Como reduzir custos no restaurante e continuar eficiente? Esse é o grande desafio de bares, lanchonetes, restaurantes e até padarias, setores que trabalham com margem de lucro mínima e despesas variáveis altamente voláteis.
A questão é que, além de investir em parcerias, negociar com fornecedores e fazer manutenção preventiva em equipamentos, existem outros passos cruciais para reduzir custos no restaurante. Será que você conhece e segue esse verdadeiro mantra da economia de despesas? Confira!
1. Faça um estudo do seu regime tributário
Será que seu estabelecimento não está pagando mais tributos que o devido? O estudo recente de uma consultoria contábil revelou que nada menos do que 95% das empresas gastam mais em impostos do que a lei exige, e pelo simples desconhecimento da legislação. E isso vale mesmo para as empresas que optam pelo Simples Nacional.
Está achando difícil reduzir custos do restaurante? Comece chamando seu contador para uma reunião, explicando a ele a necessidade de fazer uma revisão tributária para ter certeza de que você está no regime correto e, principalmente, recolhendo na forma devida.
Por exemplo, se seu restaurante tem receita bruta mensal de R$ 27,5 mil (R$ 330 mil/ano), tudo o que o contador deveria fazer era aplicar sobre esse montante a alíquota correspondente à tabela I da Lei do Simples Nacional, certo? Depende.
Isso porque boa parte do faturamento dos bares e restaurantes vem das bebidas, as quais estão sujeitas ao regime de substituição tributária do ICMS (de maneira que essa cota deve ser retirada da base de cálculo do imposto). Além disso, as bebidas também estão liberadas do pagamento do PIS/COFINS, detalhe que muda bastante o valor final do imposto devido.
2. Torne seu processo de compras mais científico
A literatura especializada aponta que os custos de um restaurante com matéria-prima podem ultrapassar os 25% — percentual que, de início, já evidencia o quanto um mau processo de compras pode destruir o lucro líquido do estabelecimento.
Em um cenário ideal, as empresas de todos os segmentos trabalhariam no modelo toyotista Just in Time (sem estoques) — sobretudo as do ramo alimentício, que tradicionalmente apresentam margem de lucro apertada. Uma vez que isso é impossível no setor gastronômico, a saída é adotar um sistema de gestão para restaurantes com módulo de compras.
Uma solução completa para restaurantes automatiza cálculos complexos de cruzamento de variáveis, como média móvel de consumo, giro dos estoques, estoque de segurança e ponto de pedido. É uma saída imprescindível para reduzir custos no estabelecimento.
Como a implementação de um ERP torna quase todos os registros eletrônicos e unificados (pratos mais pedidos, ingredientes mais consumidos, cotação dos insumos junto aos fornecedores etc.), muitas informações já são importadas diretamente para esse módulo de compras, gerando dados confiáveis e em tempo real.
A automatização do dimensionamento da demanda leva o bar, lanchonete, padaria ou restaurante a um novo patamar em gestão de custos. Em vez da incerteza das estimativas, os volumes de matérias-primas necessárias são indicados com base em critérios concretos, embasados em planejamento e Business Intelligence.
Compras excessivas resultam em acúmulo de materiais para além da capacidade de armazenamento. Isso causa redução da vida útil dos alimentos, elevação da taxa de desperdício e aumento relevante dos custos de operação.
3. Não terceirize a fiscalização da qualidade da produção
Partindo do conhecimento de que os estabelecimentos alimentícios são empresas centralizadas em produção e consumo simultâneos, a qualidade do que é produzido é essencial não somente na fidelização da clientela, mas também no controle de despesas.
Quem deseja reduzir os custos do restaurante deve se acostumar a frequentar a cozinha e a orientar sua equipe sobre a melhor distribuição de ingredientes em cada prato. Também é preciso pensar em formas de redesenhar sua engenharia de cardápio, trocando ingredientes caros em determinados períodos por outros mais baratos, que proporcionem a mesma experiência degustativa. Isso envolve criatividade e amplo conhecimento do assunto.
4. Observe a sazonalidade dos alimentos
Essa recomendação está diretamente atrelada ao item anterior. O preço dos insumos flutua ao longo do ano segundo sua oferta no mercado. Assim, conhecer o ápice da safra de grãos, frutas, verduras e legumes é fundamental para fazer alterações no cardápio que diminuam as despesas sem impactar a avaliação do consumidor sobre o prato.
Comprar matérias-primas em épocas de colheita farta assegura a qualidade de sua produção com preços mais atrativos. Por exemplo, se você tem um menu rígido, sem nenhuma margem de troca de materiais, vai ter dificuldade em servir um doce de cupuaçu na mesma qualidade e a baixo custo o ano todo, dado que se trata de uma fruta tipicamente nordestina e encontrada em abundância apenas no verão.
Já se você tem em seu cardápio um manjar de lichia, só vai conseguir ofertá-lo nos meses de dezembro e janeiro, uma vez que dificilmente encontrará essa fruta no inverno (e muito menos a preços baixos).
O oposto vale para pratos como mandioquinha, inhame e batata-doce, legumes cuja safra mais generosa se dá nos meses frios. Perceba que não atentar à tabela de sazonalidade dos alimentos dificulta a redução de custos.
5. Eduque seus clientes a evitarem desperdício
O Brasil está entre os 10 países que mais desperdiçam alimentos. Perdemos cerca de 41 mil toneladas de alimentos por dia, grande parte por sobras em residências e estabelecimentos comerciais. Esse é um problema econômico, social e ambiental de preocupação crescente no mundo. Além disso, quando falamos de um restaurante, isso significa perda de margem de lucro.
Uma forma de evitar esse cenário é pensar em uma taxa de desperdício. Embora considerada ilegal pelo Procon (com base em interpretação estendida e bastante questionável do artigo 39 do Código de Defesa do Consumidor), a medida já tem amparo em muitos julgados de tribunais superiores. Vale a pena consultar junto ao seu advogado a viabilidade legal de implementar essa medida. Você também pode se oferecer para embalar o que sobrou, assim seu cliente leva para consumir depois o que seria jogado fora.
6. Busque uma solução integrada para restaurantes
Qual é o tempo médio de serviço ao cliente, do momento em que ele faz o pedido até a hora em que o prato é servido? Qual é a produtividade dos melhores garçons? E dos menos eficientes? Como as comandas são entregues à cozinha? E o estoque, de que maneira é organizado? Se você não tem nenhum controle sobre essas variáveis, tenha a certeza de que está perdendo dinheiro.
Muitos restaurantes, bares, lanchonetes e padarias ainda trabalham de forma semianalógica, com sistemas antigos e até anotações em blocos de papel. Se este é o caso de seu estabelecimento, a migração para um sistema integrado de gestão para restaurantes é essencial.
Uma solução completa permite:
- acompanhamento dos pedidos por tablet;
- gerenciamento dos insumos;
- emissão de relatórios estatísticos de uso de matérias-primas;
- controle de produtividade da equipe;
- acompanhamento dos valores em aberto;
- integração com equipamentos de controle de acesso.
Estamos falando em inteligência de dados para derrubar os gastos de seu restaurante com aumento simultâneo de qualidade e profissionalismo.
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