ERP para supermercados: como funciona e quais são as vantagens?

Em uma era em que a gestão de dados divide as empresas vencedoras das estagnadas, é difícil imaginar uma varejista de alimentos que consiga sobreviver sem um ERP para supermercados.

Durante o período inflacionário nacional, nos anos 80 e 90, muitos pares do setor alcançavam alta lucratividade com facilidade, o que acontecia pelo intenso giro dos estoques e pelas sucessivas remarcações de preços. O problema é que essas particularidades ajudavam a encobrir falhas graves de gestão no setor.

Com a estabilização econômica, ficou claro que os supermercados precisam reduzir custos de operações, tornar seus processos mais ágeis e trabalhar com dados mais precisos. Também ficou evidente que tudo isso impacta diretamente a qualidade do negócio, desde a precificação ao relacionamento com o consumidor. A evolução tecnológica passou a ser fator-chave para o sucesso desses negócios.

Não importa se você tem um mercadinho de bairro ou uma grande rede de atacarejo: sem controle total dos estoques, cruzamento de dados de fornecedores e conciliação bancária automatizada, é impossível crescer. Pronto para entender a importância de ter um ERP para supermercados? Então fique de olho no nosso post de hoje!

Antes de mais nada, o que é um ERP?

Na década de 80, a gestão de supermercados era feita com relatórios datilografados. Já nos anos 90, um computador 486 era usado como repositório de informações financeiras, com a ajuda de planilhas eletrônicas. Anos mais tarde, surgiram os primeiros sistemas de gestão, de armazenamento local, que se dedicavam a departamentos específicos.

O detalhe é que o que parecia bom em um primeiro momento acabou se transformando em um problema ao longo do tempo. Nesse contexto, os supermercados foram crescendo e passaram a ter que conviver com dados descentralizados, espalhados pelo software financeiro, pelo sistema contábil e pelo recurso responsável pela gestão dos estoques. Por sua vez, os supermercados pequenos se mantiveram no improviso, gerindo com base em planilhas do Excel.

O resultado dessa negligência operacional não foi nada bom para o segmento. Quer saber o que explica as altas taxas de fechamento no setor varejista alimentício? Sucessivas rupturas de estoque, expiração da validade de produtos, perda de dinheiro por divergências na conciliação de cartões… É uma verdadeira bagunça gerencial.

Mas nada de desespero! Um ERP para supermercados serve exatamente para tirar o negócio dessa escuridão de amadorismo, colocando-o em um ambiente de gestão verdadeiramente profissionalizada, com base em alta tecnologia.

ERP é sistema de gestão integrada. Ele unifica os dados dos diversos departamentos de um supermercado, desde o RH ao estoque, interligando a comunicação entre colaboradores, facilitando a elaboração de estratégias e reduzindo custos administrativos do estabelecimento.

Alocado em nuvem, esse sistema permite que a gestão do supermercado seja feita a partir do smartphone, em qualquer lugar do mundo, desde que se tenha acesso à internet. Além disso, para os pequenos estabelecimentos, o sistema proporciona a migração do limitado Excel para um universo de inteligência artificial, que passa por análise preditiva de estoques, formulação de preços com base no cruzamento de dados da concorrência e automatização na reposição de produtos.

Portanto, é evidente que esse upgrade na gestão varejista culmina em aumento de faturamento causado pelo controle de custos, pela redução de perdas, pelo melhor giro dos estoques e pelo alinhamento financeiro. Um ERP para supermercados é, portanto, um verdadeiro cérebro eletrônico de uma varejista de alimentos. E isso vale tanto para as grandes redes como também para os pequenos comerciantes!

Por que usar um ERP para supermercados?

O grande erro de muitos gestores é não saber diferenciar despesa de investimento. Enquanto algumas despesas são inevitáveis, reduzindo o lucro líquido da empresa, certos investimentos são imprescindíveis, ampliando o lucro mesmo tendo que descontar seu custo de implantação. É o caso do investimento em TI para supermercados.

O ônus financeiro de implementar um sistema de gestão integrada para uma varejista de alimentos costuma ser superado rapidamente pela imensa economia de custos resultante da modernização de processos. Você duvida?

Saiba que uma das maiores redes de supermercado do país implementou um sistema que coletava dados dos consumidores, seja a partir do caixa ou do sistema de vendas pelo site. A solução usava algoritmos e cruzamento de dados para mapear a frequência de cada consumidor e seus produtos prediletos, além dos clientes sumidos.

Periodicamente, o software listava os consumidores que haviam deixado de frequentar as lojas da rede, disparando a seus e-mails cupons personalizados, com descontos que chegavam a até 80% em seus produtos favoritos. Imagine receber um desconto de 80% para comprar aquele seu chocolate preferido!

O resultado não poderia ter sido outro: uma redução drástica nas taxas de churn e aumento significativo nos índices de fidelização. Detalhe: esse sistema de Big Data só conseguiu ser implantado com sucesso porque a empresa já havia centralizado seus dados em um ERP para supermercados. Percebeu como as possibilidades são amplas para quem trabalha gestão de dados de forma séria?

Quais as vantagens de um sistema para supermercados?

Conciliação das vendas com cartões

Considerando que o ciclo de pagamento com cartões dura 30 dias e que, se as compras são feitas mediante parcelamento no crédito, as operadoras também parcelam os depósitos ao varejista, responda: como você sabe que tudo o que foi vendido nas maquinetas de cartão foi devidamente depositado em sua conta? Como você sabe que os valores parcelados estão sendo pagos corretamente? E como você sabe que as taxas aplicadas são as acordadas?

Fica impossível juntar milhares de recibos das maquinetas para conferir todos manualmente com seu extrato bancário, não é verdade? Pois um ERP para supermercados pode trazer um módulo de conciliação automática de cartões exatamente para fazer essa auditoria e não deixar sua loja perder dinheiro.

Trabalho com RFV

Já ouviu falar em Recência, Frequência e Valor? Trata-se de um trabalho de conhecimento aprofundado do público-alvo que permite elaborar campanhas personalizadas, ser mais preciso na comunicação com os clientes, entender quais marcas agregam valor ao supermercado, entre diversas outras ações.

Previsão de estoque

Na hora de negociar com o fornecedor, como você calcula as necessidades da sua loja? Já aconteceu muitas vezes de produtos estragarem ou de faltarem mercadorias antes do recebimento de novos lotes? Saiba: isso acontece por falta de inteligência operacional no cálculo de estoques.

Um sistema para gestão de supermercados tem recursos para mensuração estatística da demanda de cada período, considerando a série histórica da loja, flutuações sazonais por datas comemorativas, além de diversos dados externos. O resultado é o cálculo automatizado do Ponto de Pedido e Lote Econômico de Compra, evitando gastos desnecessários e aumentando o giro dos estoques.

Alinhamento com o Fisco

Você sabia que as operadoras de cartões de crédito são obrigadas a entregar anualmente a Declaração de Operações com Cartão de Crédito (DECRED)? Pois é por meio desse documento que a Receita confronta as declarações com cartões e receita auferida. Uma simples inconsistência pode resultar em multas, exclusão do Simples Nacional e até indiciamento por crime contra a ordem tributária.

Análises gerenciais

Esses sistemas integrados conseguem elaborar uma curva ABC dos fornecedores, permitindo ao setor de compras entender, por exemplo, quais são os produtos e os fornecedores críticos ao supermercado. Processos de controle de caixa e resultados do PDV também são auferidos com muito mais facilidade.

E então, quer proporcionar todo esse dinamismo à sua loja e implementar um ERP para supermercados que mude a história do seu negócio? Entre em contato conosco!

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