Cobrança de condomínios: saiba como deve ser feita

Não são poucos os desafios dos administradores de condomínio: mediação na disputa por vaga de garagens, resolução de conflitos e gestão dos funcionários são só alguns dos assuntos a serem resolvidos. Mas, com certeza, o mais delicado e problemático é lidar com a inadimplência. Afinal de contas, o que fazer com o condomínio em atraso?

Quando um condômino deixa de cumprir com suas obrigações, a conta aumenta para todos os outros moradores. Agora imagine quando são vários inadimplentes! Nesses casos, o peso pode se tornar insustentável.

Pensando nesse tipo de situação, resolvemos desenvolver este conteúdo para ajudá-lo a dar conta dessa difícil tarefa. A partir de agora, vamos mostrar qual é a maneira ideal para fazer a cobrança de condomínios. Acompanhe e tire suas dúvidas!

Tenha clareza orçamentária

Um dos principais problemas na cobrança de condomínios diz respeito à chamada inadimplência sazonal ou eventual, quando a pessoa deixa de pagar a taxa condominial para quitar outras dívidas. Para reduzir esse efeito, é preciso convencer os moradores de que a mensalidade do condomínio é importante para o bem-estar e a segurança de todos.

Por isso, junto com a cobrança ou mesmo nos quadros de avisos do prédio, deixe bastante explícito para onde os recursos do condomínio estão sendo destinados: desde o pagamento de contas de água e luz, passando pela folha de pagamento dos funcionários até a manutenção e a limpeza das áreas comuns.

Também é importante que a prestação de contas esclareça sobre o impacto negativo da inadimplência, mostrando o total que o condomínio deixou de receber por atrasos no pagamento. Isso mostra que a falta de compromisso de uns impacta no bolso de todos.

Seja comunicativo e rápido

Pode parecer falta de bom senso, mas muita gente acaba atrasando o pagamento do condomínio simplesmente porque esqueceu a data do pagamento. Por isso, é importante enviar os boletos de cobrança com uma boa antecedência, além de fazer com que o prazo de pagamento esteja bem claro.

Também vale realizar um contato mais direto com pagadores em dias próximos do vencimento ou no final do prazo. Nesses casos, uma boa alternativa é usar o contato telefônico, por SMS ou e-mail. Para condomínios menores, um recado no quadro de avisos ou um contato direto do síndico, caso haja abertura para isso, já costuma ser suficiente.

Entretanto, quando um atraso é detectado, é preciso agir rápido! A mesma ligação ou mensagem de texto deve ser realizada no dia seguinte à data de vencimento, caso o pagamento não seja identificado. Assim, os administradores conseguem entender o motivo do não pagamento e o devedor fica mais atento para resolver o compromisso com agilidade.

Use a tecnologia a seu favor

Já falamos que é importante demonstrar as receitas e os custos de um condomínio, certo? Ao mesmo tempo, é preciso conseguir um contato rápido com os moradores. No entanto, controlar todas essas informações pode ser uma tarefa complicada para administradores e síndicos, já que o condomínio pode contar com dezenas ou até centenas de moradores!

Vale a pena, portanto, contar com uma ferramenta tecnológica que ajude na gestão condominial. Esse tipo de solução permite que o administrador visualize com facilidade o orçamento, além de controlar o recebimento de pagamentos e ainda avisar quando há qualquer tipo de atraso.

Com uma versão web, o sistema também facilita a comunicação entre administração e moradores, possibilitando a geração e o envio da segunda via do boleto ou, em caso de atrasos, a geração de uma nova guia de pagamento, já com os valores atualizados. Uma mão na roda, não concorda?

Aposte no bom e velho diálogo

Embora a tecnologia seja uma aliada poderosa na cobrança de condomínios, às vezes é preciso ter jogo de cintura e usar a comunicação olho no olho. Antes de mais nada, é fundamental que o síndico ou o administrador sinta que tem abertura suficiente para iniciar um diálogo delicado. Caso a resposta seja positiva, vá para a conversa!

Nesse momento, é importante que o cobrador escute os problemas do condômino e tente visualizar o motivo do atraso. Por vezes, pode se tratar de um simples esquecimento ou de um problema pontual e que, portanto, pode ser resolvido de forma ágil. Mesmo assim, é importante frisar que o atraso prejudica toda a comunidade e impede o condomínio de investir na manutenção, segurança e melhorias para os moradores.

Caso seja possível, também tente negociar novas formas de pagamento para inadimplentes de longa data. Pode acontecer de, quando as dívidas se tornam uma bola de neve, o devedor desistir de tentar resolver o problema de uma vez. Sugerir um parcelamento dos pagamentos em atraso (sem abrir mão de juros ou multas), por exemplo, pode ser um estímulo para o morador começar a resolver suas pendências e voltar a pagar em dia.

Busque ajuda de terceiros

Nem sempre existe a possibilidade de diálogo entre administradores e inadimplentes. Pode ser preciso, portanto, contar com soluções externas para tentar resolver o problema. Uma boa alternativa é a contratação de uma empresa especializada em cobranças. Nesse caso, a terceirizada fica responsável por entrar em contato com o morador em débito pelo meio mais adequado.

Lembrando, porém, que isso deve ser aprovado previamente em assembleia condominial, já que implica em alguns custos. Mas pode sim ser um investimento válido, em especial para condomínios grandes e casos de altas taxas de inadimplência — acima de 10%. Nesses cenários, por mais que a iniciativa gere um custo, o retorno evita que o problema tome proporções ainda maiores.

Transforme a lei em aliada

Precisamos lembrar que a própria legislação dos condomínios apresenta uma série de dispositivos para pressionar os inadimplentes. A primeira delas é a multa por atraso, que sempre tem o limite máximo de 2%. A ela ainda podem ser somados os juros por dia de atraso.

Outra cobrança que pode ser realizada é o pagamento de honorários advocatícios em ações extrajudiciais. O valor pode chegar a até 20% do valor do condomínio! Mas esse recurso só pode ser ativado após aprovação em assembleia condominial, ok?

O condomínio também pode entrar com uma ação judicial de cobrança desde o primeiro dia de atraso, mas o comum é que esse tipo de ação seja utilizada apenas em casos extremos, depois de 90 dias de inadimplência. O condomínio ainda pode protestar o nome do devedor em cartório e inserir seu nome em listas de proteção ao crédito, como Serasa e SPC, após um prazo de 30 dias.

O que exatamente a lei diz?

Muitas vezes, os moradores inadimplentes tentam se proteger a partir da Lei da Impenhorabilidade do Bem de Família. No entanto, de acordo com o artigo 3º, inciso IV, da Lei 8.009o imóvel de família pode ser penhorado por conta de débitos de IPTU ou outras dívidas de natureza predial e territorial, incluindo as taxas de condomínio!

Em outras palavras, isso significa que o próprio imóvel pode ser levado a leilão para ser vendido e, assim, quitar a dívida com o condomínio.

Além disso, desde 2016, o artigo 784 da Lei 13.105 converte as despesas condominiais em títulos executivos extrajudiciais, permitindo que o condomínio ingresse diretamente com a execução da cobrança, sem necessidade de aguardar a sentença condenatória do juiz. A partir da citação, o morador tem até 3 dias para realizar o pagamento, sob pena de perder o imóvel.

Tenha um plano de cobrança

Sabemos que nem sempre existe a possibilidade de buscar ajuda de terceiros. Em muitos casos, portanto, é preciso negociar diretamente com o morador inadimplente. Mas o que fazer quando o condomínio está em atraso e o morador diz que não tem dinheiro para pagar?

Isso pode acontecer quando a dívida vai se acumulando com o passar dos meses, colocando todos em uma situação desagradável. Para esses casos, preparamos uma passo a passo que pode ser bastante útil. Acompanhe!

Mostre o tamanho da dívida

Por incrível que pareça, muitas vezes o morador não tem noção do valor que está devendo, pois simplesmente não somou as parcelas ou não calculou os juros e as multas pelos atrasos. O primeiro passo, então, é dar um choque de realidade no devedor. Caso contrário, a situação permanecerá na inércia.

É claro que isso deve ser feito com máxima cordialidade e muito respeito. Afinal, a intenção aqui não é causar qualquer constrangimento, mas sim ajudar o morador a se conscientizar sobre sua situação atual.

Descubra se há dinheiro para uma entrada

Se a pessoa não tem dinheiro para quitar o débito, é preciso descobrir ao menos quanto ela pode dar de entradaO resto pode ser parcelado de acordo com a negociação entre condomínio e morador. Nesse momento, é importante ser realista, trabalhando com valores que caibam no orçamento do inadimplente.

No fim das contas, se houver um consenso e se o compromisso com a entrada for devidamente cumprido, muitas vezes abre-se espaço para resolver a situação de maneira não conflituosa. Bem melhor, não concorda?

Avalie a necessidade de acionar a justiça

Como mencionamos, apesar de normalmente não ser a primeira alternativa nas negociações, a lei é uma aliada. Lembre-se, assim, de que o condomínio não é obrigado a acatar propostas fora de juízo. Se houver necessidade, a situação pode ser resolvida de maneira legal.

Por mais que esse tipo de medida não seja indicada em um primeiro momento, trata-se de um recurso que pode sim ser explorado para que as taxas condominiais sejam pagas.

Um último detalhe: para realizar a cobrança, o condomínio deve reunir todos os documentos a que tem acesso, como boletos vencidos, atas das assembleias de eleição de síndico e atas de aprovação das despesas do condomínio. Tudo isso servirá de base para o processo.

Gerenciar bem a cobrança de condomínios é um dos maiores desafios de gestores, mas não para por aí, viu? Ainda há muito mais para entender se você quiser fazer uma boa gestão! Por isso, é fundamental continuar buscando conteúdos sobre o assunto para tornar seu trabalho cada vez mais fluido. Então trate de assinar a nossa newsletter para receber novos conteúdos diretamente na sua caixa de entrada!

Related Posts

Por que automatizar sua escrituração fiscal?

Alterdata Software investe em startups de funcionários

Monitoramento de áreas comuns: como fazer em...

Comments

  • Katia Aranha
    16/03/2018 at 17:26

    As indicações acima já venho realizando e tem dado certo.
    Mas ainda não é eficaz, gostaria de saber se tem um plano detalhado
    de cobrança para valores diferentes, ex: como valor de entrada na
    negociação, até que valor poderia parcelar, entre outros….

Deixe uma resposta