10 dicas para a redução da inadimplência no escritório de contabilidade

Redução da inadimplência no escritório de contabilidade: você precisa ficar atento a essa questão, do contrário, poderá sofrer com os efeitos dessa realidade pela qual passa o Brasil. Saiba mais a respeito, a seguir!

Reflexo direto do cenário econômico fragilizado do país, o número de pessoas com algum tipo de pendência financeira cresceu nos últimos anos. Com menos dinheiro circulando e a taxa de desemprego mais elevada, as pessoas começaram a demonstrar dificuldade para honrar seus compromissos.

Segundo aponta um levantamento feito pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) e pelo do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil), o ano de 2018 fechou com crescimento de 4,4% em relação ao final de 2017. No total, foram 62,6 milhões de consumidores com débitos em atraso e com restrições no CPF em dezembro de 2018 — o que totaliza aproximadamente 41% da população adulta.

Em meio a esse cenário conturbado, as empresas credoras precisam encontrar formas de trabalhar a redução da inadimplência. Tendo em vista a importância de se contar com clientes que paguem seus compromissos em dia, preparamos este artigo listando 10 medidas que podem contribuir para a redução da inadimplência no escritório de contabilidade. Acompanhe!

1. Aja preventivamente

Atualmente, existem diversas ferramentas por meio das quais pode-se saber qual é o histórico de pagamento de um cliente. Por mais que seja tentador receber uma nova proposta no seu escritório, é preciso tomar cuidado antes de fechá-la. Um cliente mau pagador trará mais prejuízos do que lucros.

Por isso, vá atrás dos órgãos de defesa do consumidor, do SPC e do Serasa, para buscar informações sobre a atual situação do cliente. Caso ele já tenha sido cliente de outro escritório de contabilidade, procure saber sobre o seu histórico de relacionamentos no setor antes de fechar o negócio.

2. Reveja sua carteira de clientes

O maior indicador de que algo pode não estar bem com a saúde financeira dos seus clientes é a sua própria base. Se você tiver uma visão global de toda a sua carteira, poderá acompanhar o histórico deles e controlar como estão os pagamentos. Não há problemas quando um cliente atrasa um mês de pagamento — principalmente se ele não tiver muitas pendências no histórico.

Nesse caso, vale a conversa para entender os motivos do atraso, que podem estar ligados até mesmo a uma pequena desorganização. Mas quando o cliente começa a atrasar dois ou três meses de pagamento, ele começa a prejudicar o fluxo de caixa do seu escritório.

Não deixe a cobrança para depois! Procure o cliente e converse com ele. Se não encontrarem a solução, o melhor é não prosseguir no relacionamento, pois ele poderá causar problemas no futuro.

3. Busque formas de pagamento que evitem esquecimentos

Quando você tem clientes que, com alguma frequência, esquecem-se de efetuar pagamentos, a solução pode ser mais simples do que você imagina. Muitas vezes um cliente não tem problemas financeiros, mas é desorganizado e acaba atrasando, mas para o seu escritório o ônus pode ser muito grande.

Por isso, busque formas de pagamento que o ajudem a se organizar também. A primeira providência é abolir o recebimento de cheques, principalmente se for de terceiros. Pagamentos à vista devem ser uma prioridade.

Para isso, a melhor solução é buscar parcerias com bancos para emitir boletos com data de vencimento. Você também pode contratar um DDA (Débito Direto Autorizado), que realizará o débito direto na conta do cliente.

4. Utilize um sistema de gestão e mapeamento do processo de pagamento

Quando o assunto é a inadimplência, um dos cuidados mais importantes para manter esse indicador em níveis saudáveis para a sua empresa é a partir de uma gestão mais qualificada da carteira de clientes, de modo a ter uma visibilidade maior sobre a situação geral deles.

No entanto, controlar cada contrato de forma manual, por exemplo, é bastante complexo e lento, além de não oferecer toda a visibilidade de que necessita para compreender a dimensão da inadimplência no seu escritório. Dessa forma, o caminho mais indicado a se seguir é o da automação, por meio de um sistema de gestão.

Com um sistema robusto centralizando todas as informações importantes, como datas de pagamento, cancelamentos de contratos, recebimentos em aberto, entre outros dados, fica muito mais fácil compreender a real situação da inadimplência, além de tornar mais produtivo o acompanhamento da régua de cobrança, por exemplo.

5. Acompanhe os números diariamente

Para se ter um controle eficiente do nível de inadimplência dos seus clientes, acompanhar números e estatísticas diariamente é praticamente uma obrigação da sua empresa. Saber quantos deles estão em atraso, qual é o tempo médio desse atraso, valor total dos débitos em aberto, por exemplo, é essencial para a definição de planos estratégicos para realizar as cobranças.

Com esses dados atualizados, é mais simples para os gestores entender a gravidade da situação e o quanto ela afeta o financeiro do negócio. Dessa forma, pode-se optar por estratégias de cobrança mais ou menos incisivas, determinar a flexibilidade nos acordos e definir prazos para o pagamento.

6. Tenha uma régua de cobrança efetiva

A régua de cobrança é uma ferramenta muito importante para o acompanhamento de todo esse processo. Ela funciona como uma linha do tempo, sendo responsável por indicar quais pagamentos estão mais próximos do vencimento ou já venceram, além de ser fundamental na hora de alertar sobre atrasos, suspensões ou cancelamentos por inadimplência.

Com uma régua de cobrança bem organizada, você pode estabelecer prioridades no processo de cobrança, além de alertar seus clientes sobre a proximidade do vencimento de algum débito, por exemplo, evitando o esquecimento ou o não pagamento deliberado.

Na prática, a régua de cobrança acaba se tornando uma ferramenta de otimização da relação do escritório com o cliente, já que permite interações precisas, lembrando o cliente dos seus pagamentos, seja por SMS, telefone ou carta, demonstrando atenção e zelo.

7. Ofereça uma área do cliente com as cobranças e outras facilidades

Outra estratégia que pode contribuir fortemente com a redução da inadimplência no escritório de contabilidade é a estruturação de uma área do cliente voltado para as cobrança e oferta de outras facilidades. Dessa forma, ele poderá encontrar mais liberdade para debater a sua situação, procurando alternativas vantajosas e efetivas para não se tornar inadimplente ou reverter esse quadro.

Essa área do cliente pode ser treinada para atender a pessoas com diferentes perfis de dívidas. Assim, por exemplo, clientes com dívidas de menor valor e mais recentes podem encontrar condições facilitadas para sair dessa situação, da mesma forma que cliente com dívidas mais antigas e de valor mais elevado poderão encontrar uma equipe treinada para ofertar as melhores soluções para o seu problema, seja renegociando ou parcelando, seja retirando os juros, por exemplo.

8. Suspenda o serviço quando necessário

A suspensão dos serviços prestados, em muitos casos, pode ser uma alternativa viável para evitar que o cliente se torne inadimplente ou agrave a sua situação de inadimplência. Uma dica é suspendê-los após o cliente incorrer em atrasos por repetidas vezes. Essa é uma forma de penalizar o mau comportamento, além de minimizar os riscos de prejuízos ainda maiores.

Evidentemente, essa é uma medida que deve ser utilizada com certa prudência e em casos mais específicos, já que a relação com o cliente pode ficar bastante desgastada quando o serviço é suspenso por falta de pagamento. No entanto, como dito, há situações em que acaba sendo melhor não manter relações com pessoas que tomam muito tempo e recursos da empresa.

9. Esteja disposto a fazer acordos

Essa é uma das principais dicas que se pode dar quanto o objetivo é reduzir a inadimplência. Isso porque diversos podem ser os motivos que levaram o cliente a se tornar inadimplente. Por isso, é fundamental estabelecer uma comunicação mais próxima, de forma a entender as particularidades de cada caso.

Somado a isso, é necessário ainda estar disposto a fazer acordos. Na maioria dos casos de inadimplência, o devedor até tem interesse em saldar a sua dívida, mas não encontra que se encaixa no seu orçamento. Por essa razão, é muito importante que a equipe do escritório esteja aberta a negociações, fazendo concessões e ajudando o cliente no que for possível.

Nesse ponto, é muito importante reforçar todas as medidas citadas anteriormente, pois muitas deles ajudam você a ter mais visibilidade sobre os processos de cobrança e, também, sobre a real situação financeira da empresa. Dessa forma, as negociações podem ficar mais estratégicas e economicamente viáveis — já que, por exemplo, não é saudável conceder um desconto em uma dívida quando o orçamento do escritório já está bastante comprometido.

10. Não deixe de cobrar

Se mesmo depois de todas as ações anteriores seu cliente entrou em débito, não deixe de cobrá-lo por isso. Algumas vezes, ao lidar com aqueles mais próximos, é comum gerar vínculos de amizade, o que não pode impedir conversas mais sérias e às vezes necessárias, como é o caso de uma cobrança.

Assim sendo, se o seu cliente está em débito com a sua empresa, não hesite em chamá-lo para uma conversa. Exponha a situação e explique o quanto é importante para o seu escritório a regularização da situação. Com a abordagem correta, você certamente conseguirá resolver o problema sem embaraços ou prejuízos na relação.

Por fim, como foi possível perceber, a redução da inadimplência no escritório de contabilidade está associada a uma série de boas práticas. Conhecer cada uma delas abre os horizontes do seu negócio, permitindo-o adotar uma postura não só preventiva, mas também corretiva, com o objetivo de resguardar a sua saúde financeira e a boa relação com o cliente.

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