Entenda o que é um sistema contábil

Em um universo corporativo de extrema competitividade como o de hoje, o mantra empresarial mais entoado pelos gestores é redução de custos. Na prática, o permanente enxugamento das despesas objetiva aumentar a margem de lucro para que a organização mantenha sua sustentabilidade ao longo dos anos. O detalhe é que isso exige muita tecnologia e treinamento para extrair o máximo das novas ferramentas.

Recursos como um bom sistema contábil é solução indispensável para qualquer contador — especialmente o brasileiro, que tem o desafio diário de lidar com centenas de leis tributárias confusas e uma infinidade de obrigações acessórias de alta complexidade. Mas o que é um sistema contábil? O que ele oferece de benefícios à rotina dos contadores? Se você também tem essas dúvidas, chegou ao post certo.

Nos próximos tópicos, não só responderemos a essas perguntas como alertaremos sobre a iminente impossibilidade do exercício da profissão sem o auxílio de um software dessa natureza. Confira agora mesmo!

Por que transformar dados em conhecimento estratégico?

A agilidade na obtenção de informações sob os mais diversos enfoques é condição fundamental para se manter forte em uma era em que os dados são os mais valiosos ativos que uma organização pode ter.

Conhecer antecipadamente os dados contábeis do exercício permite, por exemplo, que a companhia altere suas estratégias empresariais. Já a automatização de cálculos evita erros, reduzindo a possibilidade de a empresa cair na malha fina. Enquanto isso, importar informações substitui o preenchimento manual de guias, aumentando a produtividade da corporação.

Continua aí se perguntando o que é um sistema contábil? Pois ele é tudo isso e muito mais!

Que funcionalidades o sistema traz para ajudar o escritório?

Rastreabilidade e importação de dados

Entenda: um sistema contábil é um instrumento de facilitação da escrituração fiscal. A maioria dos sistemas desse tipo consegue, por exemplo, trazer diretamente da Receita Federal todas as notas fiscais dos clientes, o que viabiliza a apuração de tributos com rapidez e segurança.

Outra vantagem é a rastreabilidade, uma vez que todos os lançamentos possuem link para a conferência de seu movimento de origem — como notas fiscais e duplicatas.

Atualização de legislação

Em 2014, indignado com a monstruosidade da legislação nacional, um advogado tributarista decidiu compilar todo o ordenamento jurídico fiscal em um único livro. O resultado? Uma publicação de mais de 40 mil páginas e 7,5 toneladas! E esse cenário explica com perfeição como é difícil ser contador no Brasil.

Que profissional tem, de cabeça, todo o normativo tributário brasileiro? Como se manter atualizado considerando que o país publica, em média, 46 leis sobre o tema a cada dia útil? É simplesmente impossível atuar em alto nível sem a ajuda de softwares contábeis que fixem em seus cérebros eletrônicos toda essa diversidade de informações. Por essas e outras, muitos sistemas do tipo já vêm com recursos de atualização legislativa automática.

Entender o que é um sistema contábil passa por conhecer essa funcionalidade, fundamental para que o profissional da área não incorra em multas por puro desconhecimento sobre atualizações recentes ou novas publicações legais.

Apuração automática de tributos

Responda sem pestanejar: você sabe apurar, de cor, a nova sistemática de recolhimento do ICMS interestadual? A resposta provavelmente foi não, certo? E nada mais natural! Consideremos uma venda de mercadoria iniciada no Paraná com destino à Bahia, feita em 2017. Partindo do conhecimento de que a alíquota interestadual aplicável é de 7% (valor recolhido ao Paraná) e que o produto está vinculado a uma tributação de 17% ao estado da Bahia, a diferença a ser recolhida será de 10% de ICMS. Mas calma, porque tem mais.

Desses 10%, ainda é preciso separar 40%, que serão destinados ao estado de origem (Paraná), enquanto os outros 60% vão para a unidade federativa de destino (Bahia). Por incrível que pareça, até poderíamos continuar, mas vamos parar por aqui porque o exemplo já cumpriu bem seu papel. Complexo, não?

Justamente por isso existem os softwares contábeis! Sem essa ajuda, ficaria bem complicado fazer todos esses cálculos diariamente, só com planilhas do Excel. Um sistema contábil também é, portanto, uma solução eletrônica capaz de automatizar apurações complexas de tributos — como a do novo ICMS. Com essa solução, o profissional não ganha só em tempo e produtividade, mas ainda reduz as chances de erros.

Automatização da escrituração

E se, além dos cálculos, você também conseguisse mapear suas contas contábeis, permitindo ao sistema criar automaticamente partidas dobradas no momento em que as operações se materializam em outros setores — como estoque ou vendas? Implementando uma solução contábil de alta performance, funcionalidades como essa estarão disponíveis para elevar a produtividade do time, reduzindo custos, retrabalhos e inconsistências.

Integração dos dados

Antes dos sistemas contábeis, as empresas trabalhavam com diversas soluções isoladas: era uma plataforma para o departamento jurídico, outra para o estoque, outra para o setor de vendas e, é claro, outra para a contabilidade. Mas será que isso funcionava satisfatoriamente, uma vez que todos os dados que circulam na empresa são de interesse de todos os setores?

Pense bem: uma venda deve gerar uma baixa automática no sistema de estoque, que, por sua vez, deve disparar um alerta ao setor contábil para que faça a devida redução no ativo circulante do balanço da empresa — redução em no item mercadorias e acréscimo no item caixa, se a compra for feita à vista. Tudo é interligado!

Quando essas conexões não são feitas de forma automática, podem surgir muitos percalços, como a venda de um produto que não existe mais no estoque ou a subscrição de um valor do demonstrativo de resultados que não tem relação com a realidade. Sua empresa passa por isso corriqueiramente? Então você deve não somente saber o que é um sistema contábil, mas sonhar com ele permanentemente!

Quando a organização conta com um software contábil como módulo de um ERP global, o resultado é visto em forma de fluxo consistente de dados, com as informações fluindo uniformemente por todos os setores.

Essa integração faz, por exemplo, com que as decisões relacionadas à gestão de custos sejam tomadas com base nas transações globais da empresa. Diferentemente dos dados parciais e estimados colhidos manualmente, em longos períodos de conciliação de informações entre diversos departamentos, um sistema contábil levanta os custos de forma precisa e em poucos minutos.

Além disso, os desencontros na comunicação simplesmente deixam de existir e todos os dados são consolidados em tempo real, gerando relatórios que servem como bússola para as decisões empresariais.

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Comments

  • Carlos fernando
    25/06/2018 at 14:48

    Muito legal

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