O que é o organograma administrativo de uma empresa?

O organograma administrativo de uma empresa é uma ferramenta fundamental para estruturar e organizar seu staff. É por meio dele que tanto os funcionários como os stakeholders sabem quem responde por qual parte dentro da estrutura corporativa e com quem é preciso falar a respeito de cada tipo de atividade.

Ainda não está familiarizado com essa estrutura, seus gráficos e quadros? Fique tranquilo! Vamos explicar por que o organograma administrativo é importante dentro da companhia, descrever os principais modelos e dar dicas sobre como escolher a opção ideal. Acompanhe!

O que é um organograma administrativo?

O organograma administrativo é um gráfico que representa visualmente a estrutura de uma empresa, instituição ou até mesmo de um projeto específico. Essa disposição de papéis mostra os diversos componentes do grupo e suas ligações.

Quais são as funções do organograma?

Na prática, ao contrário do que muita gente pode pensar, esse recurso vai muito além da definição de hierarquia — inclusive, a organização pode se dar de forma hierárquica ou não. Na verdade, a intenção primordial de um organograma administrativo é representar uma estrutura.

Programadores, por exemplo, podem usar organogramas para representar um algoritmo, explicando graficamente as operações de um sistema, mostrando as regras e os caminhos seguidos para a tomada de decisões.

No âmbito empresarial (ou seja, administrativo), os organogramas são estruturas tão tradicionais que fica até difícil dizer de quando remontam. Mas o crédito é dado a Daniel McCallum, engenheiro que formulou os princípios da administração moderna.

Nesse cenário, sua função é informar como o processo decisório da empresa se organiza — qual função responde por que parte do todo e a quem cada colaborador reporta. Também demonstram visualmente quais são os órgãos ou as unidades funcionais da empresa, deixando claro como se relacionam. Assim, contribuem inclusive para minimizar conflitos internos.

Graficamente, a disposição vertical dos nomes de órgãos ou funções serve para representar a organização hierárquica. A lógica aqui é simples: quanto mais alto está localizado, maior é a autoridade de um setor e mais abrangentes são suas atividades.

Quais são os benefícios de desenvolver e usar um organograma?

Motivação dos colaboradores

Em muitos casos, os funcionários têm dificuldades de enxergar possíveis caminhos para crescer dentro da empresa. Quando a organização conta com um organograma claro, fica mais fácil para os colaboradores entenderem como podem subir de cargo ou até mesmo trocar de departamento.

Aumento da produtividade

Boa parte da perda de produtividade acontece por falta de clareza. Quando não sabe exatamente quais são suas responsabilidades, o colaborador não sabe a quem reportar ou para quem pode pedir ajuda. Assim, as tarefas demoram muito mais para serem executadas e o resultado, muitas vezes, deixa a desejar.

Por apresentar a organização da empresa de forma visual, o organograma permite que os funcionários conheçam claramente suas funções, cargos aos quais devem prestar contas e cargos subordinados. Nesse contexto, a tendência é o aumento da eficiência.

Minimização de conflitos

Principalmente em companhias onde há muitas pessoas trabalhando, é normal que alguns profissionais queiram mostrar serviço e assumir a responsabilidade por determinadas decisões que não são, oficialmente, suas.

São muitos os casos em que a intenção é totalmente positiva, mas a falta de clareza sobre a hierarquia pode causar confusões. Com isso, surgem conflitos pessoais que podem prejudicar o clima organizacional e até levar à perda de importantes talentos.

O organograma administrativo é importante, portanto, para mostrar quem fica responsável por cada tipo de tarefa, decisão ou resultado.

Quais são os tipos de organograma e suas características?

De forma geral, os organogramas se dividem em grupos clássicos e não clássicos. Os primeiros, também chamados de funcionais, são os mais tradicionais. Nesse caso, cada órgão ou função é representado por um retângulo, que se liga aos demais por meio de setas.

Retângulos na mesma altura, ligados por linhas horizontais, representam figuras que têm o mesmo nível de responsabilidade e autoridade dentro da companhia. Desde que esteja ligado por setas, um retângulo mais acima tem autoridade sobre aqueles abaixo dele. Se a representação for diferente, os setores abaixo são subordinados a outro setor ou cargo.

Um diretor, por exemplo, pode estar no topo do organograma e ter ligados a ele 2 gerentes, cada qual com seu time representado abaixo de si. Assim, um não tem poder de interferir no trabalho do outro. Um exemplo de organograma clássico é o utilizado pela Petrobras.

Já os organogramas não clássicos se dividem em horizontal, circular, linear de responsabilidade, matricial, bandeira, em barras e lambda. Entenda um pouco sobre cada possibilidade!

Organograma horizontal

Esse modelo é bem parecido com o vertical. A diferença está na disposição dos cargos e setores, que acontece da esquerda para a direita, identificando respectivamente os pontos de maior e menor autoridade. A escolha entre esses 2 modelos se baseia somente em questões estéticas.

Organograma circular

Também chamado de organograma radial, contém círculos concêntricos que vão definindo os diferentes graus hierárquicos. Quanto mais próxima uma função estiver do centro, mais autoridade e responsabilidade ela detém.

A vantagem desse modelo é ressaltar o trabalho em equipe, já que ele permite dividir de forma bem clara os diferentes âmbitos do funcionamento da empresa, tais como:

  • técnico ou operacional;
  • financeiro;
  • suporte e TI;
  • comercial;
  • administrativo.

Diferentes cores e suas variações podem ser usadas para deixar ainda mais clara a divisão entre as equipes e mostrar como se relacionam. Quer ver um exemplo de organograma circular? Você pode conferir o do Banco Central do Brasil.

Organograma linear de responsabilidade

Conhecido pela sigla OLR, esse modelo é bem diferente do tradicional. Ele é composto por 2 elementos: uma legenda, com símbolos e significados, e uma tabela, na qual constam as atividades e os diferentes níveis, separados em colunas. Poderíamos ter, por exemplo:

  • coluna 1: nome da atividade — definir rota, aprovar orçamentos, contratar colaboradores;
  • coluna 2: posto hierárquico mais alto — diretor, por exemplo;
  • coluna 3: posto hierárquico imediatamente abaixo do anterior — gerente, por exemplo.

Dessa forma, vão sendo criadas colunas sucessivas com os diferentes cargos até chegar ao mais baixo. Na célula em que a linha da atividade e a coluna do cargo se encontram, coloca-se o símbolo que define o que cada cargo pode fazer — como executar, aprovar, controlar ou auditar.

A principal vantagem desse modelo pouco usual de organograma administrativo é deixar claro quem é responsável por cada parte de um processo, atribuindo responsabilidades de forma muito específica. Assim, os times conseguem saber internamente quais são suas obrigações e quem deve ser acionado em cada estágio dos processos.

Organograma matricial

Lembra que comentamos que um organograma pode ser usado até mesmo para um projeto específico? Esse modelo sai na frente dos demais quando se tem demandas temporárias, pois os outros designam posições mais fixas. Ele é bem comum na rotina de empresas que realizam projetos ou fazem consultorias.

Como uma matriz de informações, esse organograma organiza os diferentes times e os liga aos trabalhos em execução, tudo por linhas. Assim, as equipes conseguem ver em quais atividades estão incluídas.

Organograma bandeira

Esse tipo de organograma envolve uma forma distinta de organização. Costuma ficar parecido com o modelo clássico (vertical ou horizontal), mas reunindo grupos de órgãos com características em comum, que têm uma missão definida dentro da estrutura organizacional.

As cores também são frequentemente usadas nesse modelo para esclarecer as divisões internas. Para entender melhor, confira o adotado pela ANP e pela Fiocruz.

Organograma em barras

Nesse modelo, os diferentes cargos da instituição são representados por barras de tamanhos distintos. Quanto maior é a barra, maior é a importância e a autoridade no quadro hierárquico.

Esse é um organograma bem simplificado, podendo ser utilizado em um momento inicial para trazer mais clareza em relação à hierarquia. No entanto, ele é pouco usado pelas grandes organizações, pois não permite estabelecer as relações entre os órgãos ou profissionais.

Organograma lambda

Lambda é a letra L do alfabeto grego. Apesar do nome pouco usual, esse organograma não é tão diferente do horizontal. Na verdade, ele é chamado assim justamente porque pode assumir uma forma de L. Sua principal característica é que só apresenta grupos de órgãos que têm características em comum — como gerência de vendas e gerência de produção.

Como escolher o organograma administrativo certo?

Por mais que alguns modelos se pareçam bastante, é fato: são muitas as opções. Aí surge a dúvida: como acertar na escolha? Para ajudá-lo nessa tarefa desafiadora, separamos algumas dicas essenciais. Acompanhe!

Observe

Sem dúvida, o início do caminho para encontrar o melhor organograma está na própria atividade da empresa e em sua cultura organizacional.

Fatores como o tamanho da companhia e sua forma de organização podem ajudar a identificar o modelo que representa de maneira mais completa e clara a estrutura interna e as ligações entre setores e cargos.

Experimente

Por mais que a intenção seja organizar o negócio o mais rapidamente possível, não se pressione para acertar logo de primeira. Na prática, é melhor ter um organograma em evolução do que não ter nenhum tipo de representação visual.

O importante, então, é experimentar até escolher o modelo mais alinhado às características de cada negócio. Ao testar diferentes opções, a empresa logo perceberá que algumas se encaixam melhor que outras.

Divulgue

A função primordial do organograma administrativo de uma empresa é permitir que outros o conheçam, certo? Sendo assim, divulgar o quadro para os colaboradores ajuda a diretoria a perceber se aquela representação está clara.

Não esqueça que as iniciativas internas tornam o grupo coeso e a adoção de procedimentos e parâmetros claros passam confiabilidade à empresa e à tomada de decisões.

Dependendo do caso, vale até mesmo espalhar o organograma administrativo para o público externo. Assim, você receberá mais feedbacks para praticar a melhoria contínua!

A propósito, aqui vai uma última dica para trazer aprimoramentos constantes à sua empresa: aproveite para aprender sobre data driven e saber como definir estratégias com base em dados!

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