Contrato de aluguel: saiba como otimizar a gestão da sua imobiliária

A gestão de contratos de aluguel apresenta traços bastante particulares em relação à gestão dos contratos tradicionais. Só a título de garantia, por exemplo, o administrador tem que lidar com 4 modalidades que se misturam na carteira da imobiliária: fiança pessoal, caução, seguro fiança e título de capitalização.

Há ainda questões inerentes à natureza dos contratos privados, como reajuste anual segundo índice previamente definido, monitoramento do vencimento e controle do estado de conservação do bem alugado mediante gestão dos relatórios de vistoria.

Isso sem contar que algumas imobiliárias fazem a intermediação do pagamento de multas condominiais, gerando assim mais um oceano de obrigações, como cobrança dos locatários, repasse aos locadores, registro de CPF nos órgãos de proteção ao crédito e assim por diante.

E o que dizer da organização do fluxo de caixa com a entrada das taxas de administração, pagamento de corretagem e repasse do aluguel aos clientes? É muito detalhe, não é mesmo?

Em plena era dos negócios digitais, com sistemas de gestão automatizada e aplicativos de vistoria de imóveis a distância, as imobiliárias que insistirem em controlar suas carteiras como na década de 80 provavelmente desaparecerão do mercado. Melhor não correr esse risco, certo? Então aprenda agora mesmo a fazer uma gestão eficiente de contrato de aluguel!

Aplicativo para mineração de anúncios na web

Uma imobiliária não cresce se não tem um sistema de captação de imóveis eficiente. O detalhe é que isso demanda um grande esforço financeiro com a contratação de corretores, assinatura de sites especializados e designação de funcionários para lidarem com o atendimento a locadores.

Mas e se você pudesse reduzir todo esse empenho (que inclusive afeta o custo da gestão de contrato de aluguel) por um aplicativo integrado aos principais buscadores e sites de imóveis? Imagine um recurso capaz de catalogar automaticamente todas as unidades colocadas para locação diretamente pelos proprietários, que ainda listasse anúncios de possíveis inquilinos. Um sonho, não é?

Pois saiba que já existem no mercado aplicativos que dão conta de todas essas tarefas, o que pode representar uma redução de custos bastante relevante em sua gestão de contrato de locação. O que está esperando para fazer logo o teste?

Estratégia sólida de marketing digital

Atualmente, o Brasil tem 116 milhões de pessoas conectadas à internet, o que equivale a 64,7% da população. Além disso, o país também já tem mais de 1 smartphone ativo por habitante. Some esse novo perfil de cidadão sempre conectado à importância das redes sociais na divulgação de marcas, produtos e serviços para ter uma pista do que fazer para expandir o alcance da sua imobiliária sem a necessidade de investir pesado em publicidade.

Crie estratégias de mídias sociais que envolvam interações diárias com seus clientes e a interligação com conteúdo rico publicado no blog corporativo. Aprofunde seu trabalho com marketing de conteúdo para posicionar melhor suas páginas nos motores de busca, conjugando essa nutrição com outras ações, como a formulação de promoções — seguro fiança grátis para a locação de imóveis de maior valor agregado, por exemplo.

Pode apostar: todo esse ecossistema de iniciativas de divulgação certamente impactará positivamente sua reputação digital perante o mercado.

Adoção de soluções de vistoria online

A vistoria é uma etapa que aumenta significativamente o ciclo burocrático do fechamento de um contrato de aluguel. Primeiramente, é preciso que um corretor vá até a unidade para listar todas as suas características, bem como tirar o máximo de fotos possíveis de cada detalhe do imóvel. Em seguida, o profissional retorna à imobiliária e formata tudo para o estilo de um contrato.

Com o documento pronto, é hora de agendar uma data para levar os possíveis locadores e confirmar com eles, in loco, se o relatório transmite fielmente o estado de conservação do imóvel. Por fim, ainda é necessário conduzir as vias da papelada para o cartório, reconhecendo as assinaturas do gestor da imobiliária, do inquilino e do locador.

Pense bem: quanto tempo é perdido só com essa etapa? Alguns dias? Se somarmos esses dias a outros necessários para a análise de fichas, visitas às unidades, elaboração de contratos e autenticações em cartório, podemos ter um ciclo de consolidação de contrato de mais de 10 dias. É muito para um segmento extremamente competitivo, implicando no risco de perda de ótimos negócios.

Felizmente, hoje já existe tecnologia de vistoria online disponível para as administradoras de imóveis. Nesse caso, todos os detalhes do imóvel são registrados pela fornecedora da solução, podendo ser posteriormente acessados pelo tablet do corretor e, a distância, pelos inquilinos. O sistema ainda permite a realização de fotos em 360º e é totalmente integrado ao ERP da imobiliária.

Por falar em ERP, chegamos ao ponto central das recomendações para uma gestão de contrato de aluguel eficiente: trocar sistemas legados ou planilhas do Excel por um sistema integrado para imobiliária.

Automatização da gestão de contratos de locação

Na prática, é fácil ter uma imobiliária quando sua carteira tem só 5 imóveis. No entanto, quando o negócio começa a crescer, chegando à casa dos 10, 20, 100 imóveis, passa a ser impossível fazer a gestão manual de todas as unidades — especialmente porque as empresas do setor costumam lidar simultaneamente com locação e venda.

O problema é que, por negligência na modernização de processos, muitas administradoras já crescidas lutam para se manter gerenciando locações com planilhas do Excel ou sistemas obsoletos. O resultado? Diversas empresas que demoram mais de uma semana para detectar um simples atraso de aluguel.

Uma solução completa de locação emite relatórios de inadimplência, dispara alertas automáticos de cobrança tanto para o gestor quanto para o inquilino, importa dados para a inserção de CPF em órgãos de proteção ao crédito, entre muitas outras funções que reduzem a necessidade de pessoal, diminuem erros e tornam sua gestão muito mais profissional.

Um ERP para imobiliárias faz reajustes automáticos de aluguel, lembra a empresa sobre as datas de vencimento de seguros e contratos, além de já estar alinhado com as exigências impostas pelo Fisco na Declaração de Atividades Imobiliárias.

Gestão de dados de excelência significa fluxo de caixa sincronizado com provisionamento pretérito, diminuição de custos de administração, melhora na produtividade, aumento na captação de imóveis e, é claro, mitigação dos riscos de autuação pela Receita Federal. Toda essa qualidade de administração passa necessariamente pela tecnologia, especialmente por soluções integradas de locação.

Quer dar essa nova dinâmica na gestão de contrato de aluguel em sua administradora? Entre em contato conosco e leve de vez sua imobiliária para a era dos negócios digitais!

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