Por que automatizar sua escrituração fiscal?
Entradas, saídas, serviços prestados e também tomados sujeitos à cobrança do Imposto Sobre Serviços (ISS), além de todas as demais situações que modificam o patrimônio das empresas: antes da instituição da Escrituração Contábil Digital (ECD), tudo isso era informado ao Fisco por meio de uma montanha de documentos. Escrituração fiscal era, portanto, sinônimo de toneladas de papéis e muito tempo perdido.
A boa notícia é que o tempo passa! De lá para cá, o velho talonário de nota fiscal em papel deu lugar ao modelo virtual e o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) impulsionou as empresas e os escritórios contábeis rumo à contabilidade digital.
Contudo, mesmo com as exigências de transmissão de arquivos eletrônicos via SPED, muitos profissionais ainda teimam em alimentar dados fiscais em planilhas do Excel e até em relatórios impressos, neutralizando as vantagens da escrituração digital. Pensando nisso, resolvemos mostrar aqui a importância de automatizar os processos contábeis. Evite que a contabilidade analógica destrua sua empresa silenciosamente!
Reduz o tempo gasto em atividades burocráticas
Em poucos países, a tecnologia é tão imprescindível para manter um departamento ou escritório contábil de portas abertas quanto aqui no Brasil. De acordo com um levantamento recente do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), desde 1988, o Brasil já editou mais de 363 mil normas tributárias. Para piorar, esses normativos entram e saem do nosso ordenamento jurídico de um dia para o outro, o que impõe uma obrigação de pesquisa desumana ao empreendedor brasileiro. Como fazer isso sem o auxílio de sistemas computacionais especializados e de alta performance? Em média, cada empresa nacional segue 3,8 mil normas, além de ter que dar conta dos atuais 63 tributos e 97 obrigações acessórias, muitas delas contraditórias ou conflitantes. Nesse contexto, a escrituração fiscal acaba se tornando a razão de ser das organizações, retirando energia e foco de seus negócios principais. Estamos falando, portanto, de um cenário fiscal caótico que resulta em prejuízos inestimáveis aos escritórios contábeis e empresas. Para você ter uma ideia, a mesma pesquisa estima que as companhias gastam, juntas, cerca de 60 bilhões de reais por ano com pessoal, equipamentos e sistemas para cumprir as obrigações arrecadatórias do estado. Sem falar nas 1.958 horas anuais desperdiçadas com o cumprimento das exigências feitas pela Receita. Assim fica difícil ser CEO, empreendedor ou contador, não acha? Mas há saída! Já existem no Brasil sistemas de inteligência fiscal integráveis à maioria das plataformas, como planilhas do Excel e sistemas legados. Com isso, sai de cena o preenchimento de formulários em diversos locais diferentes, dando lugar à importação automática de dados de múltiplas fontes. Assim, tudo fica pronto para a remessa ao Fisco em apenas um clique! Nesse caso, as 1.958 horas anuais citadas podem ser reduzidas em mais de 80%, liberando pessoal, energia e foco para atividades estratégicas. Além disso, tais soluções contábeis emitem relatórios, gráficos e demonstrativos de resultados em poucos segundos, com base na integração de informações criada na empresa ao centralizar os dados em um sistema poderoso de contabilidade online. A propósito, esse caráter online é mais uma vantagem de automatizar a escrituração fiscal por meio de sistemas inteligentes.Proporciona mobilidade contábil ao negócio
Imagine o quanto sua empresa ganharia se tivesse toda sua estrutura contábil na palma da mão, acessível por um simples acesso via smartphone, a qualquer hora e de qualquer lugar! Na era dos negócios digitais, é preciso conciliar segurança com dinamismo, o que é alcançado com soluções contábeis online. Com esses recursos, os principais dados da empresa são armazenados em nuvem privada, com criptografia e camadas adicionais de proteção, além da utilização de login com usuário e senha como autenticação de 2 fatores e backups automáticos. A segurança da informação se alia à agilidade de se poder acessar balanços e Demonstrações do Resultado do Exercício (DREs) mesmo estando em reuniões com fornecedores no exterior.Gera eficiência mesmo com o aumento das obrigações acessórias
Ao mesmo tempo em que o SPED permitiu entregas mais rápidas, aumentou sensivelmente a quantidade de obrigações dos contribuintes. Para 2018, por exemplo, a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) foi criada para dar mais corpo ao eSocial, o mais novo módulo do Sistema SPED. Além disso, 2018 trouxe uma montanha de mudanças por alterações legislativas que entraram em vigência, tais como: a nova fase do Bloco K, que exige a prestação de informações detalhadas de estoques por parte de diversos novos setores, a obrigação de informação à Receita sobre recebimento em dinheiro vivo acima de 30 mil reais, por meio da Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie (DME), além de mudanças no ISS e no Simples Nacional. Cada vez mais, as empresas precisam de soluções avançadas de escrituração fiscal, que assegurem o mínimo de digitação e o máximo de precisão nos cálculos. Recursos de integração, como importação de NF-es, dados da DANFE e da Memória Fita Detalhe das impressoras fiscais são facilidades que conferem a praticidade de que você precisa para aumentar a produtividade sem com isso aumentar também os erros.Reduz a dependência do recebimento de dados de terceiros
Um dos maiores pontos de desgaste na relação entre escritório de contabilidade e cliente ou departamento contábil e área financeira é ter que, mensalmente, cobrar montanhas de documentos que costumam não ser remetidos dentro do prazo exigido pelo Fisco para cumprimento das obrigações de escrituração fiscal. Com isso, é preciso fazer repetidas ligações e cobranças, que representam mais perda de tempo e até conflitos interpessoais. Uma solução contábil de alto impacto conta com um módulo de escrita fiscal que elimina a necessidade de importação manual dos arquivos XML. Essas aplicações são interligadas a APIs que importam as NF-es emitidas contra os clientes diretamente do site da Receita. Isso dá mais autonomia ao trabalho do contador, diminui o tempo perdido com telefonemas e reduz drasticamente o desgaste. Além disso, sistemas de inteligência contábil/fiscal preenchem de forma autônoma a guia do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) no site dos órgãos fiscais, eliminando retrabalhos e mitigando as chances de inconsistências. O contador também pode vincular o código de acesso direto no cadastro de empresas, sem controles paralelos.Reduz significativamente custos diretos e indiretos
As mais modernas soluções contábeis rodam em nuvem e são oferecidas no modelo SaaS (Software as a Service ou software como serviço). Trata-se de uma nova forma de entrega de serviços de tecnologia em que o cliente não precisa mais despender grandes volumes de recursos com a compra de licenças de softwares que rodam apenas localmente. Em vez disso, o fornecedor disponibiliza o software na web, na medida exata de suas necessidades, responsabilizando-se pela manutenção, atualizações e segurança de acesso. Tudo isso acontece mediante pagamento de uma pequena mensalidade. E acredite: alguns dos melhores sistemas de gestão contábil custam menos de 60 reais por mês! Com isso, a empresa ou o escritório contábil economiza:- no acesso a aplicações de última geração, uma vez que o modelo SaaS proporcionou o acesso a recursos de ponta que antes eram exclusividade dos gigantes do mercado;
- na desobrigação de investir em servidores para hospedar o sistema;
- na possibilidade de ganhar produtividade com a implementação de novas perspectivas de trabalho, como o teletrabalho para contadores, que aumenta sensivelmente a produtividade dos profissionais, bem como o Bring Your Own Device (BYOD), em que os sistemas são acessados dentro da empresa, mas com os próprios dispositivos dos colaboradores, reduzindo assim gastos com compra de computadores.
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