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Contabilidade

9 fatores para escolher o melhor sistema contábil

9 Mins de leitura

Como você avaliaria a organização da contabilidade no seu negócio hoje? Se você vem pesquisando sobre o melhor sistema contábil para sua empresa, provavelmente já enfrenta dificuldades para acompanhar o mercado sem uma plataforma integrada e automatizada de gestão financeira, certo?

O detalhe é que o excesso de opções à disposição pode causar bastante dúvida na hora de fazer a escolha mais adequada. Pensando nisso, resolvemos preparar aqui uma checklist com os 9 principais fatores que você deve levar em conta para não errar. Então, vamos lá?

Por que substituir sistemas legados por uma solução integrada com módulo contábil?

Quem trabalhava com contabilidade até meados dos anos 2000 certamente se lembra da necessidade de assinar semanários contábeis de uma antiga empresa de informação fiscal — tendo que recorrer à conhecida “pasta A/Z verde” sempre que fosse necessário descobrir se houve alguma alteração na legislação.

O cumprimento das obrigações acessórias era feito por meio de formulários retirados em um dos (sempre transbordantes) postos da Receita Federal. E, nas datas finais de entrega, muitos contadores até pagavam para que seus office-boys dormissem nas filas dos postos fiscais.

Mas essa época ficou para trás com o desenvolvimento das novas tecnologias em telefonia móvel e computação em nuvem. Tudo isso deu base para o nascimento da contabilidade digital, em que sistemas robotizados importam dados de múltiplas fontes, fazem preenchimentos automáticos, atualizam legislação e parametrizam guias.

Tudo feito com integração aos “novos” sistemas públicos de escrituração digital (SPED Contábil/Fiscal): não há mais pastas, não há mais formulários, as entregas são eletrônicas. Era para ser mais simples fazer a contabilidade das empresas. Só não é assim porque muitos escritórios e departamentos de contabilidade ainda não se adaptaram plenamente a essa era digital.

Como as soluções foram sendo trazidas de forma incremental, muitos escritórios contábeis e empresas acumularam diversos sistemas antigos (que não se comunicam entre si). Para piorar, vários contadores não trabalham totalmente em nuvem, espalhando relatórios, demonstrativos e balanços em âmbito digital e físico.

Somando isso aos 97 tributos e 63 obrigações acessórias que o Brasil tem hoje em dia, você entenderá por que seu escritório de contabilidade ou departamento contábil precisa substituir seus sistemas legados por uma única solução moderna, inteiramente integrada e baseada em Big Data. Seu negócio precisa do melhor sistema contábil do mercado.

Quais são os 9 fatores que nenhum contador pode esquecer na escolha de um software contábil?

1. Praticidade

Quando um gestor contábil começa a buscar uma solução tecnológica para o negócio, a praticidade é sempre o primeiro quesito que vem à tona. Afinal de contas, mais que custos e desafios da implementação, pensamos no retorno que uma solução de inteligência fiscal pode trazer à rotina produtiva.

A escolha do sistema contábil ideal para a realidade de sua organização começa, portanto, com um levantamento das necessidades empresariais. A pergunta que normalmente surge aí é: qual é a melhor forma de otimizar processos vitais sem que eles se tornem mais complexos do que são hoje? Em outras palavras: qual deles é mais fácil de usar?

Nesse caso, o importante é construir seu sistema ao redor do modelo de negócios. Então busque aquelas soluções que melhor se encaixem no seu planejamento para o futuro — de preferência com a ajuda de uma empresa especializada, que ofereça um serviço completo de implementação desde a fase de estudos.

2. Customização

Entenda desde já: a construção de um sistema ao redor do negócio exige espaço para customização dentro da solução contratada. Na prática, cada empresa busca seus próprios processos administrativos e operacionais para conseguir vantagens competitivas no mercado.

Por isso, o mesmo software pode impactar modelos similares de formas diferentes. E isso se estende até seu estilo de gestão. Se você pretende aproveitar ao máximo a implementação de um sistema contábil na empresa, ele precisa fornecer as ferramentas necessárias para se adaptar ao modo como o trabalho é feito, à forma como os processos são integrados entre departamentos e ao tipo de resultado que a gestão espera obter com essa solução de inteligência fiscal.

Em outras palavras, quanto mais modular for o sistema, melhor. Afinal, a customização baseada em módulos facilita a implementação e a validação produtiva do software contratado dentro da rotina de trabalho, seja ela qual for. O melhor sistema contábil para empresas é aquele que, entre outras virtudes, oferece elasticidade de adaptação e integração.

3. Integração

Por falar em integração de processos, eis aqui um ponto fundamental na hora de escolher o melhor sistema contábil para seu business. Lembre-se: a saúde financeira da empresa depende de vários processos que, muitas vezes, usam softwares diferentes — estoque, logística, manutenção, gestão pessoal e assim por diante. Assim, a eficiência de um sistema que reduz custos e ainda aumenta a produtividade está na capacidade de reunir informações em uma central única.

Os melhores softwares contábeis fazem exatamente isso, funcionando como o núcleo financeiro da empresa, dando ao gestor uma visão geral de recursos, receitas e despesas, além de apresentar como tudo isso interage entre si ao longo da cadeia produtiva.

Para ter ainda mais vantagens, aposte nas soluções que oferecem integração com sistemas ERP ou que já tenham múltiplos módulos atrelados.

Seria o caso de um ERP que facilite a rotina do escritório contábil no nível operacional (como no cadastro simplificado de pessoas/produtos e remessa automática de XML e DANFE ao cliente no mesmo momento da emissão). Mas que, ao mesmo tempo, também traga recursos de controle financeiro (como extrato simplificado do fluxo de caixa e análise de pagamentos/recebimentos por meio de gráficos interativos).

Dessa forma, é possível incluir no gerenciamento de dados as informações relacionadas não somente ao cumprimento das obrigações acessórias, mas também às vendas, gestão de caixa, pontos críticos e lucrativos.

Como percebemos, se a complexidade da gestão fiscal/tributária/financeira cresceu nos últimos anos, as soluções em inteligência fiscal também incorporaram tecnologias de automação e análise de dados. Isso explica por que é praticamente impossível fazer gestão contábil de excelência, nos dias de hoje, sem o auxílio desses recursos.

4. Segurança

O melhor sistema contábil do mercado é aquele que traz recursos de controle de acesso (árvores hierárquicas de permissões, backups automáticos e criptografia de nível bancário, por exemplo).

Afinal, seus balancetes, demonstrativos de resultados e cópias de declarações são o sistema nervoso da empresa. Vazamentos ou acessos por terceiros não autorizados, portanto, custariam caro à reputação de seu escritório/departamento de contabilidade. É preciso se proteger.

Dessa forma, não há dúvida de que a segurança é fator crucial para a escolha da solução perfeita para você. Pense bem: se desperdícios de recursos prejudicam uma empresa, a falta de confiabilidade nos dados e o risco de vazamentos podem gerar consequências muito mais sérias. Basta lembrar que 22% dos pequenos negócios atingidos por ransomware fecham as portas após o primeiro ataque.

Além de necessária, a transformação digital trouxe esse ponto à tona para todos os setores do mercado. Na prática, uma solução de inteligência fiscal de excelência oferece opções de armazenamento e gerenciamento na nuvem, com controle integrado e módulos de monitoramento para identificação de ameaças.

Só assim é possível ter a tranquilidade necessária para focar sua gestão em estratégia, inovação e crescimento.

5. Automação

Se o assunto é gestão estratégica, a automação de processos surge como a forma mais sensata de dar ao gestor o fôlego necessário para estudar a performance do negócio e encontrar caminhos para gerar, ao mesmo tempo, economia e crescimento de receitas.

Com isso, o melhor sistema contábil à sua rotina precisa trazer, por exemplo, recursos de preenchimento automático no eSocial, importação de Notas Fiscais Eletrônicas, informações da DANFE e até mesmo da Memória Fita Detalhe das impressoras fiscais de sua empresa e clientes — tudo com praticidade e rapidez.

Essa automação pode ser implementada em vários pontos do trabalho: na coleta e na organização de dados para geração de relatórios, no carregamento de tabelas legais ou na atualização de números integrados entre departamentos — sem risco de conflito de informações. 

O segredo está em pesquisar na solução o maior número possível de processos automatizados ao longo da operação empresarial — desde a origem dos dados até a aplicação automática de procedimentos financeiros, como investimentos, pagamentos e tributação.

6. Suporte

Além de pensar na escolha ideal para o presente, é preciso se preparar também para lidar com o sistema no futuro. Os melhores softwares contábeis devem oferecer suporte amplo (e imediato) para que a organização não perca tempo caso ocorra qualquer problema técnico. 

Na hora de comparar opções, a qualidade desse suporte pode ser medida de duas formas:

  • por um lado, o apoio pessoal de um bom service desk e uma equipe preparada para um relacionamento próximo entre sistema e cliente;
  • de outro, o apoio tecnológico de sistemas intuitivos, fáceis de usar e que tenham documentação disponível para o uso rotineiro de suas aplicações.

Se você encontrar ambos os suportes em uma única solução, já está um passo mais perto de fazer a escolha certa, trazendo para dentro da dinâmica de seu escritório o melhor sistema contábil em termos de helpdesk: fácil de usar e, principalmente, confiável.

7. Custo-benefício

Hoje em dia, com as soluções via SaaS (Software como Serviço), é possível ter seu escritório contábil em nuvem por menos de R$ 60 por mês. O custo é extremamente baixo considerando que uma única entrega de declaração fora do prazo pode acarretar a uma empresa multas que ultrapassam os R$ 10 mil.

Além disso, as automatizações reduzem inconsistências e diminuem a pressão de contratação de funcionários no setor administrativo (para preenchimento de planilhas e arquivamento de relatórios, por exemplo).

A própria força de trabalho passa a estar mais concentrada nas decisões estratégicas da empresa. É mais foco e menos burocracia — questões que devem ser avaliadas na hora de pensar no custo de implementação do melhor sistema contábil disponível no mercado.

8. Confiabilidade

Não basta ter um sistema que pareça promissor, mas que apresente inúmeros episódios de instabilidade. Também não adianta ter uma solução contábil que gere erros na importação de valores ou códigos. Um software para gestão contábil precisa ser, sobretudo, confiável, gerando o mínimo possível de chamados.

9. Gerenciamento

Por fim, pensando em um escopo geral de administração financeira dentro das empresas, todos esses itens já citados contribuem para um gerenciamento contábil mais eficiente e otimizado.

Assim, menos tempo do profissional é gasto com rotinas básicas, permitindo que ele foque na estratégia em si. O sistema escolhido precisa ajudar a empresa a alcançar esses objetivos, cobrindo eventuais deficiências na gestão(seja por falta de tempo ou de recursos) e permitindo olhar para frente com mais informações que tragam caminhos seguros para impulsionar o negócio.

Com isso em mente, aposte sempre naquela solução mais gerenciável, completa e flexível, mesmo que, a princípio, o custo pareça ser maior do que você imaginava. É preciso lembrar que automação de sistema contábil não é gasto, mas investimento.

Por que é preciso ter cuidado especial na escolha do software contábil ideal?

Tecnologia (especialmente na área fiscal) não é commodity. Em outras palavras, existe um oceano de soluções contábeis disponíveis no mercado (com amplitude significativa de preços, mas a diferença de performance entre cada produto é imensa, de forma que não basta pensar TI como mais uma burocracia aquisitiva.

O melhor sistema contábil para a realidade de sua empresa precisa ser completo, a fim de não gerar a necessidade de fazer “puxadinhos” tecnológicos que não vão contribuir em nada para o aprimoramento de sua performance fiscal/tributária. É preciso conciliar eSocial, escrita fiscal, contabilidade analítica, segurança do trabalho, armazenamento de NF-e e até módulos de departamento pessoal.

Outro cuidado é analisar até qual ponto o sistema automatiza informações. Um exemplo: existem soluções de inteligência fiscal integradas parcialmente ao PGDAS (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples), que permitem o preenchimento automático dos campos da guia, mas não de uma vez (o processo precisa ser feito de empresa para empresa).

Há outros sem integração nenhuma, que obrigam o contador a fazer o lançamento manual de todos os dados (preenchendo CPF do responsável, CNPJ do negócio, valores etc.).

Por fim, há soluções de inteligência fiscal de alta performance que preenchem a DAS de todos os seus clientes optantes pelo Simples de uma única vez. Imagine a diferença de produtividade entre três escritórios, no final do mês, cada um deles optando por um dos sistemas aqui descritos?

Você precisa, portanto, aliar segurança, flexibilidade, estratégia e controle em uma só solução, observando os cuidados e fatores listados neste artigo.

E então, o que você ainda está esperando? Se você já vem pesquisando para encontrar o melhor sistema contábil para sua empresa, que tal entrar em contato conosco?

Nossas soluções oferecem todos esses fatores para tornar sua empresa mais eficiente, econômica e produtiva. Fale agora conosco e não permita que seu escritório contábil perca competitividade por falta do melhor sistema contábil do mercado!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.
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