Seu sistema de gestão contábil é flexível? Ele é capaz de automatizar suas rotinas? É hora de pensar sobre isso.
O aumento exponencial da quantidade de informações que trafegam nas empresas tem colocado em xeque o investimento feito por muitas delas em sistemas legados, pouco flexíveis e limitados ao armazenamento local (no Brasil, o volume de dados cresceu 800% nos últimos 7 anos).
Considerando que, até o surgimento do modelo SaaS (Software como Serviço), aplicações, hardwares e ativos de rede eram adquiridos na medida estrita das necessidades (não havia escalabilidade), não é de se espantar que muitas organizações tenham sido obrigadas, ao longo dos anos, a sobrepor tecnologia de forma incremental, acumulando-a desordenadamente sem integração alguma.
O resultado desse Frankenstein tecnológico, sobretudo na contabilidade, foi:
- a coexistência de múltiplos sistemas de gestão que não dialogam entre si;
- o excesso de atividades manuais;
- as falhas recorrentes;
- a perda de qualidade na gestão fiscal.
É por isso que, hoje, ter um ERP em nuvem é crucial. Mas como implementar um sistema de gestão contábil definitivo, único e escalável? É isso que você vai conferir agora!
Qual a importância de contar com sistema de gestão contábil?
O Brasil tem hoje nada menos do que 66 tributos, os quais se desdobram em uma montanha de obrigações acessórias (muitas delas redundantes) e tornam insalubre a vida do contador no País.
Segundo levantamento do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), na última pesquisa sobre o tema, em 2017, o Brasil tinha exatamente 97 obrigações acessórias perdidas em meio a 3.790 normas, o que equivale a 5,9 quilômetros de folhas impressas em papel A4.
Para piorar, essas leis se alteram constantemente, fazendo com que seja impossível fazer gestão contábil sem inteligência computacional.
Um sistema de informação fiscal baseado em computação em nuvem é dotado de imensa capacidade de processamento de dados, o que permite transformar dados brutos em informações gerenciais imprescindíveis para a tomada de decisão de CFOs (Chief Financial Officer — diretor financeiro) ou CAOs (Chief Accounting Officer — diretor de contabilidade).
Com isso, esse ERP contábil garante a emissão de relatórios contábeis e de estudos de análises de risco, preenchimentos automáticos de balanços/DREs, geração rápida de folhas de pagamento e até mesmo controle de produtividade de funcionários.
Outra virtude fundamental desse tipo de tecnologia é a possibilidade de importar as notas recebidas pelo seu cliente diretamente do site da Receita (integração), de forma que o escritório contábil não precise mais perder tempo (e ganhar desgaste) ao ter que pedir, todos os meses, as notas emitidas junto às empresas assessoradas.
Quais as vantagens de um ERP para contabilidade?
Você já viu acima muitas razões para trocar seus sistemas legados por uma solução integrada e unificada, que seja capaz de homogeneizar todos os setores da empresa. Mas há muito mais.
Ter um sistema para o financeiro, um para o jurídico e outro para a contabilidade apenas contribui para ampliar as distâncias entre os departamentos, suscitando rivalidades e uma visão estrábica do “todo” (cada um trabalha apenas para seu setor e perde a noção global dos processos internos).
Em termos práticos, um sistema de gestão contábil em nuvem garante, entre outras funcionalidades:
- DIRF Receita 8045 reduzida à conferência de valores;
- automatização dos DREs;
- cálculo automático de tributos;
- importação de lançamentos diversos, derrubando drasticamente o tempo de preenchimento de informações;
- conciliação automática de extratos bancários;
- redução de erros e inconsistências em declarações;
- atualização autônoma da legislação;
- pré-validador de dados lançados (como identificação de conflitos entre códigos de operação e tributação, classificação incorreta de contas contábeis, ausência de centro de custo etc.).
O resultado dessa profunda atualização tecnológica é a redução de custos, a padronização das operações, o aumento da segurança sobre os processos de negócios, a rapidez no acesso à informação, a descentralização e a melhoria da produtividade (inclusive porque o sistema pode ser visualizado em qualquer lugar, a partir de um smartphone com acesso à Internet).
Como implantar um sistema de gestão contábil?
Embora não haja uma regra definida, existem alguns passos comuns de quem implementa, com sucesso, uma solução contábil de alta performance. Vamos ver alguns deles.
Identifique suas necessidades
O primeiro passo para ter sucesso na implementação de um sistema de gestão contábil não é a efetiva instalação do software, mas sim a realização de uma análise minuciosa de seus processos internos (como em um fluxograma).
Nessa etapa, o setor precisará diagnosticar, por exemplo, quais rotinas manuais precisam ser abolidas, quantos sistemas o departamento utiliza (necessidade de integração), quais fontes externas de informação devem ser importadas, além dos gargalos de armazenagem e busca de documentos.
Defina o escopo de sua solução contábil
A partir de uma Análise SWOT, por exemplo, você encontrará as fraquezas, ameaças, forças, oportunidades das rotinas de seu departamento ou escritório contábil. Uma vez que você já sabe o que deve ser aprimorado, fica mais fácil moldar o escopo do sistema de gestão contábil que você precisa trazer e personalizar.
Escolha um ERP completo
Um sistema de gestão contábil completo é aquele que é parte integrante de um ecossistema global de soluções empresariais. Não adianta ter um software que automatize DRE se o fluxo de caixa da empresa é feito no Excel.
Da mesma forma, não adianta integrar a importação das notas fiscais junto à Secretaria de Fazenda (Sefaz) se todo o controle dessas notas é feito de forma precária em diretórios locais. Sua empresa precisa de inteligência operacional, o que significa adotar uma solução que, em si mesma, traga módulos contábeis, financeiro, de RH etc.
Trabalhe com um planejamento de personalização
Um sistema de gestão contábil que funciona bem para uma grande empresa pode não ter efeito prático algum sobre uma PME. Seguindo esse mesmo raciocínio, as soluções de um escritório de contabilidade devem apresentar funcionalidades diferentes das que rodam em um departamento contábil empresarial.
Assim, crie um plano de personalização para apresentar ao provedor do sistema, de forma a adequar o produto o máximo possível ao universo dos seus serviços de contabilidade.
Prepare-se para a migração de dados
Essa fase é crucial para o sucesso de sua iniciativa de modernização tecnológica. Engloba um período em que todos os funcionários devem atuar em uma espécie de “força-tarefa” para digitalizar documentos físicos e agregar arquivos digitais alocados em diversas fontes, a fim de que o novo sistema contábil possa, efetivamente, centralizar todas as informações que circulam na empresa.
Crie uma rotina de feedbacks para melhorias
É importante que todos os usuários do departamento ou escritório trabalhem juntos na agregação de sugestões e críticas, no intuito de entregar novos caminhos ao fornecedor para o aprimoramento contínuo de seu sistema de gestão contábil.
Pois bem, hoje você viu não somente como implementar uma solução para escritórios ou departamentos de contabilidade, mas, principalmente, por que é essencial modernizar suas rotinas fiscais, evitando inconsistências, atrasos e perdas de prazo.
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