Como funciona um ERP na nuvem? Confira este guia completo!

Um estudo intitulado State of the cloud report, conduzido pela RightScale, revelou que 81% das empresas adotam uma estratégia de negócios baseada na nuvem. Em 2015, um relatório da IDG já dizia que eram 72%. Isso mostra que a cloud computing vem ocupando cada vez mais espaço, atualmente presente na maior parte das companhias. Pode acreditar: em poucos anos, será raro encontrar organizações bem-sucedidas fora dessa estatística. Entre as estratégias incluídas nessa verdadeira revolução tecnológica, umas das principais é o ERP na nuvem. Tudo bem que a adoção de sistemas de gestão não é nenhuma novidade no meio corporativo, mas fato é que o fornecimento de serviços de computação por meio da internet tornou esses softwares mais acessíveis, escaláveis e baratos. Pensando nisso, resolvemos preparar um guia completo para ajudá-lo a entender como um ERP na nuvem pode aumentar a qualidade e os lucros do seu negócio. Pronto para aprender também sobre o que levar em conta para escolher o melhor sistema de gestão para a sua empresa?

Antes de mais nada, o que é um ERP?

Sigla para Enterprise Resource Planning (planejamento dos recursos da empresa, em português), o ERP também é conhecido como sistema integrado de gestão. Trata-se de um software que gerencia as operações de uma empresa, interligando os processos de seus mais diversos setores, como faturamento, recursos humanos, contabilidade e assim por diante. Geralmente, esse software é formado por 3 camadas: interface ou camada de apresentação, banco de dados ou sistema lógico de armazenagem e camada de processamento lógico. Conheça cada uma em detalhes a partir de agora!

Interface ou camada de apresentação

Essa é camada superficial do ERP, por meio do qual os usuários interagem com o sistema. Estão aqui diversas funcionalidades para o preenchimento de cadastros, a navegação em menus e a visualização de relatórios, entre outros recursos. É a interface que torna o software amigável para o gerenciamento dos dados.

Banco de dados ou sistema lógico de armazenagem

Toda interação feita na camada superficial vai extrair registros e armazená-los no banco de dados. Assim, as instalações de software da empresa estarão ligadas a esse sistema, seja de forma nativa, seja por meio de qualquer outro mecanismo de conexão. Em muitos ERPs, também é possível exportar os dados do sistema para arquivos de PDF e de texto, que podem ser lidos por meio de programas como Word, Excel e Adobe Reader. Essa é uma forma adicional de salvar e visualizar dados.

Camada de processamento lógico

Na prática, podemos dizer que a camada de processamento é a que faz a conexão entre a interface e o banco de dados. Ela lê os comandos inseridos pelo usuário e os integra aos diversos módulos do sistema, respondendo às solicitações feitas na camada de apresentação. É o processamento lógico que recebe customizações para que o ERP se adapte aos processos da empresa. Além disso, novas atualizações para melhorias na performance e segurança são feitas nessa camada. Para inserirem novas funcionalidades, os desenvolvedores alteram o código do software. Como todo ERP é construído com base nessa estrutura, esse entendimento será importante no momento da implementação do software no ambiente corporativo. Para atender aos diferentes setores da empresa, o sistema geralmente é dividido por módulos. Vamos ver agora como isso funciona?

Como o ERP integra os dados entre os setores?

Na maioria das vezes, os ERPs são divididos por módulos, seja levando em conta um departamento específico dentro da empresa ou construído com base nas características gerais de um segmento do mercado. Essas, aliás, são as 2 visões em que se baseia a construção desses módulos. Entenda melhor!

Visão por departamento

Nesse formato, o software é construído para atender a um setor em particular. Com isso, o sistema apresenta uma interface dedicada às operações do departamento que interessa ao usuário. Entre esses módulos, os mais comuns são:

• módulo fiscal: calcula os impostos, auxilia em auditorias e traz recursos para automatizar a entrega de obrigações relativas a escriturações fiscais;
• módulo financeiro: auxilia no controle do fluxo de caixa, das contas a pagar e a receber, de operações bancárias e de demais tarefas afins;
• módulo de controle de estoque: traz ferramentas para o cadastro de produtos, conversão de medidas e unidades, saldos de estoque e mecanismos de integração com outros módulos, como vendas, faturamento e financeiro;
• módulo para ponto de vendas: automatiza as rotinas de vendas no varejo, facilitando processos de fechamento de caixa, transações com cartão de crédito, emissões de carnê de pagamentos, NF-es, cupons fiscais e assim por diante;
• módulo de departamento pessoal: gerencia as ações de atração, controle e retenção de colaboradores;
• módulo de CRM: mantém um registro apurado da carteira de clientes, controlando solicitações e pedidos dos usuários.

O maior desafio aqui está na integração entre esses módulos, uma vez que podem ser contratados separadamente. Assim, caso a empresa já tenha um sistema de gestão implementado e deseje instalar outros softwares para atender às necessidades dos demais departamentos, é necessário verificar se a integração é possível.

Visão por segmento

Também conhecidos como verticais, esses modelos são desenvolvidos para acolher processos de segmentos específicos do mercado. Alguns exemplos de softwares ERP que possuem uma visão por segmento são:

• ERPs para o varejo;
• ERPs para restaurantes;
• ERPs para a indústria da moda;
• ERPs para auto centers;
• ERPs para supermercados.

Os módulos departamentais podem ser integrados aos verticais para gerenciar aspectos específicos da rotina empresarial. Apesar de haver essa separação modular, eles compartilham uma base única de dados, mesmo que seja em um ERP na nuvem. Mas e na prática, como um ERP é usado? Continue acompanhando para conhecer alguns exemplos!

Para que serve um ERP?

Um sistema ERP serve para 2 objetivos básicos: integrar os diversos setores da empresa e automatizar o fluxo dos dados e dos processos entre eles. Dessa forma, as informações ficam mais organizadas e as operações manuais podem ser substituídas por sistemas com funções de automação. Para entender como isso funciona na prática, leve em conta todos os dados e processos que um negócio precisa gerenciar na sua rotina administrativa. São contas a pagar e a receber, folhas de pagamentos de colaboradores, controle de estoque, emissão de notas fiscais, operações de atendimento ao cliente, ordens de serviço, fluxo de caixa e muitos outros. Quando os gestores administram essas informações manualmente, precisam contar com equipes dedicadas, gastam tempo para inserir e analisar dados, imprimir documentos e dar andamento a uma infinidade de processos. Nesse cenário, o mesmo procedimento precisa ser gerenciado por pessoas de departamentos diferentes, o que pode resultar em falhas e divergências nas informações. Quando o negócio adota um software ERP, consegue organizar todas as informações da empresa com facilidade, sendo os dados reunidos em um sistema único de gestão. Dessa forma, a comunicação entre os diversos departamentos fica muito mais eficiente. Pense no departamento de RH, por exemplo, que faz a gestão de todos os dados sobre os colaboradores. Ao inserir esses registros no sistema, o pessoal do setor financeiro já consegue ter acesso às informações, podendo controlar o pagamento de impostos, férias e outros encargos relacionados aos funcionários. Outro exemplo que podemos citar é a relação entre o marketing e o time comercial. Com base na saída e entrada de produtos, a empresa pode criar campanhas de atração e retenção de clientes de modo mais eficiente. Além disso, como as informações são atualizadas e compartilhadas em tempo real, não é preciso esperar o fechamento do mês para ajustar as estratégias e corrigir o rumo das decisões. Tudo isso é possível porque, como vimos, os diferentes módulos são integrados por meio de um mesmo banco de dados. Por isso, ainda que o software ERP assuma diferentes formatos e características, segundo as especificidades de cada setor, trabalha com os mesmos dados compartilhados.

Quais os principais tipos de ERP?

Os ERPs podem variar conforme o modelo de contratação, a forma de instalação, os preços de distribuição, entre outros fatores. De toda forma, existem alguns tipos de software ERP mais comuns, como você vai ver a seguir!

ERP de nicho

Esses são os ERPs verticais, produzidos para mercados específicos. É muito comum encontrar sistemas focados na gestão de escritórios de advocacia, de supermercados, de hospitais, farmácias e pet shops, por exemplo. Por serem construídos para nichos, entendem bem as necessidades e os processos próprios de seus respectivos segmentos.

ERP open source

De código aberto, esses sistemas permitem que outros desenvolvedores alterem sua programação para ajustá-los às necessidades da empresa. Geralmente, implicam em um custo de aquisição menor. Podem, porém, comprometer a segurança dos dados, uma vez que são formados por um código-fonte mais vulnerável.

ERP gratuito

Esses softwares são bem básicos, geralmente direcionados para pequenas empresas. Suas funções são limitadas, podendo ser mais adequados para o início de um empreendimento, quando se deseja organizar algumas informações e automatizar processos mais simples.

ERP on-premise

Esse sistema é instalado nos servidores e computadores da companhia, gerenciado por sua equipe interna de TI. Como tudo é local, os investimentos costumam ser bem maiores, uma vez que será necessário também adquirir uma licença perpétua, bem como montar uma infraestrutura de hardware capaz de rodar o software e armazenar o banco de dados. Vale lembrar também das despesas com a contratação de profissionais especializados para sua manutenção.

ERP na nuvem

Também conhecido como Software as a Service (SaaS), o ERP na nuvem armazena os dados corporativos em um servidor externo fornecido pela empresa contratada. Toda a comunicação e o acesso aos registros acontece pela internet. O software não precisa ser instalado localmente, pois é acessado por meio do navegador, seja via computador ou dispositivo móvel, como smartphone ou tablet. O ERP na nuvem dispensa a empresa da necessidade de gerenciar os ativos de TI relativos ao sistema. Sem contar que todo o gerenciamento é feito na nuvem. Por essas e outras, esse é, sem dúvida, o tipo de ERP que mais cresce no mercado. Fique de olho para entender melhor os motivos para essa expansão!

Por que optar por um ERP na nuvem?

Como vimos, a diferença básica entre um ERP na nuvem e um ERP local (on-premise) é que o último modelo é instalado no hardware e nos servidores da própria empresa, consequentemente, sendo monitorado pela equipe interna. Por outro lado, o ERP na nuvem (SaaS) funciona como um serviço de assinatura, sendo acessado via internet. O software fornecido pela nuvem apresenta diversas vantagens em relação ao ERP local. Vamos considerar alguns fatores importantes!

Custos

No geral, o ERP na nuvem é fornecido por valores mais acessíveis. Isso porque o contrato de aquisição funciona em forma assinatura, que geralmente já inclui gastos com suporte, atualizações do sistema, treinamento e manutenção da infraestrutura. Por outro lado, sistemas instalados localmente demandam muitos custos que vão além da compra da licença. É justamente aí que muitos empreendedores se confundem, por só levarem esse custo em conta. Na verdade, porém, existem muitas despesas por trás dessa escolha, tais como:

• customização do sistema;
• aquisição dos componentes de hardware, o que inclui atualização de computadores e servidores;
• contratação de profissionais para a área de TI;
• manutenção do sistema;
• treinamento das equipes que vão interagir com o ERP.

Mas atenção: isso não quer dizer que o ERP na nuvem não exija custos adicionais. Dependendo do fornecedor e dos ajustes necessários, a empresa poderá sim ter gastos com a customização e a implementação do sistema, bem como com o treinamento dos colaboradores. Contudo, o SaaS dispensa investimentos adicionais com a infraestrutura de TI, além de tornar os custos mais previsíveis ao longo da contratação. Fora isso, a gestão de manutenção, as atualizações e o suporte são feitos integralmente pela fornecedora.

Segurança

Quando o assunto é banco de dados corporativos, sempre surge uma grande preocupação com a segurança das informações. E não é para menos! Afinal, as empresas lidam constantemente com muitos registros sensíveis e confidenciais que precisam ser bem gerenciados para manter sua integridade e inviolabilidade. Sobre esse ponto, muitos gestores se preocupam com o fato de que, com o ERP na nuvem, os dados da companhia ficarão alocados em servidores externos, de empresas parceiras. No entanto, é exatamente isso o que pode garantir maior proteção às informações, sabia? Os fornecedores de serviços em nuvem contam com os melhores profissionais de TI do mercado e possuem os mais avançados sistemas, recursos e protocolos para assegurar a proteção dos dados. Trata-se de uma infraestrutura dificilmente alcançada por um negócio cujo core business não seja no setor de tecnologia. Dessa forma, as chances de perda de dados de invasão do sistema por hackers ou malwares são muito menores. Estamos falando aqui de uma das pontas do ERP na nuvem: o fornecedor. No entanto, é importante que o usuário também adote boas práticas de segurança ao acessar a plataforma online. Por quê? Embora possa variar, o acesso ao software é feito por meio de um navegador ou por um app instalado em um dispositivo móvel. Para entrar na plataforma, basta preencher login e senha, assim como acontece em e-mails e redes sociais. É importante resguardar essas informações de acesso para que ninguém sem autorização entre no sistema. Por fim, é bom ressaltar que esse cuidado com a segurança também deve ser tomado em ERPs instalados localmente, ok?

Disponibilidade

Uma das grandes vantagens do ERP na nuvem diz respeito à garantia de disponibilidade dos serviços. Afinal, a paralisação do sistema pode representar prejuízo para a empresa. Imagine um negócio que precisa reduzir ou mesmo parar suas atividades momentaneamente porque não consegue emitir notas fiscais, acessar cadastros de clientes, entre outras tarefas básicas. Nada bom, não é mesmo? A disponibilidade da nuvem é garantida porque os fornecedores mantêm planos de contingência justamente para assegurar o funcionamento do sistema e a acessibilidade dos dados mesmo que ocorram incidentes.

Mobilidade

Mobilidade é a palavra de vez para os novos modelos de negócio. A internet e os dispositivos móveis permitiram que os dados da empresa deixassem de ficar restritos às dependências físicas do negócio. Hoje, por meio de um ERP na nuvem, os decisores podem gerenciar os processos da companhia mesmo a distância. É claro que ERPs on-premise também fornecem mecanismos de acesso remoto e compartilhamento de arquivos. No entanto, quando sai do ambiente de rede da companhia, para se conectar a sistemas de terceiros, parceiros ou clientes, a integração se transforma em uma operação mais complexa e cara. Por outro lado, a integração e a mobilidade são características que já fazem parte da natureza dos ERPs na nuvem desde sua concepção.

Escalabilidade

Ao longo do tempo, a demanda da empresa pode variar bastante, seja por questões de sazonalidade, seja pelo crescimento ou mesmo pela redução do negócio. Nesse cenário, ajustes de escala no ERP local se tornam mais demorados e até onerosos. Isso talvez demande a compra de novas licenças, a contratação de profissionais ou o aumento da infraestrutura de TI. Se há uma redução, a empresa pode acabar com uma estrutura superdimensionada, resultando em gastos adicionais em termos de energia, manutenção e gerenciamento. O ERP na nuvem é extremamente flexível. Basta entrar em contato com o provedor e alterar o plano conforme as necessidades atuais do negócio. Assim, se a empresa crescer ou enfrentar um aumento de demanda inesperado, suas atividades não precisam ficar limitadas devido à falta de recursos de TI.

Como escolher o ERP ideal para a minha empresa?

Convencido dos benefícios de um ERP na nuvem? Então chegou a hora de darmos dicas para você pode escolher um sistema integrado que otimize os resultados do seu negócio. Vamos lá?

Avalie as necessidades do negócio

Por mais que algumas necessidades sejam comuns a negócios de um mesmo segmento, cada empresa tem suas próprias demandas. Por isso, é fundamental detectar primeiro quais processos e setores precisam da ajuda da tecnologia de automação e gerenciamento para alcançar uma qualidade produtiva satisfatória.

Não se iluda com funcionalidades

Alguns provedores injetam inúmeras funções em seus softwares para alcançar um público maior. Em relação a isso, o que acontece é que o ERP na nuvem geralmente tem uma capacidade de customização menor que a de um modelo instalado localmente. Por isso, adotar um sistema cheio de funcionalidades pode acabar complicando as coisas. Lembre-se de que é o ERP que precisa se adequar a seu negócio e não o contrário. Portanto, procure conhecer as funções de que você realmente precisa, a fim de buscar um software que realmente atenda aos processos do seu empreendimento.

Opte pela escalabilidade

Tenha em mente que seu negócio terá flutuações de demanda — e, claro, lembre que seu desejo certamente é de que ele cresça cada vez mais, não é verdade? Do que adiantaria, então, adotar um sistema que em poucos anos se tornaria inapto para suportar seus processos e dados? Seu ERP na nuvem precisa ser escalável, capaz de acompanhar o crescimento do negócio, mantendo a qualidade e um bom custo-benefício. Seria muito trabalhoso, depois de um tempo, precisar migrar para outro sistema porque o software atual simplesmente não dá conta do recado.

Não abra mão da flexibilidade e da mobilidade

Um ERP na nuvem flexível é aquele que consegue se ajustar às necessidades do seu negócio, permitindo customizações. Além disso, ele também é acessível por meio de dispositivos móveis. Dessa forma, você consegue acessar seus dados e monitorar os processos de qualquer lugar, a qualquer hora.

Dê atenção à integração

Caso seu negócio já conte com algum sistema de gestão, certifique-se de que o novo ERP poderá ser integrado ao software. Afinal, o objetivo do sistema é permitir o fluxo automatizado dos processos e dos dados. E isso é possível graças à integração entre os módulos. Se essa conexão não for possível de modo nativo, verifique a possibilidade de empregar uma estratégia de APIs, um tipo de integração entre diferentes sistemas.

Equilibre custos e benefícios

Cuidado com ERPs baratos, que provavelmente não atenderão aos tópicos levantados anteriormente. Ao mesmo tempo, um software caro não necessariamente será o ideal para seu negócio. Sabendo disso, compare as diversas opções disponíveis e avalie quais atendem a seus objetivos atuais, bem como a suas metas a médio e longo prazos. Que tal fazer um levantamento das vantagens e desvantagens de cada alternativa para definir a melhor opção?

Analise os fornecedores

O nome do fornecedor diz muito sobre a qualidade dos produtos que ele oferece. Sabendo disso, não deixe de buscar referências e pesquisar sobre a reputação do provedor no seu mercado de atuação! Informe-se também sobre o funcionamento do suporte oferecido ao usuário, a atualização do software e possíveis treinamentos. Esses aspectos são fundamentais, pois podem representar um custo oculto. No fim das contas, não existe um sistema de gestão ideal para todos os negócios. Como as empresas têm necessidades específicas, o software precisa atender a essa demanda. Mas é fato: o ERP na nuvem tem mostrado ser o modelo mais adequado para a maioria dos casos. Provavelmente, portanto, será também para seu empreendimento! Pronto para fazer a melhor escolha para sua empresa? Solucionou praticamente todas as suas dúvidas sobre os ERPs? Se quiser uma mãozinha para escolher um software ERP ideal para seu negócio, entre em contato conosco!