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Contabilidade

Trabalhe a automação de processos no seu escritório de contabilidade

13 Mins de leitura

A automação de processos já é uma realidade em muitas áreas, e a contabilidade não fica fora dessa tendência, que se traduz em melhorias, redução de custos e ganho de produtividade. Por esses motivos, a automação contábil é cada vez mais considerada uma das grandes necessidades de investimento para quem gerencia empresas no segmento.

Um dos aspectos que mais chamam a atenção na automação contábil é o aumento da produtividade que ela proporciona. Mesmo que seu escritório de contabilidade tenha uma equipe com apenas um ou dois colaboradores, as soluções automatizadas liberam tempo e energia para que eles possam prospectar novos negócios contábeis.

Neste artigo, vamos explicar o que é automação de processos, a importância de automatizar os procedimentos, benefícios da automação contábil, quais procedimentos podem ser otimizados, como fazê-lo e de que maneira escolher o software ideal. Confira!

O que é a automação de processos?

Diariamente, uma grande quantidade de informações circula nos escritórios de contabilidade em forma de trocas de mensagens entre clientes, empresas e governos. Quem se preocupa com a gestão dos processos ainda tem a oportunidade de sair na frente e liderar o setor por meio da digitalização.

Isso porque muitas empresas contábeis ainda não adotaram essa postura. A evidência está em alguns números, como os divulgados pela Forbes no começo de 2020: quase 75% dos profissionais contábeis entrevistados não têm sequer um setor tecnológico dentro de suas rotinas.

Na verdade, apenas 15% afirmam estar completamente conectados, tanto na execução operacional quanto no contato com os clientes. E são esses poucos que já se prepararam para um futuro inevitável. Afinal, trabalhar com digitalização e automação não é mais apenas um luxo competitivo. É uma necessidade básica para sobreviver em um mercado cada vez mais ágil e eficiente em seus serviços.

Nesse sentido, automação de processos é o conjunto de ferramentas, softwares e estruturação de produtividade com um objetivo em comum: tornar boa parte da rotina operacional capaz de ser executada independentemente da ação humana.

Isso pode ser aplicado à coleta e análise de dados e à conferência de registros e cruzamento de informações e cálculos, necessários para a priorização de uma entrega de qualidade aos seus clientes, por exemplo.

Qual é a importância da automação contábil?

Falar sobre automação contábil é realmente um conceito vago, a não ser que apliquemos na prática em exemplos específicos. Nesse caso, estamos falando sobre tirar dos colaboradores o peso de várias funções e tarefas dentro de um escritório de contabilidade. A ideia é tornar essas posições mais analíticas e estratégicas, enquanto o trabalho bruto de organização e processamento de dados fica por conta de um sistema especializado.

Quais são os benefícios da automação contábil?

Só de imaginar um cenário em que os colaboradores podem desempenhar funções mais estratégicas, já é possível pensar em alguns dos benefícios que estão fazendo empresas no mundo inteiro investir em tecnologia de automação contábil. Mesmo assim, queremos listar os principais para você ter a dimensão dessa importância. Acompanhe!

Aumento da produtividade

O ganho mais evidente da automação de processos está nas duas frentes de produtividade em um escritório contábil. De um lado, operações que antes demoravam a serem feitas e precisavam de conferências se tornam quase que instantâneas com a confiabilidade de um sistema automatizado.

Por outro lado, tirar essas tarefas das mãos dos colaboradores dá à equipe tempo extra para executar funções mais importantes voltadas ao sucesso do negócio, como atendimento de excelência e busca de inovações no mercado.

Redução de custos

Podemos usar aqui o velho ditado “tempo é dinheiro”. Se o trabalho na empresa é realizado com agilidade, é possível reduzir o uso de recursos e até encaixar novos clientes em paralelo — um ganho ainda maior na margem de lucros.

Mas não é só na execução que um escritório pode economizar. A própria contratação de um sistema de gestão automatizado é um processo mais barato e flexível do que investir em servidores e ferramentas avulsas.

No modelo de software como serviço (SaaS), esse tipo de tecnologia é contratado em modelo de assinatura, exigindo um comprometimento muito menor de investimento inicial.

Minimização de erros operacionais

A capacidade de fazer seu trabalho com velocidade e sem falhas é um dos maiores indicadores de qualidade de um escritório contábil para sua relevância e visibilidade no mercado. Isso significa que a eficiência e a entrega de uma empresa no setor estão atreladas ao mínimo de erros em registros e análise durante os processos operacionais.

É nesse ponto que a automação se torna uma grande aliada. Com uma ferramenta especializada, é possível garantir alta confiabilidade tanto na coleta quanto na análise e processamento das informações. Com essa ajuda, entram todos os benefícios que citamos. Os processos exigem menos tempo e recursos para fazer mais e, assim, permitem o atendimento de maior quantidade de clientes sem perdas nos resultados.

Melhoria no atendimento

Vale reforçar o quanto o atendimento é importante em um escritório contábil. Afinal de contas, não é apenas um serviço que lida com números. É uma busca por relações duradouras com seus clientes, fazendo parte da vida pessoal e/ou profissional de cada um deles ao longo dos anos.

Assim, a automação do sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) pode ajudar seu time a lidar com o contato, troca de informações e reclamações em todo tipo de cenário. Você pode permitir que a própria ferramenta lide com algumas dessas situações, cruzando dados e comparando registros para encontrar uma resposta rápida e significativa que satisfaça e fidelize o público.

Aprimoramento da visão estratégica do negócio

Quem automatiza processos com um bom software especializado tem mais visão de negócio. Mas como isso funciona? Automação não tem a ver apenas com deixar a máquina fazer o trabalho pelos humanos. Ela pode oferecer muito mais que isso, principalmente em inteligência e indicadores de desempenho.

É muito mais fácil monitorar um sistema integrado do que todo um departamento de pessoas. Você entende o que está sendo feito e como, além de identificar processos que podem ser redesenhados para dar ainda mais eficiência ao seu negócio.

Se estamos falando de sobrevivência no futuro, quem enxergar longe consegue se preparar melhor. A transformação digital passa exatamente por aprender sobre o passado, entender o presente e traçar caminhos acertados para o futuro, não é mesmo?

Segurança no armazenamento de arquivos

Os escritórios de contabilidade lidam com o armazenamento de inúmeros documentos fiscais importantes, como NFes, NFSes e CTes, que exigem alto nível de organização e segurança. Além disso, a legislação brasileira estabelece que as notas fiscais devem ser armazenadas por 5 anos, além do ano em curso. Não armazenar esses documentos fiscais pode acarretar multas altíssimas.

Com a digitalização dos documentos e a automação contábil, já é possível o armazenamento em nuvem — um sistema seguro, que permite o acesso de qualquer local e possibilita o controle e compartilhamento das informações financeiras a qualquer momento.

A tecnologia também evita perda de tempo para localizar documentos, elimina gastos com arquivos e espaços físicos para armazenamento e corta erros que poderiam ser cometidos por processos manuais.

Eliminação do retrabalho

Assim como em outros segmentos, uma das maiores dificuldades dos escritórios contábeis é lidar com o retrabalho. Em geral, esse problema ocorre quando a equipe tem excesso de tarefas manuais, restando pouco tempo para uma análise mais profunda. Por isso, muitas vezes, um processo desnecessário passa despercebido, gerando desperdício de tempo e dinheiro.

Já com a automação contábil, cada tarefa passa a ser desenvolvida e ordenada por prioridade, de acordo com uma estratégia prestabelecida, com base na visão estratégica.

Geração de valor

A maneira mais concreta de gerar valor para os serviços contábeis é focar nas necessidades e objetivos dos clientes. Para isso, é preciso dedicar mais tempo a eles e menos tempo às tarefas operacionais. Isso é exatamente o que a automação contábil proporciona, já que as ferramentas adequadas, quando utilizadas corretamente, deixam a equipe livre para atividades estratégicas.

O foco no cliente, peça-chave de um negócio de sucesso, envolve desde a prospecção até a fidelização. Nesse sentido, na reunião de apresentação de uma proposta de serviços contábeis, com abordagem profissional, fundamentada em tecnologia de ponta, faz com que o potencial cliente dê preferência ao seu escritório.

Quais processos podem ter automação contábil?

Com todas as vantagens listadas, dá para entender a urgência de gestores na área contábil em abraçar a transformação digital. Afinal, quem automatiza hoje sai na frente em relação a esse futuro — em que a eficiência é o foco da competitividade. Mas, então, quais dessas tarefas, processos e registros podem ser redesenhados pela automação contábil para se adequar a essa realidade?

Automação de processos manuais

A tendência é que os escritórios contábeis adotem cada vez mais o meio digital e assumam a tecnologia como fator estratégico. É um investimento com retorno garantido que ajuda a reduzir custos, erros e retrabalhos, melhorando o uso do tempo e aumentando a produtividade, além de trazer segurança, agilidade e organização aos processos.

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Essa automação contábil, como dissemos, facilita a conferência e o arquivamento dos documentos digitalizados. Outra necessidade dos escritórios de contabilidade é o gerenciamento das suas atividades a fim de priorizar tarefas e não perder datas de entrega — de preferência com recursos colaborativos — para que seja possível interagir com o cliente, enviando informações pertinentes.

Uso de certificado digital

A segurança das informações trocadas no ambiente virtual é fundamental e, embora o uso da certificação digital não seja uma exigência a todos os casos, sua importância tem crescido consideravelmente.

Entre os documentos que já são assegurados pelo uso de certificado digital, estão o reconhecimento de firma, o envio de declarações, as transações online, a validade jurídica de documentos eletrônicos e a assinatura de notas fiscais.

A automatização desse processo, além de dar mais segurança aos clientes, tira do escritório uma atividade manual. Com isso, a economia de tempo, a diminuição de custos e o aumento da produtividade virão naturalmente.

Relacionamento com o cliente

A tecnologia pode ajudar a empresa contábil a estreitar o relacionamento com seus clientes. Ferramentas de videoconferência vão manter você por perto, mesmo quando estiver apenas virtualmente — algo que vai se tornar ainda mais frequente no mundo pós-pandemia do coronavírus.

Em conjunto com redes sociais e e-mail, esses recursos são muito úteis para uma comunicação efetiva. Além disso, a automação do processo de envio periódico de material educativo digital (apresentações, vídeos, webinars e palestras virtuais) pode ajudar e surpreender o cliente de forma positiva.

Marketing digital

As redes sociais, um bom site com foco no seu público-alvo e um blog corporativo com artigos, vídeos, e-books e infográficos (todos sobre temas do interesse da sua audiência) servem para divulgar sua marca, bem como para atrair novos clientes. E todo o processo de publicação e atualização pode ser facilitado com a automação contábil de marketing.

Segurança da informação

Com os recursos da computação em nuvem, fica mais eficiente automatizar a segurança das informações. Além disso, o uso de e-mails e o compartilhamento de arquivos (todos devidamente hospedados na nuvem) levam a empresa à mobilidade e aumentam a produtividade da equipe, já que há garantia de disponibilidade total das informações a qualquer hora e em qualquer lugar.

Como escolher o software para automação contábil?

Ao longo de todo o texto, falamos bastante sobre como a automação contábil deve ser feita com auxílio de softwares e sistemas de gestão. Portanto, o melhor ponto ao começar toda essa migração é a escolha de uma solução tecnológica que se encaixe nas suas necessidades.

Não existe solução universal que funcione em todas as empresas. Ou seja, você deve ir atrás daquelas que sejam completas (oferecendo o máximo de funcionalidades em um pacote) e que façam sentido à forma como seu escritório aborda a produtividade em suas rotinas.

Mas, o que exatamente você pode buscar nessas soluções de mercado? Veja os requisitos principais que garantem seu sucesso:

  • agilidade e segurança na gestão e automação de Escrituração Fiscal;
  • automação de processos com mais dinamismo, como folhas de pagamento e balancetes;
  • foco na segurança da informação;
  • interface intuitiva e simples de usar, que reúna o máximo de informações possíveis sobre a produtividade;
  • monitoramento automático de indicadores de performance para acompanhar a evolução da eficiência produtiva do escritório;
  • velocidade de processamento e compatibilidade com bancos de dados de ponta.

Essas são as funcionalidades mais importantes em termos técnicos, mas queremos destacar um grande fator de decisão na escolha do software, que tem muito mais a ver com humanos do que com programas.

Estamos falando do suporte prestado pela empresa que fornece o sistema de gestão. Por meio de uma assistência personalizada, ela permite que o seu negócio tenha acesso rápido a pessoas capacitadas para resolver problemas, implementar ferramentas com velocidade e garantir o máximo do potencial da tecnologia.

É como uma parceria, que expande ainda mais sua automação contábil e dá mais competitividade ao seu negócio. Por isso, quanto mais cedo você buscar esse tipo de solução, mais perto estará do futuro e de ótimos resultados.

Como implementar a automação contábil?

Após a análise das necessidades do escritório, estabelecimento da cultura de inovação em contabilidade junto aos colaboradores e escolha de um software adequado, já é possível implementar a automação contábil. Para isso, é importante planejar detalhadamente cada etapa do processo. Veja uma sugestão com o passo a passo!

Faça um desenho dos processos com sua equipe de automação contábil

O trabalho conjunto com o time operacional é a melhor maneira para obter bons feedbacks e ideias para planejar os processos e fluxos, já que a equipe é quem faz a “máquina girar” na rotina do escritório. Além disso, a participação de todos permite que cada colaborador entenda o seu papel e suas responsabilidades, desde o início do projeto de automação contábil.

Documente todo o processo

Durante o planejamento, documente todo o processo em um arquivo digital de fácil acesso a todos os participantes. O entendimento geral ajuda a otimizar ainda mais a operação e faz com que qualquer novo colaborador entenda sua real função.

Mapeie os recursos disponíveis

Mapear as responsabilidades diárias do escritório é uma das melhores formas de identificar quais tarefas devem ou não ser continuadas de acordo com o momento. Além de permitir uma formalização do que deve ser realizado pela equipe, isso aumenta a produtividade como um todo.

O principal objetivo é reduzir o retrabalho e a execução de processos manuais que exigem tempo e energia desnecessários, já que podem ser realizados pela máquina e software especializado. O mapeamento também ajuda a identificar gargalos de produção, deixando os processos mais fluidos.

Nesse sentido, é importante entender os recursos que você tem à disposição e quais precisam ser adquiridos. Para isso, levante informações específicas, com base nos seguintes questionamentos:

  • quantidade de colaboradores envolvidos;
  • necessidade ou não de ferramentas para algum colaborador;
  • softwares envolvidos;
  • existência de integração dos softwares que o escritório tem;
  • identificação do principal sistema que será utilizado para o acompanhamento dos processos.

Integre as ferramentas de armazenamento e gestão na nuvem para melhor automação contábil

Os softwares que permitem a integração na nuvem são de extrema eficiência, pois evitam eventuais atrasos no atendimento ao cliente e reduzem o tempo da equipe gasto com deslocamentos desnecessários.

Por meio da integração, é possível manter todos os departamentos interconectados, em tempo real e com funções 100% online. Também dá para compartilhar documentos, informações e arquivos com os clientes, de maneira totalmente digital.

Analise os resultados

A análise dos resultados é essencial para ter a certeza de estar no caminho correto e obter uma visão estratégica do negócio como um todo. Para isso, é importante fazer um acompanhamento das automações por meio de um sistema de gestão, já que ele possibilita mensurar o rendimento de cada colaborador e entender as reais necessidades de melhorias nos fluxos.

Quais são as dificuldades que podem ser enfrentadas na implementação da automação contábil?

Apesar dos diversos benefícios da automação contábil, ainda persiste uma grande dificuldade em implementá-la em escritórios. Isso ocorre devido à resistência que alguns profissionais têm em relação às inovações tecnológicas, bem como à falta de conhecimentos e de planejamento para a adoção de novas ferramentas, conforme comentamos a seguir.

Resistência à tecnologia

O gestor precisa definir um fluxo de trabalho a partir da abertura do negócio, adotando as ferramentas necessárias para executá-lo com precisão. Em geral, os escritórios contábeis começam pequenos e não se dão conta da necessidade de mudanças nos procedimentos para conseguir atender maior quantidade de clientes sem perder a qualidade.

Entretanto, mesmo os que conseguem ter uma visão sobre a necessidade de automação contábil, muitas vezes podem ter problemas com resistência de clientes e colaboradores com a implementação de tecnologias.

Esse é um impasse que pode ocorrer quando as mudanças são realizadas sem um alinhamento prévio com a equipe e por falta de comunicação com os clientes. Dessa forma, é necessário lançar mão de palestras e aprimoramento no relacionamento com clientes, por exemplo.

Desconhecimento de novas tecnologias

Embora os softwares contábeis sejam bastante comentados, muitos profissionais e colaboradores ainda não estão familiarizados com inteligência artificial, CRM, Business Intelligence ou Big Data.

Falta de planejamento

O planejamento é imprescindível para a definição de rotinas e processos. Com a implementação de tecnologia contábil não é diferente. Antes de optar por um software, é válido analisar as necessidades reais do escritório e planejar o treinamento das equipes, bem como as formas de comunicação para proporcionar maior segurança e confiabilidade.

Como vimos, a automação contábil proporciona diversos benefícios às empresas de contabilidade, gerando valor e eficiência aos serviços prestados. Entretanto, não basta implementar um sistema especializado. É fundamental fazer um levantamento das reais necessidades e escolher uma solução adequada, treinando os colaboradores e comunicando os novos procedimentos aos clientes.

As informações deste artigo foram úteis? Deixe o seu comentário e compartilhe conosco suas experiências e necessidades de automação contábil!

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Sobre o autor
Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.
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