Saiba como melhorar o atendimento ao cliente no escritório de contabilidade

Você por acaso já parou para pensar sobre como a qualidade do seu trabalho nem sempre é refletida na quantidade de clientes que tem ou deseja ter? Pois isso acontece principalmente porque, nos escritórios contábeis, a parte de gestão muitas vezes limita o potencial da equipe. Mas como superar esse obstáculo para alcançar o sucesso que tanto almeja?

O que você tem que entender desde já é que boa parte desse sucesso pode estar vinculada ao atendimento dado aos clientes! Quer saber a importância desse fator para o sucesso e o crescimento do seu negócio, aproveitando para conhecer algumas dicas práticas? Então fique de olho nos próximos tópicos para entender como melhorar o atendimento ao cliente!

A importância do atendimento ao cliente na contabilidade

Um desafio bastante comum entre contadores e escritórios de contabilidade é o foco natural que os profissionais da área dão para a parte técnica de seu trabalho. É claro que essa priorização é importante em uma profissão que tem pouco espaço para erros, mas isso não quer dizer que o contador pode deixar de lado a parte da gestão do negócio!

Entenda: para ter sucesso em um mercado competitivo como esse, não basta fazer um bom trabalho. Na prática, também é preciso lidar adequadamente com as expectativas dos clientes, a fim de garantir sua satisfação. É assim que se constrói um relacionamento recorrente! Esse é o algo a mais que todo escritório de contabilidade precisa buscar em sua rotina.

O que acontece é que a gestão de fidelização faz parte de uma série de processos, ferramentas e técnicas que aproxima o negócio do seu público, criando uma imagem positiva da marca na mente dos clientes e consolidando os profissionais como referências de autoridade no mercado. E tudo isso parte de um bom atendimento ao cliente!

Sabia que muitos negócios do ramo acabam falhando justamente por tratar o assunto como secundário ou como um luxo para o qual não se tem muito tempo? A verdade é que, com processos automatizados, uma boa estrutura e vontade de atender bem, sua empresa pode sair bem na frente da maioria dos concorrentes.

O que um bom atendimento traz para o escritório contábil

Antes de começarmos a dar dicas para melhorar seu atendimento ao cliente, resolvemos detalhar melhor os benefícios que essa postura pode trazer para o negócio. São questões que não afetam diretamente a qualidade do seu trabalho, mas criam uma imagem de confiança capaz de atrair, conquistar e fidelizar o público. Confira!

Diferencial competitivo

Como dissemos, a parte da gestão do escritório contábil costuma ser relegada a segundo plano em muitas empresas pelo país afora. O foco está, claro, sempre na qualidade do trabalho. O que você precisa saber, no entanto, é que clientes que têm suas expectativas superadas voltam não só pela segunda vez, mas pela terceira, quarta e assim por diante.

A verdade é que a qualidade do trabalho de muitos contadores é bastante similar, pois são muitos profissionais dedicados brigando pela atenção do público. Nesse caso, o atendimento surge como um diferencial decisivo! Pense bem: se a qualidade não é um problema, o fator que mais pesa na balança é a forma como o cliente espera ser tratado.

Imagem de confiança

Um bom atendimento faz parte de uma imagem de profissionalismo que qualquer escritório de contabilidade deve buscar. Ter tempo para responder a dúvidas dos clientes, resolver questões com agilidade e ter transparência em seus processos: tudo isso cria uma percepção de confiança e familiaridade que retém clientes!

Reflita um pouco sobre suas próprias experiências, sobre as marcas que consome com frequência e os profissionais em quem escolhe confiar sempre que precisa de determinado serviço. Provavelmente, boa parte dessa preferência vem da forma como você foi tratado anteriormente ou como a empresa ou o profissional se portou diante de uma reclamação ou de uma dúvida.

Crescimento sustentável

A fidelização é a melhor forma de crescer um negócio com constância e sustentabilidade. Nesse contexto, criando uma base sólida de clientes, a empresa consegue alcançar patamares mais altos.

Para você ter uma ideia, quando falamos em investimento em marketing, por exemplo, não restam dúvidas: é muito mais barato reconquistar um público já fiel que adquirir leads completamente novos. Sem contar que o faturamento no fim do mês é mais previsível — tanto que, em tempos de crise, serão esses os clientes que segurarão a barra caso seu negócio precise se recuperar.

As melhores práticas para melhorar o atendimento ao cliente

Agora que ficou mais clara a importância de oferecer um bom atendimento ao público para assegurar o sucesso da sua empresa contábil, é hora de levar essa discussão para a prática! E já adiantando: uma boa gestão de relacionamento tem a ver com organização, processos automatizados e profissionalismo na apresentação ao cliente. Confira algumas dicas!

Foque na satisfação do cliente

Por mais que essa dica pareça muito óbvia, é a ideal para começar nossa lista: é preciso tratar o cliente da mesma forma que você gostaria de ser tratado. Assim, seja em pessoa, por e-mail, rede social ou telefone, é importante ser atencioso, objetivo e profissional em sua postura. E isso vale para todas as interações, ok?

O conselho principal aqui é: ouça de verdade seu cliente. Preste atenção em sua situação, no problema que ele tem para resolver, mantendo a mente aberta para ouvir reclamações e sugestões. É essa troca que criará um vínculo de relacionamento capaz de aumentar a satisfação com seu trabalho.

Delegue as tarefas mais simples

Um grande desafio para o atendimento ao cliente dentro de um escritório contábil é que, muitas vezes, os profissionais não têm o tempo necessário para colocar todas essas dicas em prática — pelo menos não sem prejudicar a qualidade do seu trabalho. Para driblar o problema, você vai precisar de ajuda.

Se não puder contar agora com um funcionário efetivo ou um estagiário, busque se resolver com o suporte de freelancers profissionais que possam realizar as tarefas mais simples da sua rotina de trabalho em seu lugar. Assim, com o tempo ganho, será possível se dedicar mais a seus clientes, aprofundando o relacionamento com eles.

Crie um canal de atendimento direto

E já que estamos falando de relacionamento mais próximo, saiba: isso só é possível com um canal aberto e direto de atendimento. Isso pode ser feito via e-mail, redes sociais, programas de mensagem, aplicativos ou o que atender melhor às suas necessidades. O importante é que seu público saiba como entrar em contato.

Implemente um CRM

Realmente, quando o negócio cresce a partir de certo ponto, é impossível atender todo mundo com a mesma rapidez. Mas isso não deve servir de desculpa para não retornar contatos ou deixar um cliente sem resposta, combinado? Hoje em dia, existem ferramentas, plataformas e sistemas capazes de automatizar o atendimento em diferentes níveis.

Os CRMs são imprescindíveis para essa parte da gestão, porque criam fluxos otimizados que estruturam os contatos, registram históricos de chamado e não deixam que uma conversa se perca em meio a outros problemas. Os chatbots também já se tornaram investimentos viáveis para melhorar o atendimento ao cliente. Basicamente, uma triagem é feita por inteligência artificial, resolvendo questões mais simples sem a necessidade de intervenção humana. Que tal melhorar a imagem da empresa com essa ajuda?

Cumpra os prazos

Precisamos dar uma pequena pausa nas ações de relacionamento para reforçar um ponto importante que afeta tanto o atendimento quanto a qualidade do serviço: o cumprimento de prazos é fundamental para a consolidação de um negócio contábil. Essa é uma postura importante não só para o cumprimento do contrato, mas também de compromissos firmados entre você e o cliente.

Uma visita, o retorno de um contato ou uma resposta embasada para determinada questão relevante: se você se comprometeu a fazer qualquer uma dessas atividades em um prazo determinado, faça questão de cumpri-lo. A quebra dessa promessa gera uma quebra de confiança que, muitas vezes, pode ser irreparável.

Mantenha um contato próximo com os melhores clientes

Em absolutamente todos os negócios existem aqueles clientes que se engajam mais que os outros. São aqueles que contratam seus serviços de forma recorrente e recomendam seu trabalho aos amigos, tornando-se divulgadores espontâneos. Quando falamos em como melhorar o atendimento ao cliente, essas pessoas são chave em sua estratégia.

Com isso em mente, faça questão de visitar esses clientes para resolver problemas pessoalmente e procure entrar em contato com uma frequência maior a fim de cultivar uma proximidade diferenciada. Assim, além de aumentar a imagem de valor do seu serviço, você pode se tornar uma referência de bom relacionamento com o público!

Invista em fidelização

No fim das contas, todas essas práticas têm um objetivo em comum: satisfazer o cliente, superando suas expectativas sobre o que um bom escritório contábil pode oferecer. Por isso, tente encaixar essas dicas em uma estratégia bem definida de fidelização!

Ofereça vantagens, aproxime-se dos clientes convertidos e dê motivos para que eles voltem. Lembre-se de que quanto mais eficiente for esse processo na sua empresa, mais seguro você estará financeiramente para crescer e se consolidar de forma sustentável. Então comece já!

Todas essas dicas servem não só para ajudá-lo a entender como melhorar o atendimento ao cliente, mas como uma forma de entregar mais qualidade com prazos mais curtos, melhores preços e uma experiência mais satisfatória para seu público. Não parece o ideal?

Se você está aí se perguntando se dá para unir todas essas características em um escritório contábil, saiba: com uma estrutura organizacional cuidadosamente definida, esse desafio fica muito mais fácil! E se você quer pesquisar mais a fundo para começar a reformular sua forma de trabalho o quanto antes, aproveite para conferir este outro post!

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