Como você avaliaria a organização da contabilidade no seu negócio hoje? Se tem pesquisado sobre o melhor sistema contábil para sua empresa, provavelmente já enfrenta dificuldades para acompanhar o mercado sem uma plataforma integrada e automatizada de gestão financeira, certo?
Para facilitar a sua busca, preparamos um checklist com os 9 principais fatores que deve levar em conta para não errar na escolha.
Mas antes, entenda por que é necessário aderir a uma solução integrada com módulo contábil?
Em meados dos anos 2000 as ações eram manuais. O cumprimento das obrigações acessórias, por exemplo, era feito por meio de formulários retirados nos postos da Receita Federal. E, nas datas finais de entrega, muitos contadores até pagavam para que seus office-boys dormissem nas filas dos postos fiscais.
Para otimizar essas e outras rotinas e facilitar o acesso a informações, surgiu a contabilidade digital, em que sistemas robotizados importam dados de múltiplas fontes, fazem preenchimentos automáticos, atualizam legislação e parametrizam guias, integrando informações e agilizando as entregas.
Era para ser mais simples fazer a contabilidade das empresas. Só não é assim porque muitos escritórios e departamentos de contabilidade ainda não se adaptaram plenamente a essa era digital. Para se adequar às mudanças, o seu escritório de contabilidade ou departamento contábil precisa substituir seus sistemas legados por uma única solução moderna, inteiramente integrada e baseada em Big Data.
Confira, então, os 9 fatores que nenhum Contador pode esquecer na escolha de um software contábil.
1. Praticidade
Uma solução tecnológica para o negócio deve ser prática, esse é sempre o primeiro quesito que vem à tona. Afinal de contas, mais que custos e desafios da implementação, pensamos no retorno que uma solução de inteligência fiscal pode trazer à rotina produtiva.
Por isso, a escolha do sistema contábil ideal começa, portanto, com um levantamento das necessidades empresariais, identificando qual deles oferece a melhor forma de otimizar processos vitais sem que eles se tornem mais complexos do que são.
Então, busque aquelas soluções que melhor se encaixem no seu planejamento para o futuro, de preferência com a ajuda de uma empresa especializada, que ofereça um serviço completo de implementação desde a fase de estudos.
2. Customização
O melhor sistema contábil é aquele que, entre outras virtudes, oferece elasticidade de adaptação e integração. Cada empresa busca seus próprios processos administrativos e operacionais para conseguir vantagens competitivas no mercado. Sendo assim, a construção de um sistema ao redor do negócio exige espaço para customização dentro da solução contratada.
É importante ressaltar que o mesmo software pode impactar modelos similares de formas diferentes. E isso se estende até seu estilo de gestão. Para aproveitar ao máximo a implementação de um sistema contábil na empresa, ele precisa fornecer as ferramentas necessárias para se adaptar ao modo como o trabalho é feito, à forma como os processos são integrados entre departamentos e ao tipo de resultado que a gestão espera obter com essa solução de inteligência fiscal.
3. Integração
A saúde financeira da empresa depende de vários processos que, muitas vezes, usam softwares diferentes, como estoque, logística, manutenção e gestão pessoal. Por isso, a eficiência de um sistema que reduz custos e aumenta a produtividade está na capacidade de reunir informações em uma central única, integrando processos.
Os melhores softwares contábeis funcionam como o núcleo financeiro da empresa, dando ao gestor uma visão geral de recursos, receitas e despesas, além de apresentar como tudo isso interage entre si ao longo da cadeia produtiva. Oferecem integração com sistemas ERP, facilitando também a rotina operacional, auxiliando no cumprimento das obrigações acessórias, mas também às vendas, gestão de caixa, pontos críticos e lucrativos.
4. Segurança
O melhor sistema contábil do mercado é aquele que traz recursos de controle de acesso (árvores hierárquicas de permissões, backups automáticos e criptografia de nível bancário, por exemplo). Afinal, seus balancetes, demonstrativos de resultados e cópias de declarações são o sistema nervoso da empresa. Vazamentos ou acessos por terceiros não autorizados, portanto, custariam caro à reputação de seu escritório/departamento de contabilidade. É preciso se proteger.
Pense bem: se desperdícios de recursos prejudicam uma empresa, a falta de confiabilidade nos dados e o risco de vazamentos podem gerar consequências muito mais sérias. Basta lembrar que uma porcentagem dos pequenos negócios atingidos por ransomware fecham as portas após o primeiro ataque.
Além de necessária, a transformação digital trouxe esse ponto à tona para todos os setores do mercado. Na prática, uma solução de inteligência fiscal de excelência oferece opções de armazenamento e gerenciamento na nuvem, com controle integrado e módulos de monitoramento para identificação de ameaças.
5. Automação
Se o assunto é gestão estratégica, a automação de processos surge como a forma mais sensata de dar ao gestor o fôlego necessário para estudar a performance do negócio e traçar estratégias para economia e crescimento de receitas.
O melhor sistema contábil escolhido precisa trazer recursos de preenchimento automático no eSocial, importação de Notas Fiscais Eletrônicas, informações da DANFE e até mesmo da Memória Fita Detalhe das impressoras fiscais de sua empresa e clientes com praticidade e rapidez.
Essa automação pode ser implementada em vários pontos do trabalho como, por exemplo, na coleta e na organização de dados para geração de relatórios, no carregamento de tabelas legais ou na atualização de números integrados entre departamentos sem risco de conflito de informações.
6. Suporte
Além de pensar na escolha ideal para o presente, é preciso se preparar também para lidar com o sistema no futuro. Estes devem oferecer suporte amplo (e imediato) para que a organização não perca tempo caso ocorra qualquer problema técnico.
Na hora de comparar opções, a qualidade desse suporte pode ser medida de duas formas:
- por um lado, o apoio pessoal de um bom service desk e uma equipe preparada para um relacionamento próximo entre sistema e cliente;
- de outro, o apoio tecnológico de sistemas intuitivos, fáceis de usar e que tenham documentação disponível para o uso rotineiro de suas aplicações.
Se você encontrar ambos os suportes em uma única solução, já está um passo mais perto de fazer a escolha certa.
7. Custo-benefício
Com as soluções via SaaS (Software como Serviço) é possível ter seu escritório contábil em nuvem por menos de R$ 60 por mês. O custo é extremamente baixo considerando que uma única entrega de declaração fora do prazo pode acarretar a uma empresa multas que ultrapassam os R$ 10 mil.
Além disso, as automatizações reduzem inconsistências e diminuem a pressão de contratação de funcionários no setor administrativo (para preenchimento de planilhas e arquivamento de relatórios, por exemplo).
A própria força de trabalho passa a estar mais concentrada nas decisões estratégicas da empresa. É mais foco e menos burocracia – questões que devem ser avaliadas na hora de pensar no custo de implementação do melhor sistema contábil disponível no mercado.
8. Confiabilidade
Não basta ter um sistema que pareça promissor, mas que apresente inúmeros episódios de instabilidade. Também não adianta ter uma solução contábil que gere erros na importação de valores ou códigos. Um software para gestão contábil precisa ser, sobretudo, confiável, gerando o mínimo possível de chamados.
9. Gerenciamento
Por fim, pensando em um escopo geral de administração financeira dentro das empresas, todos esses itens já citados contribuem para um gerenciamento contábil mais eficiente e otimizado.
Assim, menos tempo do profissional é gasto com rotinas básicas, permitindo que ele foque na estratégia em si. O sistema escolhido precisa ajudar a empresa a alcançar esses objetivos, cobrindo eventuais deficiências na gestão (seja por falta de tempo ou de recursos) e permitindo olhar para frente com mais informações que tragam caminhos seguros para impulsionar o negócio.
Com isso em mente, aposte sempre naquela solução mais gerenciável, completa e flexível, mesmo que, a princípio, o custo pareça ser maior do que você imaginava. É preciso lembrar que automação de sistema contábil não é gasto, mas investimento.
Por que é preciso ter cuidado na escolha do software contábil ideal?
Tecnologia, especialmente na área fiscal, não é commodity. Existe um oceano de soluções contábeis disponíveis no mercado (com amplitude significativa de preços, mas a diferença de performance entre cada produto é imensa, de forma que não basta pensar em TI como mais uma burocracia aquisitiva.
O melhor sistema contábil para a realidade de sua empresa precisa ser completo, para não necessitar fazer “puxadinhos” tecnológicos que não vão contribuir em nada para o aprimoramento de sua performance fiscal/tributária. É preciso conciliar eSocial, escrita fiscal, contabilidade analítica, segurança do trabalho, armazenamento de NF-e e até módulos de departamento pessoal.
Outro cuidado é analisar até qual ponto o sistema automatiza informações. Um exemplo: existem soluções de inteligência fiscal integradas parcialmente ao Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples, PGDAS, que permitem o preenchimento automático dos campos da guia, mas não de uma vez, o processo precisa ser feito de empresa para empresa.
Há outros sem integração nenhuma, que obrigam o Contador a fazer o lançamento manual de todos os dados, como preenchimento do CPF do responsável, CNPJ do negócio, valores e etc..
Por fim, há soluções de inteligência fiscal de alta performance que preenchem a DAS de todos os seus clientes optantes pelo Simples de uma única vez. Imagine a diferença de produtividade entre três escritórios, no final do mês, cada um deles optando por um dos sistemas aqui descritos?
Você precisa, portanto, aliar segurança, flexibilidade, estratégia e controle em uma só solução, observando os cuidados e fatores listados neste artigo.
E então, o que você ainda está esperando? Se você já vem pesquisando para encontrar o melhor sistema contábil para sua empresa, que tal entrar em contato conosco? Nossas soluções oferecem todos esses fatores para tornar sua empresa mais eficiente, econômica e produtiva. Fale agora conosco e não permita que seu escritório contábil perca competitividade por falta do melhor sistema contábil do mercado!
