O que é e para que serve a RAIS Negativa?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um importante instrumento de coleta de dados sociais de trabalhadores brasileiros. A RAIS negativa, por sua vez, é o documento que as empresas devem apresentar ao governo quando não tiverem tido funcionários no ano-base relacionado.

A RAIS negativa inclui apenas os dados cadastrais da empresa, registrada com seu Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), uma vez que não teve empregados ou ficou inativa naquele ano-base. Se considerarmos a RAIS negativa de 2018, por exemplo, o ano-base é 2017. Para o ano-base de 2018, por sua vez, a RAIS negativa será enviada em 2019 e assim por diante.

Por não ter um nome tão evidente, muitas vezes os gestores de contabilidade ficam em dúvida com relação à utilidade desse documento. No post de hoje, esclareceremos essas questões. Quer saber mais para orientar os clientes do seu escritório contábil? Então acompanhe!

RAIS negativa: o que é e para que serve?

A legislação que regula a RAIS existe desde a década de 1970. Instituída pelo Decreto 76.900, de 1975, ela deve ser entregue todos os anos ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) por qualquer empresa inscrita no CNPJ. Afinal, é ela que:

  • dá suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no país;
  • provê dados para a elaboração de estatísticas do trabalho;
  • fornece informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.

A RAIS negativa é semelhante. A principal diferença entre elas é que, no caso da negativa, são preenchidos apenas os dados cadastrais básicos da empresa — como CNPJ, razão social, atividade econômica, natureza jurídica e outros. Não são incluídas nela informações sobre colaboradores, pois a empresa só entrega a RAIS negativa quando não teve empregados durante aquele ano-base.

É a partir das informações registradas na RAIS que o governo federal pode elaborar estatísticas relacionadas ao trabalho, já que, com ela, fica sabendo como anda a situação do emprego no país. Esses dados servem, então, de base para conhecer as necessidades do país. Assim, diversos órgãos governamentais podem tomar decisões no sentido de tentar criar estratégias para que os trabalhadores voltem ao mercado.

Por isso, mesmo que o estabelecimento não tenha tido empregados ou tenha ficado inativo naquele ano-base, é imprescindível que o escritório contábil o oriente a enviar a RAIS negativa. E mais: quando há o desligamento de algum profissional, os dados devem ser atualizados. Assim, a empresa não fica em débito com o trabalhador nem com o governo.

O que você tem que guardar é que a apresentação da RAIS negativa é obrigatória, sendo que esse dever só não é aplicável ao Microempreendedor Individual (MEI). Tal obrigatoriedade fica clara na Portaria 31, de 2018, em seu artigo 2º, parágrafos 1º e 2º. Eles apontam que:

  • o estabelecimento inscrito no CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS negativa, apresentando apenas os dados a ele pertinentes;
  • a exigência de apresentação da RAIS negativa não se aplica ao MEI — de que trata o artigo 18-A, parágrafo 1º, da Lei Complementar 123, de 2006.

Para os estabelecimentos com menos de 11 vínculos empregatícios, a transmissão da RAIS negativa não requer o uso de um certificado digital válido pelo padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

RAIS negativa é o mesmo que ausência de RAIS?

Como essa é uma dúvida muito comum, o escritório contábil deve ficar atento para informar seus clientes a esse respeito. Então saiba: RAIS negativa não é o mesmo que ausência de RAIS. Enquanto a RAIS negativa implica a entrega efetiva de um documento, a ausência de RAIS significa sua não entrega, o que torna a situação da empresa irregular perante a Receita.

É importante, então, lembrar seus clientes de que a RAIS negativa é uma declaração comum. Seu nome se deve apenas ao fato de que a empresa que a entrega não manteve nenhum profissional com vínculo empregatício no ano-base considerado.

Quem é obrigado a declarar a RAIS negativa?

É fundamental que as empresas compreendam que a RAIS negativa serve para comprovar que o empreendimento não empregou nenhum funcionário no ano-base avaliado. Por esse motivo, somente os MEIs não estão sujeitos à declaração da RAIS negativa. Confira a seguir quem é obrigado a fazer essa declaração anualmente:

  • inscritos no CNPJ com ou sem empregados;
  • todos os empregadores, conforme definido na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
  • todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no país, com ou sem registro nas juntas comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
  • empresas individuais, inclusive as que não têm empregados;
  • cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
  • empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base determinado;
  • órgãos das administrações direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e as entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
  • condomínios e sociedades civis;
  • empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base em análise;
  • filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas a pessoas jurídicas domiciliadas no exterior.

Qual é o prazo da declaração da RAIS a cada ano?

A declaração da RAIS deve sempre ser entregue no início do ano. Em geral, uma portaria do governo federal é emitida nas primeiras semanas do ano para definir o prazo para o cumprimento dessa obrigação. É comum que os empreendimentos tenham cerca de 2 meses para enviar o documento.

É essencial que as companhias fiquem atentas a essas datas, pois não costuma haver prorrogação do prazo determinado e a não entrega a deixa sujeita a multas e, claro, aos prejuízos decorrentes delas. A previsão de penalidades está no artigo 25 da Lei 7.998, de 1990.

Estabelecimentos com mais de 11 vínculos empregatícios devem usar um certificado digital válido que siga o padrão ICP-Brasil. A obrigatoriedade inclui ainda os órgãos da administração pública. Para transmitir a RAIS de exercícios anteriores, é obrigatório o uso de certificado digital a partir de um empregado.

A declaração da RAIS negativa segue os mesmos prazos estabelecidos para sua versão comum, podendo ser feita diretamente no site oficial. O documento completo só pode ser enviado aos órgãos competentes pela internet.

Quais são as penalidades para quem não entrega a RAIS?

Quem não declara a RAIS ou a RAIS negativa, quem se omite por alguma razão ou presta informações falsas ou inexatas ao governo federal está sujeito às penalidades apresentadas na Portaria 14, de 2006, do MTE. Seus artigos 2, 3 e 4 tratam desse assunto.

De acordo com o art. 2º, o empregador que não entregar o documento pertinente no prazo legal fica sujeito à multa prevista no artigo 25 da Lei 7.998, de 1990. A penalidade é cobrada em valores a partir de 425,64 reais, acrescidos de 106,40 reais por bimestre de atraso. A data que conta é a da entrega da declaração da RAIS respectiva ou a da lavratura do auto de infração, o que ocorrer primeiro.

Em seu parágrafo único são demonstrados os percentuais a serem acrescidos ao valor da multa quando ele é decorrente da lavratura de auto de infração. As proporções são as seguintes:

  • para empresas com até 25 empregados: de 0% a 4%;
  • para empresas com 26 a 50 empregados: de 5% a 8%;
  • para empresas com 51 a 100 empregados: de 9% a 12%;
  • para empresas com 101 a 500 empregados: de 13% a 16%;
  • para empresas com mais de 500 empregados: de 17% a 20%.

Já o artigo 3º determina que o empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata está sujeito a multa de 425,64 reais. Esse total tem acréscimo de 26,60 reais por empregado omitido ou declarado de forma falsa ou inexata.

No artigo 4º, o decreto determina que, se o atraso na entrega ou na correção do erro ou mesmo a omissão de informação ultrapassar o último dia do ano de exercício para a entrega da declaração em referência, o valor resultante da aplicação dos artigos 2º e 3º deve ser dobrado.

Como serão feitas a RAIS e a RAIS negativa em 2019?

Em 2019, tanto a RAIS quanto a RAIS negativa continuam sendo obrigações a serem entregues no começo do ano pelas empresas brasileiras. Por isso, todas as companhias com CNPJ ativo na Receita entre 01/01 e 31/12 de 2017 devem apresentá-la. Lembre-se de informar os clientes do seu escritório contábil a esse respeito, ok?

Antes de enviar a RAIS ou a RAIS negativa, é preciso preenchê-la com cuidado para evitar erros. Afinal, se forem comunicadas informações falsas, o empreendimento fica sujeito a penalidades. Além disso, mesmo pagando a multa, a companhia não fica isenta da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo MTE.

Resumindo: a apresentação da RAIS negativa é, além de obrigatória, um importante compromisso com a sociedade. Os dados de todas as empresas brasileiras permitem que os órgãos competentes compreendam as características do mercado de trabalho nacional e possam, a partir daí, agir para melhorar suas condições.

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