Software para contadores: conheça os benefícios

Cabe à contabilidade de qualquer empresa planejar, executar e controlar ações com o objetivo de maximizar os lucros do negócio. Com todas essas funções, é simplesmente impossível manter todos os dados contábeis reunidos em planilhas e documentos dispersos.

Nesse cenário, a empresa não seria capaz de tomar decisões rápidas e certeiras. Por essas e outras é que o uso de softwares para contadores tem crescido muito nos últimos anos.

Mas atenção: o investimento em softwares de contabilidade precisa ser feito com critério para que o negócio tenha resultados reais com o investimento. Preparado para fazer essa escolha?

Ao longo deste post, destacamos alguns dos principais benefícios que um software para contadores pode trazer para qualquer empresa, além de também trazer uma pequena checklist do que considerar na hora de escolher seu software contábil. Vamos lá?

O que um software para contadores pode fazer por você?

Confira a partir de agora as principais vantagens de contar com um software contábil no seu negócio!

Centralização de informações

Quem ainda trabalha no sistema planilha eletrônica mais documentos físicos certamente enfrenta grandes dificuldades em reunir dados de forma que se tornem estratégicos. A análise de cenários e tendências leva muito tempo, bem como a chegada a conclusões que possam contribuir verdadeiramente para a tomada de decisão.

Já com um software para contadores, você mantém todos os dados de seus clientes em um único local, podendo confrontar informações, acompanhar históricos e analisar relatórios específicos, extraídos por meio de filtros inteligentes.

Essa centralização também é benéfica quando se trata de recuperar dados com rapidez. Imagine se um cliente solicita um relatório gerencial e você pede uma semana para entregá-lo!

Otimização de processos

Um dos grandes benefícios proporcionados por um software para contadores é visto em forma de capacidade para otimizar processos, reduzindo o tempo despendido em tarefas burocráticas e manuais.

Imagine consolidar 100 notas fiscais manualmente, por exemplo. Quantos colaboradores seriam necessários para fazer essa tarefa todos os dias? Pois acredite: com um software contábil, é possível reduzir esse esforço para uma única pessoa, com apenas algumas horas de trabalho de dedicação à tarefa. O mesmo acontece com a emissão e o envio de documentos fiscais, tributários e trabalhistas, entre outros.

Com o escritório contábil funcionando no piloto automático, os profissionais passam a ser requisitados para tarefas de maior importância, que realmente exigem a aplicação de seus conhecimentos. Assim, tanto o operacional como o estratégico saem ganhando!

Confiabilidade dos dados

A verdade é que o trabalho manual nunca é 100% seguro. Uma leve distração ou um simples erro de digitação já pode comprometer a confiabilidade dos dados, prejudicando não só o escritório contábil como também os clientes! As possibilidades são muitas: um prazo perdido gera multas, um tributo recolhido erroneamente gera juros e taxas, um dado esquecido pode configurar sonegação e assim por diante.

Com um software para contadores, no entanto, os riscos de algo dessa natureza acontecer são praticamente nulos. O sistema é parametrizado segundo as leis e normas vigentes, fazendo cálculos e lançamentos de forma automática. Também transmite relatórios completos sem precisar de intervenção humana, o que traz maior segurança para a gestão contábil.

Adequação às normas

Cada segmento de mercado possui características próprias, com normas legislativas e tributárias específicas, certo? Isso exige do escritório contábil um conhecimento amplo e diversificado. O detalhe é que nem sempre temos acesso a profissionais especializados nas áreas para as quais trabalhamos. Nem por isso, contudo, você precisa deixar de atender um cliente!

Um software para contadores permite que você defina as regras de cálculos segundo o nicho de cada empresa atendida, o que se traduz em eficiência e qualidade no atendimento aos clientes. Com a parametrização do sistema, você garante adequação legislativa e tributária sem a necessidade de aumentar os custos de folha de pagamento.

Vale ressaltar aqui que eventuais mudanças legislativas e tributárias que afetem a atividade dos contadores são promovidas pelo próprio fornecedor do software, eximindo o escritório contábil de ter que fazer novos investimentos em tecnologia ou acrescentar funcionalidades.

É o caso, por exemplo, dos módulos do SPED Fiscal que vêm sendo liberados aos poucos. Sempre que a Receita Federal lança novas adequações, o fornecedor do software contábil tem a responsabilidade de incrementar a solução, disponibilizando as funcionalidades para os clientes.

Qualidade no atendimento

Investir em um software para contadores não traz benefícios apenas para a equipe do escritório. Entenda: todas as mudanças benéficas que acontecem no dia a dia do escritório contábil acabam, direta ou indiretamente, refletindo na qualidade dos serviços prestados aos clientes!

Relatórios mais completos, análises intuitivas, dados dispostos de forma clara e objetiva: tudo isso facilita a tomada de decisão e confere maior segurança ao cliente no que se refere à performance contábil da empresa. A personalização do atendimento é outro diferencial que pode ser observado ao implementar um sistema contábil.

Cada cliente passa a ser único, tendo suas necessidades atendidas de forma exclusiva. E é claro que isso traz melhores resultados. Afinal, clientes satisfeitos recomendam seus serviços!

Como escolher o sistema contábil ideal para seu escritório?

Agora que os maiores benefícios de adotar um software para contadores estão na ponta da língua, aprenda a escolher o melhor sistema contábil para seu escritório!

Defina suas necessidades

Para escolher o software contábil ideal, você precisa, antes de mais nada, conhecer a fundo o funcionamento do escritório. Para isso, mapeie todos os processos. A partir dessa análise, você é capaz de identificar quais funcionalidades o software para contadores deve ter para satisfazer suas expectativas.

Faça um teste

A aquisição de um software contábil é uma grande decisão. Afinal, esse sistema tem a missão de automatizar a operação do escritório e trazer maior confiabilidade aos dados. Nesse sentido, antes de bater o martelo, é fundamental testar a solução para verificar se ela realmente está de acordo com o que você espera. Uma demonstração por 15 ou 30 dias já costuma ser suficiente.

Priorize a nuvem

Softwares locais têm alto custo de implementação e manutenção. Isso sem contar que engessam a gestão do seu escritório! Nesse caso, para extrair qualquer relatório ou obter qualquer informação, o profissional precisa estar em sua mesa de trabalho.

Por sua vez, um software contábil na nuvem traz flexibilidade e escalabilidade ao negócio. Os dados ficam disponíveis a qualquer hora e de qualquer lugar, bastando ter acesso à internet. Além disso, essas soluções têm a capacidade de crescer em parceria com o escritório. Assim, quanto mais clientes você capta, mais espaço é concedido para armazenar e gerenciar dados contábeis.

Confirmou que está mesmo precisando de um software para contadores? Entre em contato conosco!

 

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