Fluxo de caixa: entenda como organizar as finanças em tempos de crise

A crise econômica e sanitária evidenciou muitos gaps de eficiência nas organizações brasileiras. Além da baixa tecnologia das empresas, pois muitas não tinham sistemas em nuvem para colocar seus negócios “rodando” a distância, são nítidas também algumas dificuldades na gestão financeira — especialmente na compreensão do fluxo de caixa.

Embora a crise exista para todos, da mesma maneira como um vendaval destelha mais facilmente as estruturas mais frágeis, companhias obsoletas e muito dependentes dos processos manuais, sem controles financeiros tecnológicos, tendem a sofrer muito mais que sua concorrência de vanguarda.

Pensando nesses desafios, preparamos este artigo sobre como realmente enxergar um fluxo de caixa, qual sua importância e as maneiras adequadas de organizar suas finanças em tempos de crise. Confira!

Será que você realmente sabe o que é fluxo de caixa?

Infelizmente, a maioria dos gestores, principalmente das PMEs, tem apenas uma noção intuitiva do que seja esse poderoso instrumento de gestão financeira. Mas é preciso saber mais.

Para fins de esclarecimento, fluxo de caixa é uma representação gráfica e cronológica que projeta todas as entradas e saídas da empresa ao longo de um período.

Trata-se de um dos principais recursos de avaliação da saúde financeira da organização, já que integra o caixa central com extratos de contas correntes, contas de aplicação, além de previsão de receitas e despesas.

Por que o fluxo de caixa é importante?

Para entender a importância da Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC) é preciso conhecer minimamente as duas perspectivas de lançamentos usadas na contabilidade: o regime de caixa e o regime de competência.

Enquanto o regime de caixa considera o lançamento no momento do efetivo recebimento ou dispêndio, no regime de competência o valor é creditado/descontado na data do fato gerador. Essas duas visões são essenciais e se complementam, especialmente quando falamos de compras e pagamentos a prazo.

A maioria dos instrumentos contábeis segue o regime de competência, como é o caso do Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE). Aqui, todos os créditos e baixas já são computados em sua totalidade no ato da operação, ainda que haja parcelas prestes a vencer.

Se você tem um débito em seis parcelas com fornecedores, por exemplo, a data da nota fiscal será o fato gerador para lançamento do valor na DRE, independentemente da diluição mensal desse parcelamento. O mesmo vale às receitas de um cliente que comprou parcelado.

Embora essa perspectiva seja excelente para entregar uma visão macro do fluxo contábil e econômico, ela também tem desvantagens, sendo a mais clara não enxergar quanto dinheiro a empresa tem disponível em cada momento do exercício.

Aqui entra a importância do fluxo de caixa! Com o perdão da redundância, ele atua sob o regime de caixa, o que significa que cada evento é lançado na data de sua ocorrência real — “efetivo momento do recebimento ou dispêndio”, lembra? Isso nos dá uma visão realista do capital da empresa, já computando o imenso emaranhado de receitas parceladas e os desembolsos sucessivos.

Enquanto um instrumento que segue o regime de competência apresenta uma foto 360° das mutações contábeis/financeiras, os que adotam o regime de caixa entregam aquele frame exato de cada microssegundo de seu negócio. Compreendeu agora por que você precisa levar a sério esse recurso?

Qual o papel da organização financeira empresarial?

Há alguns anos, o Sebrae divulgou um estudo riquíssimo sobre a mortalidade das empresas no Brasil. A pesquisa chegou a dados assustadores, que ajudam a entender por que quase 60% dos negócios nacionais fecham as portas dentro dos cinco primeiros anos. O levantamento ainda revelou que:

• 39% dos gestores de empresas falidas não sabiam qual o capital de giro necessário ao negócio;
• 31% não sabiam qual o investimento necessário para colocar a empresa em funcionamento;
• 42% não calcularam o nível de vendas para cobrir custos;
• 50% não determinaram o valor do lucro pretendido.

A gestão financeira sistematizada e apoiada em tecnologia está para uma empresa como um painel de bordo está para o piloto de um avião: não é possível levantar voo sem os melhores indicadores, bússolas, altímetros e mapas referenciais. Assim é com o gestor, que precisa mapear suas possíveis receitas e despesas, desafios do mercado, custos de produção e necessidades de investimentos — reduzindo os riscos do futuro.

Instrumentos de planejamento financeiro, como fluxo de caixa, DREs, balanços patrimoniais e metas de vendas, existem para subsidiar sua tomada de decisão, a fim de permitir que você conduza sua embarcação com a certeza de chegada ao destino idealizado. Sem intuições, sem achismos, mas com gestão por dados.

Como organizar um bom fluxo de caixa em tempos de crise?

Você viu até aqui o que é fluxo de caixa, as razões pelas quais ele é importante, as diferentes formas de analisar a movimentação de capital e por qual motivo precisa mergulhar na gestão financeira sistematizada. Mas como sair da teoria e partir para a prática?

Você precisará se cercar de todas as ferramentas financeiras possíveis, sendo a mais importante delas o fluxo de caixa. A alimentação desse documento depende previamente da estimativa das seguintes variáveis, por pelo menos seis meses:

• previsão de vendas e prazos de recebimento;
• previsão de compras e prazos de pagamento;
• extrato bancário corporativo atualizado e seus respectivos saldos;
• levantamento de todas as vendas a receber (vendas já realizadas);
• levantamento de todos os compromissos firmados (compras feitas junto aos fornecedores).

Com essas informações em mãos, você vai elaborar uma planilha com uma lista de todas as receitas previstas e, abaixo, todas as mínimas despesas firmadas. Obviamente, fazer todas essas contas manualmente é bastante complicado, especialmente porque elas se renovam a cada dia. O ideal, portanto, é contar com um software de gestão empresarial com módulo financeiro.

Vale lembrar que é preciso considerar a conciliação de cartões em sua projeção de receitas, o que significa cruzar cada recibo das maquinetas com cada lançamento em sua conta bancária. Isso apenas reforça a ideia de que é virtualmente impossível fazer um controle financeiro de excelência sem um ERP de alta performance.

Quais as melhores práticas de organização de finanças da empresa?

Fazer uma gestão financeira de alto nível passa por um conjunto de ações simultâneas, como:

• fazer a conciliação bancária de forma automatizada;
• digitalizar todos os documentos fiscais, centralizando recibos, contratos e duplicatas em um só lugar;
• não misturar contas pessoais com empresariais (isso vale para contas bancárias);
• elaborar um plano financeiro anexo ao plano de negócios, com alcance de mercado, metas para carteira de clientes, ticket médio, custos de produção, capital de giro mínimo, receitas/despesas no exercício, entre outros fatores etc.

Também é fundamental sistematizar todos os ingressos e dispêndios em um fluxo de caixa com atualização periódica, além de recorrer ao microcrédito emergencial em vez da “facilidade” do crédito automático do banco. Afinal, muitos governos estaduais lançaram linhas de financiamento especiais durante a pandemia.

Por fim, é recomendável criar uma parceria de confiança com um seleto grupo de fornecedores no lugar de trabalhar com suppliers “ciganos”, que se sucedem constantemente, atuando com planejamento de suprimentos antecipado e relação de longo prazo — virtudes que ajudam a reduzir o custo médio dos insumos.

Que erros devem ser evitados ao organizar as finanças?

Como citamos ao longo do artigo, um dos principais erros do gestor é subestimar a importância do fluxo de caixa. Outro é usá-lo desconectado de instrumentos de controle contábil, como DREs e balanços. Mas há ainda outras questões.

Muitos empresários não sabem calcular o preço real de seus serviços, o que deve ser feito analisando o custo de produção usualmente adotado pelo mercado, além de uma margem alinhada ao também praticado pelos demais players do setor.

Você viu que, quando se trata de fluxo de caixa, é imprescindível fugir de equívocos gerenciais. Podemos citar, nesse sentido, o ato de confundir conta bancária pessoal e empresarial ou recorrer a linhas de financiamento pessoal com taxa de juros maior do que o crédito à pessoa jurídica. Portanto, somado a isso, não se esqueça de fazer um controle de contas a pagar/receber e, sobretudo, ter um sistema de gestão para automatizar todo esse gerenciamento, combinado?

Quer injetar profissionalismo e precisão em seu controle de finanças empresariais? Então, entre em contato conosco e descubra como pode ser simples manter um fluxo de caixa atualizado!