Como escolher o melhor sistema de gestão para restaurantes

A rotina estressante do brasileiro, sua falta de tempo e a correria da vida moderna têm favorecido a expansão do mercado de food service, mesmo durante a crise econômica. De acordo com dados da Associação Brasileira das Indústrias da Alimentação (ABIA), o setor tem crescido a uma média anual de 14,2%.

Entretanto, mesmo com o momento favorável, a taxa de mortalidade dos empreendimentos de gastronomia ainda é alta, acima da média de outros segmentos. Estudos apontam que 50% dos bares e restaurantes fecham em até 2 anos.

As razões para isso estão em uma mistura que passa por falta de planejamento, desconhecimento do setor e ausência de estratégias de gerenciamento. Com relação à última variável, tocar esse tipo de negócio sem um sistema de gestão para restaurantes é um dos erros mais cruciais.

Um restaurante lida com questões muito específicas, como a alta perecibilidade da matéria-prima, a necessidade de adequação às normas de vigilância sanitária, a margem de lucro apertada e a obrigação de controlar em tempo real o desempenho de garçons e cozinheiros. Mas como fazer isso usando blocos de notas ou sistemas que não dialogam entre si?

Hoje você vai entender por que seu estabelecimento não pode ficar sem um sistema de gestão para restaurantes. Confira!

Os desafios da gestão de uma empresa do setor gastronômico

Quem tem um bar ou restaurante sabe que o grande diferencial desse tipo de negócio é a produção e a venda simultâneas. Isso exige acompanhamento rígido da qualidade do produto final, além de controle sobre a velocidade do atendimento e o conforto do cliente.

A partir do momento em que o pedido é feito, dispara-se uma espécie de “cronômetro”. A comunicação entre garçom e cozinha, a provisão dos insumos, a produção e a entrega devem ser executadas no menor tempo possível. Paralelamente, a qualidade do que é servido precisa estar em nível de excelência. Isso sem falar na precificação, que deve estar alinhada com a concorrência.

Há também variáveis de background, como:

  • análise precisa das necessidades de compras;
  • armazenamento;
  • controle de contratos;
  • monitoramento de licenças;
  • utilização estratégica das matérias-primas (PVPS: Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai);
  • elaboração de uma engenharia de cardápio inteligente;
  • guarda de documentos para eventuais vistorias sanitárias.

Sejamos sinceros. Não há a menor chance de um estabelecimento sobreviver por mais de 2 anos cuidando de todas essas questões de forma analógica, concorda? Pois é exatamente por isso que os líderes bem-sucedidos do segmento adotam um sistema de gestão para restaurantes.

O que avaliar na hora de escolher uma solução completa para bares e restaurantes

Um software para restaurantes, bares, lanchonetes ou padarias deve ser capaz de enxugar rotinas, tornar imediata a comunicação entre colaboradores e prover informações gerenciais em tempo real.

Por isso, em termos práticos, um sistema de gestão deve necessariamente apresentar as características abaixo.

1. Ser projetado por um fornecedor com know-how no mercado

Muitos gestores se frustram com a contratação de soluções de TI porque olham apenas para o preço, sem pensarem na procedência, na flexibilidade e na capacidade de atendimento às suas necessidades.

O fornecedor é novato no mercado ou tem soluções “guarda-chuva”, que não foram desenvolvidas especificamente para o segmento de food service? Então é melhor repensar a compra. O sistema de gestão para restaurantes precisa ter sido projetado pensando nas dores desse formato de empresa. Qualquer tipo de improviso vai resultar em perda de recursos.

2. Ter uma legião de clientes satisfeitos

Não implemente uma solução para bares e restaurantes antes de investigar quais de seus concorrentes já trabalham com essa ferramenta. Gaste um tempo com esse benchmarking, pesquisando detalhadamente o nível de satisfação de quem já é cliente e o que poderia ser melhorado nesse software.

3. Ser hospedado em nuvem

Em plena era dos negócios digitais, não há como evitar: sua empresa precisa estar na nuvem. Isso significa acessar dados de faturamento direto do seu celular; significa fazer reuniões comerciais com equipes remotas usando as informações atualizadas do sistema; significa controlar a produtividade de seus garçons ainda que esteja longe. É preciso ter visão ampla do negócio, e isso passa inevitavelmente por mobilidade.

4. Fornecer relatórios estatísticos e gráficos comparativos

Há dados da literatura especializada que mostram que 80% dos restaurantes não fazem nenhum tipo de avaliação de suas vantagens competitivas em relação aos concorrentes. A maioria utiliza apenas o faturamento bruto para estudar a performance do estabelecimento, sem analisar se esse numerário é suficiente para cobrir os custos no período.

Mas, sem dados, é impossível saber se sua empresa está na direção certa, concorda? É justamente essa uma das principais funções de um sistema de gestão para restaurantes: trata-se de uma espécie de bússola. Ele entrega relatórios de análises de itens mais consumidos, matérias-primas mais utilizadas, funcionários mais produtivos, entre outros. Isso facilita bastante a tomada de decisão e a escolha das melhores estratégias de posicionamento no mercado.

5. Ter um módulo de controle de estoques

Em um restaurante, os custos com matérias-primas podem ultrapassar os 25% dos custos totais — o que já sinaliza a importância de ter um gerenciamento de compras e armazenamento baseados em Business Intelligence.

Com base apenas na intuição, é impossível diagnosticar previamente quanto de cada insumo sua empresa vai necessitar todo mês. Você precisaria cruzar médias móveis exponenciais, giro dos estoques, estoque mínimo, série histórica de vendas, ponto de pedido, entre uma infinidade de outras variáveis.

Dessa forma, é preciso ter um sistema de gestão para restaurantes integrado e que seja capaz de agregar e processar todos esses dados automaticamente. Isso reduz a imprevisibilidade do mercado e traz economia de custos, que vai aumentar sua vantagem competitiva no mercado.

6. Ser expansível e integrado a outros sistemas

Gestores de sucesso pensam com olhos voltados ao longo prazo. Não adianta ter uma solução que sirva hoje, mas que não acompanhe o crescimento de seu estabelecimento. Investir diversas vezes no mesmo recurso significa perder dinheiro: é preciso implementar uma solução completa para restaurantes e bares que seja também definitiva (portanto, escalável).

Essa solução deve ser também integrável a outros sistemas, sejam contábeis ou aplicativos de delivery.

7. Oferecer praticidade no balcão, nas mesas e nas comandas

Acompanhe os valores em aberto em tempo real. Veja quais mesas estão em atendimento com um simples acesso ao seu smartphone. Monitore os pedidos que estão pendentes de liberação na cozinha.

Todas essas informações são estratégicas a quem tem um restaurante. Uma solução desse porte deve necessariamente conter esse tipo de facilidade.

Segundo dados do IBGE, o brasileiro gasta 34% de sua renda com alimentação fora de casa. Ou seja, existe sim espaço para crescer no setor. Se seu estabelecimento não está faturando o esperado, pode ser que o problema não esteja na crise econômica.

Que tal otimizar sua gestão para tirar a prova? Vale a pena estudar como um sistema de gestão para restaurantes pode otimizar sua rotina e trazer mais qualidade aos seus processos internos!

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