A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) vai se tornar legalmente aplicável aqui no Brasil em dezembro de 2020. Ela surgiu da preocupação atual em manter dados pessoais em sigilo, gerando, assim, implicações para o trabalho de diversas organizações — inclusive no setor de contabilidade. Por esse motivo, é importante aprender sobre o impacto da LGPD em empresas contábeis.
Ao acompanhar o movimento contábil de um negócio, o profissional processa informações pessoais diariamente e, por essa razão, também precisa cumprir a lei de dados. Pensando nisso, neste texto vamos explicar a você o que são dados pessoais, o que é a LGPD e quais são os principais pontos que afetam os contadores em seu trabalho. Boa leitura!
O que são dados pessoais?
As pessoas utilizam a internet todos os dias e acessam sites nos quais elas aceitam a política de cookies — e até recebem notificações para que possam ter mais informações no e-mail. Pois bem, tudo isso não significa que todos estão sempre desprotegidos, mas é fundamental saber que esses são dados pessoais, mesmo que pequenos ou irrelevantes.
Os dados pessoais, nesse sentido, são quaisquer tipos de informações relativas a uma pessoa viva, identificável ou identificada. Veja alguns exemplos a seguir:
- nome e sobrenome;
- dados cadastrais;
- e-mail;
- CPF;
- endereço físico;
- endereço IP;
- dados armazenados por terceiros, como por um dentista ou médico;
- dados de localização em tempo real etc.
Nesse contexto, o objetivo da LGPD é atualizar os padrões de proteção das informações. Assim, é possível assegurar que todos os cidadãos sejam protegidos de forma adequada contra violações de privacidade. Vale destacar que a lei se aplica a todas as companhias que coletam, armazenam e processam dados, seja digitalmente, seja fisicamente. No caso de um escritório de contabilidade, por exemplo, ele processa não somente dados pessoais dos clientes, como também dos colaboradores.
O que é a LGPD e quais são os direitos garantidos por ela?
A Lei Geral de Proteção de Dados determina normas reguladoras para proteger a privacidade das pessoas, desenvolvendo novas maneiras de se fazer negócio com maior segurança jurídica. Ela tem uma influência bem forte da General Data Protection Regulation (GDPR), uma norma europeia que regulamenta diversos itens ligados à confiabilidade e à segurança de dados pessoais.
A LGPD, seguindo os passos da GDPR, vai colocar o Brasil no grupo de países que são vistos como adequados na proteção à privacidade dos usuários quanto ao uso da internet. Os impactos vão ser bem grandes ao mercado, afetando empreendimentos de vários setores, como saúde, finanças, varejo e tecnologia. Por isso, é necessário que as empresas usem o tempo de adequação a fim de conseguir implementar as novas medidas.
Resumindo, então, a LGPD regulamenta o uso de dados de pessoas físicas pelas companhias. Desse modo, ela cria regras sobre como as empresas devem coletar, compartilhar e armazenar os dados dos usuários. Para se adaptar, vai ser preciso ter alguns cuidados, como:
- conhecer os dados;
- utilizar as medidas de segurança corretas;
- gerenciar os dados;
- documentar as informações coletadas
- atualizar-se constantemente.
Confira a seguir alguns dos direitos garantidos pela lei aos titulares dos dados pessoais:
- correção: os titulares têm o direito de requerer a correção de informações incompletas, desatualizadas ou inexatas;
- anonimização, eliminação ou bloqueio: direito total de ter garantida a desvinculação das informações pessoais, de solicitar a suspensão temporária de qualquer operação de tratamento dos dados ou de pedir a exclusão de uma informação ou conjunto de informações pessoais, quando forem excessivos, desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei;
- portabilidade: direito de pedir a transferência das suas informações pessoais a outro fornecedor de produto ou serviço;
- compartilhamento: direito de receber informações a respeito das entidades privadas e públicas com as quais seus dados pessoais estão sendo compartilhados;
- revogação de consentimento: os titulares podem manifestar a revogação do seu consentimento quanto ao tratamento de seus dados pessoais;
- oposição: direito total de se opor ao tratamento das suas informações pessoais quando feito em descumprimento à LGPD.
Quais são os impactos no setor contábil?
A LGPD no setor contábil vai exigir a implementação de sistemas de controle e mecanismos internos que garantem a conformidade com a lei. Também vai ser necessário gerar evidências documentais a fim de provar que o sistema realmente funciona para um auditor externo e interno.
Os escritórios terão que seguir uma política de proteção dos dados e todos os profissionais precisarão de treinamento (adequado à sua função) de modo a assegurar que eles compreendam esses procedimentos. Logo, com essa legislação, antes de poder processar quaisquer dados, sua empresa de contabilidade precisa satisfazer todos os princípios da LGPD.
É preciso provar o consentimento dos clientes para poder reter, fazer o registro e o armazenamento dos seus dados pessoais e deixar claro que seu negócio tem infraestrutura para manter a segurança das informações. Nesse processo, vale lembrar que uma certificação ISO 27001 ajuda a padronizar os processos contábeis e garantir a segurança total da informação.
Veja como a LGPD impacta as empresas contábeis e quais medidas precisam ser tomadas:
- consentimento ao recolher e usar os dados: o titular dos dados é a única pessoa que pode autorizar as empresas contábeis a utilizá-los. Lembrando que tal permissão explícita precisa ser reforçada principalmente em sistemas digitais;
- diferenciação entre operador e controlador: a LGPD também exige que os escritórios definam quem vai utilizar os dados, o que é determinado em dois níveis de trabalho, de operador e de controlador. A responsabilidade de cada profissional é diferente — o controlador vai direcionar o que será feito com as informações, enquanto o operador vai lidar com elas, na prática;
- comitês de segurança da informação: as empresas de contabilidade precisam criar um comitê de segurança da informação a fim de avaliar as medidas de proteção de dados tanto dos clientes quanto de si próprias. Nesse comitê, vai haver um profissional totalmente exclusivo, sendo o responsável pelo cumprimento da lei — o Data Protection Officer (DPO);
- medidas de redução de exposição: o escritório contábil deve usar técnicas de segurança administrativas para que todos os funcionários possam praticar. Lembrando que isso também faz parte do trabalho do comitê;
- responsabilidade das terceirizadas: as empresas que tiverem subcontratadas precisam exigir que elas também façam adaptações em relação às medidas de proteção de dados, pois também vão estar sujeitas às sanções, caso haja vazamentos. Dessa forma, é importante ter clareza quanto aos procedimentos de segurança.
Como a minha empresa de contabilidade pode se adequar a LGPD?
Antes de qualquer coisa, é necessário documentar os tipos de dados pessoais que sua empresa tem, identificando a origem das informações, de que forma são processadas, armazenadas, por quanto tempo são mantidas e com quem são compartilhadas. Feito isso, é preciso confirmar a legalidade da retenção de cada dado pessoal.
Além disso, é importante pesquisar a conformidade dos diversos fornecedores de software que sua empresa utiliza. Tente descobrir o que estão fazendo com as informações dos seus clientes e quais são as políticas que usam, sobretudo aqueles que armazenam documentos em nuvem.
Finalmente, é fundamental desenvolver uma política interna detalhada de proteção dos dados pessoais dos clientes, decidindo quais são os responsáveis por manter os registros de acordo com a LGPD, como conseguir consentimento de seus clientes, o que fazer quando há uma violação de segurança e vários outros pontos importantes.
A LGPD em empresas contábeis vai trazer oportunidades e desafios. Em caso de dúvidas na implantação, o mais indicado é buscar aconselhamento jurídico. Ao contar com especialistas em privacidade, adotar uma política eficiente de proteção de dados e implementar procedimentos de segurança, é possível atender a norma, mantendo-se competitivo no mercado.
E aí, gostou de saber mais sobre os impactos na LGPD no setor contábil? Aproveite que está por aqui e aprenda mais sobre o assunto! Veja agora o que você precisa saber sobre a Lei Geral de Proteção de Dados!
