Entradas, saídas, serviços prestados e também tomados sujeitos à cobrança do Imposto Sobre Serviços (ISS), além de todas as demais situações que modificam o patrimônio das empresas: antes da instituição da Escrituração Contábil Digital (ECD), tudo isso era informado ao Fisco por meio de uma montanha de documentos. Escrituração fiscal era, portanto, sinônimo de toneladas de papéis e muito tempo perdido.
A boa notícia é que o tempo passa! De lá para cá, o velho talonário de nota fiscal em papel deu lugar ao modelo virtual e o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) impulsionou as empresas e os escritórios contábeis rumo à contabilidade digital.
Contudo, mesmo com as exigências de transmissão de arquivos eletrônicos via SPED, muitos profissionais ainda teimam em alimentar dados fiscais em planilhas do Excel e até em relatórios impressos, neutralizando as vantagens da escrituração digital. Pensando nisso, resolvemos mostrar aqui a importância de automatizar os processos contábeis. Evite que a contabilidade analógica destrua sua empresa silenciosamente!
Reduz o tempo gasto em atividades burocráticas
Em poucos países, a tecnologia é tão imprescindível para manter um departamento ou escritório contábil de portas abertas quanto aqui no Brasil. De acordo com um levantamento recente do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), desde 1988, o Brasil já editou mais de 363 mil normas tributárias. Para piorar, esses normativos entram e saem do nosso ordenamento jurídico de um dia para o outro, o que impõe uma obrigação de pesquisa desumana ao empreendedor brasileiro.
Como fazer isso sem o auxílio de sistemas computacionais especializados e de alta performance? Em média, cada empresa nacional segue 3,8 mil normas, além de ter que dar conta dos atuais 63 tributos e 97 obrigações acessórias, muitas delas contraditórias ou conflitantes. Nesse contexto, a escrituração fiscal acaba se tornando a razão de ser das organizações, retirando energia e foco de seus negócios principais.
Estamos falando, portanto, de um cenário fiscal caótico que resulta em prejuízos inestimáveis aos escritórios contábeis e empresas. Para você ter uma ideia, a mesma pesquisa estima que as companhias gastam, juntas, cerca de 60 bilhões de reais por ano com pessoal, equipamentos e sistemas para cumprir as obrigações arrecadatórias do estado. Sem falar nas 1.958 horas anuais desperdiçadas com o cumprimento das exigências feitas pela Receita. Assim fica difícil ser CEO, empreendedor ou contador, não acha?
Mas há saída! Já existem no Brasil sistemas de inteligência fiscal integráveis à maioria das plataformas, como planilhas do Excel e sistemas legados. Com isso, sai de cena o preenchimento de formulários em diversos locais diferentes, dando lugar à importação automática de dados de múltiplas fontes. Assim, tudo fica pronto para a remessa ao Fisco em apenas um clique!
Nesse caso, as 1.958 horas anuais citadas podem ser reduzidas em mais de 80%, liberando pessoal, energia e foco para atividades estratégicas. Além disso, tais soluções contábeis emitem relatórios, gráficos e demonstrativos de resultados em poucos segundos, com base na integração de informações criada na empresa ao centralizar os dados em um sistema poderoso de contabilidade online. A propósito, esse caráter online é mais uma vantagem de automatizar a escrituração fiscal por meio de sistemas inteligentes.
Proporciona mobilidade contábil ao negócio
Imagine o quanto sua empresa ganharia se tivesse toda sua estrutura contábil na palma da mão, acessível por um simples acesso via smartphone, a qualquer hora e de qualquer lugar! Na era dos negócios digitais, é preciso conciliar segurança com dinamismo, o que é alcançado com soluções contábeis online.
Com esses recursos, os principais dados da empresa são armazenados em nuvem privada, com criptografia e camadas adicionais de proteção, além da utilização de login com usuário e senha como autenticação de 2 fatores e backups automáticos. A segurança da informação se alia à agilidade de se poder acessar balanços e Demonstrações do Resultado do Exercício (DREs) mesmo estando em reuniões com fornecedores no exterior.
Gera eficiência mesmo com o aumento das obrigações acessórias
Ao mesmo tempo em que o SPED permitiu entregas mais rápidas, aumentou sensivelmente a quantidade de obrigações dos contribuintes. Para 2018, por exemplo, a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) foi criada para dar mais corpo ao eSocial, o mais novo módulo do Sistema SPED.
Além disso, 2018 trouxe uma montanha de mudanças por alterações legislativas que entraram em vigência, tais como: a nova fase do Bloco K, que exige a prestação de informações detalhadas de estoques por parte de diversos novos setores, a obrigação de informação à Receita sobre recebimento em dinheiro vivo acima de 30 mil reais, por meio da Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie (DME), além de mudanças no ISS e no Simples Nacional.
Cada vez mais, as empresas precisam de soluções avançadas de escrituração fiscal, que assegurem o mínimo de digitação e o máximo de precisão nos cálculos. Recursos de integração, como importação de NF-es, dados da DANFE e da Memória Fita Detalhe das impressoras fiscais são facilidades que conferem a praticidade de que você precisa para aumentar a produtividade sem com isso aumentar também os erros.
Reduz a dependência do recebimento de dados de terceiros
Um dos maiores pontos de desgaste na relação entre escritório de contabilidade e cliente ou departamento contábil e área financeira é ter que, mensalmente, cobrar montanhas de documentos que costumam não ser remetidos dentro do prazo exigido pelo Fisco para cumprimento das obrigações de escrituração fiscal. Com isso, é preciso fazer repetidas ligações e cobranças, que representam mais perda de tempo e até conflitos interpessoais.
Uma solução contábil de alto impacto conta com um módulo de escrita fiscal que elimina a necessidade de importação manual dos arquivos XML. Essas aplicações são interligadas a APIs que importam as NF-es emitidas contra os clientes diretamente do site da Receita. Isso dá mais autonomia ao trabalho do contador, diminui o tempo perdido com telefonemas e reduz drasticamente o desgaste.
Além disso, sistemas de inteligência contábil/fiscal preenchem de forma autônoma a guia do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) no site dos órgãos fiscais, eliminando retrabalhos e mitigando as chances de inconsistências. O contador também pode vincular o código de acesso direto no cadastro de empresas, sem controles paralelos.
Reduz significativamente custos diretos e indiretos
As mais modernas soluções contábeis rodam em nuvem e são oferecidas no modelo SaaS (Software as a Service ou software como serviço). Trata-se de uma nova forma de entrega de serviços de tecnologia em que o cliente não precisa mais despender grandes volumes de recursos com a compra de licenças de softwares que rodam apenas localmente.
Em vez disso, o fornecedor disponibiliza o software na web, na medida exata de suas necessidades, responsabilizando-se pela manutenção, atualizações e segurança de acesso. Tudo isso acontece mediante pagamento de uma pequena mensalidade. E acredite: alguns dos melhores sistemas de gestão contábil custam menos de 60 reais por mês!
Com isso, a empresa ou o escritório contábil economiza:
- no acesso a aplicações de última geração, uma vez que o modelo SaaS proporcionou o acesso a recursos de ponta que antes eram exclusividade dos gigantes do mercado;
- na desobrigação de investir em servidores para hospedar o sistema;
- na possibilidade de ganhar produtividade com a implementação de novas perspectivas de trabalho, como o teletrabalho para contadores, que aumenta sensivelmente a produtividade dos profissionais, bem como o Bring Your Own Device (BYOD), em que os sistemas são acessados dentro da empresa, mas com os próprios dispositivos dos colaboradores, reduzindo assim gastos com compra de computadores.
Como fazer manualmente uma escrituração de NF com ICMS descontado na fonte? Como você viu, simplesmente não dá mais para pensar em fazer escrituração fiscal de forma analógica ou dependendo de planilhas do Excel. Atualize-se!
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