalho, pois é um sinal de ineficiência.

3) PENSE PRIMEIRO, LEIA E ESCREVA DEPOIS: muitos líderes são sobrecarregados com o excesso de e-mails e materiais de estudo e não conseguem fazer tudo o que precisam porque alegam para si mesmos que não têm tempo. Primeiro, é necessário decidir quais e-mails merecem ser lidos. Os demais, após tomar conhecimento do assunto, delete. Depois, veja os que precisam apenas ser lidos para ciência e não respondidos. Aliás, não responda e-mails desnecessariamente. Por último, leia os importantes e só responda instantaneamente os urgentes. Sobre os demais, pense, analise e escreva objetivamente. Isso vale para as decisões presenciais, como acontece quando é interrompido com um assunto: se não for urgente, pare, pense e responda depois de forma objetiva, mesmo que nos 30 minutos seguintes. Se tiver que escrever algo importante, tente começar pela conclusão, pois ficará mais fácil entender o que precisa escrever, sem se alongar.

4) MONTE UM PLANO, MAS ESTEJA PRONTO PARA MUDÁ-LO: é muito importante que o líder tenha uma agenda de atividades por ordem de prioridade e com uma marcação do que não pode deixar de ser feito. Costumo dizer que planejamento deve ser feito a lápis, pois pode ser mudado quando necessário. Não se atormente em modificar algo, pois se você tiver o domínio das prioridades, nada afetará o negócio. É importante não encher a agenda com compromissos de horários muito próximos, pois caso precise desmarcar algo não causará tantos problemas. Guarde um tempo livre na agenda, pois precisará dele para escrever, pensar, refletir e planejar.

5) DEIXE CADA UM RESPONDER PELA PRÓPRIA ÁREA: o líder ficará sobrecarregado se quiser dar solução a tudo o que lhe é demandado. Uma boa estratégia é deixar que os subordinados pensem, que deem soluções, que apresentem propostas. Para isso, o gestor deve ter uma postura adequada em seus comentários nas reuniões. Não chegue numa reunião dizendo algo como: “Estamos com um sério problema e quero que todos se envolvam desta ou daquela forma”. Isso agrava a responsabilidade e gera sobrecarga de decisões mais à frente. É recomendável chegar nesta mesma reunião e dizer algo como: “Estamos com um sério problema, a minha percepção inicial é esta, mas preciso da opinião de todos para uma decisão conjunta, inclusive sobre o que cada um vai fazer para dar uma solução”. Desta forma, vai compartilhar as responsabilidades, o que resultará em ser menos exigido no futuro. Deixe as pessoas trabalharem, pensarem e decidirem.

6) SEJA BREVE E SIMPLES: mantenha o seu foco na simplicidade, conduza as reuniões para não ultrapassarem 1 hora, faça o interlocutor gastar apenas entre 5 e 10 minutos contextualizando o assunto. Monte um padrão de regularidade. Ao chegar, primeiro leia o jornal técnico, em seguida os e-mails, para depois despachar com os subordinados, seguindo a agenda de prioridades. Assim, terá uma rotina que ajuda na produtividade. Revise todo final de tarde o que acontecerá no dia seguinte, e não se estenda demais em questões corriqueiras. Caso algo precise de muito tempo, pense primeiro e depois convoque as pessoas para darem seu parecer. Saiba que ficar perto de muitas pessoas discutindo não só atrapalha o líder, como também os subordinados.

Sendo assim, podemos entender melhor alguns aspectos que fazem com que um líder eficaz seja mais produtivo, consiga mais resultados e deixe de ser visto como um super-homem, mas apenas como alguém muito disciplinado.

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