Sabemos que administrar uma empresa não é fácil: são poucos os recursos e muitas as demandas. Sendo assim, é importante que cada centavo que circula no empreendimento seja alocado de acordo com os objetivos da empresa, definidos previamente no plano de negócios e planejamento estratégico.
Para se conduzir um empreendimento tendo domínio sobre as movimentações que nele acontecem, devem ser adotados vários hábitos, procedimentos e ferramentas. Para ajudá-lo nessa tarefa vamos mostrar neste post como conciliar extratos bancários.
Pra quê conciliar?
Entende-se por conciliação, de forma sucinta, fazer com que duas partes entrem em acordo. Contábil e administrativamente falando, podemos também entendê-las dessa forma, pois ao conciliar estaremos cruzando informações entre relatórios distintos, verificando se existem divergências entre eles e buscando saber os motivos e resolver eventuais problemas.
Pode-se conciliar diferentes tipos de contas, como às relacionadas aos clientes, fornecedores e cartões de crédito, sendo imprescindível que esse cruzamento de dados seja feito visando localizar erros que eventualmente possam ocorrer nas movimentações ou registros.
Ao se conciliar o extrato bancário se cruza as informações do relatório enviado pelo banco (extrato) com os lançamentos feitos pela empresa e que estão a eles relacionados, como pagamento de fornecedores, recebimento de clientes, transferências entre contas, juros, taxas, recebimentos diversos, dentre outros.
Entenda a importância de conciliar extratos bancários
Com ela pode-se identificar recebimentos e pagamentos realizados em duplicidade, com valores menores ou maiores, juros cobrados por taxas não pactuadas em contratos, valores de vendas com cartão de crédito recebidas a menor, pagamentos e recebimentos não realizados, verificar se os lançamentos estão sendo feitos nas datas, contas e valores corretos, dentre outros.
Ou seja: a conciliação bancária é de grande importância para o seu negócio!
Use a tecnologia a seu favor!
Talvez algumas empresas ainda façam esse trabalho manualmente, principalmente se a quantidade de movimentação for pequena, mas existem várias tecnologias que podem auxiliar no processo, evitando erros e tornando o trabalho mais rápido, como as planilhas e programas de automação comercial ou contábil.
Caso os dados estejam em meio digital, e o programa permita uma certa flexibilidade na movimentação de dados, por meio de comandos como o copiar e o colar, as informações presente em ambos podem ser inseridas em uma única planilha, posteriormente trabalhados (por exemplo, com a organização crescente ou decrescente) e cruzadas, podendo, inclusive, utilizar fórmulas para tornar o procedimento mais rápido (como a fórmula “SE”). Isso dependerá das habilidades com o programa e a criatividade de quem estiver conciliando.
Muitos sistemas de automação comercial e a grande maioria dos sistemas contábeis têm opções que permitem com maior facilidade realizar a conciliação. Alguns até, por meio de comandos simples, exibem relatórios contendo apenas os valores divergentes, direcionando as atividades do analista para os pontos em que a probabilidade do erro seja maior.
Para tanto, é necessário apenas que se tenha domínio das funcionalidades do sistema operacional que se está utilizado, e parametrizá-lo de forma a atender essa necessidade do seu negócio.
Conciliar extratos bancários é fundamental para verificar se os recursos financeiros que transitam pelas contas bancárias estão corretos. Ela ajuda a identificar erros provenientes das instituições financeiras, na empresa, ou por terceiros (como clientes e fornecedores). Lembrando que várias outras contas podem ser conciliadas e realizar esse procedimento é uma prática importante para o controle dos recursos do seu negócio.
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