Home Office: Como se adaptar às mudanças e inovações na rotina de trabalho?

O home office chegou para ficar, e os profissionais de contabilidade estão cada vez mais ligados nas tendências e inovações tecnológicas. Trabalhar usando equipamentos e softwares que ajudam nas tarefas, é uma rotina diária e totalmente necessária.

O mercado de trabalho tem evoluído bastante na questão da jornada de trabalho dos profissionais, não só do ramo da contabilidade, como de um modo geral. Nem sempre é necessário que o colaborador esteja presente no ambiente corporativo para realizar suas tarefas. As empresas podem escolher várias formas de acordos trabalhistas com os seus funcionários para que seja possível ter um bom aproveitamento na produtividade do colaborador, sem deixá-lo desmotivado e, ainda, levando em consideração a questão dos custos que a empresa teria se esse mesmo funcionário estivesse cumprindo uma jornada de trabalho integral, conforme tratam os Arts. 57 e 58 da CLT.

            O home office é uma das opções de trabalho que vem ganhando destaque no mercado. Além de possibilitar maior flexibilização no cumprimento das obrigações sem a necessariamente estar ligado a um horário (isso, claro, dependendo do tipo de atividade exercida), dá autonomia ao colaborador de se organizar e poder conciliar as tarefas do trabalho com sua vida pessoal. Evita o desgaste no trajeto para a empresa, além de reduzir custos para a companhia. Mas, como toda e qualquer mudança, muitas vezes os empregadores têm certa resistência com relação a esse tipo de trabalho.

No caso dessa pandemia em que todos estão obrigados ao isolamento, como absorver e lidar com o impacto de trabalho home office?

O mundo enfrenta uma pandemia catastrófica com o COVID-19 e isso tem afetado, de forma significativa, a vida das pessoas, sobretudo, de quem continua trabalhando e precisa se proteger. Com as medidas de isolamento adotadas pelos decretos Federais, Estaduais e Municipais, a rotina dessas pessoas têm sofrido muitos impactos. As empresas precisaram se reinventar para não fecharem as portas e tentar manter os colaboradores trabalhando, além de ter que respeitar as medidas estabelecidas.

Desde o início das medidas que tratavam do isolamento social, algumas atividades foram destacadas como serviços essenciais, ou seja, não poderiam ter o seu fechamento, desde que, fossem tomadas medidas de proteção. Os serviços contábeis não estavam na lista, mas sabemos que sem o trabalho desses profissionais não há possibilidade das empresas conseguirem atender aos decretos  trabalhistas que foram divulgados, sem contar as obrigações mensais que já são corriqueiras. Surge, então, mais um grande desafio para os profissionais da contabilidade.

Como fazer para atender às medidas de isolamento e continuar o seu trabalho? E quem trabalha no escritório?

Para as grandes empresas que contam com um gerenciamento próprio de TI, essa pode não ser uma questão difícil de solucionar. Mas, para empresas de médio e pequeno porte, ou seja, a grande maioria dos escritórios de contabilidade, isso pode se tornar um grande problema (geralmente, esses profissionais têm um serviço básico de informática que é terceirizado). Respeitar as medidas de isolamento e manter o pessoal trabalhando, mesmo que fora do ambiente corporativo, pode parecer algo impossível para muitos empregadores desinformados.

A rapidez com que tudo aconteceu “forçou” os escritórios a se reinventar para não deixarem os clientes na mão. O home ffice é a opção mais indicada para garantir a continuidade desses serviços.

Como uma empresa que nunca trabalhou dessa forma pode fazer os processos continuarem andando? E os colaboradores, possuem estrutura em casa para realizar o home office? A empresa tem que se responsabilizar por essa questão também?

Como montar um ambiente de isolamento que possibilite integração entre os setores?

• Acesso remoto: existem, hoje no mercado, vários aplicativos gratuitos desenvolvidos para essa finalidade. Quando aberto em duas máquinas, uma poderá acessar (através de um código) a área de trabalho da outra máquina de qualquer lugar, utilizando a internet. Alguns possuem recurso limitado para incentivar as pessoas a adquirirem a sua licença. Contudo, o gratuito consegue atender às demandas na maioria dos casos. Um ponto negativo dessa alternativa é que, de qualquer forma, é preciso que alguém vá até o escritório e ligue a máquina para fazer a conexão remota. Outro ponto é que quando uma pessoa se conecta à máquina, ela fica exclusiva para quem está acessando, não sendo possível usar essa mesma máquina ao mesmo tempo;        
• VPN (Rede Virtual Privada): com a VPN, você se conecta através da própria rede utilizando um IP pré-configurado na rede onde deseja se conectar ou pelo navegador de internet através de um software. Um ponto negativo da VPN é que para utilizar esse tipo de servidor, é preciso ter duas conexões. Ou seja, uma rede com uma boa estrutura além de observar-se que há uma boa perda na velocidade da internet;
• Terminal Service (Remote Desktop Services): é um aplicativo da Microsoft  desenvolvido no sistema operacional Windows que possibilita que várias máquinas acessem a área de trabalho de uma outra máquina através do próprio Windows. Outros sistemas operacionais também podem funcionar com esse tipo de acesso, desde que também possuam o recuso para essa finalidade. Um ponto que precisa ser observado é que, assim como a VPN, para utilizar esse recurso, é preciso ter uma rede bem estruturada e uma boa conexão com a internet, além de um bom computador com requisitos de hardware para ser o servidor;
• Sistema na nuvem: Algumas empresas de software, além da opção do sistema em desktop, também oferecem o armazenamento do sistema na nuvem, o que dá a autonomia de acessar de qualquer lugar utilizando apenas a internet. Pode ser que a empresa que você tenha contrato tenha essa solução. É o caso da Alterdata. Temos essa solução e que está sendo cada vez mais requisitada devido ao custo-benefício que oferece. Você pode ler mais sobre esse assunto no nosso blog em: Contabilidade na nuvem: por que se adequar à nova rotina?

Quer saber mais sobre como você, contador, pode atender o seu cliente respeitando as medidas de isolamento? Leia em nosso blog: Como prestar um bom atendimento ao cliente em tempos de coronavírus?

Não basta só fazer a empresa funcionar e faturar. Seja você contador ou gestor de qualquer tipo de empresa. É preciso se reinventar e se adaptar às novas tecnologias para garantir a sua continuidade no mercado.