Está pensando em adotar um sistema integrado para sua empresa, mas ainda tem muitas dúvidas sobre o que vai ganhar implementando essa solução? Calma, porque você definitivamente não está sozinho!
A verdade é que, apesar de muitos diretores e donos de empresa se verem rodeados de questionamentos a esse respeito, é fato: esse tipo de tecnologia está dominando o mercado justamente pela enorme quantidade de vantagens que oferece.
Quer saber que benefícios são esses antes de bater o martelo? Acompanhe os próximos tópicos para entender o que são os sistemas integrados e conhecer 6 das principais vantagens para investir nessa solução agora mesmo!
O que são sistemas integrados?
Você com certeza já ouviu falar bastante sobre o famoso ERP, mas será que sabe o que essa solução tecnológica realmente significa? Basicamente, os sistemas integrados de gestão são softwares ou plataformas que integram processos administrativos, Contábeis e operacionais em um único lugar.
O Enterprise Resource Planning é, portanto, um centralizador de dados e processos que elimina os ruídos entre diversos sistemas paralelos, dando à administração mais poder de decisão sobre qualquer aspecto do negócio.
A solução tem um poder de transformação tão grande que empresas no mundo todo e em todas as áreas de atuação estão buscando ferramentas dessa categoria para otimizar seus sistemas e aumentar sua produtividade.
Quais são os tipos de sistemas integrados?
Os sistemas integrados são ferramentas poderosas e personalizáveis, que podem ser programadas de acordo com as necessidades específicas do negócio. Como existem inúmeras áreas com demandas únicas, foram criados diferentes tipos de sistemas integrados para setores ou processos distintos. Os principais exemplos são os que você vai ver agora!
Contabilidade
O sistema contábil é uma ferramenta planejada para agilizar e automatizar uma série de passos da escrituração fiscal. Entre os recursos desse tipo de solução podemos citar a geração e o envio automático de notas fiscais para a Receita, além do preenchimento de balanços contábeis.
Uma grande vantagem do sistema Contábil está na apuração automática de tributos a serem pagos de acordo com a legislação vigente no município onde a empresa se encontra. Além disso, o sistema permite a análise intermitente de transações financeiras, facilitando a tomada de decisões gerenciais e administrativas, principalmente para a redução de custos.
Gestão imobiliária
Imobiliárias e gestoras terceirizadas de condomínios também lidam com desafios bem próprios. É preciso controlar a inadimplência, enviar boletos e avisos de atrasos para os moradores, além de ainda gerir os recursos de um condomínio com excelência. Todas essas ações podem ser feitas com mais agilidade e segurança em um sistema de gestão imobiliária.
Fora isso, ainda é possível cadastrar imóveis, calcular o pagamento de tributos específicos, como IPTU e ITBI, bem como monitorar a performance da equipe com os índices de produtividade de cada corretor.
Propriedade rural
Não é novidade que a tecnologia é importante também para o campo. Mas você sabia que toda essa importância não se restringe ao uso de maquinário pesado e defensivos agrícolas? A gestão das propriedades rurais também ganha com o uso de sistemas integrados!
Em geral, isso é traduzido em um ERP com recursos voltados para empresas de agropecuária. A solução é capaz de fazer cálculos complexos para a compra de insumos e matérias-primas, consegue integrar dados da colheita ou do abate, além de calcular automaticamente os tributos a serem pagos em toda a cadeia de produção.
Relacionamento com clientes
CRM é sigla para Customer Relationship Manager — gestão de relacionamento de clientes, em tradução livre. Esse tipo de solução é importante para qualquer empresa entender o perfil dos seus compradores e de possíveis clientes. Para isso, o recurso analisa todas as transações do negócio.
Com essas informações, fica muito mais fácil traçar ações de marketing ou entender a penetração da empresa em determinados nichos de mercado. Além disso, o sistema pode ser programado para agir de forma automatizada, seja enviando e-mails para clientes mais fiéis ou divulgando promoções para incentivar que compradores de primeira viagem retornem, por exemplo.
Os sistemas CRM podem até ser independentes dos ERP, mas os ambos funcionam melhor quando integrados. Isso porque as informações sobre clientes e vendas do CRM podem abastecer a base de dados do ERP e vice-versa. Assim, qualquer planejamento estratégico leva em conta desde o impacto direto no público da empresa até seus desdobramentos fiscais e orçamentários.
Por que investir nessa solução?
A adoção de um ERP traz uma série de benefícios práticos e estratégicos para a empresa. Resolvemos focar aqui nos 6 principais que resumem esse poder transformador. Veja só!
1. Padronização de processos
Já na hora de implementar a solução, vê-se o primeiro ganho da adoção de um sistema integrado: o agrupamento de todos os aspectos operacionais em um único ambiente padronizado.
Não só os dados coletados são enviados para o mesmo sistema, mas processos e tarefas também são adaptados ao novo modelo. Com protocolos únicos e fáceis de serem seguidos, acaba restando pouco espaço para falhas humanas e retrabalhos. Além disso, processos mais simples não apenas facilitam o treinamento como dão a todos os colaboradores uma visão mais estratégica do negócio.
Por tudo isso e muito mais, fica fácil perceber como o Enterprise Resource Planning é uma solução que traz ganho prático imediato, bem como um ganho em planejamento para o futuro.
2. Qualidade na análise de dados
Um dos maiores obstáculos envolvendo a saúde financeira e operacional de uma empresa está na definição e na análise de indicadores de performance. Geralmente, a raiz da questão está na coleta de diversas fontes com metodologias diferentes e na dificuldade em comparar números que, muitas vezes, nem sequer são relevantes.
O sistema integrado resolve totalmente essa assincronia ao abraçar diversas fontes e padronizar números para viabilizar uma análise objetiva. Com mais controle sobre os dados, é possível identificar indicadores mais importantes e averiguar de fato a saúde da empresa. O ERP ainda automatiza a organização e fornece relatórios detalhados em muito menos tempo que as soluções tradicionais.
3. Precisão para tomada de decisões
A consequência direta dessa maior qualidade na coleta de indicadores é tornar o papel do diretor mais estratégico, menos braçal. A automatização desses processos oferece a liberdade necessária para o profissional manipular os números como deve, a fim de tomar decisões cada vez melhores.
Essa vantagem vem da natureza centralizadora dos sistemas integrados. Em um só lugar, com indicadores e protocolos padronizados, uma pessoa pode ter a visão macro de toda a operação do negócio.
Com essa solução, é possível cruzar dados financeiros com dados de produtividade, por exemplo, identificando onde o sistema como um todo pode ser otimizado. Além disso, seja na performance da infraestrutura ou de pessoal, passa a ser viável encontrar oportunidades de crescimento e definir investimentos prioritários.
4. Manutenção de um sistema só
Outra grande vantagem dos ERPs é vista em forma de eliminação de custos com contratos paralelos e suporte a múltiplos sistemas para mantê-los sempre disponíveis. Com o recurso, afinal, o negócio troca todos esses sistemas por apenas um, que engloba a operação geral da empresa.
Ter um sistema integrado facilita o suporte, aumenta a performance e garante mais disponibilidade ao diminuir a dependência. Bons provedores de ERP conseguem monitorar o uso e o desempenho do sistema por si só e integrado ao uso dentro da empresa. Dessa forma, a resolução de problemas é rápida e custa significativamente menos.
5. Otimização das operações
No final das contas, todos os ganhos citados até aqui se somam para beneficiar a empresa de forma completa, otimizando a operação como um todo. A solução engloba:
- a padronização e a rapidez com que dados são coletados;
- a tomada de decisões e a implementação de novas estratégias;
- a eliminação de retrabalhos por assincronia de processos;
- o aumento da produtividade focada em um único sistema;
- a facilidade para promover ajustes de indicadores de gestão;
- a redução de custos com contrato e manutenção de infraestrutura.
Como você pode ver, os sistemas integrados são agregadores de soluções para as empresas. Quando a implementação é bem feita, planejada e os funcionários são treinados para tirar máximo proveito da tecnologia, os ganhos em otimização são poderosos.
6. Foco estratégico no core business
Chegamos à última vantagem da nossa lista. E a lógica é simples: com toda a operação da empresa bem estruturada e monitorada, todos podem gastar seu tempo de trabalho focando no crescimento do negócio.
Bons indicadores, informação de qualidade e padronização nos processos: esse é o trio de sucesso para diretores que buscam um papel mais estratégico. Com um ERP, ganha-se de uma só vez todas as ferramentas para corrigir os problemas do presente e planejar as oportunidades do futuro.
Viu como não é à toa que empresas do mundo inteiro estão trocando suas gestões complexas por sistemas integrados? O ERP é uma solução completa para gerenciar e buscar as melhores estratégias de mercado. Se sua ideia é crescer, trate de procurar as melhores opções disponíveis!
Lembre-se de que, ao contrário do que muitos profissionais resistentes tendem a pensar inicialmente, a implementação de um sistema integrado não é cara ou trabalhosa. Na prática, basta traçar uma boa estratégia e contar com um bom parceiro tecnológico!
Pronto para começar? Antes, porém, que tal estudar como um desses tipos de sistema integrado funciona? Leia agora mesmo este e-book sobre como um sistema contábil ajuda no dia a dia empresarial!
