Se você busca otimizar a gestão da sua oficina mecânica, saiba que o fluxo de caixa é uma das principais ferramentas à sua disposição. Ele se refere às movimentações do caixa, tanto entradas quanto saídas.
O fato é que muitos gestores consideram cansativa a rotina que envolve o controle do fluxo de caixa. Pode até ser, dependendo dos meios utilizados para realizar essa gestão.
Independentemente de ser cansativo ou não, o fluxo de caixa requer total atenção. Trata-se de uma ferramenta que monitora o presente e projeta o futuro financeiro da empresa. Além disso, permite o pagamento todas das despesas e mantém o negócio no azul.
Continue a leitura para ver como a gestão do fluxo de caixa da sua oficina é importante e veja dicas práticas para controlá-lo!
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é um recurso gerencial que informa e controla as movimentações financeiras da sua oficina mecânica. Sua metodologia permite analisar, revisar e realizar previsões sobre a realidade financeira do negócio.
As previsões podem ser a curto, médio e longo prazo, pois os dados utilizados vêm de referências importantes, que são as contas a pagar e receber.
Quem faz a gestão do fluxo de caixa, portanto, consegue negociar, planejar e investir sem comprometer a estabilidade orçamentária da oficina mecânica. Note que vem daí sua importância.
Para que serve o fluxo de caixa?
Ao contrário do que alguns gestores imaginam, o fluxo de caixa não traduz os resultados financeiros da oficina mecânica. O caixa pode estar negativo agora, mas basta haver a previsão de muitos recebimentos na próxima semana que ele estará positivo.
O contrário também pode acontecer, ou seja, o caixa positivo agora e a previsão de estar negativo em um curto prazo, pois muitas contas deverão estar pagas. Em ambas as situações, um incremento no capital de giro pode ser a solução.
Se você deseja olhar lucratividade da sua oficina mecânica, a ferramenta certa é a Demonstração de Resultados de Exercício, ou DRE. Papo para outro artigo, ok?
Voltando ao fluxo de caixa, seu objetivo é controlar melhor as entradas e saídas financeiras realizadas na empresa. Por isso, contribui de modo efetivo para a tomada de decisões na oficina. Quer um exemplo?
Chegou a hora de repor o estoque de determinado item que costuma sair uma vez por mês. Para manter o fluxo de caixa no azul, você pode pedir um prazo de pagamento que vai além do período mínimo para a venda.
Quando você direciona sua atenção ao fluxo de caixa da oficina mecânica, consegue dividir melhor as despesas ao longo do mês. É o caso de conseguir separar períodos de pagamento, ou seja, fornecedores em um dia, funcionários em outro e despesas fixas em uma data distinta das anteriores.
Esse tipo de divisão faz com que as saídas fiquem melhor distribuídas ao longo do mês, sem que estejam acumuladas. É exatamente esse acúmulo que contribui para o caixa no vermelho, provocando atrasos e o consequente pagamento de juros e multas.
Como controlar o fluxo de caixa na oficina mecânica?
Listamos a seguir dicas práticas para você controlar o fluxo de caixa da sua oficina mecânica. São ações simples que podem ser implementadas imediatamente. Veja:
Comece sabendo quanto tem o seu caixa
Não tenha medo de ver quanto tem o seu caixa atual. Muitos gestores ignoram essa informação e deixam a conferência para os dias de recebimento, apenas para não visualizar possíveis números negativos. Aproveite para checar quanto tem no banco e nos investimentos.
Lance as próximas despesas
Hora de registrar e categorizar as movimentações. Comece lançando as próximas despesas, desde as despesas com água e energia elétrica até o salário dos funcionários. Note que elas são despesas fixas, ou seja, recorrentes.
Coloque as entradas programadas
O próximo passo é registrar as entradas programadas que já estão previstas. No entanto, separe os recebidos à vista dos que vêm a prazo.
Quando o recebimento vier parcelado, tal e qual a compra do cliente, anote apenas o valor que será recebido naquele mês. Caso antecipe essa informação, poderá se confundir e esperar um recebimento maior do que o que virá.
Não deixe nenhuma anotação de fora
Toda a movimentação financeira da oficina mecânica precisa ser registrada, não apenas as contas fixas. Sendo assim, coloque gastos eventuais, como reparos, um lanche para a equipe ou a multa por ter pago uma conta atrasada.
Categorize as movimentações
Aproveite que está organizando as contas da sua oficina mecânica para categorizá-las. Evite ficar apenas nos “gastos” e “ganhos”. Crie subcategorias, contemplando salários, despesas extras, suprimentos, fornecedores e o que mais envolver dinheiro dentro do negócio.
Aproveite para cortar gastos desnecessários
Gastos desnecessários existem, ok? Com o controle do fluxo de caixa em mãos, será possível observar despesas que não deveriam ocorrer. A compra de toner de tinta todo mês para uma impressora que mal é utilizada, por exemplo, é um gasto desnecessário.
Como acompanhar o fluxo de caixa?
Quer saber como acompanhar o fluxo de caixa sem que seja uma tarefa chata e trabalhosa? O segredo está na escolha da ferramenta para fazer isso.
Caneta e caderno, por exemplo, demandam um esforço hercúleo da sua parte. Uma planilha também, pois você precisa inserir manualmente cada informação. E agora?
O fluxo de caixa da oficina mecânica pode ser feito com a ajuda de um sistema de gestão. Esse tipo de ferramenta se conecta com as diferentes fontes de renda e despesa para contabilizar cada entrada e saída.
Uma ferramenta assim dispensa a inserção manual de dados. Desse modo, você pode trabalhar com o foco na revisão, extraindo relatórios que fornecem as informações necessárias para ter insights e tomar decisões.
Quem implementa um sistema de gestão para controlar o fluxo de caixa da oficina consegue tornar essa rotina ainda mais prática e nada enfadonha. Ao mesmo tempo, direciona o foco para as ações que proporcionam resultados positivos.
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