No mundo corporativo, é cada vez mais difícil separar boas práticas de gestão do uso de equipamentos tecnológicos. E quando o assunto é contabilidade, campo especialmente complexo e vulnerável a erros, a tecnologia pode ser mais que uma aliada de primeira hora, mas sim um verdadeiro diferencial competitivo!
Pensando nisso, vamos discutir neste post a importância de incluir uma solução do tipo no seu negócio. Em seguida, vamos listar alguns dos principais critérios a serem levados em conta para você escolher o melhor software contábil de acordo com as necessidades e possibilidades da sua empresa. Confira!
Qual a importância de contar com o melhor software contabilidade?
Principalmente se a empresa busca ter mais competitividade e acompanhar mudanças rápidas de mercado, a inclusão da tecnologia na gestão é um caminho sem volta. Na área contábil, essa é uma necessidade ainda mais importante, já que, além dos ganhos práticos no dia a dia de trabalho, soluções tecnológicas contribuem para simplificar as complexas tarefas de gestão de dados.
Como exatamente se dá essa ajuda? Pois conheça a seguir alguns dos principais benefícios da inclusão de um software contábil no seu negócio!
Aumento de produtividade
Uma das principais buscas de gestores contábeis no que diz respeito à tecnologia é a automação e a otimização de processos relacionados com suas funções rotineiras — muitas delas realizadas de forma manual no passado.
Coleta e cruzamento de dados, verificação de valores, elaboração de relatórios, comparação de números: tudo isso pode passar de longas horas preenchendo planilhas a apenas alguns cliques!
O ganho de produtividade que um software contábil traz é significativo e acontece desde o primeiro dia. Com isso, você e sua equipe conseguem ampliar a cartela de clientes sem ter que aumentar a estrutura ou comprometer a qualidade do serviço.
Economia de tempo
Outra grande consequência da automação de tarefas contábeis é o tempo que sobra para ser dedicado a outras funções. Com essa solução, você passa a trabalhar menos em tarefas manuais, podendo aproveitar para aprimorar seus serviços, dar mais atenção aos clientes ou até diminuir a carga de trabalho para melhorar sua qualidade de vida.
Confiabilidade dos dados
Atenção: ao contrário do que muita gente pode pensar, mais produtividade em menos tempo não significa menos qualidade de trabalho. Aliás, muito pelo contrário!
Um bom software contábil oferece uma estrutura prática e confiável de armazenamento, verificação e manipulação de dados. Com isso, você não precisa revisar números dezenas de vezes, nem perde informações porque um documento foi acidentalmente jogado fora. Todos esses dados estão sempre disponíveis, sendo gerenciados de um dashboard centralizador.
Segurança das informações
Uma outra grande vantagem dessa estrutura diz respeito à proteção que um bom software contabilidade garante às informações. Lembre-se do seguinte: quanto mais importantes os dados se tornam para a gestão de um negócio, mais valiosos se tornam também para criminosos virtuais.
Nesse sentido, o ERP contábil automatiza o monitoramento de uso do sistema e faz um controle de acesso inteligente para garantir que os usuários visualizando as informações tenham permissão para tal. Essa é uma forma de tirar essa preocupação da cabeça, facilitar o acesso aos dados sem deixar a segurança de lado e economizar os investimentos em tecnologia, concentrando-os em soluções mais completas.
Quais são os principais pontos que definem o melhor software contábil?
Para garantir todas essas vantagens e maximizar o uso de soluções tecnológicas na sua empresa, a qualidade do software contratado faz uma enorme diferença. Listamos aqui uma série de pontos, critérios e requisitos que você deve considerar ao comparar soluções para decidir qual é o melhor software contabilidade no seu caso. Veja!
Funções
Antes de mais nada, pense nos objetivos que a empresa pretende alcançar ao adotar um software de gestão contábil. Para isso, é preciso entender quais problemas o programa pode resolver.
Um desafio recorrente para os contadores é, por exemplo, lidar com o alto volume de informações solicitados na Escrituração Fiscal, que precisam ser processados de maneira rápida e, ao mesmo tempo, segura. Com um bom software contábil, é possível cumprir essa tarefa de forma simples, uma vez que o programa apura automaticamente guias federais como DARF e DAS em um único processo.
Além dos aspectos fiscais, o software de gestão contábil também precisa dar conta de rotinas internas da empresa, como o cálculo de folhas de pagamento de acordo com faltas, bonificações, salário-base e encargos trabalhistas.
Nesse ponto, vale ressaltar que o software contábil precisa ter poder de integração com os demais sistemas da empresa, como os ERPs. Dessa forma, os contadores conseguem usar e compartilhar informações com outras áreas em um único sistema, tornando o trabalho mais fluido.
Reputação
Toda empresa minimamente experiente conhece a maneira certa de contratar um fornecedor: pesquisando por preços, comparando condições de pagamento e, principalmente, investigando se as alternativas são confiáveis ou não. Pois siga os mesmos passos na hora de escolher seu software contábil!
Para isso, veja se a empresa mostra cases de sucesso em seu site, com os próprios clientes dando depoimentos sobre o que acharam do sistema e os benefícios de sua implementação, por exemplo. Você também pode entrar em contato com alguns clientes e pedir um feedback mais detalhado, incluindo condições de pagamento, tempo para a adaptação dos funcionários e qualidade do atendimento prestado.
Suporte
Na prática, soluções de Tecnologia da Informação podem demandar um tempo a mais de adaptação para profissionais de outras áreas. Assim, embora os softwares contábeis estejam cada dia mais intuitivos, é bem provável que sua empresa precise de apoio técnico se surgirem problemas ou mesmo dúvidas da equipe. O que fazer nesses casos?
Saiba desde já: por melhor que seja o software contábil, ele precisa estar acompanhado de um bom suporte, que preferencialmente funcione todos os dias da semana e possa ser acionado por telefone, e-mail ou mesmo virtualmente, como por Skype. Também é importante lembrar que o suporte deve se estender a alguns serviços específicos da área de TI, como a atualização constante do programa e recursos para evitar quedas ou instabilidades.
Por fim, procure conhecer o tempo de resposta da fornecedora da solução em caso de problemas. Você pode perguntar, por exemplo, dentro de quantas horas a empresa garante o restabelecimento do sistema depois de relatado um problema.
Consultoria
Suporte e atendimento são requisitos básicos na hora de escolher o melhor software contábil. Mas também é preciso levar em conta que, além das dúvidas do dia a dia, sua empresa pode precisar de um processo de treinamento e adaptação mais amplo, a fim de conseguir usar todas as potencialidades do sistema.
Pensando nisso, procure por empresas que ofereçam um bom serviço de consultoria, com a fornecedora indo até sua empresa para entender a rotina de trabalho do setor contábil e verificar o nível de uso do sistema. Caso identifique funções esquecidas ou subutilizadas, o consultor dá as orientações necessárias para a equipe passar a usá-las.
Proteção
Como dados contábeis são especialmente delicados, qualquer roubo ou desvio de informações pode causar danos para a imagem e as finanças da empresa. É preciso, assim, escolher softwares comprovadamente seguros.
Para tanto, verifique se o programa usa sistemas de autorização a fim de permitir diferentes níveis de acesso aos dados. Também é importante saber se o software conta com sistemas de criptografia adequados para proteger suas informações, se possui certificados de segurança e qual é o nível de segurança dos servidores usados.
Mobilidade
No tópico anterior, só faltou falarmos que a maioria dos softwares contábeis modernos usam a nuvem para armazenar e proteger suas informações. Esse tipo de solução é bastante vantajoso por vários motivos, incluindo o preço. Afinal, a nuvem tende a ser mais barata que um servidor local físico, que exige o investimento em equipamentos caros, um espaço devidamente climatizado e manutenção in loco.
Além da redução dos custos, no entanto, é preciso lembrar que a nuvem é uma grande aliada da mobilidade. Com ela, passa a ser possível acessar o sistema contábil da empresa via qualquer dispositivo ligado à internet — seja ele um computador, um tablet ou um smartphone.
Também é importante conferir se as versões para dispositivos móveis do sistema contábil são realmente úteis, apresentando boa usabilidade em aparelhos com telas pequenas e poder de processamento menor. Veja se, mesmo nesses dispositivos teoricamente mais limitados, ainda é possível promover ações reais, como o download de balancetes, a leitura de gráficos e até o compartilhamento de determinadas informações entre usuários.
Demonstração
Assim como ninguém compra um carro sem fazer um test drive, peça uma demonstração ao fornecedor da solução antes de fechar negócio. E essa dica continua válida mesmo se você tiver certeza que encontrou o melhor software contábil disponível no mercado, ok?
Em geral, essas demonstrações são gratuitas, embora tenham um tempo de uso restrito e algumas funcionalidades possam estar limitadas. Mesmo assim, é a oportunidade de que sua empresa precisa para conhecer melhor a solução na prática e verificar se ela se enquadra em suas necessidades do dia a dia.
Por onde começar sua pesquisa pelo melhor software de contabilidade?
Agora que você tem uma boa ideia sobre os principais critérios para escolher o melhor software contábil, é hora de buscar aquelas soluções que trarão todos os benefícios da tecnologia para sua gestão. Afinal, o melhor software será aquele que se encaixar bem na sua estratégia de produtividade, tiver um suporte especializado e funcionalidades que realmente contribuam para o crescimento do seu negócio.
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