Gestão Contábil

Quais as rotinas contábeis de um escritório e como otimizá-las?

4 Mins de leitura

Comandar um negócio, principalmente com rotinas contábeis pode ser uma tarefa desafiadora, principalmente para empresas que atuam no segmento de contabilidade. Seu ambiente de trabalho é repleto de informações, documentos, planilhas e demais elementos que fazem das rotinas contábeis ainda mais desafiantes.

Para dar conta das exigências e demandas de todos os clientes, o escritório contábil precisa contar com uma boa equipe e com processos internos eficientes em cada etapa de tramitação. Isso significa que as rotinas precisam ser organizadas e otimizadas em torno de uma estrutura eficiente. Para entender como colocar essas ideias em prática, continue a leitura e confira nossas dicas!

Qual é a rotina de um contador?

A rotina de um contador é bastante diversificada e tem inúmeras atribuições e tarefas a serem efetuadas diariamente. Em geral, é dividida entre a coleta de dados e documentos esparsos e a produção de informações precisas e detalhadas obtidas por meio desses materiais.

Assim, o trabalho contábil exerce um papel determinante para o processo de tomada de decisão gerencial, principalmente por conta da avaliação de indicadores e da criação de relatórios minuciosos sobre os negócios de seus clientes.

Quais são os maiores desafios e dificuldades?

Trabalhar no ramo contábil pode ser bem desafiador, mas se você encontrar meios de otimizar a organização do escritório tudo ocorre bem. Nesse tipo de negócio, a exigência com prazos, obrigações fiscais e prestação de informações corretas tende a apresentar dificuldades, caso não se tenha ordem no ambiente de trabalho.

Uma boa maneira para assegurar que tudo ocorra bem é investindo em tecnologias e direcionando o escritório para atender os princípios da contabilidade 4.0. Além disso, existem outras formas de ter uma rotina eficiente e assegurar que tudo saia conforme o planejado. Abaixo, listamos algumas práticas que podem ajudar com esse objetivo. Continue a leitura e descubra mais sobre isso!

Como organizar as rotinas contábeis de forma eficiente?

Conseguir organizar a rotina para aumentar a produtividade e melhorar o desempenho durante as atividades profissionais pode agregar muito, melhorando a performance de um escritório contábil. Ao fazer isso, é possível atender as expectativas do cliente com um trabalho bem feito. Se você quer entender como otimizar seu dia a dia, confira nossas dicas!

Separe os departamentos

Independente se o escritório é de grande ou pequeno porte, ter os departamentos bem definidos é essencial para ter tarefas bem organizadas e uma rotina eficiente. Com isso, você assegura que todas as atividades sejam entregues no prazo e sem erros.

Outro benefício de adotar a definição de setores e ter responsabilidades bem definidas para cada um deles é que os funcionários vão saber exatamente o que deve ser feito. Assim, você evita sobrecarregar uma única pessoa e ainda consegue mensurar os resultados entregues por cada setor.

Mapeie os processos

Com um mapeamento dos processos e demandas do escritório, você consegue identificar quais são as etapas que o compõem, como transcorre o fluxo de cada setor e entende o que é preciso para melhorar a rotina contábil.

Portanto, ao realizar um mapeamento você obtém uma visão mais ampla de todas as tarefas cotidianas de seu escritório, viabilizando a definição de um planejamento que lhe ajude a melhorar os fluxos e ter uma rotina de trabalho mais organizada.

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Organize as tarefas

Falando em organização, outro ponto importante para ganhar eficiência em seu escritório é ordenar as tarefas que precisam ser realizadas. Para fazer isso, você pode determinar qual colaborador deve efetuar cada atividade e padronizar procedimentos para que os erros sejam evitados.

Além disso, uma boa dica para melhorar a organização da rotina de sua empresa é investir em automação contábil. Existem diversos processos que podem ser efetuados de forma automática. Com isso, você poupa tempo em trabalhos mecânicos e consegue destinar a energia de toda a equipe para atividades mais estratégicas.

Capacite as equipes

Investir em capacitação e treinamento para a equipe é cada vez mais importante para empresas que desejam alcançar sucesso. Portanto, proporcione aos seus colaboradores conhecimentos e métodos que facilitem o trabalho cotidiano deles.

Dessa forma, ao se depararem com tarefas que possam gerar alguma dificuldade, eles terão o conhecimento para sanar o problema e garantir a agilidade necessária a fim de entregar as obrigações contábeis e assegurar a satisfação do seu cliente.

Classifique e delegue as tarefas

Saber atribuir tarefas aos colaboradores e não centralizar tudo é importante para que seu escritório contábil tenha um bom desempenho e seja organizado. Dessa forma, você não se sobrecarrega e também consegue motivar seus colaboradores, que se veem como parte do empreendimento.

Para conseguir fazer uma boa distribuição das atividades da empresa, é necessário que você as classifique e entenda como os departamentos podem ajudar a desenvolvê-las. Além disso, conhecer as aptidões de cada colaborador é bastante útil nessa ação. Ao aplicar essas dicas é possível ganhar eficiência nas rotinas contábeis e evitar que surjam problemas.

Invista em tecnologia

Investir em soluções tecnológicas para o seu escritório contábil pode ajudar a ganhar eficiência e ter mais organização no dia a dia. Existem atualmente diversos softwares contábeis que possibilitam terminar as tarefas com agilidade e simplicidade. Com o uso dessas soluções, você ganha um forte aliado a fim de entregar todos os deveres necessários.

Como a tecnologia pode ajudar?

O desenvolvimento de inovações tecnológicas contribuiu para diversos setores e não diferiu com o segmento contábil. A criação de sistemas, ferramentas online e armazenamento em nuvem são exemplos de soluções que afetam diretamente a rotina de profissionais da contabilidade, tornando o cotidiano bem organizado e tranquilo.

Com tais recursos, você pode fazer cálculos tributários em poucos minutos, organizar a folha de pagamento com alguns cliques e ainda ter a certeza de que nenhum cálculo foi feito de forma equivocada. Assim, há possibilidade de automatizar diversas tarefas e reduzir os riscos de falha no processo contábil, protegendo os clientes de resultados imprecisos e de problemas com o fisco.

Viu como a tecnologia pode contribuir para facilitar as rotinas contábeis? Para conseguir atender com excelência cada um de seus clientes, é necessário contar com recursos que ajudem no comprimento das tarefas e realizem as atividades mais mecânicas do trabalho. Assim, sua equipe fica com mais tempo disponível para a produção de relatórios detalhados e análises que impactam diretamente seu resultado.

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Sobre o autor
Diretor da Vertical Contábil da Alterdata.
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