A contabilidade tem sofrido profundas transformações em sua forma de escrituração e no modo de interagir com o cenário fiscal, na esteira das mudanças viscerais que a própria sociedade tem testemunhado por conta da tecnologia.
Você seria capaz de apontar, por exemplo, quando foi o momento exato em que a câmera digital extinguiu o filme fotográfico? E quando o celular tomou, definitivamente, o lugar do PC como ponto de acesso comum à internet?
Com a velocidade, a extensão e os efeitos provocados pela conectividade de um mundo cada vez mais “on-line”, é natural que métodos, processos e produtos sejam profundamente alterados pela dinâmica de uma sociedade digital.
A contabilidade, que trabalha em interação direta com as organizações, não teria como ficar alheia a esse tsunami chamado transformação digital nas empresas. Prova disso é que poucos contadores conseguem indicar precisamente o turning point entre o fim das entregas de declarações físicas na Receita Federal e a contabilidade digital.
Em um momento em que termos como governança corporativa, compliance e accountability dominam as empresas, é preciso modernizar sistemas e automatizar processos contábeis. Hoje você vai entender como um ERP ajuda nesse novo cenário fiscal!
Quais são os impactos da transformação digital no cenário fiscal?
A contabilidade se ocupa essencialmente da análise de fatos contábeis, bem como da sistematização de informações financeiras e das mutações patrimoniais por meio de demonstrativos, balanços e balancetes. Ou seja, a matéria-prima do contador é o “dado”.
Antes da disseminação do computador como ferramenta de armazenamento das informações, cabia ao escritório contábil, mensalmente, coletar montanhas de notas fiscais dos diversos clientes, alimentar livros “razão”, “diário” e “caixa”, preencher centenas de formulários oriundos da Receita Federal, pagar e guardar guias de recolhimento tributário e, por fim, organizar todo esse oceano de papéis em suas gavetas e pastas de todas as formas.
Nem precisa dizer que, em poucos anos, o escritório ficava soterrado de documentos que demorariam horas para ser localizados; que os extravios eram comuns e, pior do que isso, que o excesso de preenchimentos manuais não raras vezes resultava em inconsistências e intimações para prestação de contas ao Fisco.
Esse cenário fiscal e operacional caótico começa a mudar no fim da década de 90, com a chegada do computador de mesa como simples repositório de informações (o que já reduziu em muito o tempo que se perdia diariamente diante de máquinas de escrever).
No início dos anos 2000, o surgimento de uma internet precária já indicava os primeiros passos do cenário fiscal inteiramente digitalizado que teríamos em menos de 20 anos: as declarações passaram a ser entregues em disquete (mas ainda fisicamente) e algumas retificações já podiam ser feitas pela internet, no site da Receita.
Por fim, a partir da década de 2010, o fenômeno da computação em nuvem, o desenvolvimento das redes móveis, a chegada dos smartphones e a popularização do SPED (Sistema Público de Escrituração Contábil/Fiscal, criado em 2007) trouxeram aos contadores um novo caminho para agregar e processar informações.
O auxílio dos sistemas de informação, em um país que já editou 5,4 milhões de normas tributárias desde 1988, que tem atualmente 66 tributos e quase uma centena de obrigações acessórias, é mais do que glamour, é condição sine qua non para se manter competitivo no mercado.
Hoje, nesse cenário fiscal de incontáveis leis e obrigações redundantes (e que, muitas vezes, se sobrepõem), é difícil para um contador trabalhar até mesmo com um sistema contábil desatualizado. É preciso dispor de uma solução em nuvem, com acesso via smartphone e recursos de automatização.
Como um ERP pode ajudar nessa jornada?
Nenhuma empresa ou escritório contábil sabia, décadas atrás, quão incontrolável se tornaria o volume de dados que trafegaria pela sua organização no século XXI.
Com isso, a infraestrutura de TI foi sendo construída de forma incremental, o que significou a implementação de um sistema contábil local que, ao se tornar insuficiente, recebeu a companhia de um novo sistema local, em uma bola de neve que foi formando uma verdadeira “colcha de retalhos tecnológica” nas organizações.
Atualmente, muitas empresas convivem com inúmeros softwares redundantes, que não se comunicam e acabam por não levar a organização à velocidade e ao dinamismo que o mercado exige. Na prática, continuam os preenchimentos manuais, os papéis impressos, os arquivos que são guardados em inúmeros locais distintos.
É preciso trocar tudo isso por um ERP em nuvem, que, por ser hospedado em servidores externos, traz escalabilidade e flexibilidade quase ilimitados. Considerando a elasticidade das atuais soluções contábeis, estamos falando de uma implementação que possivelmente será definitiva. ERP e ciclo operacional veloz estão intimamente ligados.
Um sistema de gestão contábil atualizado importa dados de sistemas diversos, atualiza legislação automaticamente, preenche sozinho inúmeros formulários, além de efetuar cálculos com base em processamento de dados atualizados. No cenário fiscal de caos legislativo e infinitas obrigações ao Fisco, inteligência contábil é imprescindível.
Por que contar com o ERP da Alterdata?
Um exemplo clássico dos benefícios da “Inteligência Fiscal” na rotina dos escritórios ou departamentos de contabilidade pode ser dado pelo Pack Alterdata. Trata-se de uma solução contábil completa, hospedada em nuvem privada (com recursos de segurança da informação de nível bancário) e que permite, entre outras facilidades:
- sincronia com as operadoras de cartão para realização de conciliação bancária automática;
- cálculo automático de DARF;
- escrituração automática dos documentos fiscais (Assistente Virtual Alterdata);
- importação de todas as notas recebidas pelo seu cliente no site da Receita Federal;
- agilidade no cadastro de novos funcionários por meio da importação dos dados atualizados do eSocial;
- pré-validadação de informações, que detecta conflitos entre códigos de operação e tributação, notas sem produtos, itens com base para ICMS, porém, sem imposto calculado, erros de cadastro no plano de contas, classificação incorreta de contas contábeis etc.;
- rapidez na emissão de folhas de pagamento com o auxílio de Inteligência Artificial.
Com o crescimento das obrigações burocráticas exigidas pelo Fisco, bem como da quantidade de dados que circula pelas empresas, ter um sistema de gestão contábil de alta performance é fundamental para sobreviver no mercado.
Por mais numerosa e qualificada que seja sua equipe, não há como dar conta, de forma manual, da alimentação de milhares de informações em sistemas legados, que acabam não cumprindo seu papel de transformar digitalmente os escritórios ou departamentos contábeis.
Que tal então dar hoje mesmo o passo decisivo (e definitivo) para a transformação digital de seus processos contábeis? Facilite o trato de sua empresa/escritório junto ao cenário fiscal complexo brasileiro por meio de inteligência de dados: entre agora em contato conosco e conheça mais sobre a solução contábil que vai mudar a dinâmica de sua organização!
