11 dicas para a redução da inadimplência no escritório de contabilidade

Com a crise financeira pela qual o Brasil está passando, cresceu muito o número de clientes inadimplentes. A pandemia instaurada desde o início de 2020 também contribuiu com os números a partir do fechamento de diversas empresas e o aumento do desemprego no país.

Agora, com menos dinheiro circulando no mercado, as pessoas começaram a demonstrar dificuldade ao honrar com seus compromissos. Diante desse cenário, é importante que as empresas credoras encontrem formas de trabalhar para contornar os desafios sem comprometer as finanças em tempos de crise.

Para os contadores não poderia ser diferente, já que a inadimplência na contabilidade é um risco que afeta o negócio. Pensando na importância de contar com os clientes para que paguem em dia e contribuam com a sustentabilidade da empresa, preparamos algumas dicas a fim de reduzir a inadimplência no seu escritório de contabilidade. Não deixe de conferir!

1. Aja preventivamente

Por mais tentador que seja receber uma nova proposta e aumentar a carteira de clientes, é necessário tomar cuidado antes de fechar negócios em momentos de crise. Afinal, é preciso ter em vista que um mau pagador trará mais prejuízos que lucros.

Atualmente, existem diversas ferramentas por meio das quais é possível saber do histórico de pagamento de um cliente. Sendo assim, vale a pena buscar informações sobre a atual situação do seu contratante.

Caso ele já tenha sido cliente de outro escritório de contabilidade, procure saber sobre seu histórico de relacionamentos no setor antes de fechar o acordo. Outra dica é ter um histórico interno na empresa para conferir clientes ativos com pendências.

2. Busque formas de pagamento que evitem o esquecimento

Quando você tem clientes que se esquecem de efetuar pagamentos com alguma frequência, a solução pode ser mais simples do que imagina. Isso porque, muitas vezes, a questão não é simplesmente financeira, mas de desorganização — o que prejudica a quitação em dia.

Por isso, uma dica é buscar formas de pagamento que ajudem o cliente a se organizar, evitando prejuízos no escritório. A primeira providência deve ser abolir o recebimento de cheques, principalmente se for de terceiros, e priorizar o pagamento à vista.

A melhor solução, nesse cenário, é buscar parcerias com bancos para emitir boletos com data de vencimento. Você também pode contratar um Débito Direto Autorizado (DDA), que realizará o débito direto na conta do cliente.

3. Reveja sua carteira de clientes

O maior indicador de que algo pode não estar bem com a saúde financeira dos seus clientes é sua própria carteira. Se você tiver uma visão global de todos os seus contratantes, poderá acompanhar o histórico deles e fazer o controle de inadimplência.

Não há problemas quando alguém atrasa um mês de pagamento — principalmente se for um bom cliente e o período de crise não estiver favorável. Nesse caso, vale conversar para entender os motivos do atraso, que podem estar ligados até mesmo a uma pequena desorganização.

Por outro lado, se o contratante atrasar dois ou três meses de pagamento, isso tende a prejudicar o fluxo de caixa do escritório. Nesses casos, não deixe a cobrança para depois e investigue as causas. Se não encontrarem a solução, o melhor é não prosseguir no relacionamento.

4. Automatize processos

Automatizar os processos da empresa, especialmente os de cobrança, também ajuda a evitar grandes dores de cabeça. Além de liberar os colaboradores para outras atividades mais estratégicas, ainda reduz a inadimplência entre os clientes ativos.

Atualmente, existem diversos sistemas integrados que permitem realizar essas tarefas. As funcionalidades, por exemplo, podem gerar alertas de SMS automáticos aos clientes na data próxima ao vencimento, o que evita o perigo de esquecimento.

Há ferramentas que alertam sobre o envio do nome ao serviço de proteção ao crédito, informando sobre pendências no pagamento. E é possível contar com serviços de cobrança digital com segunda via de boleto ou criar chatbot para interagir com o devedor em caso de dúvidas.

5. Não deixe de cobrar

Mesmo depois de todas as ações anteriores o contratante entrou em débito? Não deixe de cobrar o cliente inadimplente por isso. Algumas vezes, lidamos com tal proximidade, que acabamos nos tornando amigos, mas isso não pode impedir conversas mais sérias, e às vezes necessárias.

Há inúmeras maneiras de tratar do problema mantendo a tranquilidade, o respeito e a parceria. Caso surja alguma situação nesse sentido, o melhor é explicar ao cliente o quanto é importante para seu escritório a regularização da pendência.

6. Consulte um serviço de proteção ao crédito

Um ponto importante para reduzir a inadimplência na contabilidade, como visto, é o controle de novos clientes que desejam fechar negócio. Uma das formas é consultar um serviço de proteção ao crédito, como SPC e SERASA.

Isso permitirá entender o histórico do contratante e verificar se ele é um bom pagador. Os órgãos citados, inclusive, disponibilizam serviços compatíveis com seu ramo de negócio, de modo que seja possível fazer uma análise dos novos consumidores online.

7. Invista em processos claros de cobrança

A inadimplência na contabilidade pode ser combatida com processos transparentes de cobrança. Isso significa que é fundamental que o cliente esteja consciente de cada etapa de pagamento, desde o fechamento do contrato até o vencimento do boleto, por exemplo.

Do mesmo modo, é necessário que o escritório tenha uma gestão de ativos rígida e saiba o que tem a receber. Caso contrário, além de lidar com equívocos ou esquecimentos por parte do contratante, a empresa poderá se perder em relação às próprias cobranças.

Para evitar esses problemas, organize cada etapa do cliente inadimplente. Por meio de estratégias eficazes, é importante ter certeza de que ele sabe das datas de vencimento, que é lembrado do pagamento antes do vencimento e que entende as consequências da inadimplência.

8. Abra possibilidades de negociações

Diante de algumas situações, apesar de a cobrança ser necessária, é importante que o escritório esteja aberto a propostas e renegociação de dívidas. Isso porque, dependendo do valor, a entrada com processos judiciais tende a ser ainda mais custosa do ponto de vista financeiro, sem contar o possível desgaste comercial com outros clientes.

Em casos extremos, é preciso considerar as parcerias e como a empresa é vista pelo público. Portanto, tente oferecer acordos que sejam vantajosos para ambas as partes, especialmente se o cliente é um bom pagador, mas teve um problema pontual com o escritório. Uma possibilidade, por exemplo, é oferecer abonos no pagamento desde que ele seja realizado à vista e imediatamente.

9. Reforce a importância da quitação

A redução da inadimplência passa, muitas vezes, por uma questão de consciência do público. Nesse sentido, é fundamental que a empresa reforce a importância do pagamento em dia para que os serviços continuem funcionando, e para que a instituição forneça um bom atendimento ao cliente.

Para tanto, em todas as oportunidades, reafirme o compromisso com a satisfação do consumidor e seja transparente quanto às boas práticas esperadas por parte dele. O ideal é que o contratante se sinta uma peça relevante do negócio e adote atitudes positivas para um bom relacionamento.

10. Escolha a data de vencimento

Diante de inúmeras contas em períodos de crise, uma das causas do inadimplemento pode ser a definição de prioridades de pagamento. É possível que, em contextos de dificuldade, o cliente escolha o que pode ser deixado para depois.

Por isso, uma prática interessante do escritório a fim de evitar situações de cobrança é definir datas de vencimento próximas ao recebimento da maioria da população. Dias subsequentes ao quinto útil do mês, por exemplo, podem ser estratégicos.

Isso porque, se a maioria da sua cartela de clientes for Pessoa Física, é possível que eles recebam logo no início do mês e deem prioridade a esse pagamento, uma vez que estão com o dinheiro em mãos. A elaboração desse tipo de estratégia também vale para Pessoas Jurídicas.

11. Sistematize o fluxo de cobrança

Por último, não deixe de sistematizar o fluxo de cobrança no escritório, determinando quais serão os métodos adotados para receber os débitos atrasados e estabelecer novos prazos de validade da quitação. A ideia é que a empresa tenha um padrão de comportamento e saiba, por exemplo, quantas tentativas de cobrança serão feitas após a data do vencimento até a nova fatura.

É preciso saber, ainda, a quantidade de e-mails encaminhados ou recados que serão transmitidos por meio de notificações. Isso tudo é importante não apenas para padronizar e facilitar o fluxo de cobrança, mas também para evitar que o cliente se sinta ofendido.

Em todos os casos, é fundamental garantir que os processos sejam eficazes ao mesmo tempo que evitam problemas de relacionamento. Afinal, sem dúvidas, o país atravessa momentos de instabilidade, que podem gerar problemas financeiros ao consumidor.

Nesse contexto, é importante cuidar da inadimplência, de modo a evitar que a empresa também atravesse períodos de grave complicação econômica. Portanto, adote práticas capazes de evitar atraso no recebimento dos créditos, ao mesmo tempo em que são incorporados processos saudáveis de cobrança.

Com as dicas acima mencionadas sobre inadimplência na contabilidade, seu escritório poderá evitar prejuízos financeiros e garantir sua permanência no mercado sem comprometer o relacionamento com o cliente.

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